李宣周

摘 要：糧庫倉儲檔案管理是一項重要的工作，合理開展糧庫倉儲檔案管理，能夠促進倉儲工作的順利開展，推動倉儲工作向流程化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。具體來看，不同管理模式下糧庫倉儲檔案管理的流程不同，在實際管理中應(yīng)當依據(jù)具體的情況制定相對應(yīng)的流程，促進檔案管理更加科學，為糧庫倉儲管理工作的更好開展做好基礎(chǔ)與鋪墊。本文就該方面的內(nèi)容進行了細致地分析與探究，總結(jié)糧庫倉儲檔案管理的具體方法，并提出一系列加強其管理的對策。

關(guān)鍵詞：糧庫倉儲；檔案管理；方法；對策；科學

在糧庫中，所有的數(shù)據(jù)都是從倉儲環(huán)節(jié)發(fā)起的，倉儲管理工作的好壞直接影響了糧庫的總體管理水平，因此加強倉儲管理尤為重要。而檔案管理是糧庫倉儲管理中的重要部分，提升倉儲檔案管理的水平，能夠?qū)Ω黜梻}儲資料進行分類和搜集，為倉儲工作的有序開展做好鋪墊，這就能夠推動糧庫整體管理水平的提升。

1 糧庫倉儲檔案管理的意義

糧庫倉儲檔案管理工作屬于一項復(fù)雜化和系統(tǒng)化的工作，在倉儲管理中糧食儲藏技術(shù)僅僅是一個方面，其還包含其它的眾多方面，如質(zhì)量管理方面、數(shù)量管理方面、安全生產(chǎn)管理方面以及出入庫管理方面等。各個糧食管理部門針對于這一系列工作進行了有效分析，并花費了大量的人力和物力，制定相關(guān)的糧食管理制度，對各個環(huán)節(jié)的作業(yè)進行了規(guī)范。然而因為不同環(huán)節(jié)之間執(zhí)行主體不同，且條塊分割較為嚴重，因此在實際管理中經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，這就不利于糧庫整體管理水平的提升。而通過制定健全的糧庫倉儲檔案管理制度，則能夠通過檔案管理將所有的瑣碎工作系統(tǒng)化串聯(lián)起來，使得整個倉儲工作按照一定的流程來開展，這就能夠避免因為工作瑣碎而引發(fā)錯誤或者流轉(zhuǎn)不暢的問題，因此可知做好糧庫倉儲檔案管理工作意義非凡。

另外，通過糧庫倉儲檔案管理還能夠及時發(fā)現(xiàn)各個環(huán)節(jié)工作中存在的問題，由檔案資料是否全面、有效銜接來發(fā)現(xiàn)具體的問題，這就能夠推動相關(guān)人員及時對問題進行分析，從而能夠更好地解決問題，促進糧庫倉儲管理工作發(fā)揮更大的作用，為糧庫的良好運轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。從另一方面來看，加強糧庫倉儲檔案管理還可以對各個資料進行科學化搜集，為相關(guān)領(lǐng)導更好地了解糧庫運行情況提供幫助，促進其做出更加科學的決策。因此我們能夠發(fā)現(xiàn)，糧庫倉儲檔案管理所發(fā)揮的作用是多方面的，對于提升整個糧庫的運行效果，增強糧庫的管理水平起到尤為重要的作用。

2 糧庫倉儲檔案管理的方法

2.1 對檔案資料進行分類，推動倉儲管理更加系統(tǒng)化

因為倉儲工作涉及到的內(nèi)容較多，在具體管理中很容易產(chǎn)生邏輯關(guān)系錯誤的現(xiàn)象，且容易發(fā)生錯漏，這就不利于各個環(huán)節(jié)以及部門之間進行有效銜接，導致資料整理花費較多的時間，因此必須要對各種檔案資料進行分類，根據(jù)不同的類別合理進行資料的搜集與整理，如此能夠降低資料整理的難度，使得倉儲管理具有更高的系統(tǒng)化程度。比如，將作業(yè)性質(zhì)和作業(yè)過程作為劃分依據(jù)，可以將糧庫倉儲檔案分為糧油質(zhì)量檔案、糧油數(shù)量檔案、科技儲糧檔案、合同檔案、倉儲設(shè)施檔案等。而依據(jù)具體的歸檔周期又可以將倉儲檔案劃分為常備檔案、年度檔案、周期檔案。同時依據(jù)歸檔內(nèi)容可以將其分為資料檔案和流程檔案兩個類別等。如此有效進行檔案類別劃分，能夠使得各項倉儲檔案資料得到整合，并合理進行材料收集從而形成科學化的單據(jù)和資料流轉(zhuǎn)程序，這就能夠促進檔案資料更加全面，方便相關(guān)人員查找和運用。同時，在劃分好檔案類別之后，還應(yīng)當派專人對檔案進行管理，對不同作業(yè)和各項工作進行有效整合與銜接，并及時通過檔案資料發(fā)現(xiàn)其中的問題，并對問題進行追蹤，落實到人，同時還可以監(jiān)督資料的有效性以及準確性，如此能夠避免由于部門銜接不順暢、作業(yè)環(huán)節(jié)多等而導致相關(guān)信息疏漏的問題。

2.2 對檔案資料進行科學化收集，推動倉儲管理更加順暢

在對檔案資料進行分類之后，就需要進行收集了，要依據(jù)具體的類別進行各個環(huán)節(jié)資料的收集，避免資料不全或者混亂。具體來看，在收集資料的時候要遵循三個原則，即及時性原則、序時性原則和嚴謹性原則。嚴謹性是指要確保各個歸檔材料之間具有相對應(yīng)的邏輯關(guān)系，并確保邏輯關(guān)系較為嚴謹，如在進行分倉檔案歸檔的時候要依據(jù)具體的糧食倉號、性質(zhì)、品種等做好有效分類，使得相關(guān)的材料之間能夠相互依托，如入庫檢驗報告可以為質(zhì)量提供依據(jù)、檢斤單為數(shù)量提供依據(jù)等。而序時性是指在對資料歸檔的時候要遵循時間順序，由于原始單據(jù)通常是發(fā)生在不同的部門中，而因為會受到人力較少、作業(yè)量較大等因素的影響，導致在傳遞過電子數(shù)據(jù)之后將原始單據(jù)遺忘的情況，而合理對檔案資料進行序時性管理，則能夠?qū)⑦@一問題避免掉。相關(guān)人員在每天進行檔案整理的時候按照對應(yīng)的時間來，能夠及時了解單據(jù)是否可以正常流轉(zhuǎn)，并及時對其進行跟進，并解決其問題，從而能夠避免單據(jù)丟失或者遺忘。而及時性主要是指應(yīng)當在事件發(fā)生以后第一時間內(nèi)對資料進行歸檔。合理遵循這三個原則對檔案資料進行收集，能夠促進各個單向流程形成統(tǒng)一性的整體，對各個工作進行有效整合，推動各個環(huán)節(jié)的工作流程更加順暢、脈絡(luò)更加清晰。

2.3 合理在糧庫倉儲檔案管理中引入信息化手段

隨著社會的快速發(fā)展，對糧庫倉儲檔案管理的要求更高，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)當前社會發(fā)展的需求，這就必須要加強信息化手段的運用，提升糧庫倉儲檔案管理的信息化水平。一方面在對各項檔案資料進行收集之后，應(yīng)當將其上傳到計算機中，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和計算機檔案同時保存。另一方面由于當前糧庫倉儲方面很多工作都是通過計算機開展的，因此很多資料也都是存在于計算機中，這就要求檔案管理人員在通過計算機進行資料收集之后，還應(yīng)當將其打印一份紙質(zhì)檔案，以便實現(xiàn)雙份保存，避免由于計算機系統(tǒng)破壞或者硬盤損壞等導致資料丟失、檔案不存在的情況。另外，應(yīng)當借助于計算機的便捷性對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)據(jù)副本、電子檔案等信息進行存儲、整理、管理以及采集等，實現(xiàn)整個過程的系統(tǒng)化和便捷化，提升檔案管理的整體水平和效率。

2.4 不斷提升糧庫倉儲檔案管理人員的專業(yè)化技能

在時代快速發(fā)展的背景下糧庫倉儲管理各項技術(shù)以及流程也處于不斷變化的狀態(tài)中，這就要求相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)當提升自身的專業(yè)化技能，如此才能夠更好地適應(yīng)時代的發(fā)展變化，推動檔案管理水平的有效提升。首先，應(yīng)當加強專業(yè)技能培訓。要定期對糧庫倉儲檔案管理人員進行培訓，及時為其灌輸新知識和新技能，不斷促進其專業(yè)素質(zhì)的提升。其次，要根據(jù)實際情況定期對糧庫倉儲檔案管理人員開展考核。比如可以針對于其檔案管理的流程、檔案資料的分類情況、收集情況等進行考察，并對其進行打分，明確其工作的狀況，并作出獎罰，推動檔案管理人員更積極地開展工作，有效提升自身的技能，為糧庫倉儲管理工作更好地開展做好貢獻。

3 結(jié)束語

糧庫倉儲檔案管理工作與糧庫管理工作密切相關(guān)，決定著糧庫倉儲管理水平的高低，同時糧庫倉儲檔案管理的效果也直接影響著糧庫倉儲各個環(huán)節(jié)的運行，因此加強該方面檔案管理十分必要。本文首先對糧庫倉儲檔案管理的意義進行了總結(jié)，然后提出具體的檔案管理方法，旨在推動糧庫倉儲檔案管理工作的更好開展，提升檔案管理的整體效果。

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