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        淺談事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決對策

        2019-08-15 02:33:25關松
        讀天下 2019年24期
        關鍵詞:管理問題人事檔案建議

        摘要:人事檔案是人才信息的重要載體,也是人才的主要信息來源,更是知人善任、選賢舉能的重要工具。而管好用好人事檔案,對人力資源開發(fā)起著重要的作用,本文就人事檔案管理中存在的問題及建議,談些淺見。

        關鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;管理問題;建議

        事業(yè)單位中的人事檔案是其整體檔案管理中的重要組成內容,人事檔案在人事管理工作中也占據著關鍵的位置,現階段,事業(yè)單位的人事制度發(fā)生了很大的改變與創(chuàng)新,人事檔案在其中發(fā)揮的作用也更加重要,事業(yè)單位相關人員應該認識到人事檔案管理的重要性,對其中存在的不足盡快地找出解決對策,讓人事檔案管理工作更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務。

        一、 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

        (一) 人事檔案能夠在人事管理工作中發(fā)揮基礎性的作用

        可以對單位內人才的聘任等工作提供幫助,在人事管理中既需要通過職員的實際工作情況去進行評判,也需要通過其個人的人事檔案對其過去的工作經歷進行掌握,做到綜合分析,這樣才能實現單位內的知人善用。

        (二) 在事業(yè)單位的一些重要決策制定過程中人事檔案也能發(fā)揮重要的作用

        通常事業(yè)單位中存在績效考核、員工考核等多方面的考核內容,這些工作與職工的利益有著直接的關系。職工的業(yè)績、工作成效等內容都會記錄在人事檔案之中,事業(yè)單位通過調閱人事檔案就能對職工做出更加客觀的評價,可以增強決策的科學性。人事檔案對職工不同時期的情況能夠進行準確、全面的記錄,所以,事業(yè)單位在進行相關政策以及信息更改等過程中,人事檔案仍然屬于重要的憑證,尤其在單位內進行干部提拔時,通過人事檔案可以清晰地了解到干部的內在及外在各項條件,從而獲得較全面的真實信息參考。

        (三) 事業(yè)單位可以通過人事檔案了解職工的成長歷程

        充分發(fā)掘職工具備的優(yōu)點,這對于人才的培養(yǎng)與分配是非常有利的,也能更好地實現人才價值的利用。事業(yè)單位人事檔案管理還有利于人力資源的優(yōu)化,通過人事檔案可以做到人力資源信息的共享,使得相關人事調配工作做到科學的預測與調整,使得人才能夠在地區(qū)之間進行合理的流動,從事使得人力資源實現最優(yōu)的配置。

        二、 人事檔案管理工作中存在的問題

        (一) 缺乏規(guī)范性

        當前許多企事業(yè)單位中人事檔案管理硬件設施還未得到落實,甚至有部分單位并未設置專門的人事檔案管理部門。而有些單位雖有設置人事檔案部門,但由于空間較小且環(huán)境較為惡劣,加上相關防護設施欠缺,致使大量檔案材料出現霉變現象,對人事檔案的完整性造成嚴重的影響。另外,由于相關設施的欠缺,造成人事檔案無法進行合理的分類,這對人事檔案的保管以及查閱都造成一定的影響。最后,在人事檔案制作材料的選取方面,部分企事業(yè)單位未能按照標準材料進行制作,為人事檔案材料的整理以及裝訂帶來了許多的麻煩。

        (二) 管理水平偏弱

        隨著我國電子信息技術的不斷進步,各事業(yè)單位人事檔案也逐漸實現信息化管理。但在實際工作過程中,人事檔案管理的信息化水平普遍較低,主要體現在兩方面:第一,檔案管理人員的計算機水平較弱,對先進的檔案管理系統(tǒng)缺乏必要的了解,因而造成人事檔案管理工作無法順利地開展;第二,多數單位人事檔案管理工作過程中,現代化信息技術手段未能得到充分的運用,計算機功能無法得到有力的發(fā)揮。

        (三) 人員素質偏低

        人事檔案管理措施落后,缺乏健全的檔案管理制度是當前各事業(yè)單位人事管理當中普遍存在的缺陷,但這與檔案管理人員的素質差異有著一定的聯系。大部分事業(yè)單位中檔案管理人員并未接受過專業(yè)的培訓,在檔案管理工作過程中難以保證各項工作的準確性。除此之外,當其他人員需要對檔案進行提取時,管理人員無法充分意識到人事檔案的重要性,直接讓其他人員自行進行提取,導致出現檔案的密封性遭受到破壞、檔案未能在規(guī)定時間內得到歸還、檔案被涂改等現象,這對各單位人事檔案的真實性以及可靠性造成了嚴重的影響。

        三、 完善事業(yè)單位人事檔案管理的對策

        (一) 貫徹落實管理責任制

        事業(yè)單位人事檔案管理工作的完善,首先需要制定健全的檔案管理制度,全面貫徹落實管理責任制,并且對人事檔案的接收、查閱以及調動等做好詳細的記錄。具體措施有以下幾點:首先,在其他人員需對人事檔案進行借閱時,應由相關人員持單位證明至檔案管理部門進行申請,由檔案管理部門領導批準后方能進行借閱。其次,相關部門之間做好溝通與協調工作,除特殊情況之外,任何部門需對人事檔案進行借調時,必須由相關人員親自前往檔案管理部門,并且不能由檔案本人進行借調,也不能將人事檔案材料進行復印或備份等情況。最后,在人事檔案進行轉入或者轉出時,必須將其進行密封,并且蓋定密封章。

        (二) 加強建設信息化管理

        隨著社會的不斷發(fā)展,人事檔案信息的數量逐漸增多,對檔案信息管理的需求日益增高,為此,事業(yè)單位須盡快建立電子檔案管理系統(tǒng)。首先,應全面采用計算機技術對人事檔案進行管理,通過現代化信息技術以及相關設施,將人事檔案材料錄入電子系統(tǒng),通過計算機技術將圖像材料轉化為數據材料,實現紙質與數據并存的檔案形式。另外,為實現檔案管理的創(chuàng)新,管理人員還應對計算機技術進行充分的利用,將不在保密范圍內的檔案信息進行資源共享,為社會提供更加優(yōu)質的人才信息,如此一來,既能為檔案管理工作提供有效的便利,還能合理提升檔案管理的工作質量以及人事檔案的利用率。

        (三) 強化管理隊伍

        為實現人事管理隊伍的強化,首先,單位應定期對檔案管理人員開展專業(yè)的培訓,使其能夠深刻地認識到檔案管理工作的重要性,并且能夠熟練掌握檔案管理的各項工作。其次,將檔案管理的專職人員與兼職人員進行合理的配置,將相關福利待遇等進行落實。建立高素質、高質量的檔案管理隊伍,能夠有效保證人事檔案的真實性以及完整性,也為人事檔案的實用性提供有效的保障。

        參考文獻:

        [1]王瑩.淺談事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及解決對策[J].環(huán)球市場信息導報,2013.

        [2]孟欣.淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點問題的解決[J].黑龍江史志,2015(13):80.

        [3]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理,2015(8):139-140.

        作者簡介:

        關松,山東省濱州市,濱州市工商業(yè)聯合會。

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