蔡玉珍

摘 要：本文主要探討在數(shù)字化大背景下電力工程檔案該如何開(kāi)拓思路，創(chuàng)新工作方式，在傳統(tǒng)的管理外引入現(xiàn)代管理方式，以便于電力工程項(xiàng)目的查詢，統(tǒng)計(jì)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力工程；檔案管理

1 電力工程檔案概述

1）電力工程檔案主要對(duì)各類電力工程項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程、電力工程成果、存在問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)進(jìn)行記錄，使電力工程的各環(huán)節(jié)信息記錄在案，讓電力工程項(xiàng)目的質(zhì)量及效果有據(jù)可查，以達(dá)到電力工程質(zhì)量管理、持續(xù)改進(jìn)，擴(kuò)大電力工程成果應(yīng)用的目的。

2）電力工程檔案資料涵蓋了整個(gè)電力工程的前期過(guò)程、設(shè)計(jì)過(guò)程、施工過(guò)程、驗(yàn)收過(guò)程等，是電力工程建設(shè)整個(gè)過(guò)程中形成的歷史記錄，包括電力工程檔案資料包括工程設(shè)計(jì)圖紙、前期勘測(cè)文件資料、技術(shù)使用材料、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管資料等等。電力工程建設(shè)檔案涉及內(nèi)容多，工作內(nèi)容貫穿了整個(gè)工程始末。

3）電力建設(shè)工程項(xiàng)目檔案從形成、收集、整理、審核到移交，不僅僅是靠電力工程建設(shè)主體單位就能完成的，還需要設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備供應(yīng)及安裝等多方參建單位來(lái)共同配合完成。

2 目前電力工程檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）對(duì)電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)識(shí)不清，從電力工程項(xiàng)目前期到竣工驗(yàn)收，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都非常重視項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、質(zhì)量、安全、進(jìn)度、竣工驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)，但對(duì)電力工程檔案資料的形成和管理不重視，檔案管理職責(zé)辦公室不清，許多文件散存在個(gè)人手里，沒(méi)有及時(shí)去收集整理，造成文件資料歸檔不齊全、完整。

2）電力建設(shè)工程規(guī)模較大，涉及的參建單位較多、各個(gè)參建單位歸檔工作要求與做法也不徑相同，導(dǎo)致文件資料歸檔管理混亂。加上一些工程檔案人員綜合業(yè)務(wù)能力素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)能力欠缺，使得電力工程檔案資料內(nèi)容與實(shí)際不符，數(shù)據(jù)失真，設(shè)計(jì)圖紙不規(guī)范變更，為檔案管理和利用埋下了隱患，也將會(huì)給電力工程建設(shè)以及后期的生產(chǎn)運(yùn)行、檢修帶來(lái)了較大的隱患。

3）電力工程建設(shè)單位在項(xiàng)目工程的開(kāi)工和竣工過(guò)程中，很少能夠主動(dòng)的介入到當(dāng)前工程項(xiàng)目的建設(shè)環(huán)節(jié)當(dāng)中去，同時(shí)也缺乏與不同參建單位的溝通與交流，在工作方面不夠積極，同時(shí)在施工的過(guò)程當(dāng)中由于對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視日常整理不夠到位，到了驗(yàn)收交接的時(shí)候大量的檔案蜂擁而至導(dǎo)致整個(gè)整理過(guò)程中的時(shí)間十分緊迫，過(guò)多的任務(wù)使得檔案的整理工作難以做到精細(xì)，很多電力工程的建設(shè)甚至沒(méi)有考慮檔案的整體價(jià)值，這樣檔案的原始性與正確性很難有充足的時(shí)間去核查進(jìn)而導(dǎo)致檔案在正確性與原始性方面容易出現(xiàn)紕漏。

4）隨著技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，目前很多電力企業(yè)的檔案計(jì)算機(jī)軟件以及技術(shù)工作水平落后、加上傳統(tǒng)的檔案管理方法模式直接影響檔案質(zhì)量、企業(yè)信息化檔案管理工作還存在許多不足等等現(xiàn)狀，這些和現(xiàn)代化電力企業(yè)的發(fā)展非常不協(xié)調(diào)，無(wú)法滿足電力企業(yè)現(xiàn)代管理的需求，給檔案管理和提供利用帶來(lái)困難，使得檔案管理工作無(wú)法創(chuàng)新開(kāi)拓。

3 做好電力工程建設(shè)檔案管理工作措施

3.1 建立檔案管理體系，依法治檔

1）電力建設(shè)單位在工程開(kāi)工之前應(yīng)當(dāng)首先考慮檔案資料的管理工作，檔案中包含勘察、設(shè)計(jì)、施工以及監(jiān)理等重要的價(jià)值資料，應(yīng)當(dāng)在合同中明確的表達(dá)出來(lái)對(duì)檔案的質(zhì)量、套數(shù)以及移交方面的時(shí)間來(lái)提出更多的要求。

2）從工程立項(xiàng)到竣工，各階段形成的檔案資料呈多元化態(tài)勢(shì)和不確定性，電力建設(shè)單位應(yīng)要求各參建單位提供原始、真實(shí)、完整的檔案資料，因此應(yīng)建立專門的電力工程檔案管理組織體系、完善管理制度和工作網(wǎng)絡(luò)，劃分職責(zé)范圍，明確責(zé)任，規(guī)范管理，并將檔案工作納入到建設(shè)工程的考核中。

3.2 工程建設(shè)與檔案工作同步進(jìn)行，把好檔案質(zhì)量關(guān)

1）電力工程檔案記錄了工程建設(shè)全過(guò)程的真實(shí)情況，具有原始性、真實(shí)性和唯一性。要保持這些特性，在項(xiàng)目的最初階段建設(shè)單位就應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的建立以及積累移交等工作進(jìn)行做到為，確保工程檔案能夠首尾相接并且對(duì)記錄體系等做好相關(guān)內(nèi)容的控制。

2）在電力項(xiàng)目建設(shè)中，影響工程資料收集整理工作的因素主要重程進(jìn)度質(zhì)量，輕各階段檔案資料收集整理，往往等到工程完工辦理竣工驗(yàn)收時(shí)，才不得不投入大量的人力物力突擊收集，拼湊補(bǔ)救檔案資料，這樣會(huì)造成檔案資料短缺不完整，不利于企業(yè)電力安全生產(chǎn)和支行維護(hù)，甚至?xí)娏ζ髽I(yè)造成嚴(yán)重的損失。電力建設(shè)單位應(yīng)在工程進(jìn)程各個(gè)環(huán)節(jié)上進(jìn)行約束，每個(gè)環(huán)節(jié)都對(duì)檔案資料及時(shí)收集分類整理，對(duì)各項(xiàng)文件材料逐漸檢查，收集歸檔工作與各參建單位效益掛鉤，檔案文件資料收集整理不及時(shí)不齊全的進(jìn)行扣罰，從根源把好檔案材料質(zhì)量關(guān)。

3）電力工程檔案內(nèi)容復(fù)雜多樣且量大，因此對(duì)電力工程檔案工作的政治素養(yǎng)、專業(yè)水平和操作技能等方面都有更高的要求，且各參建單位檔案人員普遍以兼職人員居多，對(duì)檔案收集、整理等各項(xiàng)工作都不熟悉，因此認(rèn)真做好專職檔案人員的培訓(xùn)工作，要求檔案管理人員持證上崗，再由專職檔案員對(duì)項(xiàng)目兼職檔案員進(jìn)行定期系統(tǒng)培訓(xùn)工作并進(jìn)行考核，從而保證電力工程檔案管理工作質(zhì)量。不斷提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平，使電力工程檔案資料能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的收集和編制，保證檔能夠在電力工程建設(shè)管理、維護(hù)、擴(kuò)建中充分發(fā)揮作用。

3.3 推進(jìn)電力工程檔案信息化，檔案資料數(shù)字化

1）電子文件的能夠促進(jìn)檔案的迅速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案從傳統(tǒng)的發(fā)展向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化。數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用對(duì)于檔案信息的管理問(wèn)題來(lái)說(shuō)有效的促進(jìn)了檔案管理工作的開(kāi)展，能夠使歷史數(shù)據(jù)通過(guò)文字以及圖像等呈現(xiàn)出來(lái)在使用的過(guò)程中更加的方便快捷，這樣有效的提升了電子檔案的管理效率。

2）加強(qiáng)電力工程檔案信息化建設(shè)，在傳統(tǒng)的檔案歸檔基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代檔案管理的理念與方式，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定相應(yīng)的檔案信息化管理規(guī)章，對(duì)文件資料從形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、鑒定、保存等全過(guò)程信息管理，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件，保障檔案資源的原始性、安全性。

3）在進(jìn)行檔案的信息化管理的時(shí)候要做好對(duì)相關(guān)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)和數(shù)字設(shè)備中所形成的一系列電子數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)等工作，做好已有的紙質(zhì)、照片、聲像等資料的數(shù)字化處理工作。做好檔案信息化工作可實(shí)現(xiàn)跨地域、跨業(yè)務(wù)和突破時(shí)空的界限，來(lái)達(dá)到真正的資源共享。

4 結(jié)語(yǔ)

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，關(guān)鍵在于加強(qiáng)過(guò)程控制，堅(jiān)持檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。同時(shí)電力工程檔案工作要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，加快企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化建設(shè)來(lái)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，為電力建設(shè)項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、檢修、擴(kuò)建提供可靠依據(jù)，更好地為企業(yè)服務(wù)，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

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