杜星明

隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的日漸成熟以及檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進，檔案管理較之于傳統(tǒng)模式發(fā)生了很大變化，對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，主要包括檔案信息、資料的采集、錄入電子檔案以及調(diào)用查詢和共享檔案信息等，對于增強檔案管理便利性、實效性、可利用性具有重要作用。

1 信息時代檔案管理存在的問題

1.1 理念落后于時代發(fā)展

思想是行動的先導(dǎo)，當(dāng)前的檔案管理信息化建設(shè)進程中面臨的首要問題就是思想觀念陳舊，受傳統(tǒng)思想觀念影響，檔案管理缺少創(chuàng)新的管理理念支撐，對于新型管理方式的接受和普及應(yīng)用上存在一定阻礙，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量的功能無法得到體現(xiàn)，檔案難以發(fā)揮出真正的效用。

1.2 實物檔案的編輯、檢索較難

實物檔案具有分散性、多樣化的特點，對實物檔案進行分類、排列、貼簽、編目、裝盒工作量大，耗時間和精力多，造成實物檔案管理難度大，歸檔、分類整理和檢索不便，檔案信息資源的利用率不高。

1.3 缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和信息化標準

由于檔案涉及行業(yè)和領(lǐng)域眾多，每個部門工作內(nèi)容不同，對信息化建設(shè)的認識和資金的投入存在較大差異，檔案管理工作出現(xiàn)多樣與個性交錯，缺乏規(guī)范統(tǒng)一檔案管理工作規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)本身就處于不斷變化之中。 同時檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在形式和層次上的不同，導(dǎo)致檔案信息的管理工作在開發(fā)、服務(wù)、規(guī)范和共享等方面存在不足，相對統(tǒng)一的檔案編制標準使得檔案編制細則缺乏相容性，大部分系統(tǒng)軟件都不具備較高的可移植性。

1.4 檔案管理軟件不通用

目前檔案信息管理軟件被設(shè)計開發(fā)并應(yīng)用于檔案管理工作，基本上能夠滿足檔案管理的需要，但從長遠發(fā)展來看，現(xiàn)有管理軟件始終不能解決未來發(fā)展的需要，還無法實現(xiàn)其與辦公自動化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)的一體化發(fā)展。不同的組織或部門使用的計算機在型號、規(guī)格、配置上存在差異性，檔案管理軟件運用不同造成兼容、通用難度較大，共享檔案信息資源受到很多限制。

1.5 檔案的安全保密性不強

許多單位和部門領(lǐng)導(dǎo)不太重視檔案管理，個別單位檔案室硬件設(shè)施簡陋，檔案的原始信息檔案管理工作不能有效開展 ，導(dǎo)致檔案管理效果打折扣，如對信息化檔案監(jiān)管不嚴，檔案的原始信息被篡改、刪除或破壞的現(xiàn)象仍時有發(fā)生，重要信息被不法分子竊取，檔案資料的安全性和完整性受到影響。此外，以計算機系統(tǒng)儲存的電子化檔案信息，如果計算機系統(tǒng)癱瘓、受網(wǎng)絡(luò)攻擊或遭受病毒，電子信息檔案將會受損或丟失。

1.6 管理人員實施檔案信息化困難

檔案管理人員既是檔案信息化建設(shè)的主要力量，肩負著執(zhí)行實施重任，現(xiàn)有檔案管理人員雖具備了一定的專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)，但對如何開展檔案的信息化管理缺乏系統(tǒng)認知，還無法熟練掌握以計算機為依托的信息化相關(guān)知識和管理手段，個別單位對于運用信息化知識和技術(shù)開展系統(tǒng)化檔案管理更是一籌莫展。

2 改進措施

2.1 建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊伍

人是決定性力量，檔案管理工作歸根到底調(diào)動人的主觀積極性，要依靠“人”來推動，檔案管理者既要具備熟練的運用多媒體計算機技術(shù)，又要不斷地夯實與增加現(xiàn)有的知識儲備量，將其轉(zhuǎn)化實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展的外部力量，建設(shè)一支以“留存社會記憶、保存人類檔案文化遺產(chǎn)、傳播與弘揚人類社會文化”為目標、具有愛崗敬業(yè)、求實創(chuàng)新、既懂檔案業(yè)務(wù)又有計算機知識的“復(fù)合型”人才隊伍，不斷提高檔案信息的服務(wù)水平。

2.2 轉(zhuǎn)變檔案管理相關(guān)理念

檔案管理者要樹立創(chuàng)新意識，摒棄“重藏輕用”的落后觀念，改變抱殘守缺和因循守舊的意識。隨著社會形勢的發(fā)展變化，檔案管理向知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化方向發(fā)展。一是重視檔案信息的轉(zhuǎn)化。鑒于各種檔案信息零散缺頁，管理人員必須適應(yīng)工作需要，將檔案內(nèi)容加工整轉(zhuǎn)換為更直接的系統(tǒng)化信息，有助于更好發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案信息價值。二是強化檔案使用的效率意識。眾所周知，我們耗費大量的時間和精力搜集和整理檔案，目的是為了利用檔案為我服務(wù)，因此增強檔案管理的效率意識，促使檔案在管理和利用創(chuàng)造更高的效率，并產(chǎn)生更大的價值。

2.3 創(chuàng)新檔案管理機制和方式

創(chuàng)新檔案管理機制和方式對提升檔案管理具有重要意義。一是建立單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案歸口管理、各方共同參與的工作機制，保證各司其職、各盡其責(zé)，形成工作合力，促進檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二是加快檔案信息化工作，盡快建立檔案數(shù)據(jù)庫，整合信息資源，使檔案管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化，為檔案利用提供科學(xué)、快捷、方便的服務(wù)平臺。三是創(chuàng)新檔案管理方式，提高信息化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，運用電子文件優(yōu)化、組織、集成現(xiàn)有檔案資源，促使檔案管理系統(tǒng)、規(guī)范、有序，及時、提供服務(wù)精準、高效。

2.4 建立完善檔案信息管理體系

完善的檔案信息管理體系是有效開展檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。一是完善質(zhì)量標準體系。檔案管理要制定嚴格的制度和標準，此舉對檔案管理進行方向性的指導(dǎo)和必要的約束，開展工作標準及目標要求進行明確的規(guī)定，保障檔案信息化管理有據(jù)可依、有標可循。二是完善開發(fā)利用體系。存儲檔案資料的最終目的是為了運用，我們必須開發(fā)有效的信息技術(shù)及檢索工具，提高檔案利用效率。三是健全檔案管理的制度保障體系。為規(guī)范有序開展工作，必須建立健全相關(guān)制度保障體系，不斷提高檔案的信息化管理水平，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理。

3 結(jié)束語

信息時代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，為檔案信息管理工作既帶來了機遇的，同時還帶來了巨大的挑戰(zhàn)，我們必須加強對檔案管理工作的重視，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進相關(guān)制度、管理體系、人才培養(yǎng)模式，建立一體化檔案管理模式，實現(xiàn)檔案信息資源利用效率最大化。

參考文獻

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