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        醫(yī)用高值耗材專購包管理模式探索

        2019-08-13 07:18:52陳婕卿賈昱晞山其君
        中國醫(yī)院 2019年7期
        關鍵詞:高值耗材醫(yī)用

        ■ 周 君 周 力 陳婕卿 千 紅 賈昱晞 山其君 行 辰

        醫(yī)用高值耗材管理是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分,其管理水平會直接影響醫(yī)院的醫(yī)療安全和質量[1]。中國醫(yī)學科學院北京協(xié)和醫(yī)院(以下簡稱“北京協(xié)和醫(yī)院”)借助醫(yī)院資源規(guī)劃重塑耗材管理模式,通過HRP系統(tǒng)實現(xiàn)了常規(guī)高值耗材的精細化管理,但是臨床使用中還存在需要進行特殊管理的耗材,比如骨科手術所需的成套相關耗材,其使用需求不穩(wěn)定、專業(yè)性較強,需要根據(jù)每次的手術類型進行成套采購和消耗[2]。為加強對手術成套耗材的管理,北京協(xié)和醫(yī)院創(chuàng)新提出高值耗材專購包管理模式,并進行實踐和探索。

        1 醫(yī)用高值耗材專購包管理模式

        1.1 醫(yī)用高值耗材專購包管理模式范疇

        醫(yī)用高值耗材專購包管理涉及采購到貨、使用出庫、結算管理、付款管理和核算管理等主要流程。此外,當出現(xiàn)專購包的追加采購、采購變更、采購取消、虛擬套餐物資出庫等特殊情況時,醫(yī)院也配有相應的管理方法。

        1.2 醫(yī)用高值耗材專購包管理流程再造

        1.2.1 采購到貨流程。當有手術需要新增高值耗材專購包時,先通過主數(shù)據(jù)維護流程將該高值耗材專購包信息傳遞到HRP系統(tǒng)中;HRP系統(tǒng)內置高值專購包清單,主責醫(yī)師查看手術醫(yī)囑,確認手術所需要的高值耗材專購包信息;信息確認無誤后,HRP系統(tǒng)將自動檢查各高值耗材專購包的預算情況;醫(yī)生在HRP系統(tǒng)中對其相關手術的高值耗材專購包需求進行復核并審批;器材處采購員對系統(tǒng)中生成的需求單進行審核,審批通過后的高值耗材專購包需求單通過HRP系統(tǒng)自動傳送至供應商平臺;供應商根據(jù)需求單將擬發(fā)出的高值耗材專購包的發(fā)貨數(shù)量、批次、有效期等詳細信息錄入供應商平臺,并同步至醫(yī)院HRP系統(tǒng),隨后進行發(fā)貨;庫管員對封好的高值耗材專購包進行掃碼和檢查,并安排送至手術室;主責護士通過HRP系統(tǒng)對專購包進行掃碼驗收。

        1.2.2 使用出庫流程。護士通過掃描高值耗材專購包條碼和患者ID實現(xiàn)關聯(lián),并交由主刀醫(yī)生實際用于患者手術中;根據(jù)手術室實際使用高值耗材量和實際退回供應室的數(shù)量,對耗材消耗量進行確認;根據(jù)專購包清單上的高值耗材實際使用情況,在系統(tǒng)中自動生成采購訂單、入庫、出庫記錄;采購員將高值耗材專購包采購訂單入庫記錄通過HRP系統(tǒng)同步至供應商平臺。一方面,醫(yī)院根據(jù)實際采購訂單,在HRP系統(tǒng)中自動扣減高值耗材專購包預算;另一方面,供應商根據(jù)采購訂單,清點實際退回耗材,確認耗材退回。

        1.2.3 結算管理流程。供應商將實際發(fā)出耗材、退回耗材與供應商平臺中數(shù)據(jù)信息進行核準匹配;醫(yī)院采購員確認對賬結果,確認通過后由供應商開具發(fā)票;醫(yī)院進行匹配、核定結算采購訂單后,移交至財務處完成結算流程。

        1.2.4 付款管理流程。在系統(tǒng)中完整填寫待付款清單,包括付款類型、付款部門、計劃內或計劃外標識、付款金額、付款日期等信息,經審批核定后完成付款流程。

        1.2.5 核算管理流程。業(yè)務人員檢查當月發(fā)生的高值耗材專購包申領業(yè)務是否全部錄入系統(tǒng),并在系統(tǒng)中完成報表匯總和核算。

        1.3 HRP醫(yī)用高值耗材專購包管理模塊構建

        在醫(yī)院HIS和財務系統(tǒng)的基礎上,搭建高值耗材專購包管理模塊。借助信息化工具,建立與業(yè)、財數(shù)據(jù)一體化的管理模式,同時兼顧高值耗材專購包管理流程和功能的特殊性,設計系統(tǒng)的整體構建方案(圖1)。

        2 各環(huán)節(jié)質量控制

        2.1 高值耗材專購包采購與申領

        首先,在高值耗材專購包采購過程中,若手術醫(yī)囑注明所需專購包材料,可根據(jù)手術醫(yī)囑或手術排班形成高值耗材專購包申領單,避免耗材錯領、誤領、多領的情況,同時減少庫存積壓。其次,高值耗材專購包申領單可關聯(lián)患者ID和追蹤耗材使用對象,有利于評價同批次耗材質量和防范醫(yī)療風險。最后,高值耗材專購包申領單可關聯(lián)高值耗材專購包預算,有利于預算管理,避免預算超支。

        2.2 高值耗材專購包使用與計費

        圖1 HRP醫(yī)用高值耗材專購包管理模塊整體構建方案

        在高值耗材專購包使用時,通過關聯(lián)耗材條碼,可追蹤患者所用耗材的批次、生產商、有效期等信息,有利于防范醫(yī)療風險。高值耗材申領單中注明手術患者信息,便于耗材領用與患者關聯(lián),實現(xiàn)高值耗材精細領用,為后續(xù)耗材掃碼計費提供驗證,避免計費錯誤。另外,通過醫(yī)生對未使用耗材的確認進一步對手術實際使用量進行復核,保證手術高值耗材的計費正確率,減少計費錯誤的發(fā)生。

        2.3 高值耗材專購包結算

        在高值耗材專購包的結算過程中,通過HRP系統(tǒng)實現(xiàn)與供應商對賬,確保賬實相符。選擇相應的供應商進行對賬時,系統(tǒng)能夠自動統(tǒng)計出該供應商的采購信息、實物驗收入庫信息、已結算和未結算耗材信息,保證賬實相符,減少手工核對的時間和人工成本。

        2.4 高值耗材專購包付款和核算

        在高值耗材專購包付款和核算的過程中,HRP系統(tǒng)可生成待付款清單模板,實現(xiàn)標準化付款流程,有利于資金追查和資金管理。通過系統(tǒng)自動生成相關憑證,節(jié)省手工作業(yè)成本,既能降低出錯概率,又能提高工作效率。

        3 效果與評價

        高值耗材專購包管理流程實現(xiàn)了閉環(huán)管理,數(shù)據(jù)流轉環(huán)環(huán)相扣,避免了數(shù)據(jù)的重復錄入,顯著降低了勞動成本,同時解決了專購包中途掉包、個別耗材換用導致的成本虛高等問題[3],為科室成本核算提供了準確、可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。高值耗材倉庫啟用了“零庫存”物流管理方法,將醫(yī)院高值耗材的資金占用降為0,提高了醫(yī)院的資金周轉率。高值耗材專購包中的單品高值耗材條碼化管理實現(xiàn)了耗材從發(fā)貨、配送、驗收到結算等全流程可追溯管理,顯著提高了耗材管理效率和風險控制能力。

        4 結語

        北京協(xié)和醫(yī)院在高值耗材專購包線上管理的探索與實踐中,不斷解決因各類管理漏洞和死角造成高值耗材運營成本虛高等問題,利用信息化手段,結合管理模式優(yōu)化,有效降低了高值耗材專購包管理問題發(fā)生率,提高了醫(yī)院管理效率和運營能力。未來,醫(yī)院將不斷創(chuàng)新耗材管理模式以更好地滿足醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革相關政策要求。

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