曹鵬飛

(中航工業(yè)成都飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所，四川 成都 610041)

成本控制是影響企業(yè)發(fā)展的核心環(huán)節(jié)之一，物資采購成本控制與企業(yè)利益有著非常緊密的關(guān)系，通過壓縮采購成本，能夠真正做到降本增效，提升企業(yè)的運(yùn)作效率和整體競(jìng)爭(zhēng)力，使物資采購真正成為企業(yè)創(chuàng)收的重要環(huán)節(jié)和利潤源。

1 物資采購成本主要內(nèi)容

采購成本是指由于采購活動(dòng)而引起的成本。從廣義上來說，主要由貯備成本、獲取成本和質(zhì)量成本這三部分構(gòu)成。從狹義上理解，采購成本只是對(duì)物資獲取成本的概括[1]。物資采購過程中產(chǎn)生的成本可以分為可計(jì)算和不可計(jì)算成本兩方面，可計(jì)算成本是指采購中實(shí)際支出的貨幣量，這部分成本能夠根據(jù)所采購物資的總量進(jìn)行量化計(jì)算；不可計(jì)算成本主要是指隱性成本，也可將其稱之為機(jī)會(huì)成本?？捎?jì)算成本和不可計(jì)算成本共同存在，以不同的形式?jīng)Q定著物資采購的總成本。本文重點(diǎn)研究采購過程中實(shí)際發(fā)生的貨幣支出即可計(jì)算成本。

2 物資采購成本控制的重要性

物資采購成本控制是采購管理的重要內(nèi)容(物資采購成本一般占到企業(yè)總成本的40%以上)，如果企業(yè)的采購成本能夠降低1%，那么相應(yīng)的企業(yè)利潤將增加5%-10%[2]。通過對(duì)物資采購成本的控制，可以有效的控制企業(yè)的資金流，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。另外，采購成本的降低，也可以降低企業(yè)所生產(chǎn)產(chǎn)品的成本，進(jìn)而提高產(chǎn)品價(jià)格優(yōu)勢(shì)，由此，在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力也能夠得到提升[3]。并且，企業(yè)通過降低采購成本比在研發(fā)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)降低成本從而實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品總成本的降低更加有效和直接。

3 物資采購成本控制的主要措施

3.1 完善物資采購流程

合理的采購流程是進(jìn)行采購成本控制的基本要求。在設(shè)立采購流程時(shí)應(yīng)該對(duì)采購管理工作的職責(zé)、審批執(zhí)行權(quán)限、業(yè)務(wù)范圍等進(jìn)行合理規(guī)定，對(duì)采購需求的提出、審批、采購方式、供應(yīng)商的選擇和準(zhǔn)入等做出明確規(guī)定，使物資采購有章可循，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)流程，對(duì)采購工作的操作實(shí)施規(guī)范化管理。同時(shí)不斷發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)采購環(huán)節(jié)中存在的不足，進(jìn)而從采購各環(huán)節(jié)上控制物資采購成本。

3.2 采購物資分類及采購戰(zhàn)略的選擇

目前，在采購管理領(lǐng)域比較常用的是通過采購定位模型進(jìn)行采購物資分類及采購方式的戰(zhàn)略選擇。一般說來，從以下兩個(gè)方面給予重點(diǎn)關(guān)注：一是采購產(chǎn)品(或服務(wù))支出(采購金額)占企業(yè)經(jīng)營總成本或總收入的百分比；二是采購對(duì)達(dá)成企業(yè)目標(biāo)的影響或風(fēng)險(xiǎn)[4]。大多數(shù)采購物資，可以按照帕雷托法則(80/20法則)對(duì)其采購支出進(jìn)行分類。按照其對(duì)企業(yè)目標(biāo)的影響和風(fēng)險(xiǎn)，可以分為高、中、低、可忽略程度影響風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目四類。

按所采購物資的屬性可分為日常型、杠桿型、瓶頸型、關(guān)鍵型四種類型進(jìn)行分類，并可建立對(duì)應(yīng)的采購定位模型，如圖1所示。

圖1 采購定位模型

日常型產(chǎn)品主要是指常規(guī)型物資，需求頻繁，標(biāo)準(zhǔn)化程度高，貨源充足，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)低，供貨周期短[5]。采購中可通過詢價(jià)、比價(jià)來降低采購成本。例如小批量辦公用品、日用品等物資的采購。

杠桿型物資的需求量大，采購金額高，但有較多的供應(yīng)商能夠提供，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化程度高，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)低。該類產(chǎn)品的采購量與采購價(jià)格有杠桿效應(yīng)，由于采購批量大，采購風(fēng)險(xiǎn)低，應(yīng)降低采購頻次，增加單次采購規(guī)模，以公開競(jìng)價(jià)，降低成本。例如企業(yè)大量使用的普通生產(chǎn)性原材料的采購等。

瓶頸型物資具有采購支出水平低，但是產(chǎn)品專業(yè)化程度高，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)高，只有少數(shù)供應(yīng)商能夠提供的特征。通常這類物資屬于配套型產(chǎn)品，但常常會(huì)影響項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)度，因此在采購方式上應(yīng)當(dāng)更加注重服務(wù)和可維護(hù)性，可選定相對(duì)固定的供應(yīng)商，以保證供貨的及時(shí)性和服務(wù)的高效性。例如機(jī)械產(chǎn)品中價(jià)值低但技術(shù)含量很高的非標(biāo)準(zhǔn)化螺栓、墊片[5]，或者是具有專利保護(hù)的某些產(chǎn)品的采購等。

關(guān)鍵型物資對(duì)科研生產(chǎn)具有重要影響，采購支出水平高，并且產(chǎn)品專業(yè)化程度高，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)高，要求進(jìn)行嚴(yán)格的技術(shù)論證和選型。該類物資采購應(yīng)選定幾家技術(shù)高、實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。例如電腦行業(yè)中CPU的采購，只有少數(shù)供應(yīng)商能提供的構(gòu)成企業(yè)核心零部件的采購等。

因此，對(duì)企業(yè)采購物資按以上標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，有側(cè)重點(diǎn)采取不同的采購方式可有效降低采購成本。

3.3 做好前期調(diào)查工作

對(duì)市場(chǎng)、供應(yīng)商、貨源的充分調(diào)研和了解是降低采購成本的基礎(chǔ)。因此，進(jìn)行實(shí)際的采購工作前，先要通過多方途徑在全球范圍內(nèi)對(duì)企業(yè)所需的物資及其市場(chǎng)信息進(jìn)行全面、及時(shí)的了解，為企業(yè)的物資采購提供必要的信息支撐[6]。

3.4 采用合理的采購模式

通過對(duì)采購模式的合理選擇和使用，可以有效的控制物資的采購價(jià)格和成本。通過招標(biāo)、集中采購、電子采購等方式，充分發(fā)揮采購規(guī)模優(yōu)勢(shì)、競(jìng)爭(zhēng)性優(yōu)勢(shì)等，提高采購效率、降低采購成本。

3.5 價(jià)格管理方面

一方面注意企業(yè)歷史采購物資價(jià)格信息的統(tǒng)計(jì)、收集工作，對(duì)常用物資(如日常型、杠桿型)建立參考價(jià)格目錄，制定采購合理價(jià)格區(qū)間，另一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購定價(jià)機(jī)制，廣泛收集市場(chǎng)信息，比標(biāo)準(zhǔn)、比質(zhì)量、比價(jià)格，嚴(yán)格監(jiān)督把關(guān)，采取協(xié)議采購、競(jìng)爭(zhēng)談判采購、詢價(jià)采購、比價(jià)采購等多種方式合理確定采購價(jià)格，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商。

3.6 建立供應(yīng)商戰(zhàn)略合作機(jī)制

一是建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)考核體系，包括前期考察及動(dòng)態(tài)考察。前期主要是對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、權(quán)限、信譽(yù)度進(jìn)行考察，并可根據(jù)實(shí)際的考察情況編制供方名錄。采購過程中可根據(jù)實(shí)際需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)考察，以便合理預(yù)判并分析采供中出現(xiàn)的問題，并及時(shí)溝通解決，達(dá)到合作的融洽性及采購成本的可控性，以獲得價(jià)低質(zhì)優(yōu)的物資。

二是與優(yōu)選供貨商建立長期新型戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙方利益和價(jià)值的最大化。如：通過簽訂合作協(xié)議，供應(yīng)商在質(zhì)量、價(jià)格和售后等方面給與更好的服務(wù)，做到快速響應(yīng)，按需發(fā)貨，降低企業(yè)庫存，減少資金壓力。

3.7 關(guān)注采購人員的發(fā)展和能力提升

物資采購人員的能力與素質(zhì)是整個(gè)采購環(huán)節(jié)的重要影響因素。很多時(shí)候由于管理高層對(duì)于采購人員的重視不夠，導(dǎo)致他們積極性不高，以至于對(duì)本職工作產(chǎn)生懈怠[3]。同時(shí)采購人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，或者知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，難以接納現(xiàn)代化管理理念與手段。所以，要提高物資采購人員的整體素質(zhì)和能力，必須要加強(qiáng)對(duì)采購工作人員的能力與素質(zhì)培養(yǎng)。

4 A研究所在物資采購成本控制方面存在的主要問題

A研究所屬于研發(fā)型企業(yè)，采購物資具有品種多、批量小、需求不確定性高等特點(diǎn)，據(jù)統(tǒng)計(jì)，研發(fā)型企業(yè)與物資采購有關(guān)的成本約占總運(yùn)營成本的45%至55%[7]，所以物資采購成本控制管理工作至關(guān)重要。目前，A研究所在物資采購成本控制方面主要存在以下問題：

4.1 物資采購模式不利于采購成本的降低

長期以來實(shí)行相對(duì)分散的采購模式，總體上缺乏一個(gè)集中責(zé)任主體對(duì)采購管理工作負(fù)責(zé)，弱化了物資采購工作的組織管理。一方面相同或同類產(chǎn)品由于采購經(jīng)費(fèi)渠道或生產(chǎn)研制階段不同，由不同的采購職能部門分別采購，不利于形成規(guī)模采購優(yōu)勢(shì)；另一方面分散采購管理使采購工作總體上缺乏計(jì)劃性，可能造成采購前市場(chǎng)調(diào)研分析不充分，合同談判時(shí)處于被動(dòng)，談判地位虛弱，同時(shí)緊急采購增加，給采購工作帶來很大困難，不利于采購成本降低。

4.2 物資采購制度流程尚需健全

前期雖然制定了物資采購管理制度和管理辦法，但近幾年，采購管理工作無論在職能分工還是在辦理流程上都發(fā)生了變化，原辦法已無法適應(yīng)目前采購管理的需要，不利于建立規(guī)范、合理的采購管理體系，也不利于采購成本控制和核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高。

4.3 采購方式的選擇需深入研究

A研究所目前所采用的采購方式僅限于詢價(jià)、比質(zhì)比價(jià)、單一來源和招標(biāo)采購四種。按規(guī)定主要根據(jù)采購金額大小選擇不同的采購方式，并未引入采購定位模型的管理思想進(jìn)行物資分類和采購方式的選擇，因此在采購過程中并未與供應(yīng)商有意識(shí)的建立長期戰(zhàn)略合作關(guān)系，不利于采購風(fēng)險(xiǎn)和采購成本控制。此外，電子采購等更為高效的新型采購方式也尚未開展研究使用工作。

4.4 供應(yīng)商管理、價(jià)格管理工作仍需完善

首先，A研究所產(chǎn)品生產(chǎn)所需材料、成品等物資，在產(chǎn)品研制階段，技術(shù)部門確定的能夠滿足技術(shù)要求的材料、成品供應(yīng)商往往只有一家，在采購過程中，如果由于供應(yīng)商原因拖延生產(chǎn)進(jìn)度會(huì)直接影響采購進(jìn)度，進(jìn)而延誤研究所的科研生產(chǎn)。同時(shí)，單一供應(yīng)商也不利于采購成本的控制。此外，供應(yīng)商考評(píng)機(jī)制也缺乏對(duì)供應(yīng)商的激勵(lì)性政策，不利于與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略、高效的業(yè)務(wù)合作關(guān)系，無法保證到貨質(zhì)量和進(jìn)度，也無法有效控制供貨成本。

其次，A所長期以來未實(shí)施歷史采購物資價(jià)格信息的統(tǒng)計(jì)、收集、分析等價(jià)格管理工作，采購工作的開展一般根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行，對(duì)產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格和采購價(jià)格缺乏判斷依據(jù)，不利于降低采購成本。

4.5 專業(yè)采購人員隊(duì)伍需加強(qiáng)建設(shè)

隨著A研究所科研生產(chǎn)的發(fā)展，要實(shí)行物資采購的專業(yè)化運(yùn)作，妥善處理服務(wù)與管理、采購與計(jì)劃、采購與技術(shù)、采購與質(zhì)量等的關(guān)系，就必須有一支懂技術(shù)、專業(yè)化的物資采購隊(duì)伍。但目前專業(yè)采購人員隊(duì)伍從人數(shù)、年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)等諸多方面，都難以適應(yīng)研究所戰(zhàn)略發(fā)展對(duì)物資采購工作的要求。

5 對(duì)A研究所在物資采購成本控制方面的建議

5.1 推進(jìn)集中采購的實(shí)施

集中采購模式更加能夠發(fā)揮采購規(guī)模優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)采購計(jì)劃、執(zhí)行管理過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而降低采購成本。研究所領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門應(yīng)大力推進(jìn)支持集中采購的進(jìn)一步實(shí)施。

5.2 完善、改進(jìn)制度與流程，不斷提升采購管理能力

在實(shí)施集中采購的過程中，對(duì)現(xiàn)有管理制度和流程進(jìn)行完善和調(diào)整，補(bǔ)充、完善適合研究所的集中采購管理規(guī)章制度并細(xì)化管理流程，通過采購管理水平的不斷提升實(shí)現(xiàn)對(duì)采購成本的良好控制。

5.3 加強(qiáng)對(duì)科學(xué)、高效采購方式的研究

在按規(guī)定執(zhí)行現(xiàn)有采購方式的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際，積累采購物資信息，進(jìn)一步研究采購供應(yīng)模型在采購工作中的應(yīng)用，對(duì)物資進(jìn)行合理分類并在與供應(yīng)商合作過程中加強(qiáng)對(duì)采購方式的戰(zhàn)略性選擇研究。同時(shí)探索電子采購等高效采購方式在A研究所的應(yīng)用。

5.4 進(jìn)一步完善和健全供應(yīng)商管理、價(jià)格管理工作

在對(duì)科研生產(chǎn)所需材料、成品等物資的供應(yīng)商選擇過程中，建議對(duì)技術(shù)部門規(guī)定的產(chǎn)品在滿足設(shè)計(jì)要求的基礎(chǔ)上，盡量選擇多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行生產(chǎn)。同時(shí)采購部門和技術(shù)工藝部門人員在研制階段就同技術(shù)人員一起參與選型，這樣采購部門后期可根據(jù)采購產(chǎn)品情況，有針對(duì)性的選擇和培育多個(gè)供應(yīng)商，進(jìn)而引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，做到從設(shè)計(jì)源頭開始控制采購產(chǎn)品成本。同時(shí)完善健全通用性物資合格供方名錄，更大范圍開展供應(yīng)商動(dòng)態(tài)考評(píng)工作，并制定有效地激勵(lì)性措施，促進(jìn)與供應(yīng)商良好合作關(guān)系的維護(hù)，以不斷降低采購成本。

此外，應(yīng)建立完善的采購價(jià)格管理體系，對(duì)采購物資價(jià)格信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、收集、分析及采購價(jià)格監(jiān)督制定科學(xué)有效的管理制度，達(dá)到對(duì)物資采購成本的有效控制。

5.5 加強(qiáng)建設(shè)專業(yè)化物資采購人員隊(duì)伍

為適應(yīng)集中采購管理對(duì)采購人員的要求，一方面通過科學(xué)選擇和聘用，從研究部直接引入技術(shù)人員從事采購工作，擴(kuò)充采購人員隊(duì)伍；另一方面，要對(duì)現(xiàn)有采購人員進(jìn)行技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，及時(shí)補(bǔ)充新知識(shí)、新技術(shù)，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

6 結(jié)束語

本文主要對(duì)物資采購成本控制常用理論和措施進(jìn)行闡述和研究，并探討了對(duì)A研究所的借鑒意義，雖然具有一定的局限性，但對(duì)實(shí)際采購工作具有適用性。采購成本的控制是整個(gè)企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)。對(duì)于企業(yè)物資采購成本的控制在實(shí)踐中遇到的問題，還需要持續(xù)研究并及時(shí)制定應(yīng)對(duì)措施。