王志飛

【摘要】文秘工作是檔案管理的基礎性工作，兩者是相對獨立而又緊密相連的。文章論述了煤礦企業(yè)中文秘工作和檔案管理有機結合的重要意義，在此基礎上，又論述了煤礦企業(yè)把檔案管理以及文秘工作有機結合起來的相關策略。希望這些措施可以提升企業(yè)文秘人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)，增加他們的業(yè)務能力和工作效率。

【關鍵詞】煤礦企業(yè) 文秘工作 檔案管理 有效結合

前言

煤礦企業(yè)文秘工作牽涉到非常龐雜的內(nèi)容，不但涵蓋了文件整理、項目管理、內(nèi)外部通信，而且涵蓋了電腦應用、檔案管理、公文文書制作。文書和公文是文秘人員的重要勞動成果，是開展檔案管理的主要對象。公文文書是檔案管理和文秘工作密切結合起來的重要抓手。只有確保文書歸檔以及公文格式的規(guī)范性，切實增強檔案管理和文秘工作的一體化運作，方可為二者有機結合，提供良好的條件。

1 煤礦企業(yè)檔案管理以及文秘工作有機結合的重要意義

辦公自動化的實現(xiàn)，使“文檔一體化”的管理模式逐漸成為可能。文檔一體化管理中，文件收集是基礎，規(guī)范整理是手段，綜合利用是目的，那么文秘人員就是連成這一先進管理程序的絲線，是一個非常重要而不可替代的環(huán)節(jié)，可以說兩者相互結合具有重要意義。

首先，二者的有機結合能夠增強文秘人員的綜合素質(zhì)以及辦公效率。文書檔案管理不但要管理相關的文書檔案，整理不同門類的資料，準確進行歸檔，而且要準確快速地提供相關信息資料的服務和查詢，要求文秘人員具有較強的職業(yè)素質(zhì)以及辦公效率。文秘工作是對相關資料進行立案歸檔和整理分析。檔案管理是文秘人員勞動成果的應用和管理，將雙方結合起來，能夠促進他們增強綜合素養(yǎng)，提高文編收發(fā)、編制、管理、存檔等方面的效率和連貫性。實際上，煤礦企業(yè)的文秘職員要做好檔案文書管理，如文書檔案的整理、收集、核查、鑒定、利用、檢索、分析等，文書檔案管理與文秘工作的相關環(huán)節(jié)彼此銜接、有序關聯(lián)。雙方的有效結合，能夠增強各環(huán)節(jié)業(yè)務銜接的即時性和有效性，增強辦公效率，為提升檔案管理質(zhì)量奠定扎實的基礎。

其次，提升檔案管理質(zhì)量以及公文質(zhì)量。檔案工作的起點是公文的形成，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理和文秘工作，主要呈現(xiàn)為自動化、機械化、信息化、電子化的模式，以人工操作為輔，采取多媒體、打印機、計算機等先進設備，提升了辦公自動化的水平，節(jié)省了不少勞動力。文秘自動化辦公和信息化、數(shù)字化的檔案管理，能夠降低人為失誤的概率，增強檔案管理以及公文質(zhì)量的質(zhì)量和水平。

2 煤礦企業(yè)文秘工作與檔案管理工作有機結合的建議

首先，要強化文檔一體化建設。隨著信息化建設穩(wěn)步推進，文檔一體化建設越來越普遍。不少企業(yè)持續(xù)強化了文檔一體化工作的建設力度，主動引用各種電子化、自動化辦公工具。它可以為煤礦企業(yè)檔案管理和文秘工作的有機融合，提供諸多便利，創(chuàng)設良好的環(huán)境。企業(yè)要強化運用現(xiàn)代化辦公設備的力度，打造檔案信息管理系統(tǒng)，研發(fā)適宜于本企業(yè)的客戶端平臺，把文秘工作編制的相關文件、文書和檔案文件進行立卷歸檔。在此基礎上，這些文件和檔案應該被分門別類儲存到檔案管理系統(tǒng)后臺的相關數(shù)據(jù)庫中，社會公眾和企業(yè)人員可以在自身權限范圍內(nèi)，高效便捷地查詢和檢索相關的信息和檔案，提升文檔一體化的質(zhì)量和運作水平。

其次，打造網(wǎng)絡化檔案管理以及文秘辦公模式。網(wǎng)絡技術被越來越多地運用在企業(yè)檔案管理和文秘工作中，適應了企業(yè)網(wǎng)絡化管理和辦公的需要。然而如今不少煤礦企業(yè)的檔案管理和文秘工作缺乏較高的網(wǎng)絡化程度，應該持續(xù)地提升自身在這方面的水平。為加速煤礦企業(yè)檔案管理以及文秘工作的有效融合，要加大建設網(wǎng)絡化檔案管理以及文秘工作的力度，打造局域網(wǎng)絡，把這兩個方面的內(nèi)容均納入到網(wǎng)絡化辦公和檔案管理的網(wǎng)絡中。以網(wǎng)絡環(huán)境為基礎，采取信息技術、電腦技術、互聯(lián)網(wǎng)技術等，提升檔案管理和文秘工作的水平。應該關注的是，文書檔案中蘊含著企業(yè)的豐富資料和信息，保證它們被安全和可靠地存儲，是非常重要的任務。所以，在建設網(wǎng)絡化的檔案管理以及文秘工作模式中，應該切實找出網(wǎng)絡可靠性和安全性方面的問題，采取針對性的措施，增強網(wǎng)絡安全建設的力度。而且要采取相應的網(wǎng)絡安全技術，如數(shù)據(jù)恢復和備份，加密技術、驗證技術以及人工神經(jīng)網(wǎng)絡等，切實這兩方面的工作及其結合，提供可靠的網(wǎng)絡環(huán)境。

最后，提升文書歸檔以及公文格式的規(guī)范化程度。文書歸檔、公文格式是否規(guī)范，會對檔案管理以及文秘工作的結合效果產(chǎn)生重要影響。文秘人員在編寫相關公文、文件、文檔的過程中，要切實依據(jù)國家相關部門的公文格式，適當?shù)卣{(diào)整公文格式，以制定出規(guī)范化的公文格式。而且，在編制普通文件的過程中，要切實依據(jù)煤礦企業(yè)的規(guī)定格式，比如表格形式、紙張大小、排版、裝訂格式、字體等。版記是檔案管理以及文秘工作有效結合的一個標志，在促進文檔一體化的過程中發(fā)揮著重要作用。文秘人員要高度重視版記，在正確位置處準確地標注出文件的打印時間以及印發(fā)部門，準確而細致地記錄題詞以及抄送單位。規(guī)范化的文書格式，有利于穩(wěn)步提升檔案文書歸檔管理的能力和水平。在流轉(zhuǎn)結束后，這些文檔應該被立卷歸檔。

結語

整體而言，煤礦企業(yè)的各位文秘人員，是企業(yè)領導者的依靠、幫手和助手。因此，他們應該跟得上時代發(fā)展的步伐，持續(xù)地提升、完善和充實自我。特別是如今信息化發(fā)展日益深入，煤礦企業(yè)文秘工作的技能要求更高，文秘人員要持續(xù)地更新思想觀念，強化業(yè)務技能，努力地適應企業(yè)快速發(fā)展和時代迅猛發(fā)展的迫切需求，為企業(yè)做出應有的努力和貢獻。

參考文獻：

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