戴明君

摘 要：檔案管理人員素質(zhì)問題，是制約檔案管理工作提升的重要一環(huán)，目前企業(yè)檔案管理人員普遍存在奉獻(xiàn)精神缺乏、服務(wù)態(tài)度差、責(zé)任心不強(qiáng)、學(xué)習(xí)主動(dòng)性弱等問題，原因無(wú)外乎檔案管理本身單一枯燥，管理人員素質(zhì)不高、思想懈怠，要徹底解決這類問題，不僅要從人員教育抓起，更要領(lǐng)導(dǎo)重視，吸引人才，創(chuàng)新管理模式，留住人才。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)

企業(yè)檔案，包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、科技檔案等多種類型，在這些檔案管理問題研究中，排除檔案管理本身的技術(shù)性、信息化研究，檔案管理員也是研究的一部分，檔案管理員的素質(zhì)問題在檔案管理中占據(jù)重要一環(huán)。羅文妍在《淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新》（東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)2011年6月第9卷第3期）指出：“人才隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)。在顯性價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)體系下，文書檔案部門往往成為機(jī)構(gòu)改革、機(jī)關(guān)精簡(jiǎn)的對(duì)象，成為職稱評(píng)聘、薪酬改革、閑雜人員安置的‘災(zāi)區(qū)。這種與新環(huán)境、新技術(shù)、新要求背離的隊(duì)伍狀況，將會(huì)給檔案工作本身或單位的發(fā)展帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失”[1]。楊紅梅在《提升辦公室文書檔案管理工作的思考》（城建檔案2017年2月）也強(qiáng)調(diào)：“一部分工作者在新知識(shí)的儲(chǔ)備上明顯不足，基本工作素養(yǎng)還需要有待加強(qiáng)。而正是由于專業(yè)知識(shí)的不足致使具體工作中相關(guān)歸檔文件材料的質(zhì)量不盡如人意，文件材料較為分散，不便于之后的管理、查閱。另一方面，一部分的檔案工作者的工作責(zé)任心還差強(qiáng)人意，未能對(duì)相關(guān)檔案文件切實(shí)地給予記錄、整理，在一定程度上影響著檔案文件的真實(shí)性，制約著文書檔案管理工作發(fā)展的可持續(xù)性”[2]。這些研究對(duì)檔案管理人員素質(zhì)問題做了一些積極探索，雖然有的只是簡(jiǎn)單描述現(xiàn)象、未分析背后原因，有的原因分析蜻蜓點(diǎn)水一筆帶過、未深入挖掘，但確實(shí)反映出我們企業(yè)檔案管理在人員素質(zhì)教育上存在諸多問題，已經(jīng)嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、精準(zhǔn)化、信息化以及服務(wù)化的發(fā)展水平。

1 存在問題描述

1）奉獻(xiàn)精神缺乏。大多數(shù)從事企業(yè)檔案管理的人員普遍缺乏奉獻(xiàn)精神，在瑣碎、雜亂、單調(diào)、重復(fù)的工作模式下，他們少有工作熱情，每天只是象征性的完成自己手上的活兒。遇到心情好時(shí)，還多干一點(diǎn)，遇到心情不好，直接就不干了，堆到下次干，或下下次干，整個(gè)工作沒什么激情。若是文件比較多要求加個(gè)班完成當(dāng)天未完成的工作，更是牢騷滿腹。

2）服務(wù)態(tài)度差。檔案工作的最終目的和中心任務(wù)是向需求者提供各種形式的檔案信息，因此與需求者間存在服務(wù)關(guān)系。實(shí)際情況是，需求者到檔案管理員那里查資料，不是檔案管理員主動(dòng)提供服務(wù)給需求者，而是需求者熱臉貼著冷屁股去請(qǐng)求這種服務(wù)，而這種服務(wù)不但冷淡，還有極強(qiáng)的戒備心，會(huì)設(shè)置各種苛刻條件應(yīng)對(duì)你，給人一種拒人于千里之外的感覺，無(wú)形中讓你覺得給他增添了很多麻煩，讓你愧疚、心虛。

3）責(zé)任心不強(qiáng)。比較突出的問題，只對(duì)涉及保密的文檔稍微重視，像一般文書資料的保管，質(zhì)量上就要差許多，要么歸類歸錯(cuò)，要么直接漏掉忘了歸整，總之，職業(yè)素養(yǎng)較差。甚至還有一些檔案管理者，直接將這些歸整工作交給剛?cè)肼毑痪玫娜藖?lái)做，說是鍛煉新員工，其實(shí)骨子里就是懶惰，對(duì)整理好的檔案也不把關(guān)、審核，責(zé)任心缺失。

4）學(xué)習(xí)主動(dòng)性弱。檔案管理，由于專業(yè)性較強(qiáng)，管理久了會(huì)遇到各式各樣的新問題，這是從業(yè)人員自身固有的知識(shí)所不能解決的，唯有加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，將這些新知識(shí)新問題融入到培訓(xùn)學(xué)習(xí)中，才能不斷提升檔案管理水平、解決檔案管理中出現(xiàn)的突出問題。但由于企業(yè)在選人用人的問題，從事檔案管理的人員普遍缺乏學(xué)習(xí)進(jìn)取精神，喜歡按部就班，不喜歡學(xué)習(xí)新知識(shí)，對(duì)新知識(shí)不渴望，導(dǎo)致遇到新問題也不知道怎么解決，同時(shí)在責(zé)任心缺失的推動(dòng)下，也就胡亂管理，差錯(cuò)較多。

2 原因分析

1）外部原因。檔案管理，是一門學(xué)科，有一定專業(yè)性，需要專門受過此類教育的人才能勝任。檔案管理，涉及重要信息的匯集，具有極強(qiáng)的保密性，需要管理者擁有較強(qiáng)的職業(yè)道德、政治素養(yǎng)和思想素質(zhì)。也就是說，檔案管理員不但業(yè)務(wù)要精，三觀要正，信仰要高，還得品質(zhì)堅(jiān)強(qiáng)，經(jīng)得起糖衣炮彈考驗(yàn)，不得越雷池一步。但企業(yè)在檔案管理這塊由來(lái)已久重視程度不高，選人用人隨意，導(dǎo)致一部分人對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟，工作吃力，出現(xiàn)精神懈怠、得過且過也就不足為奇了。

2）內(nèi)部原因。檔案管理不同于其他工作，少有波瀾，相對(duì)而言平淡無(wú)奇，內(nèi)容過于單調(diào)。日復(fù)日、年復(fù)年，管理員扎進(jìn)浩瀚文檔歸納整理，還得認(rèn)真仔細(xì)、嚴(yán)謹(jǐn)以待，同時(shí)，檔案管理工作工資固定，不會(huì)因?yàn)槟愎芾碛行?、服?wù)質(zhì)量?jī)?yōu)，薪酬待遇就有所改觀，長(zhǎng)此以往，檔案管理人員思想松懈、工作厭倦無(wú)激情、做事拖沓隨性等問題日漸明顯。作為年輕一代，對(duì)于檔案管理的枯燥乏味，更是退避三舍毫無(wú)興趣，企業(yè)想要強(qiáng)化檔案隊(duì)伍建設(shè)難上加難。

3 相應(yīng)對(duì)策

1）高度重視檔案管理、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理絕不是一個(gè)企業(yè)的副業(yè)，相反，檔案管理搞好了，會(huì)有助于一個(gè)企業(yè)的良性發(fā)展。以文書檔案為例，一個(gè)企業(yè)制定的規(guī)章制度、文件資料管理有序，無(wú)疑對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有重大幫助，反之，一個(gè)企業(yè)的規(guī)章制度、文件資料雜亂無(wú)章，查找困難，廢止與未廢止文件標(biāo)注不明，這無(wú)疑是管理上的一種倒退。當(dāng)然，在提升企業(yè)檔案管理水平上，最重要的還是需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，以力拔山兮氣蓋世之力狠抓檔案管理，一定會(huì)讓檔案管理更上一步臺(tái)階，但很可能只是一時(shí)，若要長(zhǎng)效提升檔案管理水平，關(guān)鍵還是靠人，只有持續(xù)強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)才能從根本上扭轉(zhuǎn)檔案管理弱勢(shì)。

2）創(chuàng)新檔案管理模式，留住優(yōu)秀人才。無(wú)法改變檔案管理單一枯燥的工作流程，但可以創(chuàng)新工作模式，譬如加入一些新元素，豐富檔案管理生活。一是加強(qiáng)培訓(xùn)和教育，結(jié)合工作實(shí)際，或者融入一些職業(yè)道德方面的知識(shí)，既可以提高業(yè)務(wù)技能水平又可以提升職業(yè)道德素養(yǎng)。二是強(qiáng)化業(yè)務(wù)溝通與交流，組織檔案管理員到其它企事業(yè)單位進(jìn)行參觀，既可以提升檔案管理能力，拓展眼界又可以換一種環(huán)境，改善工作厭倦的情緒。三是開展技術(shù)比武，服務(wù)比武，知識(shí)競(jìng)賽等活動(dòng)，全面提高檔案管理活力，不斷改進(jìn)人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。因此，只有在創(chuàng)新檔案管理模式上下功夫，才能留住優(yōu)秀人才，才能保證企業(yè)檔案管理健康發(fā)展。

3）增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，融入職業(yè)道德建設(shè)。企業(yè)檔案管理工作不能僅僅停留在業(yè)務(wù)技能上的提高，更多的還是應(yīng)該放在檔案服務(wù)上、人員職業(yè)道德素質(zhì)上的培養(yǎng)，畢竟檔案管理最終還是要為需求者服務(wù)的，檔案管理由于其特殊性，在人員的選擇上也必須應(yīng)由職業(yè)道德素養(yǎng)較高的人擔(dān)任。因此，在人員的培養(yǎng)上，除了業(yè)務(wù)技能外，還應(yīng)該看重個(gè)人品質(zhì)的培養(yǎng)，鍛煉個(gè)人抵制誘惑、甘于寂寞的能力、心如止水的魅力、守住底線的毅力，以不變應(yīng)萬(wàn)變，處事不驚的強(qiáng)大抑制力以及堅(jiān)定信仰，來(lái)維護(hù)檔案管理的職業(yè)紀(jì)律及職業(yè)良心。有了強(qiáng)大的職業(yè)紀(jì)律和良心，加上強(qiáng)大的服務(wù)意識(shí)，我們有理由相信企業(yè)在檔案管理這方面將實(shí)現(xiàn)一個(gè)大的飛躍。

4 結(jié)論

企業(yè)檔案管理人員，肩負(fù)著一個(gè)單位檔案的收集、整理、鑒別、查詢等工作，其責(zé)任之大，不言而喻；尤其是一些涉及保密的檔案，更是直接關(guān)系到一些人員的根本利益。因此檔案管理人員素質(zhì)問題，是制約一個(gè)單位檔案管理發(fā)展的最大障礙。要提高檔案管理人員素質(zhì)，不僅要從人員教育抓起，更要領(lǐng)導(dǎo)重視，吸引人才，創(chuàng)新管理模式，留住人才。

參考文獻(xiàn)

[1]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)，2011年6月，第9卷第3期.

[2]楊紅梅.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].城建檔案，2017年2月.