趙濤

摘要：檔案管理也稱為檔案工作，這是檔案館（室）的各種業(yè)務(wù)操作的總稱，用于直接管理檔案和檔案信息，以及提供服務(wù)或國家檔案事業(yè)的最根本部分。所以，檔案管理工作的有序管理非常關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：檔案 保護(hù) 管理

一、檔案保護(hù)

1.紙質(zhì)檔案不僅要防止光線，潮濕，灰土和氧化，還必須減少原始檔案的使用率。通常運(yùn)用復(fù)制而不是原件，這樣不但降低了原件的使用數(shù)量，還減少了原件的擔(dān)負(fù)，并且檔案可以足夠用于社會服務(wù)，并且更好地保護(hù)檔案，使它在時間上能夠保存長久。紙質(zhì)檔案的功能和保存直觀，簡單，明了，易于保存和讀取，紙質(zhì)記載資料的穩(wěn)定性現(xiàn)在還不會被電子檔案取代。所以，在保護(hù)紙質(zhì)檔案時，我們必須祛除各方面不利因素，以便紙質(zhì)檔案能夠儲存數(shù)百年甚至數(shù)千年。

2.電子檔案是社會進(jìn)步的呈現(xiàn)，其方便，快速，占用空間小，檔案的運(yùn)用不受時間，地點和距離的限制，能夠和全球各個地方共享，它被廣泛使用，不過在保護(hù)方式中，它與紙質(zhì)檔案不同，例如，不一樣類型的膠片，不一樣的材料和化學(xué)成分的不一樣，需要隔開保存，以防治化學(xué)反應(yīng)。攝影膠片是一種化學(xué)感光材料，它容易導(dǎo)致化學(xué)變化與自我破壞，所以，溫度和濕度要求非常高。磁帶應(yīng)防止粘連和霉變，并打開記錄孔以防止操作錯誤抹掉信息。光盤的穩(wěn)定性可比磁盤的穩(wěn)定性好很多，并且應(yīng)用率也很高，在保存時注重防止劃痕，防止受熱，壓縮變形和老化。軟磁盤采用聚酯薄膜作為盤基，由于成本低，價格低廉，采用壓延，沖裁，熱處理等工藝制成，它結(jié)構(gòu)簡便，體積小，攜帶方便。它被廣泛使用，但很容易因環(huán)境影響而變形，并且容易出現(xiàn)存取錯誤，所以應(yīng)該在存放期間直立放置以防止擠壓變形，寫保護(hù)端口處于寫保護(hù)狀況等。鑒于新載體檔案的特征，為了安全地保護(hù)和運(yùn)用它們，在運(yùn)用計算機(jī)檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)時，必須注意安全防護(hù)問題，在運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行編目，記錄，檢索，統(tǒng)計等時，需要設(shè)立不一樣的操作員來訪問不一樣的內(nèi)容，比如，在檢索統(tǒng)計信息時，不準(zhǔn)登錄和篡改檔案目錄以避免外部借用和檔案管理人員直接操作計算機(jī)來修改檔案，對不一樣守密等級的檔案設(shè)置不一樣的保障措施，對于長久存儲不用修正和改動的檔案不妨記載在一次性寫入的只讀光盤里，保證不可能會修改，為了保障計算機(jī)系統(tǒng)中數(shù)值的安全系統(tǒng)，應(yīng)按期備份數(shù)值，重要數(shù)值應(yīng)具備不低于兩個的備份并分開保存。另外，有必要采用注定的防病毒設(shè)施，應(yīng)從創(chuàng)建計算機(jī)安全使用制度等方面來預(yù)防，不可以運(yùn)用外來磁盤，cD等，使用時務(wù)必嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢查，確定沒有病毒后才可以運(yùn)用。

3.修復(fù)技術(shù)。不管是紙質(zhì)檔案或電子檔案在保存時都要重視保存方式和技巧，除去不一樣載體檔案的不一樣保護(hù)措施以外，修復(fù)技術(shù)也是檔案保護(hù)必不可少的一部分，通過人為的后天修復(fù)增長檔案的使用時間，比如，去污技術(shù)用于在運(yùn)用期間被混淆的檔案中以還原原來外表;紙張泛黃，脆，脫色，擴(kuò)散，滲透，含糊的檔案，用少許化學(xué)方法加固：把本來就損壞檔案進(jìn)行修復(fù)和托裱來回復(fù)原樣;對膠片檔案和磁性檔案進(jìn)行除塵，清洗，還原脫色圖像等都是保護(hù)檔案的技術(shù)方式，這會使檔案更好地為社會服務(wù)，為人民服務(wù)。

二、檔案管理

（一）提升相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理工作人員認(rèn)知

檔案記錄了本單位的各種活動，本單位相關(guān)的大量經(jīng)濟(jì)，政治和文化訊息，在對本單位回憶歷史和總結(jié)經(jīng)驗方面發(fā)揮著必不可少的作用。同時，檔案管理是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，干好本單位的檔案管理工作也是非常重要，倘若檔案管理人員沒能實時獲得檔案，將造成某些檔案遺失，造成檔案殘缺和缺失，最后會對以后的使用出現(xiàn)困難。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員務(wù)必保持警惕，增強(qiáng)對檔案管理主要性的理解，并有層有次地對本單位的檔案數(shù)值實行管理。

（二）加倍本身的常規(guī)業(yè)務(wù)建設(shè)

管理者需一直注意其行為指引和監(jiān)督的任務(wù)，而不是插手具體工作。通常，應(yīng)當(dāng)勤奮學(xué)習(xí)怎樣增強(qiáng)本人的指引藝術(shù)，比如，不妨在網(wǎng)上搜羅相關(guān)檔案管理的一些信息，或者參與網(wǎng)上的一些專業(yè)論壇或帖子欄，然后和大家一塊探討管理方法和管理藝術(shù)來提升自己管理技能，每年的年終立卷歸檔工作是檔案工作中的平常和根本業(yè)務(wù)工作，做好每年年度立卷工作對穩(wěn)定檔案工作成果發(fā)揮著關(guān)鍵效用，還是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的前提與基本保障，為了提升管理效能，檔案管理指導(dǎo)員可以為新人員組織短期培訓(xùn)，來提高他們的專業(yè)能力，降低由于業(yè)務(wù)技術(shù)不熟釀成的錯誤。

（三）對檔案工作業(yè)務(wù)要熟練

管理人員在提升自身業(yè)務(wù)建設(shè)的同時，他們還必須了解本館的檔案，不僅要提升自己，還不能忽視基本工作的實施，針對工作中出現(xiàn)的問題，有必要根據(jù)國家和省級檔案機(jī)關(guān)公布的各種業(yè)務(wù)規(guī)范性文件和方法實時提出解決方案，制止平常工作的混亂，影響檔案管理的正常運(yùn)行。對待不一樣的解析造成的問題，比如：有些檔案工作者在理解文書中“一事一卷”方法中的“一事”時可能不正確，甚至出現(xiàn)“一文一卷”，對于這樣的情況，管理人員務(wù)必趕快利用立卷檢查和檔案質(zhì)量檢查等各方面機(jī)會，做出詳細(xì)合理的解說，更正員工的錯誤做法。

（四）建立完整網(wǎng)絡(luò)檔案管理

檔案工作有很多特征，如點多，面積大，線條長，現(xiàn)在許多檔案室出現(xiàn)人力欠缺和資金缺少問題，網(wǎng)絡(luò)檔案管理的成立能在很大程度上緩解這一矛盾。所謂的檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)是創(chuàng)立由檔案管理部門為龍頭的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過檔案指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，有利于檔案工作的順利進(jìn)展，還可以共享兄弟檔案的信息，為后期借鑒經(jīng)驗，減少彎路，提高工作效率提供了更多便利，在創(chuàng)建電子檔案管理時，需要選取擁有優(yōu)良網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，還要成立專門的指導(dǎo)和管理部門，保證可以確切地實行這項高技術(shù)和繁瑣的工作。

結(jié)語：檔案館作為檔案事業(yè)的主體，是長久儲存檔案的基地，也是為社會服務(wù)供給檔案信息的核心，檔案管理職員必須遵守職業(yè)道德，堅決學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識，重視各種技術(shù)訓(xùn)練，加強(qiáng)人員管理，提升檔案人員素養(yǎng)，重視利用者的使用培養(yǎng)和宣傳檔案保護(hù)認(rèn)識，為國家的前進(jìn)發(fā)展發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。