賀麗 宋愛梅 賀輝

本文以高校檔案管理工作為研究視角，針對大數(shù)據(jù)時代中如何進一步提高高校檔案管理工作效率提出建議。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校學(xué)生數(shù)量逐漸增加，對學(xué)生檔案管理提出了更高的要求;同時大數(shù)據(jù)時代中，學(xué)生檔案管理信息化進程加快，客觀上要求高校學(xué)生檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。為適應(yīng)高等教育發(fā)展的要求，順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代特點，高校辦學(xué)實踐中要高度重視學(xué)生檔案管理工作，從而提高學(xué)生檔案管理的效率與效能。

1 科學(xué)設(shè)計學(xué)生檔案科目，健全檔案管理制度

第一，各高校在開學(xué)生檔案管理工作的過程中，一定要與時俱進的變革管理理念，逐步從之前的封閉式檔案資料記錄轉(zhuǎn)化為開放性的資料搜取與歸檔機制;第二，學(xué)生檔案的側(cè)重點要發(fā)生改變，集中關(guān)注學(xué)生在校期間，在各項學(xué)習(xí)、實踐活動中表現(xiàn)出的性格特點與能力特征，凸顯學(xué)生的知識技能、思想道德進步情況的信息記錄。第三，學(xué)生檔案管理應(yīng)該始終本著“服務(wù)為本”的基本理念，不僅要體現(xiàn)關(guān)心學(xué)生成長、關(guān)愛學(xué)生發(fā)展的思想，同時要注重學(xué)生的全方位發(fā)展和身心健康成長，在學(xué)生檔案內(nèi)容中體現(xiàn)更多的人文關(guān)懷，使得學(xué)生檔案管理工作可以與立德樹人辦學(xué)理念融為一體，為學(xué)生終身發(fā)展服務(wù)。第四，俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，所以在開展高質(zhì)量、高效率學(xué)生檔案管理工作的過程中，一定要建立起科學(xué)完善的學(xué)生管理制度，這是推動高校檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、信息化展開的基礎(chǔ)與保障，也是實現(xiàn)高效檔案管理的重要前提。新時代、新發(fā)展，新理念、新要求，萬象更新的歷史階段中，高等教育的教學(xué)理念、育人思想以及管理模式不斷創(chuàng)新變革，學(xué)生的價值訴求呈現(xiàn)多元化發(fā)展態(tài)勢，這在客觀上要求技工院校必須要與時俱進的更新學(xué)生管理制度，例如，一定要嚴格學(xué)籍的注冊手續(xù)，規(guī)范學(xué)歷電子注冊的程序，對學(xué)生開展量化考核。同時，要注意對檔案資料服務(wù)制度的完善，引導(dǎo)全體工作人員為學(xué)生個人、用人單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，使得學(xué)生檔案管理可以充分體現(xiàn)大數(shù)據(jù)理念。

2 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，推進檔案信息化管理

大數(shù)據(jù)時代的到來，使得大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到社會實踐的各個角落。基于這一宏觀背景，高校學(xué)生檔案管理信息化步伐不斷加快。這在客觀上要求檔案管理部門一定要積極引進大數(shù)據(jù)技術(shù)，如數(shù)據(jù)挖據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)等，加快檔案管理信息化進程，推進高校學(xué)生檔案管理效率與服務(wù)能力的提升。第一，通過電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)實現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)計，一方面可以有效減少檔案統(tǒng)計工作的誤差，另一方面可以極大程度的提高檔案信息統(tǒng)計工作的效率;第二，通過對專業(yè)軟件工具與信息化管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，極快建立電子化學(xué)生檔案，可以將多元化的檔案信息收入到檔案管理系統(tǒng)中，從而使得檔案信息的呈現(xiàn)方式更加豐富，利于完善信息檔案系統(tǒng)，從而確保檔案的客觀性與完整性;第三，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)可以構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫，進而將學(xué)生的檔案信息進行時效性整合，經(jīng)過快速處理之后納入到檔案數(shù)據(jù)庫當中，這樣可以提高檔案搜索、調(diào)閱的效率，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理實踐中丟失檔案、文書檔案損壞等問題，同時打破了檔案利用受到時間與空間雙重限制的尷尬局面，利于檔案服務(wù)效率的提升;第四，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)構(gòu)建系統(tǒng)化的安全監(jiān)管機制，通過防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)密鑰技術(shù)的應(yīng)用對學(xué)生檔案實施動態(tài)監(jiān)管，有利于提高學(xué)生檔案的安全性、保密性，最終達到科學(xué)化、安全性學(xué)生檔案管理的目的。

3 強化高校檔案管理隊伍建設(shè)

高校檔案管理人員是高校學(xué)生檔案管理工作的主體，也是推動學(xué)生檔案管理工作效率與質(zhì)量提高的動力。而在大數(shù)據(jù)時代中，高校學(xué)生檔案管理工作呈現(xiàn)出新特點，對相關(guān)工作人員提出了新要求。所以一定要進一步強化學(xué)生管理人員隊伍建設(shè)力度，為高校學(xué)生檔案管理工作的順利展開奠定堅實的人力資源基礎(chǔ)。一方面，高校辦學(xué)實踐中要重視檔案管理工作，重視檔案管理人才引進，積極完善學(xué)生管理崗位的考核機制及激勵機制，優(yōu)化相關(guān)工作人員的工作環(huán)境，從而吸引更多優(yōu)秀的檔案管理人員進入檔案管理隊伍，從而為高校學(xué)生管理團隊注入新鮮的血液;另一方面，高校一定要重視人才培養(yǎng)，加大對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)力度，從而實現(xiàn)學(xué)生檔案管理人員職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)的動態(tài)提升，保質(zhì)保量的完成各項工作任務(wù)。

4 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代中高校學(xué)生檔案管理工作呈現(xiàn)出新特點，所以需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，結(jié)合檔案信息化管理的目標要求健全學(xué)生檔案管理制度，同時要注意提高工作人員的職業(yè)技能，進而有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作。

（作者單位：1山東省濟南第七中學(xué);2山東省棗莊市臺兒莊區(qū)農(nóng)民就業(yè)辦公室）