近年來,隨著國家對技工培養(yǎng)的愈加重視,技工學(xué)校的發(fā)展規(guī)模越來越大,資金投入越來越多。在保證資金支出合規(guī)、程序合法的前提下,如何提高資金使用效率、提升財務(wù)管理水平、保證預(yù)算執(zhí)行率顯得非常重要。鑒于學(xué)校自主開發(fā)并已投入使用的專項(xiàng)資金管理系統(tǒng),在資金管理、規(guī)范報賬中取得了良好效果,學(xué)院計劃構(gòu)建一個統(tǒng)一的報賬管理系統(tǒng),涵蓋所有經(jīng)費(fèi)報賬。本文以江西技師學(xué)院為例,就技工院校財務(wù)報賬管理系統(tǒng)設(shè)計研究予以闡述。
技工院校經(jīng)費(fèi)支出主要包括基本支出、專項(xiàng)支出和代收經(jīng)費(fèi)支出三大類,各類資金支出有其特有的要求。經(jīng)費(fèi)報賬人員可能涵蓋學(xué)院所有教職工,對信息化技術(shù)熟悉程度不一;系統(tǒng)用戶涵蓋學(xué)院各個層級,大家對經(jīng)費(fèi)使用關(guān)注不同。如何解決以上問題,作好系統(tǒng)需求分析,滿足各方要求,是本系統(tǒng)設(shè)計首要解決的問題。經(jīng)過調(diào)研分析,本系統(tǒng)功能需求主要有如下:
(一)預(yù)算執(zhí)行控制
隨著新預(yù)算法實(shí)施,提升單位年度預(yù)算執(zhí)行率成為財務(wù)人員必須把握的一個原則。報賬系統(tǒng)除滿足填寫報賬單外,還要從技術(shù)上落實(shí)預(yù)算執(zhí)行控制,倒逼預(yù)算意識養(yǎng)成,讓預(yù)算意識從財務(wù)人員走向全體教職工。落實(shí)“先有預(yù)算、后有支出”是報賬系統(tǒng)在管理基本支出時所要實(shí)現(xiàn)的功能;做到“單獨(dú)核算、??顚S谩笔菆筚~系統(tǒng)在管理專項(xiàng)資金時所要實(shí)現(xiàn)的功能;“收多少、支多少、多退少補(bǔ),便于清算”是報賬系統(tǒng)在管理代收經(jīng)費(fèi)時所要實(shí)現(xiàn)的功能。
(二)報賬狀態(tài)跟蹤
通過系統(tǒng),可以隨時了解到每一筆報賬什么時間處于哪個環(huán)節(jié),審核是否通過,支付是否成功,記在財務(wù)哪號憑證等信息,讓報賬人員在電腦前即可追蹤查詢,而無需到財務(wù)前臺咨詢,有效提高報賬效率、提升財務(wù)服務(wù)水平。
(三)經(jīng)費(fèi)使用公開
全年預(yù)算一旦確定并錄入系統(tǒng)后即可查詢,在預(yù)算執(zhí)行過程中,預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)結(jié)余情況也可即時統(tǒng)計匯總,資金使用明細(xì)也可按規(guī)定權(quán)限予以查詢,讓財務(wù)數(shù)據(jù)即時公開,以便大家監(jiān)督。
(四)經(jīng)費(fèi)核算比較
學(xué)校財務(wù)核算主要是按經(jīng)濟(jì)分類科目統(tǒng)計匯總,核算到部門或事務(wù)的不多。為便于成本核算、預(yù)算編制等,系統(tǒng)需提供按部門、按事務(wù)統(tǒng)計匯總,按年份分析比較功能。
(五)政策文件發(fā)布
財務(wù)報賬政策法規(guī)性比較強(qiáng),財務(wù)部門需將與報賬相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)章制度第一時間在平臺發(fā)布,減少因不知規(guī)定而造成報賬多次跑、甚至支出不合規(guī)的情況發(fā)生。
根據(jù)各類經(jīng)費(fèi)管理要求及各系統(tǒng)用戶權(quán)限的不同,財務(wù)報賬管理系統(tǒng)具體流程設(shè)計如圖1所示。
用戶登陸報賬系統(tǒng),根據(jù)自身權(quán)限的不同,系統(tǒng)自動進(jìn)入到相應(yīng)的功能模塊。每個模塊中,日常經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和代收經(jīng)費(fèi)單獨(dú)管理,三項(xiàng)經(jīng)費(fèi)在四個功能模塊中操作流程相同,具體設(shè)計如圖2所示。
學(xué)院全年預(yù)算審核通過后,系統(tǒng)管理員首先在系統(tǒng)管理模塊錄入預(yù)算內(nèi)容、預(yù)算金額、支出科目等基礎(chǔ)信息,后期根據(jù)資金到位情況,逐步下達(dá)預(yù)算,即可使用金額。報賬人員在預(yù)算下達(dá)后,可填制并打印出報賬單,系統(tǒng)自動扣減可使用金額。報賬人員按規(guī)定流程將報賬單及相應(yīng)票據(jù)送各崗位審核簽字。會計根據(jù)審簽完畢的報賬單,制定報賬復(fù)核單送主管單位復(fù)核,復(fù)核通過后流轉(zhuǎn)至出納崗位。出納支付成功后再流轉(zhuǎn)至?xí)媿徫唬M(jìn)行登賬處理。
根據(jù)系統(tǒng)功能需求和流程設(shè)計,報賬管理系統(tǒng)劃分為四個功能模塊,各功能模塊設(shè)計如下:
(一)系統(tǒng)管理功能模塊
系統(tǒng)管理模塊面向系統(tǒng)管理員開放,主要完成系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理和預(yù)算下達(dá)等,具體包括:
(1)賬戶管理。報賬管理系統(tǒng)四大功能模塊、三類經(jīng)費(fèi)管理實(shí)行一個賬戶統(tǒng)一認(rèn)證。用戶類別及操作權(quán)限為:系統(tǒng)管理員擁有系統(tǒng)管理模塊操作權(quán)限,會計擁有會計審核模塊操作權(quán)限,出納擁有出納支付模塊操作權(quán)限,普通教職工、部門負(fù)責(zé)人和院領(lǐng)導(dǎo)擁有報賬管理模塊操作權(quán)限,但他們訪問數(shù)據(jù)的權(quán)限有所不同:普通教職工只能查看本部門預(yù)算情況及本人報賬明細(xì),部門負(fù)責(zé)人可查看本部門預(yù)算情況及本部門所有的報賬明細(xì),院領(lǐng)導(dǎo)可以查看全院預(yù)算情況及全院報賬明細(xì)。
(2)基本選項(xiàng)管理。該模塊主要完成對資金來源、文件類別、支出科目及預(yù)算內(nèi)容等四個基本數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)。能夠完成數(shù)據(jù)的增加、修改和刪除操作,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容無限級添加。
(3)預(yù)算管理。該模塊主要是負(fù)責(zé)預(yù)算下達(dá)和調(diào)整功能。
(4)數(shù)據(jù)管理。考慮到財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和嚴(yán)肅性,報賬數(shù)據(jù)刪除權(quán)限由管理員操作。
(5)文件管理。該模塊主要是對需要在系統(tǒng)中公布的文件進(jìn)行管理。
(二)報賬管理模塊
報賬管理模塊面向全體教職工開放,需憑賬號登錄。該模塊完成報賬單的填寫、查詢、統(tǒng)計、跟蹤等功能,具體設(shè)計如下。
(1)填寫報賬單。該功能含預(yù)算內(nèi)容導(dǎo)航、當(dāng)前已選內(nèi)容的預(yù)算安排、資金使用情況查看及報賬單填寫功能。只有選擇了預(yù)算內(nèi)容后,報賬單填寫才會被繳活。在提交報賬單時,“無預(yù)算或預(yù)算不足”,報賬單將提交不成功。
(2)查詢報賬單。該模塊負(fù)責(zé)報賬單查詢、瀏覽、修改和打印。非本人報賬單不能進(jìn)行修改,已復(fù)核報賬單不能進(jìn)行修改。
(3)統(tǒng)計報賬單。該模塊是對全院或某部門在某一時間段內(nèi)報賬情況的統(tǒng)計匯總。
(4)跟蹤報賬單。該模塊是為方便報賬者了解報賬進(jìn)展情況而設(shè)計,報賬者通過查詢可以知曉報賬單送審時間及結(jié)果、送銀行轉(zhuǎn)賬時間及結(jié)果、財務(wù)記賬憑證號等。
(5)文檔制度。該模塊是有關(guān)專項(xiàng)資金使用相關(guān)文件展示板塊,所有資料在本欄目分門別類地呈現(xiàn)給所有用戶。
(6)預(yù)算安排情況。該模塊主要為財務(wù)人員設(shè)置,可通過本功能了解部門預(yù)算情況、財務(wù)實(shí)際安排資金情況以及資金缺口情況。
(三)會計管理模塊設(shè)計
該模塊是系統(tǒng)面向財務(wù)會計開發(fā)設(shè)計的功能板塊,該模塊包含復(fù)核管理和記賬管理兩部分。復(fù)核管理含復(fù)核前復(fù)核單據(jù)的生成、查詢和打印及復(fù)核后復(fù)核結(jié)果反饋。復(fù)核通過的報賬單進(jìn)入出納管理模塊進(jìn)行支付操作,復(fù)核不通過的由報賬者修改單據(jù),會計重新送去復(fù)核。記賬管理是出納支付成功后重返會計管理模塊,供會計錄入記賬憑證號,方便報賬者日后查詢賬目。
(四)出納管理模塊設(shè)計
該模塊是系統(tǒng)面向財務(wù)出納開發(fā)設(shè)計的功能板塊。出納管理含支付前送轉(zhuǎn)單據(jù)生成、查詢和打印,及支付后支付結(jié)果的反饋。支付成功的報賬單進(jìn)入會計管理模塊進(jìn)行記賬操作,轉(zhuǎn)賬失敗的單據(jù)由報賬者補(bǔ)充相關(guān)材料后再次送銀行轉(zhuǎn)賬。
財務(wù)報賬管理系統(tǒng)的使用,給報賬人員及財務(wù)工作人員帶來了工作便利,為單位預(yù)算管理和控制提供了技術(shù)手段,在系統(tǒng)運(yùn)行過程中,亦將不斷完善系統(tǒng)功能,提高財務(wù)管理水平和服務(wù)水平。
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