田子賀

檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)、又有機(jī)密性的一項(xiàng)工作，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在科學(xué)技術(shù)日異發(fā)展的今天，對(duì)我們檔案事業(yè)的影響也非常大。目前畜牧業(yè)科技檔案規(guī)范化管理是為政府決策提供支持的基礎(chǔ)，也是廣大畜牧科技工作者進(jìn)行科學(xué)研究的真實(shí)記錄，是畜牧業(yè)發(fā)展必不可少的一項(xiàng)重要工作。檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，管理和利用好這些寶貴的資料，畜牧業(yè)推陳出新，以滿(mǎn)足社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新要求。本文作者歸納了現(xiàn)代畜牧業(yè)中檔案管理的內(nèi)容、現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)建議。

隨著傳統(tǒng)畜牧業(yè)向現(xiàn)代畜牧業(yè)發(fā)展，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代畜牧業(yè)中的重要性日益突顯。

一、畜牧業(yè)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

1、環(huán)境質(zhì)量差，導(dǎo)致檔案容易損壞

曾經(jīng)檔案管理出現(xiàn)諸多陋習(xí)，檔案管理得不到重視，而推行現(xiàn)代化的畜牧產(chǎn)業(yè)檔案管理，建立綜合檔案管理室是基本。畜牧業(yè)等傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)環(huán)境，經(jīng)常出現(xiàn)潮濕、蟲(chóng)害等問(wèn)題，而這些問(wèn)題將會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作。

2、管理人員素質(zhì)低，缺乏重視

在現(xiàn)實(shí)中，傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的基層員工通常綜合意識(shí)比較低，對(duì)檔案管理缺乏必要的重視程度和認(rèn)知，難以對(duì)檔案進(jìn)行有效保護(hù)。

3、中小企業(yè)追求經(jīng)濟(jì)效益而忽視檔案管理投入

小型民營(yíng)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，一定程度上會(huì)盲目地追求經(jīng)濟(jì)效益，而進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理工作，會(huì)提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)，因此部分企業(yè)在檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)嚴(yán)重的缺失。

二、現(xiàn)代畜牧產(chǎn)業(yè)檔案管理的對(duì)策

1、建立完善的檔案管理系統(tǒng)，打造綜合檔案管理室

建立完善的檔案科室，有利于保護(hù)檔案管理免受破壞，同時(shí)需要在檔案管理科室安排管理人員，定期對(duì)檔案進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)。此外，完善的檔案管理系統(tǒng)，還要求企業(yè)需要對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，并且對(duì)不同的檔案進(jìn)行有針對(duì)性的保管儲(chǔ)存。例如對(duì)私密的檔案，應(yīng)該加強(qiáng)保密工作，建立獨(dú)立的科室，防止私密檔案被隨意翻閱和公開(kāi)。對(duì)具有一定期限的檔案，經(jīng)過(guò)核實(shí)批準(zhǔn)后，需要及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，以便騰空檔案管理室，防止出現(xiàn)檔案管理臃腫化等問(wèn)題。

2、培養(yǎng)全體員工檔案管理意識(shí)

檔案管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，畜牧業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理，必須要自下而上地增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，才能夠有效提升檔案管理水平。現(xiàn)代化的檔案管理，應(yīng)該是全員參與的。檔案不單是指重要的合同和文件，還有一些普通的單據(jù)票據(jù)，也需要進(jìn)行系統(tǒng)的歸納和整理，而普通單據(jù)的歸納整理，通常情況下需要畜牧產(chǎn)業(yè)基層員工的配合。所有的單據(jù)票據(jù)，需要對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人員進(jìn)行具體化的歸檔，以便后期翻閱核對(duì)的時(shí)候，可以清楚了解所有的具體信息。

3、加強(qiáng)畜牧產(chǎn)業(yè)檔案管理的制度化建設(shè)

新時(shí)代的管理形式，需要用制度的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，檔案管理也必須要“從人治走向法治”。針對(duì)畜牧產(chǎn)業(yè)的特殊性，制定合適具體的檔案管理制度，而且制度需要可操作性，方便所有員工施行。同時(shí)，建立檔案管理監(jiān)督部門(mén)，根據(jù)檔案管理制度對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督監(jiān)管，并制定獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施，以提升全體相關(guān)人員的檔案管理積極性和組嚇性，以此來(lái)加強(qiáng)檔案管理工作。

4、進(jìn)行科技化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方式，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展

現(xiàn)代化的重要標(biāo)志和科技網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，現(xiàn)時(shí)管理工作離不開(kāi)電腦和互聯(lián)網(wǎng)，因此檔案管理工作也需要與網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合。紙質(zhì)的檔案文件固然是最重要的檔案部分，但是紙質(zhì)具有脆弱性，容易受潮、引發(fā)火災(zāi)、蟲(chóng)蛀和氧化等，重要的文件因此容易出現(xiàn)確實(shí)。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化則能有效對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行備份存檔，防止檔案的確實(shí)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的儲(chǔ)存量大，在檔案紙質(zhì)文件進(jìn)行銷(xiāo)毀后，依然可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行備份保存，從而延長(zhǎng)了檔案的保存壽命。計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理，還有查閱方便的優(yōu)勢(shì)，縮短尋找檔案的時(shí)間，能夠提升工作人員的工作效率。

5、制定嚴(yán)格的檔案移交手續(xù)

檔案進(jìn)行有效管理的目的，在于方便日后可以反查具體的信息，這無(wú)可避免出現(xiàn)檔案移交問(wèn)題。檔案的翻查和移交，需要制定嚴(yán)格的手續(xù)，包括需要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的簽名批準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)移交的時(shí)間、人物、地點(diǎn)和移交檔案的內(nèi)容登記。在非必要情況下，移交的檔案可以以副本的形式或電子版的形式進(jìn)行，而接受檔案人員同時(shí)需要承擔(dān)保管檔案的責(zé)任。檔案移交手續(xù)登記本身就是重要的檔案，因此在現(xiàn)代畜牧業(yè)檔案管理過(guò)程中，需要進(jìn)行額外的保管和重視。

6、加強(qiáng)檔案管理的教育培訓(xùn)

現(xiàn)代化日新月異，畜牧業(yè)檔案管理的技術(shù)和技巧也不斷變化更新，所以檔案管理人員必須定期接受教育培訓(xùn)，提升自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平，強(qiáng)化檔案管理素質(zhì)。檔案管理的人員的管理素質(zhì)將會(huì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，特別對(duì)于具有特殊性的畜牧業(yè)，因此畜牧企業(yè)定期也要強(qiáng)制檔案管理人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，以降低檔案文件損毀的風(fēng)險(xiǎn)。

7、政府引導(dǎo)民營(yíng)、小型畜牧企業(yè)的檔案工作

政府需要對(duì)中小型民營(yíng)企業(yè)加強(qiáng)引導(dǎo)，并且對(duì)傳統(tǒng)畜牧業(yè)的現(xiàn)代發(fā)展提供一定程度的補(bǔ)助，讓中小型畜牧民營(yíng)企業(yè)可以投身于現(xiàn)代化的發(fā)展，加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，從而促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展?，F(xiàn)代畜牧業(yè)檔案管理的新要求，主要集中體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)化、制度化、全面化和普及化這四個(gè)特點(diǎn)。面對(duì)新的發(fā)展模式，中小型企業(yè)很多時(shí)候無(wú)所適從，因此政府進(jìn)行集中式免費(fèi)培訓(xùn)，可以有效幫助傳統(tǒng)畜牧業(yè)向現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

（作者單位：134600吉林省臨江市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局鬧枝鎮(zhèn)畜牧獸醫(yī)站）