梁喆強

摘 要：隨著時代的發(fā)展，信息化已經(jīng)逐漸成為社會和經(jīng)濟的發(fā)展趨勢。信息化技術(shù)已經(jīng)慢慢進入我們生活的每一個角落，傳統(tǒng)的生活方式需要改變、需要創(chuàng)新，信息化技術(shù)是推進社會向前行進的方式。而檔案記錄著人類的社會活動，將檔案管理信息化是順應信息時代發(fā)展的趨勢之一。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案；管理

檔案在人類社會生活中不斷形成、傳遞和儲存，需要跟著社會前行步伐而隨之改變，而檔案管理信息化是發(fā)展的必要趨勢，如何將檔案管理信息化，其中存在的問題矛盾，是本文探究的內(nèi)容之一。

1 什么是信息化檔案管理

信息化檔案管理是在相關(guān)行政部門通過統(tǒng)一計劃規(guī)定，在檔案管理活動中采用信息化技術(shù)，通過計算機等電子設(shè)備對其進行整理和利用，從而提高檔案管理的效率和利用率。在這一過程中，要不斷更新最先進的技術(shù)設(shè)備投入到檔案部門中，使其能一直與現(xiàn)代化腳步保持一直的速度前行。將檔案管理信息化是為了快速整理繁雜資料、改善其保管條件、提高檔案的查找利用率等。

2 實現(xiàn)信息化檔案管理的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理方法是通過紙質(zhì)保管，不僅整理量巨大、分類信息復雜，通過人工查找由于檔案量巨大因而需要的時間過長，會導致效率一直得不到提高，耗時耗力，且檔案管理都是通過紙質(zhì)，長時間保存下要防止紙質(zhì)受潮、蟲蛀等危害，每年需要投入大量的資金負責保存檔案，盡量降低檔案的損失，且檔案通過反復查閱、傳遞，紙質(zhì)也會不可避免地受到磨損、破碎等不可避免的人為破壞，給檔案管理增加難度。

現(xiàn)在我們已經(jīng)進入信息化的時代，政治、人文、軍事等各個領(lǐng)域都開始逐步向信息化發(fā)展，計算機帶來的便利和快捷是我們向前發(fā)展不可缺少的因素之一。因此通過各種科技設(shè)備進行檔案保存，實現(xiàn)信息化的檔案管理是必要的一個轉(zhuǎn)變，通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)內(nèi)容保存在計算機內(nèi)，讓計算機進行精密且迅速地整理歸類，為檔案的管理、查閱都帶來可見的便利。

處于信息發(fā)展的當下，檔案人員不再僅僅是檔案的管理保存者，更是檔案信息的提供者，檔案室也不僅僅是保存檔案的地方，而是檔案信息的交流地。走信息化的道路是檔案管理創(chuàng)新改革的捷徑之一。

3 實現(xiàn)信息化檔案管理的困難

3.1 資金不足

現(xiàn)今由于資金不足，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)仍不能達到我們所需要的高度，現(xiàn)在仍有大多地區(qū)采用人工管理，缺乏相關(guān)的檔案管理設(shè)備和管理手段，使檔案管理、查閱的效率還處在一種較低水平。而有些單位雖然已經(jīng)為檔案室配備了計算機等先進設(shè)備，但投入使用的力度不大，大部分工作還是需要人工操作，設(shè)備變成了擺設(shè)沒有什么實際性。現(xiàn)今有些檔案館已經(jīng)建成了具有一定規(guī)模的檔案資料庫，但其數(shù)據(jù)都不互通。軟件公司雖然已經(jīng)研究開發(fā)了許多相關(guān)的檔案管理軟件，但其技術(shù)人員都是專攻計算機技術(shù)工作，對其檔案分類歸納的標準很陌生，開發(fā)出的軟件覆蓋面不夠大，而有些專攻檔案工作的人員開發(fā)出的軟件又過于繁雜，實用性不夠強。

3.2 管理人員的自身素質(zhì)有待提高

傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不再適用，管理人員需要不斷學習、提高自身素質(zhì)才能進行相應的管理工作。如今，各單位的檔案人員素質(zhì)水平高低不平，主要表現(xiàn)為：首先，有部分工作人員是從其他單位調(diào)配到檔案工作來的，對其工作意義和理念都不了解，需要長時間的學習適應才能掌握其工作相關(guān)技能。其次，在職人員沒有很強的責任心，不能對自己的工作給予足夠的重視，許多企業(yè)將一些老員工分配到這個崗位上，而他們也把這里視為“養(yǎng)老工作”，不能付出足夠的經(jīng)歷來學習管理建設(shè)工作。使得檔案管理工作不能有良好的發(fā)展，也不能提高其檔案管理的工作效率。

3.3 信息化檔案管理的環(huán)境不安全

實現(xiàn)檔案管理信息化后，還要就其安全環(huán)境做出相關(guān)的考究，就檔案管理的特殊性，要就其開放性和保密性加強其網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。而今諸多網(wǎng)絡(luò)問題如病毒、黑客破壞等等安全問題都給檔案管理的環(huán)境造成了不可忽視的麻煩，所以大多檔案部門寧愿采取保守但傳統(tǒng)的方法，而非進入新環(huán)境，面對這些新問題而焦頭爛額。

3.4 檔案管理缺乏相關(guān)的制度標準

在進行相關(guān)的檔案管理過程時，還沒有完整且有效的相關(guān)制度標準，建設(shè)起相關(guān)的管理系統(tǒng)。導致國家檔案局對各單位不能執(zhí)行強制有力的決策，而只能給出相關(guān)建議，實行力不明顯，對其業(yè)務(wù)能力的考查、考核也沒有有效的干預能力，使得各單位的檔案管理水平各有不同，制度標準也不能統(tǒng)一。而各行各業(yè)對其制度標準也有各自的要求準則，因此想要建立統(tǒng)一的檔案管理制度還是有相當大的難度。

4 檔案管理信息化相關(guān)的困難解決意見

4.1 完善檔案管理信息化的設(shè)備設(shè)施

想要實現(xiàn)檔案管理信息化的第一步是實現(xiàn)各單位的檔案管理的設(shè)備設(shè)施完善化，沒有設(shè)備設(shè)施作為基礎(chǔ)條件，也就沒有建立檔案管理信息化的實際實施手段，所以應該給相關(guān)單位都配備計算機以及其他輔助設(shè)備，例如打印機、掃描機等等。完善設(shè)備設(shè)施的配備后，還應準備一套完整安全的管理系統(tǒng)對檔案進行錄入整理。

4.2 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

檔案管理人員需要提高自身的專業(yè)素質(zhì)，很多紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時間保存后，難免會遇到受潮、蟲蛀等外界破壞因素和紙質(zhì)自身經(jīng)過長時間存放出現(xiàn)的破損、變舊等自身破壞因素，管理人員就需要通過一定的專業(yè)素養(yǎng)對紙質(zhì)檔案進行妥善保存和整理。另外，上級領(lǐng)導也要提高對檔案管理工作的重視程度，只有這樣才能對人員安排、設(shè)備設(shè)施完善等工作起到重要作用，同時對提高檔案管理人員的工作積極性也能起到良好的影響，從根本上解決檔案管理工作建設(shè)的難題。對檔案管理人員的敬業(yè)意識，也要有目的的培養(yǎng)，通過定期開展責任培養(yǎng)活動等方式讓員工認識到其自身的使命感和責任感，讓其能對自己的工作負責、對這些重要的檔案文件負責。最后，也要強化對檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，無論是選用多先進的技術(shù)手段，但工作人員能掌握運用才是首要目的，因此實現(xiàn)檔案管理信息化的重中之重及時培養(yǎng)人才、提高人員自身素質(zhì)，有針對性的開展各種形式的培訓活動，加強計算機知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓，使檔案管理人員能不斷提高自己在各個方面的能力。

4.3 提高信息化檔案管理的環(huán)境安全

在這個快速發(fā)展的信息時代，人們的生活越來越便利，但也伴隨著信息泄露的問題不可杜絕，我們不僅要看到信息化給檔案管理工作帶來的便利和高效，也不能忽視網(wǎng)絡(luò)給檔案管理帶來的巨大風險，進一步提高檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和可靠性是刻不容緩的，不能給不法分子一點破壞檔案信息的機會。不僅要時刻監(jiān)督檔案管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，通過一系列手段來提高其安全性和可靠性，也要對珍貴的檔案文件使用備份等手段防患于未然，避免珍貴檔案的流失破損。

4.4 改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，實現(xiàn)信息共享

傳統(tǒng)的檔案管理理念是自顧自，自己管理好自己檔案室中的資料即可，而現(xiàn)在檔案管理日益信息化的局面則可以打破這種傳統(tǒng)方式。檔案管理人員要及時更新整理檔案信息，確保檔案的及時性和真實性，主動提供檔案信息內(nèi)容與外界交流，努力實現(xiàn)信息共享?，F(xiàn)在雖然出現(xiàn)了眾多檔案管理軟件，但要挑選功能齊全、操作簡單易上手的軟件投用在計算機中，讓檔案管理人員在學習使用時能迅速上手，努力將檔案管理工作的出錯率降至最低，確保共享的信息準確真實。

5 總結(jié)

檔案管理信息化是時代發(fā)展的必要趨勢，為跟上科學技術(shù)的持續(xù)進步，滿足人們對檔案信息的要求，實現(xiàn)檔案歸類、管理、查閱的高效率，實現(xiàn)信息化檔案管理是當前不可忽視的問題之一。

參考文獻

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