摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，推動(dòng)了國(guó)內(nèi)各個(gè)企業(yè)的快速發(fā)展。在企業(yè)發(fā)展中，企業(yè)檔案管理規(guī)范化是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案也是體現(xiàn)出企業(yè)生產(chǎn)研發(fā)經(jīng)營(yíng)和管理的真實(shí)記錄。為企業(yè)發(fā)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，創(chuàng)造了必要的條件。是企業(yè)非常重要的無形資產(chǎn)，在企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策，開拓市場(chǎng)權(quán)益防范各種市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等方面，發(fā)揮了重要的作用。企業(yè)內(nèi)的每一項(xiàng)事業(yè)的開展都伴隨著大量的信息和文件要求科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的檔案管理工作是企業(yè)不可或缺的。本文就企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題，提出解決方法，希望給予企業(yè)發(fā)展更多的幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；檔案管理規(guī)范化

檔案記錄無處不在，戶籍檔案、學(xué)籍檔案、醫(yī)療檔案、人事檔案等等。從出生到就業(yè)再到死亡、檔案伴隨左右。每一個(gè)企業(yè)在開展日常管理工作時(shí)，需要工作人員將企業(yè)檔案管理資料進(jìn)行科學(xué)歸檔保管。然而，當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)在開展檔案管理時(shí)，還存在很多不規(guī)范情況，很多企業(yè)在進(jìn)行創(chuàng)業(yè)初期，需要更加注重的是企業(yè)怎么盡快盈利，使企業(yè)快速的成長(zhǎng)。但是隨著企業(yè)快速發(fā)展，企業(yè)業(yè)務(wù)量逐漸增加，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過程中資料逐漸增多，此時(shí)沒有及時(shí)提高企業(yè)檔案管理工作，會(huì)直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理，阻礙了企業(yè)的快速發(fā)展。沒有采用科學(xué)的企業(yè)檔案管理方式，如何規(guī)范企業(yè)檔案管理，直接影響企業(yè)運(yùn)作流程。當(dāng)前很多企業(yè)管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，需要逐漸規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，但是在規(guī)范檔案管理工作時(shí)還面臨著很多問題[1]。

1 企業(yè)檔案管理規(guī)范化中遇到的問題

1.1 檔案管理缺乏正確的認(rèn)知

在企業(yè)最初創(chuàng)辦的時(shí)候，也是人員最匱乏的時(shí)期，這時(shí)的企業(yè)檔案管理工作人員自身專業(yè)水平較低，企業(yè)缺乏專職人員。很多企業(yè)辦公室人員兼職企業(yè)檔案管理工作，由于辦公室人員缺乏專業(yè)技能以及知識(shí)儲(chǔ)備，在開展企業(yè)檔案管理工作中，沒有接受全面的檔案管理學(xué)習(xí)工作，對(duì)于檔案管理行業(yè)并不專業(yè)，造成在管理過程中缺乏規(guī)范化的檔案管理具體操作環(huán)節(jié)。

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中，不可能做到企業(yè)辦公人員都能詳細(xì)了解企業(yè)的技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)拓展、工程項(xiàng)目等詳細(xì)情況。很難有全局意識(shí)，并且不可能把歸檔范圍做到盡善盡美，由于辦公室工作人員身兼數(shù)職，工作也比較繁重，所以投放在檔案管理上面的精力有限。檔案管理恰恰又是一項(xiàng)繁重瑣碎的工作，檔案管理人員如果不能認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好檔案管理工作，導(dǎo)致在工作時(shí)會(huì)出現(xiàn)很多的不足情況。企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中，檔案管理工作缺乏時(shí)效性，導(dǎo)致會(huì)排在正常工作之后處理，長(zhǎng)此下去使很多的企業(yè)檔案管理工作量逐漸增多，影響了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。當(dāng)前很多企業(yè)逐漸意識(shí)到聘用專業(yè)的企業(yè)檔案管理人員重要性，很多企業(yè)采用企業(yè)辦公室內(nèi)部轉(zhuǎn)崗的方式，或者采用聘請(qǐng)專業(yè)、豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員的方式來解決這個(gè)問題，內(nèi)部轉(zhuǎn)崗?fù)鶗?huì)有一些弊端。比如說企業(yè)檔案管理人員工資待遇較低、崗位升值空間有限，造成企業(yè)檔案管理工作不夠重視。就導(dǎo)致內(nèi)部轉(zhuǎn)崗存在一定的難

度[1]。

有些企業(yè)聘請(qǐng)將近退休的工作人員轉(zhuǎn)崗做檔案員，這樣檔案員也可以安心工作，不用擔(dān)心發(fā)展空間的問題，但是往往缺乏檔案業(yè)務(wù)方面的經(jīng)驗(yàn)。很多的檔案管理優(yōu)秀人才大部分在我國(guó)檔案局工作，屬于事業(yè)單位，事業(yè)編制具備了很高的穩(wěn)定性。因此，很少出現(xiàn)事業(yè)編制工作人員轉(zhuǎn)到企業(yè)做檔案管理工作除非是待遇非常優(yōu)厚，而實(shí)際情況很少有企業(yè)在檔案管理工作上有巨大的支出。

1.2 檔案管理水平有待提升

由于還沒有建立完善的企業(yè)檔案管理工作制度，沒有統(tǒng)一規(guī)定企業(yè)在檔案管理時(shí)，使用檔案管理軟件，部分企業(yè)就采用了數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)信息共享方式，有的地方則采用傳統(tǒng)館藏方式。企業(yè)內(nèi)部策略、崗位調(diào)動(dòng)等原因都直接影響了企業(yè)檔案管理工作規(guī)范性，直接影響了企業(yè)檔案管理整體工作質(zhì)量。很多企業(yè)還沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，沒有充分重視企業(yè)檔案管理工作。近些年來，很多的企業(yè)應(yīng)用扁平化企業(yè)檔案組織管理方式，企業(yè)在進(jìn)行精簡(jiǎn)架構(gòu)時(shí)，一般都會(huì)將企業(yè)檔案管理部門作為優(yōu)先考慮。進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案部門在企業(yè)里不被重視，企業(yè)在進(jìn)行精簡(jiǎn)化時(shí)，主要目的是有效節(jié)省企業(yè)的投資成本。由于這些因素阻礙了企業(yè)檔案管理工作快速發(fā)展，影響了企業(yè)檔案管理工作水平以及工作效率[2]。

1.3 對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺乏基礎(chǔ)的配套設(shè)施

檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，是當(dāng)前較為普遍的現(xiàn)象，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感。也正因?yàn)檫@個(gè)原因，一些企業(yè)對(duì)檔案管理工作的資金、人力、物力投入相對(duì)較少，從而導(dǎo)致設(shè)施的匱乏，這將直接影響檔案的品種、質(zhì)量、管理和使用。特別是科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，陳舊的設(shè)施已經(jīng)不能滿足各式各樣的檔案類型，這會(huì)導(dǎo)致檔案管理效率差、效果差，使其作用得不到有效發(fā)揮。

2 企業(yè)檔案管理規(guī)范化中出現(xiàn)問題的解決方法

2.1 方法一：加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理的認(rèn)識(shí)

在企業(yè)運(yùn)營(yíng)的過程中會(huì)丟失了一些數(shù)據(jù)檔案，會(huì)影響企業(yè)正常運(yùn)行，不能順利開展接下來的工作內(nèi)容，會(huì)給企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。在企業(yè)檔案管理工作中，會(huì)涉及到許多的圖表，文字等資料，整理好上述資料可以為其他項(xiàng)目提供參考和幫助。

1）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案資料管理的意識(shí)是非常有必要，不僅能夠使檔案資料完整的進(jìn)行記錄和保存。

2）同時(shí)還需對(duì)檔案進(jìn)行妥善的管理，從而避免資料發(fā)生泄漏和遺失的情況。使項(xiàng)目檔案資料可以得到良好的保管，方便日后的閱讀和查詢。

2.2 方法二：加強(qiáng)管理人員的技能學(xué)習(xí)

整理規(guī)范項(xiàng)目檔案資料需要對(duì)其不斷加強(qiáng)重視，所以需要從專業(yè)的知識(shí)技能和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，才能將檔案資料管理工作做到最好，相關(guān)工作人員應(yīng)該不斷提高自身的學(xué)習(xí)水平，對(duì)企業(yè)檔案管理整理的政策法規(guī)有正確的認(rèn)知和了解，對(duì)所涉及的檔案資料能夠認(rèn)真準(zhǔn)確進(jìn)行按類別歸類和整理，并對(duì)其進(jìn)行良好的保存。

2.3 方法三：制定檔案資料管理制度

1）在企業(yè)檔案管理規(guī)范化中，對(duì)企業(yè)檔案管理資料的內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性的整理和分類，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，需要制定檔案資料管理制度，只有按嚴(yán)格的規(guī)范制度，才能為檔案資料管理工作提供具體的依據(jù)。在整個(gè)企業(yè)檔案管理規(guī)范化中，有許多方面的內(nèi)容，需要與企業(yè)進(jìn)行相關(guān)事宜的交涉，在交涉過程中會(huì)涉及到大量的文字資料，需要把這些資料進(jìn)行統(tǒng)一的分類和整理，進(jìn)而形成相對(duì)比較科學(xué)的內(nèi)容，并進(jìn)行存檔處理，在今后工作中可以對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的搜索。

2）管理人員需要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和技能，企業(yè)檔案管理規(guī)范化管理進(jìn)程中，檔案資料的管理工作相對(duì)比較繁瑣，且需要大量的時(shí)間進(jìn)行管理，企業(yè)資料的內(nèi)容又非常復(fù)雜。因此，如果想要提高整體的工作效率，就一定要有專門的人員對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理，并且要對(duì)這些工作人員，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，有檔案專業(yè)技術(shù)資格，更加需要不斷提高其管理水平及扎實(shí)知識(shí)基礎(chǔ)。使檔案工作人員具有更加扎實(shí)的知識(shí)和良好的工作技能，為檔案資料管理工作高效運(yùn)行提供充足的保證。

3）對(duì)檔案工作人員建立績(jī)效考核制度，并對(duì)檔案人員的工作進(jìn)行準(zhǔn)確的評(píng)估，對(duì)工作優(yōu)秀的人員進(jìn)行及時(shí)的嘉獎(jiǎng)，激發(fā)檔案人員工作熱情，起到模范引領(lǐng)作用。

3 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)檔案管理工作還存在很多的不足，但是只要我們做好以下幾點(diǎn)就能夠有效的避免。第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視起來檔案管理工作在公司成立初期的時(shí)候就盡量把檔案管理這一項(xiàng)工作提上日程，策劃專業(yè)人才投入。逐漸完善企業(yè)檔案信息管理制度，第二提升企業(yè)檔案人員的薪資待遇，吸引更多檔案管理優(yōu)秀人才，提高企業(yè)檔案管理崗位工作的穩(wěn)定收入水平。第三，將檔案管理工作流程細(xì)致化，實(shí)行實(shí)時(shí)歸檔，認(rèn)真做好企業(yè)檔案管理工作，避免出現(xiàn)日后的紕漏，對(duì)于公司成立以來，確保檔案的安全，制定具有可操作性的檔案工作量化考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)制度，并嚴(yán)格按要求執(zhí)行制定。

參考文獻(xiàn)

[1]劉吉德.探究企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑[J].企業(yè)文化（中旬刊），2018，（11）：160，162.

[2]王曉琳.企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化研究[J].卷宗，2018，（28）：31.

[3]孔姝，楊瑾.探究企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的路徑[J].卷宗，2018，（28）：104.

作者簡(jiǎn)介

梁妙青（1981-），女，漢，廣東，仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院，函授本科（人力資源管理助理經(jīng)濟(jì)師）。