趙穎

摘要：現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟以及科學技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的文書檔案管理工作已經(jīng)辦公自動化，以此提高了文書檔案的管理效率。事業(yè)單位以前都是使用紙質(zhì)文書檔案進行歸檔，以備查詢或者其他用途使用。但是紙質(zhì)的不便于保存，同時也耗費了事業(yè)單位大量的人力去管理，不利于提高事業(yè)單位的工作效率。事業(yè)單位應(yīng)當追隨時代的腳步將辦公自動化應(yīng)用于文書檔案管理的工作中，這樣可以便于保存并且條理清晰，同時節(jié)省了人力，提高了事業(yè)單位的工作效率。本文從文書檔案辦公自動化的優(yōu)勢以及其應(yīng)用進行了深刻的分析，以期能夠為事業(yè)單位的文書檔案的辦公自動化應(yīng)用提供參考性建議。

關(guān)鍵詞：文書檔案;辦公;自動化;應(yīng)用

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）015-083-01

以前事業(yè)單位的文書檔案大部分都是依靠紙質(zhì)版進行歸檔、管理，但是紙質(zhì)版并不利于其保存，時代久遠之后紙質(zhì)的文件紙張磨損嚴重或者字跡因為年代久遠而模糊不清，并且事業(yè)單位的文書檔案管理人員需要傾注大量的人力以及精力去整理所有的文書，同時紙質(zhì)版的文書檔案需要占據(jù)較大的空間去存放，因此紙質(zhì)的文書檔案不利于保存。事業(yè)單位的文書檔案管理人員應(yīng)當借助現(xiàn)代化的辦公自動化進行文書檔案的管理，這樣便于保存與查看，并且不占用辦公場所的空間，同時也提高了事業(yè)單位的工作效率。本文從文書檔案自動化的優(yōu)勢與其應(yīng)用進行了深刻的分析，以及能夠為事業(yè)單位文書檔案的辦公自動化應(yīng)用提供參考性建議。

一、文書檔案辦公自動化的優(yōu)勢

1.相對于紙質(zhì)文件更利于保存

紙質(zhì)文件由于其自身的局限性，導(dǎo)致不能經(jīng)過較長時間而不被磨損或者丟失，事業(yè)單位的文書檔案管理人員雖然在存放時較為認真或者進行了妥善的保管，但是文書檔案經(jīng)過其他工作人員因為公事被授權(quán)借閱后，借閱人員如果不能完好的保存紙質(zhì)文書，導(dǎo)致文書檔案磨損、毀壞、丟失等后果，都會給事業(yè)單位造成不可挽回的損失，還有些文書檔案的內(nèi)容是涉及保密信息，這將對事業(yè)單位造成較為嚴重的后果。而文書檔案辦公自動化相對于紙質(zhì)文件更利于保存，并且不占用空間，事業(yè)單位文書管理人員不需要擔心其磨損、毀壞、丟失等情況，從而有利于文書檔案的管理，提高工作效率。

2.提高工作效率

在文書檔案沒有辦公自動化之前，事業(yè)單位的文書管理人員在整理時往往面對的是較大的整理、分類的工作量，管理人員需要分門別類的進行存放以便進行歸檔與查詢，在面對其他人員借閱時，往往需要去翻閱每一類別的文書從中尋找文書檔案的材料，這樣增加了人力物力，不利于提高工作效率。而文書檔案辦公自動化可以避免管理人員在整理時或者其他人員借閱時進行大量的人工整理或者翻閱的工作，將文書檔案辦公自動化后，管理人員將會直接利用高效率的辦公軟件或者其他應(yīng)用進行歸檔或者查詢工作，這樣便可以提高事業(yè)單位文書管理人員的工作效率。

3.信息分享更加便利

之前事業(yè)單位的文書檔案管理人員在其他人員借閱時往往需要領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，這樣不利于其他人員進行信息分享，而文書檔案辦公自動化后事業(yè)單位員工均可以方便、快捷的查詢文書檔案資料，以便了解事業(yè)單位的工作模式以及工作內(nèi)容，也便于個人明確崗位職責，使信息分享更加便利，從而更好的為事業(yè)單位服務(wù)。

二、文書檔案辦公自動化的應(yīng)用

1.文書檔案辦公自動化制度的建立與完善

事業(yè)單位依據(jù)科學技術(shù)的發(fā)展以及現(xiàn)實的辦公需要，為了提高辦公效率應(yīng)當建立健全文書檔案辦公自動化的制度，讓文書檔案辦公自動化代替之前文書檔案的紙質(zhì)文件的管理，這樣可以減少人力物力，減少紙質(zhì)文件占用的空間等，事業(yè)單位通過建立健全完善文書檔案辦公自動化制度來使文書檔案管理更加便捷化，同時也是文書檔案辦公自動化應(yīng)用的開端。

2.加強對于文書檔案管理人員的培訓，提高其綜合素質(zhì)

事業(yè)單位的文書檔案人員管理水平、知識技能等參差不齊，在日常管理活動中，應(yīng)當注重培養(yǎng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在實踐中讓文書檔案管理人員學習日常生活中可能會應(yīng)用到的辦公軟件或者辦公自動化的技巧，讓計算機講師對文書檔案管理人員進行培訓，在培訓中多講解文書檔案辦公自動化管理方面的知識與技巧，讓文書檔案管理人員學習文書檔案辦公自動化管理的相關(guān)知識，以此提高文書檔案管理人員辦公自動化的整體水平，從而更快地提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及辦事效率。

3.規(guī)劃方向，統(tǒng)一管理

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或者文書管理人員應(yīng)當針對文書檔案辦公自動化應(yīng)用進行充分的討論，在討論中應(yīng)當立足于事業(yè)單位的性質(zhì)以及自身現(xiàn)實情況，為文書檔案辦公自動化的方向進行規(guī)劃，決定單位中關(guān)于辦公自動化的發(fā)展方向以及模式，從而使文書檔案管理人員依據(jù)規(guī)劃的方向進行日常文書檔案的管理，并且在制定了規(guī)劃方向之后便于事業(yè)單位進行統(tǒng)一管理，這樣可以提高文書檔案管理的效率，從而使事業(yè)單位更好的履行其職責。

4.事業(yè)單位對于涉密性文件的管理

事業(yè)單位在日常工作中涉及的保密性文件檔案較多，事業(yè)單位對于涉密性文件應(yīng)當進行嚴格管理。而事業(yè)單位可以借助文書檔案辦公自動化更好的進行涉密性文件的管理，文書檔案管理人員在保存涉密性文件時應(yīng)當在其電腦或者其他載體上設(shè)置較為復(fù)雜的密碼以及密保問題進行保護，密碼以及密碼問題盡量讓為數(shù)較少的檔案管理人員知曉方可，方便管理人員進行管理或者查詢，也可以通過加強其安全系統(tǒng)并且加強其防火墻來對于涉密性文件進一步的保護，這樣可以有效避免其他人員盜取涉密文件信息，也可以方便文書檔案管理人員進行有效管理。

三、結(jié)語

事業(yè)單位以前的文書檔案管理方式已經(jīng)不完全適用于經(jīng)濟以及科學技術(shù)飛速發(fā)展的要求，紙質(zhì)文書檔案浪費了人力物力，占用了較大的辦公空間。事業(yè)單位應(yīng)當進行文書檔案辦公自動化的改革，根據(jù)實際情況將文書管理檔案管理辦公自動化。這樣可以節(jié)省人力物力，提高工作效率，從而促進事業(yè)單位更好的履行其職責。本文從文書檔案自動化的優(yōu)勢以及其應(yīng)用進行了深刻的分析，以期能夠為事業(yè)單位的文書檔案的辦公自動化應(yīng)用提供參考性建議。