胡暢 李元沉 楊悅 張曉

[摘 要]本文研究了項目管理在計量技術(shù)機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上提出了建立合適計量技術(shù)機(jī)構(gòu)特點的項目管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)項目管理、資源管理、工時管理、過程管理以及協(xié)調(diào)溝通，從根本上確保了機(jī)構(gòu)高效運轉(zhuǎn)，希望能夠為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]計量技術(shù)機(jī)構(gòu);項目管理;管理系統(tǒng)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.072

[中圖分類號]TH789[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

“事事皆項目、無處不項目”，項目管理貫穿于計量技術(shù)機(jī)構(gòu)日程管理的每個過程，無論是檢測過程、質(zhì)量活動、機(jī)構(gòu)考核，還是日常管理無處不透露著項目管理的思想。建立信息管理系統(tǒng)的核心宗旨是提高效率、減少推諉、降低風(fēng)險、有條不紊地開展工作，這一切均需要依托項目管理來實現(xiàn)。從某方面來說，整個計量技術(shù)機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)就是一個大的項目管理系統(tǒng)。

1? ? ?項目管理綜述

項目管理就是把知識、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項目各項工作中，實現(xiàn)或超過項目干系人對項目的要求和期望。項目管理包含范圍、時間、成本3個要素。在一個特定的環(huán)境中，任何一個要素都不是孤立的。戰(zhàn)略計劃加項目管理等于當(dāng)代企業(yè)的競爭力。由于計量行業(yè)的特殊性，使用市場上現(xiàn)有的項目軟件往往難以獲得令人滿意的效果。因此，需借助項目管理思想，設(shè)計符合計量技術(shù)機(jī)構(gòu)實際的項目管理系統(tǒng)。在設(shè)計過程中，可先對基礎(chǔ)信息進(jìn)行設(shè)定，包括利用可定義工作流對項目或任務(wù)進(jìn)行自由設(shè)定，再設(shè)計貫穿計量工作生命周期各個階段的項目活動，包括項目啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。

2? ? ?項目管理在計量技術(shù)機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用

項目管理在計量技術(shù)機(jī)構(gòu)中可應(yīng)用于質(zhì)量管理、技術(shù)管理、科研管理、設(shè)備管理、辦公OA、計量標(biāo)準(zhǔn)管理、資質(zhì)授權(quán)管理、方法標(biāo)準(zhǔn)管理、業(yè)務(wù)進(jìn)度管理、財務(wù)收費管理和績效考核管理等諸多方面，其活動均遵循項目管理的基本原則。資源信息可來自計量技術(shù)其他管理系統(tǒng)中的人力資源、辦公OA、固定資產(chǎn)、車輛管理等信息化模塊中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3? ? ?系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

3.1? ?任務(wù)重要程度設(shè)置

任務(wù)重要程度設(shè)置是指系統(tǒng)或任務(wù)下達(dá)者依據(jù)任務(wù)重要程度而做出的系統(tǒng)設(shè)定，主要用于對日常管理中任務(wù)的顯示順序進(jìn)行排序。計量技術(shù)機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)任務(wù)的重要程度可分為三級，即非常重要、重要、一般。對非常重要和重要任務(wù)一旦發(fā)生拖延或失敗，系統(tǒng)將向項目下達(dá)者和參與者提交項目拖延報告。

3.2? ?風(fēng)險等級設(shè)置和任務(wù)狀態(tài)

風(fēng)險等級可分為高、中、低三級，設(shè)計時，可用紅色、黃色、綠色依次表示風(fēng)險等級。任務(wù)狀態(tài)可分為計劃中、啟動中、執(zhí)行中、已完成4種。

3.3? ?進(jìn)度設(shè)置

任務(wù)進(jìn)度由百分比表示，根據(jù)工期系統(tǒng)自動計算每日應(yīng)完成的任務(wù)進(jìn)度情況和任務(wù)承擔(dān)人每日填寫實際完成的百分比，自動判斷任務(wù)進(jìn)度是否正常，并用前置狀態(tài)標(biāo)識進(jìn)行提醒。紅色表示嚴(yán)重延誤，橙色表示稍微延誤，黃色表示正常，綠色表示提前。

3.4? ?優(yōu)先級設(shè)置

任何一個任務(wù)都是有時間要求的，為了按時完成任務(wù)，任務(wù)下達(dá)者對任務(wù)在時間上進(jìn)行約束，如設(shè)定任務(wù)的開始時間和結(jié)束時間，根據(jù)任務(wù)的重要和緊急程度在任務(wù)下達(dá)時設(shè)定緊急程度。一般緊急程度分為四類，具體要求見表1。

對表1中前兩種類型，即限時完成任務(wù)和限期完成任務(wù)，任務(wù)的完成時間和已分配資源都不允許改變。對可調(diào)整任務(wù)和可延期任務(wù)有一定的自由度，可在時間、人員上做出調(diào)整。

3.5? ?工時資源設(shè)置

在該模塊中，可設(shè)置機(jī)構(gòu)每個人員的工作時間、成本，并以日歷視圖形式展現(xiàn)出資源任務(wù)飽和情況，便于任務(wù)下達(dá)人員合理分配資源。工作時間的設(shè)定默認(rèn)為機(jī)構(gòu)工作時間，任務(wù)下達(dá)人員也可以要求人員進(jìn)行加班，加班申請須授權(quán)人員的批準(zhǔn)。

3.6? ?任務(wù)來源設(shè)置

計量技術(shù)機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)的任務(wù)來源主要來源于以下幾個方面：周期性任務(wù)、到期提醒任務(wù)、通告消息、機(jī)構(gòu)統(tǒng)一下達(dá)任務(wù)、檢測部門自行下達(dá)任務(wù)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)任務(wù)、個人任務(wù)、任務(wù)跟蹤反饋和任務(wù)點評。

設(shè)置任務(wù)來源的目的主要是為日程管理的日歷視圖提供數(shù)據(jù)來源，此模塊的主要任務(wù)是對任務(wù)來源進(jìn)行細(xì)分，如重要程度、自由度、期望工期、重復(fù)發(fā)生方式、重復(fù)發(fā)生時間范圍、工作流程和調(diào)用的業(yè)務(wù)管理模塊。需要強(qiáng)調(diào)的是，有的任務(wù)已經(jīng)在其他模塊中設(shè)定了工作流程，例如檢定或校準(zhǔn)計劃，此時不必再定義工作流。流程使用人員只需按照已固定的步驟進(jìn)行辦理和轉(zhuǎn)交，但系統(tǒng)應(yīng)提供“流程說明及步驟列表”。對無模塊可調(diào)用的任務(wù)，應(yīng)采用自定義工作流的方式。管理員設(shè)定流程的基本屬性和管理權(quán)限，并不負(fù)責(zé)流程步驟的設(shè)定。流程步驟可以由開始辦理流程的人預(yù)設(shè)，具體設(shè)置是在流程建立并辦理后，轉(zhuǎn)交下一步時，點擊“增加下一預(yù)設(shè)步驟”，就可以設(shè)置后續(xù)步驟的流程經(jīng)辦人和主辦人，被預(yù)設(shè)的步驟主辦人無法更改該流程下一步驟的經(jīng)辦人。

3.7? ?任務(wù)分級管理

創(chuàng)建大綱結(jié)構(gòu)，將任務(wù)分為了摘要任務(wù)和子任務(wù)。摘要任務(wù)是由子任務(wù)組成并對這些子任務(wù)進(jìn)行匯總的任務(wù)，通過對項目分級建立大綱結(jié)構(gòu)可以方便地管理和閱讀項目信息。

3.8? ?任務(wù)鏈接管理

確定了任務(wù)之間的層次關(guān)系之后，還需要確定任務(wù)之間的時間關(guān)系。例如，兩個任務(wù)是同時開始，或某個任務(wù)完成后，另一個任務(wù)再開始或是一個任務(wù)完成后另一個任務(wù)再完成等。

4? ? ?系統(tǒng)基本功能

4.1? ?項目管理

4.1.1? ?任務(wù)下達(dá)

任務(wù)下達(dá)者編制項目計劃，包括選擇任務(wù)來源、設(shè)置重要程度、設(shè)置優(yōu)先級別、任務(wù)分級、期限設(shè)定、分配資源（即確定任務(wù)承擔(dān)人和其他資源）、資料下達(dá)、工作指令、工時估計、建立任務(wù)鏈接、確定里程碑和反饋頻率，其中前三項均選取上一節(jié)設(shè)置好的參數(shù)。在分配資源時，系統(tǒng)應(yīng)提醒該資源的凈可用情況。資料下達(dá)是任務(wù)下達(dá)者隨任務(wù)同時下達(dá)的文件資料，其中可以從庫中選取，也可以自行上傳。工作指令是指為防止任務(wù)下達(dá)者和執(zhí)行者在任務(wù)理解上有所偏差，而由下達(dá)者說明、執(zhí)行者反饋的雙方理解描述。

4.1.2? ?任務(wù)反饋

任務(wù)承擔(dān)者對任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)，包括對任務(wù)的理解、完成時限的確認(rèn)、對其他資源的確認(rèn)、任務(wù)的進(jìn)一步細(xì)分和對應(yīng)的時間安排。

4.1.3? ?任務(wù)確認(rèn)

任務(wù)下達(dá)者對任務(wù)進(jìn)行確認(rèn)。

4.1.4? ?任務(wù)監(jiān)督

在任務(wù)下達(dá)后，任務(wù)執(zhí)行人將按要求定期向任務(wù)下達(dá)者匯報任務(wù)進(jìn)度情況（即任務(wù)完成百分比）。執(zhí)行中遇到的問題，系統(tǒng)自動將實際與計劃進(jìn)行比較，通過紅綠燈直觀呈現(xiàn)給管理人員明確哪些任務(wù)進(jìn)度延誤，讓管理人員及時采取行動，例如安排加班或者變更項目計劃。

4.1.5? ?進(jìn)度反饋

根據(jù)任務(wù)下達(dá)時設(shè)定的反饋頻率，系統(tǒng)將自動提醒項目成員及時反饋項目進(jìn)度情況，并對其中拖延的任務(wù)進(jìn)行警告和處理。在設(shè)計中，應(yīng)利用各類視圖和報表將計劃與實際工期的差異直接呈現(xiàn)給項目組成員。

4.2? ?資源管理

系統(tǒng)提供每個項目中對項目成員的預(yù)計工時情況、已用工時情況、完成進(jìn)度情況、各成員工時占項目工時比例情況及資源利用情況，采用調(diào)撥值、計劃值、實際值、可用資源的柱狀比較圖展示進(jìn)度。

4.3? ?工時管理

系統(tǒng)根據(jù)機(jī)構(gòu)成員項目進(jìn)度反饋，可以精確統(tǒng)計出各項目的實際總工時、拖延情況，并通過對工時進(jìn)行分類統(tǒng)計，可以分析人員的時間分配合理性和資源實際利用率，以此做出改進(jìn)。

4.4? ?過程管理

設(shè)計中應(yīng)提供項目模板設(shè)計工具，幫助用戶定義組織內(nèi)各種類型的項目模板，每種類型的項目可以有自己的項目屬性和立項審批流程，例如：質(zhì)量管理、技術(shù)管理、科研管理、設(shè)備管理、培訓(xùn)管理、辦公OA、計量標(biāo)準(zhǔn)管理、資質(zhì)授權(quán)管理、方法標(biāo)準(zhǔn)管理、業(yè)務(wù)進(jìn)度管理、財務(wù)收費管理、客戶資源管理和績效考核管理等。

4.5? ?協(xié)調(diào)溝通

4.5.1? ?資料共享

每個項目均建立文檔庫，文檔庫采用樹形文件夾結(jié)構(gòu)組織和管理文檔，用戶可以根據(jù)需要創(chuàng)建任意層次的文件夾結(jié)構(gòu)。設(shè)計時，應(yīng)支持文檔的版本管理功能，以及文檔的檢入和檢出控制，保證多人處理同一個文檔時文檔的一致性。

4.5.2? ?協(xié)調(diào)溝通

設(shè)計中應(yīng)提供多種溝通機(jī)制，保持用戶之間溝通順暢，包括：用戶可在設(shè)定的范圍內(nèi)發(fā)布公告;系統(tǒng)發(fā)送消息和提醒，消息規(guī)則可按需求設(shè)置;用戶之間可以發(fā)送消息;允許與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的討論，方便查找和追溯。

5? ? ?結(jié) 語

本系統(tǒng)實現(xiàn)了計量技術(shù)機(jī)構(gòu)變?nèi)酥螢榉ㄖ?，變?nèi)斯茼椖繛榱鞒坦茼椖浚瑥母旧隙沤^了項目執(zhí)行過程中責(zé)任不清、缺乏追蹤、反復(fù)拖延等失控現(xiàn)象。

主要參考文獻(xiàn)

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