張菊

[摘? ? 要] 應(yīng)收款管理系統(tǒng)在用友ERP-U872管理軟件中是一個(gè)重要的子系統(tǒng)，主要用于核算和管理客戶往來(lái)款項(xiàng)。對(duì)應(yīng)收款管理系統(tǒng)在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時(shí)，由于相關(guān)操作設(shè)置不當(dāng)或理解錯(cuò)誤，對(duì)常見(jiàn)的一些問(wèn)題及注意事項(xiàng)進(jìn)行歸納總結(jié)，提出對(duì)應(yīng)解決方法。

[關(guān)鍵詞] 用友ERP-U872;應(yīng)收款管理系統(tǒng);業(yè)務(wù)處理;解析

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 024

[中圖分類號(hào)] F234? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）11- 0055- 02

0? ? ? 前? ? 言

在用友ERP-U872管理軟件中，應(yīng)收款管理系統(tǒng)主要是通過(guò)銷售發(fā)票、其他應(yīng)收單、收款單等單據(jù)的錄入，對(duì)企業(yè)的往來(lái)賬進(jìn)行綜合管理，及時(shí)準(zhǔn)確地提供給客戶往來(lái)賬款余額資料，通過(guò)各種分析報(bào)表，合理地進(jìn)行資金的調(diào)配，提高資金的利用效率。該系統(tǒng)即可獨(dú)立運(yùn)行，又可與其他子系統(tǒng)結(jié)合運(yùn)用，以提供完整的業(yè)務(wù)處理和財(cái)務(wù)管理信息。本文對(duì)應(yīng)收款管理系統(tǒng)在用友ERP-U872財(cái)務(wù)軟件操作過(guò)程中，常見(jiàn)的問(wèn)題及注意事項(xiàng)加以歸納分析和總結(jié)，希望對(duì)同行提供一些幫助。

1? ? ? 應(yīng)收款管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)系

在現(xiàn)代企業(yè)中，要把大量的應(yīng)收賬款每一筆都管理得清清楚楚，及時(shí)發(fā)出每份催單，方便、靈活、快捷、多角度地分析應(yīng)收賬款，是管理者迫切需要解決的問(wèn)題。應(yīng)收款管理系統(tǒng)的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的管理，提高了企業(yè)應(yīng)收賬款的管理水平。

應(yīng)收款系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)可以集成使用，它們之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系表現(xiàn)為銷售系統(tǒng)提供的發(fā)票傳送給應(yīng)收系統(tǒng)，并生成憑證，對(duì)發(fā)票進(jìn)行收款結(jié)算處理;總賬系統(tǒng)接收應(yīng)收系統(tǒng)傳遞的憑證，并能查詢其所生成的憑證。應(yīng)收系統(tǒng)與應(yīng)付系統(tǒng)之間可以進(jìn)行轉(zhuǎn)賬處理，應(yīng)收系統(tǒng)向財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)提供各種分析的數(shù)據(jù)。

2? ? ? 應(yīng)收款管理系統(tǒng)初始化設(shè)置

應(yīng)收款管理系統(tǒng)的初始化工作包括：系統(tǒng)選項(xiàng)的設(shè)置、基本信息、初始設(shè)置與期初余額錄入四項(xiàng)內(nèi)容。業(yè)務(wù)操作時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題有：

（1）在設(shè)置應(yīng)收科目、預(yù)收科目時(shí)，系統(tǒng)提示“本科目應(yīng)為應(yīng)收受控科目”。

原因：設(shè)置輔助核算往來(lái)科目時(shí)，沒(méi)有選擇該科目受控。例如：在進(jìn)行控制科目的操作時(shí)不能被選中“應(yīng)收賬款”“應(yīng)收票據(jù)”“預(yù)收賬款”等往來(lái)核算的科目。解決此問(wèn)題應(yīng)在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)的“基礎(chǔ)設(shè)置”頁(yè)簽下點(diǎn)擊“基礎(chǔ)檔案”→“財(cái)務(wù)”→”會(huì)計(jì)科目”，在“會(huì)計(jì)科目—修改”界面，將“應(yīng)收賬款”科目輔助賬類型定義為“客戶往來(lái)”（受控系統(tǒng)為應(yīng)收管理系統(tǒng)）;“預(yù)收賬款”（2203）科目輔助賬類型定義為“客戶往來(lái)”（受控系統(tǒng)為應(yīng)付管理系統(tǒng)），這樣就可以對(duì)應(yīng)地選擇總賬系統(tǒng)里的應(yīng)收、預(yù)收受控科目了。

（2）填完對(duì)應(yīng)的信息后不能立即生成憑證。

原因：憑證上的科目欄有空缺。解決此問(wèn)題應(yīng)在“業(yè)務(wù)工作”→“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”→“應(yīng)收款管理”→“設(shè)置”→“初始設(shè)置”→“設(shè)置科目”→“基本科目”設(shè)置中的本幣科目代碼中預(yù)先設(shè)置即可。

（3）單據(jù)填寫(xiě)錯(cuò)誤或填錯(cuò)單據(jù)類型。

原因：在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)上理解有錯(cuò)誤，不能識(shí)別對(duì)應(yīng)單據(jù)。解決此問(wèn)題舉例解析，例如：銷售發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單和領(lǐng)料單的填寫(xiě)，都是在業(yè)務(wù)所對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)的。銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，除了在銷售系統(tǒng)填寫(xiě)相應(yīng)的銷售發(fā)票外，還要弄清款項(xiàng)是否收到。若款項(xiàng)尚未收到，就需要在應(yīng)收款管理系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)這筆應(yīng)收款，在收回這筆款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)相應(yīng)的收款單。若銷售系統(tǒng)沒(méi)有啟用，只啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)，就直接在應(yīng)收款系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě);若啟用了銷售系統(tǒng)，又啟用了應(yīng)收款管理系統(tǒng)，則銷售發(fā)票就應(yīng)在銷售系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)即可。

（4）在“初始設(shè)置”窗口，找不到“壞賬準(zhǔn)備設(shè)置”項(xiàng)。

原因：在“選項(xiàng)”中默認(rèn)壞賬處理方式為“直接轉(zhuǎn)銷法”。 解決此問(wèn)題應(yīng)在“選項(xiàng)”中選中壞賬處理的方式為其他幾種方法即可。壞賬計(jì)提時(shí)的應(yīng)收賬款余額與總賬系統(tǒng)的應(yīng)收賬款余額不相等。解決此問(wèn)題應(yīng)當(dāng)在“壞賬處理”完成壞賬計(jì)提時(shí)，首先查看應(yīng)收系統(tǒng)的應(yīng)收單和收款單統(tǒng)計(jì)出當(dāng)前應(yīng)收賬款的余額，并根據(jù)壞賬準(zhǔn)備設(shè)置自動(dòng)完成壞賬計(jì)提的業(yè)務(wù)處理。因?yàn)楫?dāng)應(yīng)收系統(tǒng)的應(yīng)收單對(duì)應(yīng)總賬系統(tǒng)的應(yīng)收賬款的“借方發(fā)生額”，應(yīng)收系統(tǒng)的收款單對(duì)應(yīng)總賬系統(tǒng)的應(yīng)收賬款的“貸方發(fā)生額”。

（5）在銷售發(fā)票錄入界面，利用參照按鈕無(wú)法找到相應(yīng)的存貨或直接輸入存貨編碼，系統(tǒng)提示“存貨錄入不正確或者沒(méi)有銷售屬性或者沒(méi)有權(quán)限或者被停用”。

原因：在錄入“存貨檔案”時(shí)，忘記選擇存貨的“銷售”屬性。 解決此問(wèn)題應(yīng)在“存貨檔案”中把“銷售”屬性選上即可。

3? ? ? 應(yīng)收款管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

應(yīng)收款管理系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理工作包括：應(yīng)收處理、票據(jù)管理、壞賬處理、制單處理等操作。業(yè)務(wù)操作時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題有：

（1）在錄入應(yīng)收單時(shí)，選擇存貨代碼系統(tǒng)提示“存貨錄入不正確或沒(méi)有銷售屬性或不存在或沒(méi)權(quán)限”。

原因：存貨初始設(shè)置屬性出錯(cuò)。解決此問(wèn)題應(yīng)在“基礎(chǔ)設(shè)置”→“基礎(chǔ)檔案”→“存貨”→“存貨檔案”→雙擊需選擇的存貨信息→打開(kāi)→修改該存貨檔案的“存貨屬性”為“內(nèi)銷”和“外銷”即可。

（2）輸入銷售普通發(fā)票或銷售專用發(fā)票保存時(shí)，系統(tǒng)提示“銷售類型不能為空，請(qǐng)輸入完整”，在編輯銷售類型時(shí)系統(tǒng)提示“該操作員無(wú)此功能權(quán)限”導(dǎo)致銷售發(fā)票無(wú)法保存。

原因：在錄入銷售發(fā)票之前沒(méi)有做好相關(guān)銷售業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)檔案設(shè)置工作。解決此問(wèn)題首先更換角色，由賬套主管直接錄入這張銷售發(fā)票，在發(fā)票中編輯銷售類型為經(jīng)銷或代銷;其次編輯出庫(kù)類型為銷售出庫(kù)或領(lǐng)料出庫(kù)即可。

（3）填制或貼現(xiàn)商業(yè)承兌匯票時(shí)，系統(tǒng)提示“輸入日期不對(duì)”。

原因：計(jì)算機(jī)日期格式命令與輸入日期格式不對(duì)。解決此問(wèn)題應(yīng)進(jìn)入“控制面板”→ “區(qū)域和語(yǔ)言選項(xiàng)” → “自定義”→ “短日期格式命令中的yyyy—mm—dd”重新輸入即可。

若操作商業(yè)承兌匯票貼現(xiàn)時(shí)，系統(tǒng)提示“日期不對(duì)”。

原因：應(yīng)付款管理系統(tǒng)期末已結(jié)賬。解決此問(wèn)題應(yīng)先進(jìn)入應(yīng)付款管理系統(tǒng)“期末處理”，取消期末“結(jié)賬”;其次在“票據(jù)管理”中選中需要貼現(xiàn)的票據(jù)，單擊“貼現(xiàn)”即可。

（4）在“壞賬收回”界面單擊“結(jié)算單號(hào)”參照按鈕，系統(tǒng)提示無(wú)結(jié)算單可選擇。

原因：當(dāng)收回一筆壞賬時(shí)，沒(méi)有在“收款單據(jù)錄入”功能中錄入一張收款單或?qū)σ唁浫氲氖湛顔芜M(jìn)行核銷操作。解決此問(wèn)題應(yīng)在當(dāng)收回一筆壞賬時(shí)，在“收款單據(jù)錄入”功能中錄入一張收款單即可。

（5）在操作過(guò)程中收款單據(jù)不能修改和刪除。

原因：已核銷的收款單據(jù)是不允許修改和刪除的，否則必須進(jìn)行逆向操作。解決此問(wèn)題首先取消核銷，進(jìn)入“應(yīng)收單審核”打開(kāi)應(yīng)收單過(guò)濾的對(duì)話框選擇復(fù)選項(xiàng)“已審核”進(jìn)入列表框，選擇要棄審的單據(jù)，單擊工具欄上的“棄審”命令，完成“棄審”?！皸墝彙背晒缶涂梢詫?duì)這張收款單進(jìn)行修改或刪除。

（6）制單生成憑證的金額不對(duì)。

原因：設(shè)置制單類型時(shí)，沒(méi)有選中“明細(xì)到單據(jù)”。解決此問(wèn)題應(yīng)在選擇“日常處理”菜單下的“制單”→制單界面→選定制單類型（明細(xì)到單據(jù)）與憑證類別→輸入制單日期，在系統(tǒng)列示的所有當(dāng)前日期已記賬未制單的單據(jù)中，選擇要制單的單據(jù)行，雙擊“選擇標(biāo)志”欄目，點(diǎn)擊“制單”，進(jìn)入憑證界面。然后單擊“保存”按鈕，將當(dāng)前憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。

（7）對(duì)于期末取數(shù)函數(shù)中參數(shù)是取借方還是貸方。

原因：在資產(chǎn)負(fù)債表中“應(yīng)收賬款（科目定義時(shí)余額方向選擇為借）”項(xiàng)目公式的定義：應(yīng)收賬款的余額在貸方，表示預(yù)收款，不能在這里反映，所以定義公式是一定要指明只取其中的借，而不能取默認(rèn)余額。解決此問(wèn)題應(yīng)弄清：①余額的方向在于建立定義科目借貸的方向，若定義借，則取借，否則反之;②定義科目時(shí)為借與在定義公式是參數(shù)直接取借是不相同的，若這個(gè)科目所有的明細(xì)科目余額方向一致，則結(jié)果一樣，反之，如果這科目的明細(xì)科目中余額有借也有貸，則結(jié)果不相同。

4? ? ? 應(yīng)收款管理系統(tǒng)期末處理

4.1? ?匯兌損益計(jì)算注意事項(xiàng)

（1）如果客戶往來(lái)有外幣核算，且在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中核算客戶往來(lái)款項(xiàng)，則月末需要計(jì)算外幣單據(jù)的匯兌損益并進(jìn)行相應(yīng)的處理。需注意的是：在計(jì)算匯兌損益之前，應(yīng)首先在系統(tǒng)“初始設(shè)置”中選擇計(jì)算匯兌損益的處理方法（月末計(jì)算匯兌損益和單據(jù)結(jié)清時(shí)匯兌損益）。

（2）如果客戶往來(lái)有外幣核算，且在總賬管理系統(tǒng)中“賬簿選項(xiàng)”選取客戶往來(lái)“應(yīng)收系統(tǒng)”核算，則在此計(jì)算外幣單據(jù)的匯兌損益并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的處理。

4.2? ?期末結(jié)賬注意事項(xiàng)

（1）如果確認(rèn)本月的各項(xiàng)處理已經(jīng)結(jié)束，可以選擇執(zhí)行月末結(jié)賬功能。結(jié)賬后本月不能再進(jìn)行單據(jù)、票據(jù)、轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)的增、刪、改、審等處理。另外，如果上個(gè)月沒(méi)有結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬，同時(shí)一次只能選擇一個(gè)月進(jìn)行結(jié)賬。

（2）如果在某月的月末結(jié)賬有錯(cuò)誤，可以取消月末結(jié)賬。但取消結(jié)賬操作只有在該月總賬未結(jié)賬時(shí)才能進(jìn)行。如果啟用了銷售管理系統(tǒng)，銷售管理系統(tǒng)結(jié)賬后，應(yīng)收款管理系統(tǒng)才能結(jié)賬。

（3）期末結(jié)賬時(shí)還應(yīng)注意本月的單據(jù)（發(fā)票和應(yīng)收單）在結(jié)賬前應(yīng)該全部審核;若本月的結(jié)算單還有未核銷的，則不能結(jié)賬;如果結(jié)賬期間是本年度最后一個(gè)期間，則本年度進(jìn)行所有核銷、壞賬、轉(zhuǎn)賬等處理必須制單，否則不能向下一個(gè)年度結(jié)轉(zhuǎn)，而且對(duì)于本年度外幣余額為0的單據(jù)，必須將本幣余額結(jié)轉(zhuǎn)為0，即必須執(zhí)行匯兌損益。

主要參考文獻(xiàn)

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