王春輝

摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是其實現(xiàn)順利運作的基礎，如為職工管理提供依據(jù)等，加快促使其向規(guī)范化方向發(fā)展意義重大。本文立足于事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀，重點就其規(guī)范化管理的含義、作用及有效策略進行了探討。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；建設策略

檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中所形成的一系列真實、有價值的資料的集合，是指導事業(yè)單位各項工作有序開展的重要依據(jù)。通過推動事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，有利于提升檔案信息使用的效率，推動事業(yè)單位各項工作高效運作。因此，如何才能有效地提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理有效性值得深入探討。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵

對事業(yè)單位而言，檔案規(guī)范化管理工作就是從整體上對檔案管理的各項工作進行規(guī)范化處理，包括檔案的收集工作、整理工作、鑒定工作、保存與管理工作等等，力求達到簡化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的目的。比如，針對檔案收集工作而言，其規(guī)范化管理工作主要體現(xiàn)在強化檔案收集資料中各相關部門的聯(lián)系和溝通交流，明確檔案收集的主要內(nèi)容以及實施的具體步驟，制定異常情況的應對方案等等，力求提升該環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量與效率。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的作用

事業(yè)單位檔案管理化管理是提升檔案管理工作質(zhì)量與效率的一個重要手段，具體作用表現(xiàn)在如下兩個方面：一方面，有利于促進事業(yè)單位發(fā)展。檔案管理信息是事業(yè)單位實現(xiàn)健康運營的基礎。通過開展規(guī)范化管理，可以增強檔案信息的真實性、完整性和安全性，使其更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。另一方面，有利于為事業(yè)單位提供參考依據(jù)。鑒于檔案資料的豐富性，其對事業(yè)單位的發(fā)展歷史進行了詳細記錄。通過查閱相關事業(yè)單位檔案資料，可以指導事業(yè)單位后續(xù)的各項工作。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有效策略

3.1 提升管理人員素質(zhì)

為了有效推動事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設進程，離不開專業(yè)檔案管理隊伍建設，提升整體檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，事業(yè)單位的領導層要注意定期組織檔案管理隊伍開展針對性教育培訓，向他們灌輸《保密法》等檔案管理的相關法律，強化他們的檔案管理保密意識，避免翻拍、抄錄或復制相關檔案信息，嚴格按照各項規(guī)定、法律和要求等開展檔案管理工作，確保事業(yè)單位檔案管理工作不會出現(xiàn)泄露問題。其次，要注意增強全體檔案管理人員的整體道德素養(yǎng)水平和職業(yè)專業(yè)素養(yǎng)水平，使他們在參與檔案管理工作的時候保持很強的責任心、保密意識和事業(yè)心。比如，在開展檔案管理工作期間，要保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，嚴格保守國家的機密。針對實際的檔案管理人員教育培訓，可以采取集中講座或培訓活動等方式提升他們的專業(yè)檔案管理專業(yè)知識。再次，為了有效地激發(fā)他們參與檔案管理工作的主觀能動性，事業(yè)單位領導層可以采取檔案管理方面專業(yè)知識與技能的一些競賽活動，由那些取得優(yōu)勝的檔案管理人員可以相應地獲取事業(yè)單位的表揚流動紅旗，以此提升整體檔案管理人員的整體管理能力。最后，在選聘檔案管理人員期間，事業(yè)單位管理者必須要本著“三公”原則，對檔案管理人員的專業(yè)業(yè)務素質(zhì)、責任意識以及道德水平等進行嚴格考核，力求可以從整體上提升事業(yè)單位檔案管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)。

3.2 完善檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓?！惫芾碇贫仁歉黜椆芾砉ぷ饔行蜷_展的重要保障，檔案管理規(guī)范化建設更加需要依賴于科學、完善的管理制度。然而，由于當下事業(yè)單位管理者不是非常重視檔案管理工作的重要性，致使現(xiàn)階段的檔案管理制度存在嚴重的缺失問題，這種不完善的檔案管理制度影響了各項檔案管理工作的順利開展，尤其是現(xiàn)階段的檔案管理工作中缺乏規(guī)范化的檔案管理制度，無法有效地指導各項檔案管理工作的有序開展。

檔案管理制度具有很強的規(guī)范性與約束性特征，在有效發(fā)揮檔案管理制度的同時，還要注意增強檔案管理制度應用的有效性、穩(wěn)定性與長期性。在事業(yè)單位貫徹落實各項檔案管理工作機制、內(nèi)容和要求的基礎上，為了順利地推動檔案管理規(guī)范化進程，提高檔案管理整體水平，更加需要依靠基于規(guī)范化管理視角的檔案管理制度，以此引導和規(guī)范檔案管理工作的開展。首先，要加快建立與完善檔案管理方面的規(guī)章與制度，靈活地采取“三合一制度”去分類整理和管控事業(yè)單位的檔案信息，優(yōu)化現(xiàn)階段檔案管理基本框架，積極收集、歸納整理與處理檔案材料信息，增強檔案信息的完整性與真實性。其次，要靈活地采取監(jiān)督機制，有效地管理事業(yè)單位的檔案信息，借助監(jiān)督管理來有序推進檔案管理的規(guī)范化進程，提升檔案管理工作的有效性。再次，要注意對現(xiàn)階段事業(yè)單位中存在的不規(guī)范檔案管理行為進行有效約束和規(guī)范化處理，具體就是要立足于實際發(fā)展情況，有效改革檔案管理制度，保留其中符合現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作需求的管理制度，改革其中存在弊端的檔案管理制度，尤其是在社會主義現(xiàn)代化建設中有效融入檔案管理制度，構建一個事業(yè)單位發(fā)展需求的完善化管理制度。最后，要注重增強檔案管理制度的貫徹落實與執(zhí)行力度，通過開展檔案管理人員教育培訓，構成系統(tǒng)化、完善化的檔案管理工作約束機制，以此從整體上提升檔案管理的有效性。此外，要注意配套構建規(guī)范化的人員激勵制度，人員考核制度等管理制度，力求可以有效地規(guī)范和約束全體檔案管理人員，確?？梢圆粩嗵嵘龣n案管理的規(guī)范化水平。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，許多事業(yè)單位中的檔案管理人員依舊沿襲著以往比較落后的人工管理模式，由于這些檔案管理模式的規(guī)范性不足，非常容易使得檔案管理信息出現(xiàn)失真問題，進而會直接影響檔案信息的最終利用效果。比如，許多事業(yè)單位檔案管理中心依舊在利用紙質(zhì)形式存儲檔案資料，但是隨著時間的延長，這些檔案上面的字跡會逐漸淡化，最終可能會對檔案信息的準確性產(chǎn)生不利影響，更無法有效地實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標，所以為了有效推動檔案管理的規(guī)范化進程，就必須要加快創(chuàng)新檔案管理模式。

在新時期事業(yè)單位發(fā)展過程中，隨著檔案信息量的增加以及檔案管理規(guī)范化建設要求的提出，傳統(tǒng)的一些檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段事業(yè)檔案管理工作的實際需要，甚至已經(jīng)嚴重限制了事業(yè)單位檔案管理標準化建設進程。此時為了更好地推動事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設進程，就必須要加快摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，結合時代的發(fā)展需求和要求等創(chuàng)新檔案管理理念、模式與方法，有效地推動檔案管理現(xiàn)代化的標準化方向發(fā)展。比如，事業(yè)單位需要在推動檔案管理規(guī)范化進程方面要投入大量的建設資金，以為相應的發(fā)展建設提供掃描儀、計算機等配套的設備、設施等，以此有效地調(diào)用、存儲和記錄檔案信息，力求最大程度推動檔案管理的信息化進程，最大程度提升事業(yè)單位檔案信息的利用率。在開展事業(yè)單位信息化建設期間，事業(yè)單位還要高度重視強化檔案管理工作，對現(xiàn)行的檔案管理工作的實際運行機制進行持續(xù)改進、完善與優(yōu)化，力求逐步推動事業(yè)單位的檔案管理工作向“管用結合”的管理模式方向發(fā)展，從而更好地提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。

4 結語

綜上所述，現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設方面存在管理人員素質(zhì)問題，管理制度完善性問題和管理模式比較落后等問題，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。針對這種情況，事業(yè)單位可以從提升管理人員素質(zhì)入手，加快完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，力求不斷提升事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理有效性。

參考文獻

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