傅艷華

[摘 要]近年來(lái)，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)社會(huì)生產(chǎn)的各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，我國(guó)已經(jīng)正式邁入了信息時(shí)代。在信息時(shí)代，信息數(shù)據(jù)收集和分析對(duì)行業(yè)發(fā)展十分重要，因此，將信息技術(shù)用于數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦斜夭豢缮俚膬?nèi)容。目前，我國(guó)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用已經(jīng)對(duì)我國(guó)很多行業(yè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響，其中，檔案管理工作受到了很大影響，電子檔案已經(jīng)逐漸取代了原始紙質(zhì)檔案。基于此，本文就信息時(shí)代電子檔案管理工作進(jìn)行探究，期望促進(jìn)電子檔案管理工作有效開(kāi)展。

[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代;電子檔案;管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.075

[中圖分類(lèi)號(hào)]G270.7;F426.61[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

目前，我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展已經(jīng)給人們的生活和工作帶來(lái)了巨大沖擊，尤其是隨著信息時(shí)代來(lái)臨，信息數(shù)據(jù)收集和分析已經(jīng)越來(lái)越重要。在這種情況下，數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用模式已經(jīng)逐漸被摒棄，在檔案管理工作中，電子檔案逐漸取代了原本的紙質(zhì)檔案，給檔案應(yīng)用和管理提供了極大便利。檔案作為企事業(yè)發(fā)展的重要資料，其管理和應(yīng)用會(huì)直接影響企業(yè)發(fā)展，尤其是電子檔案本身的優(yōu)勢(shì)性，使企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，愈發(fā)傾向于電子檔案管理工作，因此，相關(guān)部門(mén)必須對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步研究。

1? ? ?信息時(shí)代開(kāi)展電子檔案管理的必要性

1.1? ?符合時(shí)代發(fā)展的需要

自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度就越來(lái)越快，在人們生活和工作中的應(yīng)用愈發(fā)普遍，信息化已經(jīng)成為我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，在這種情況下，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)就必須遵循時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作信息化，利用電子檔案適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求，提高檔案管理工作的效率和水平，同時(shí)提高信息數(shù)據(jù)的收集效率和利用水平，使檔案管理工作能夠更好地滿(mǎn)足信息時(shí)代的發(fā)展需要，提高檔案的服務(wù)水平，給人們的工作帶來(lái)更大的便利。

1.2? ?檔案管理的重要性

檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工作，主要收集和記錄檔案信息，并進(jìn)行分析，然后應(yīng)用于企業(yè)決策發(fā)展和管理工作中，已經(jīng)成為企事業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。正因如此，在信息時(shí)代，技術(shù)在各行各業(yè)中都得到了應(yīng)用，需要將其與檔案管理工作相結(jié)合，利用信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行綜合改革，提高檔案管理工作的信息化水平，促進(jìn)檔案管理工作在新時(shí)期的創(chuàng)新發(fā)展。

1.3? ?電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

在我國(guó)的檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，在管理和應(yīng)用過(guò)程中具有極大優(yōu)勢(shì)。首先，電子檔案在管理工作中，管理人員能夠利用信息技術(shù)收集和整理檔案信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，該過(guò)程能夠有效提高檔案管理的效率和水平，降低工作人員的工作壓力;其次，在檔案管理工作過(guò)程中，如果檔案信息發(fā)生了變動(dòng)，電子檔案管理工作能夠隨時(shí)調(diào)整和添加信息，從而有效保證檔案的完整性;最后，電子檔案管理工作能夠提高檔案使用的便利性，促進(jìn)檔案信息的傳播和利用，同時(shí)還可以防止檔案在使用中出現(xiàn)損壞和遺失問(wèn)題。

2? ? ?信息時(shí)代電子檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1? ?電子檔案管理體系不完善

我的電子檔案管理工作是一項(xiàng)比較專(zhuān)業(yè)的工作，該工作對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用水平和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的要求比較高，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)展檔案管理，在工作過(guò)程中很容易受到外部因素干擾，因此，具有一個(gè)完善的電子檔案管理體系必不可少。但是，在實(shí)際管理工作中，很多企業(yè)并沒(méi)有建立完善的電子檔案管理體系，對(duì)電子檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和電子檔案的管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不全面，沒(méi)有樹(shù)立起正確的管理理念和管理態(tài)度，在工作過(guò)程中，仍然按照傳統(tǒng)的管理方法開(kāi)展電子檔案管理，嚴(yán)重影響檔案管理的效率。此外，電子檔案管理體系不完善，使很多檔案管理人員在工作過(guò)程中缺乏必要的約束力，難以規(guī)范員工行為，很容易導(dǎo)致電子檔案管理工作出現(xiàn)失誤，降低管理水平。

2.2? ?電子檔案真實(shí)性有待提高

在檔案管理工作中，檔案信息的真實(shí)性對(duì)于檔案管理工作十分重要，會(huì)直接影響檔案管理工作開(kāi)展和檔案使用，一旦檔案出現(xiàn)了虛假信息，就會(huì)給企業(yè)管理和發(fā)展帶來(lái)不利影響。目前，在我國(guó)電子檔案管理工作中，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案在使用過(guò)程中，人們無(wú)法對(duì)進(jìn)行隨意損壞，還能隨時(shí)進(jìn)行備份，在一定程度上提高了檔案真實(shí)性;在電子檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠隨時(shí)增加和調(diào)整檔案信息，一旦工作人員在工作中出現(xiàn)了失誤，或檔案信息原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)變動(dòng)，就會(huì)影響檔案的真實(shí)性。

2.3? ?電子檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

在電子檔案管理工作中，檔案管理人員必須要具備足夠的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)行收集、整理和分析檔案信息，還要熟練操作電子檔案管理系統(tǒng)。但是，我國(guó)很多企業(yè)的電子檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，甚至很多企業(yè)會(huì)選擇即將退休的工作人員進(jìn)行檔案管理工作，這些工作人員不具備電子檔案管理的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能水平，導(dǎo)致電子檔案管理工作質(zhì)量低下。

2.4? ?信息技術(shù)應(yīng)用水平低

在信息時(shí)代，電子檔案是檔案管理工作的必要方式，電子檔案在管理過(guò)程中，應(yīng)用信息技術(shù)十分必要，因?yàn)殡娮訖n案的內(nèi)容都是大量數(shù)字化檔案信息，所以必須要利用信息技術(shù)進(jìn)行輔助管理。但是，在我國(guó)電子檔案管理工作中，信息技術(shù)應(yīng)用并不到位，很多工作人員沒(méi)有掌握相關(guān)信息管理技術(shù)和系統(tǒng)操作能力，硬件設(shè)備十分落后，無(wú)法滿(mǎn)足電子檔案管理的需要，這嚴(yán)重影響了電子檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3? ? ?信息時(shí)代背景下電子檔案管理的有效措施

3.1? ?完善電子檔案管理體系

在信息時(shí)代，企業(yè)想要加強(qiáng)電子檔案管理工作，就必須先完善電子檔案管理體系，完善電子檔案管理體系是企業(yè)有序開(kāi)展電子檔案管理工作的重要保障。因此，企業(yè)必須要重視電子檔案管理工作，對(duì)管理人員進(jìn)行電子檔案管理方面的教育和培訓(xùn)，使其了解電子檔案管理工作的重要性，樹(shù)立起正確的管理理念，強(qiáng)化管理意識(shí)，從而促進(jìn)電子檔案管理工作有效開(kāi)展。一個(gè)完善的電子檔案管理工作流程中，完善的管理制度是必不可少的，因此，企業(yè)必須要建立完善的電子檔案管理制度，有效規(guī)范電子檔案管理工作的流程以及管理人員的操作行為，使企業(yè)有序開(kāi)展電子檔案管理工作。此外，企業(yè)還需要建立與其相配套的獎(jiǎng)懲制度，使工作人員在工作過(guò)程中重視檔案管理質(zhì)量，規(guī)范自身行為，防止檔案管理工作出現(xiàn)失誤，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2? ?提高電子檔案的真實(shí)性

在電子檔案管理工作中，提高電子檔案的真實(shí)性也是管理工作的重要內(nèi)容，是保證電子檔案發(fā)揮作用和提升服務(wù)水平的重要途徑，因此，企業(yè)在開(kāi)展電子檔案管理工作時(shí)，必須要加強(qiáng)檔案真實(shí)性管理。在收集檔案信息數(shù)據(jù)前，必須要利用信息技術(shù)擴(kuò)大信息數(shù)據(jù)來(lái)源，并認(rèn)真甄別信息，提高信息的真實(shí)性;此外，在管理工作的過(guò)程中，工作人員必須要嚴(yán)格遵循電子檔案管理的相關(guān)流程和操作規(guī)范要求，加強(qiáng)對(duì)檔案的細(xì)節(jié)管理，規(guī)范檔案信息格式，提高檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性。

3.3? ?加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的培養(yǎng)

專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員是開(kāi)展電子檔案管理工作的必然要求，因此，企業(yè)在進(jìn)行電子檔案管理工作時(shí)，必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平和技能操作水平，尤其要增強(qiáng)管理人員的電子檔案管理系統(tǒng)操作能力。企業(yè)想要提高電子檔案管理人員的素質(zhì)，可以在招聘階段錄取一些網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，或者對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，提高他們的信息技術(shù)操作水平。

3.4? ?加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

在信息時(shí)代，企事業(yè)單位想要開(kāi)展電子檔案管理工作，就必須要應(yīng)用信息技術(shù)，尤其是在建立電子檔案時(shí)，需要收集和整理大量的信息資料。同時(shí)，企業(yè)要加強(qiáng)信息技術(shù)在電子檔案中的應(yīng)用，加強(qiáng)信息技術(shù)和系統(tǒng)的有效應(yīng)用，將這些先進(jìn)信息技術(shù)利用在電子檔案管理中，以此提高工作人員的工作積極性。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

目前，受到信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，我國(guó)已經(jīng)邁入了信息時(shí)代。在信息時(shí)代，人們的生活和工作充斥著各種各樣的信息，收集、整理和應(yīng)用這些信息就是人們?nèi)粘９ぷ鞯闹匾獌?nèi)容，特別是對(duì)企業(yè)檔案管理工作而言，檔案信息收集和整理至關(guān)重要。但是在信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案管理工作中的普及，傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸被摒棄，電子檔案逐漸得到了應(yīng)用。因此，企業(yè)必須要完善檔案管理體系，提高電子檔案的真實(shí)性，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，使企業(yè)檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展要求。

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