周珍曉

摘要：合同管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，無(wú)論是采購(gòu)業(yè)務(wù)還是基建項(xiàng)目，合同雙方均需簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，規(guī)范和約束醫(yī)院經(jīng)濟(jì)行為。加強(qiáng)合同管理，既是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要手段，又是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益、防范相關(guān)法律和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要方式，可以有效提高醫(yī)院的內(nèi)部管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;合同管理;對(duì)策

中圖分類號(hào)：R197.32 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）016-066-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院除了正常的醫(yī)療業(yè)務(wù)外，與外界的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)越來越多，為規(guī)范內(nèi)部控制，保護(hù)醫(yī)院的基本利益，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)簽訂的合同自然也越來越多。醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)行為復(fù)雜多樣，經(jīng)濟(jì)合同種類繁多，包括設(shè)備采購(gòu)、材料采購(gòu)、新建及改擴(kuò)建等基本建設(shè)工程、大型修繕項(xiàng)目、各類物資采購(gòu)、設(shè)備維修業(yè)務(wù)、大型設(shè)備維保業(yè)務(wù)、信息系統(tǒng)開發(fā)、科研協(xié)作、外包服務(wù)、醫(yī)患糾紛處理等等。因此，潛在的經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)有所增加。

一、醫(yī)院合同管理現(xiàn)狀

1.合同管理缺少制度依據(jù)

大部分醫(yī)院目前都沒有建立相對(duì)完善的合同管理相關(guān)制度，沒有建立統(tǒng)一、規(guī)范、科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和控制程序，致使在合同的簽訂、執(zhí)行、保管的過程中無(wú)章可循。例如下屬科室未經(jīng)法人授權(quán)，擅自對(duì)外簽訂合同;或者超越授權(quán)范圍承諾合同條款。

2.授權(quán)、審批與簽署等流程存在風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院各類業(yè)務(wù)都由各個(gè)相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)，合同的落實(shí)由各職能部門分塊管理，雖然各部門會(huì)設(shè)有專人負(fù)責(zé)本部門的采購(gòu)等及合同管理，但要了解全院的合同的簽訂、執(zhí)行和保管情況比較困難;部分醫(yī)院沒有實(shí)行合同會(huì)簽審核制度，無(wú)法確保合同的簽訂內(nèi)容與質(zhì)量，缺少對(duì)合同的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)和法律條款進(jìn)行審查把關(guān)的專業(yè)人員;合同簽署授權(quán)不夠明確。在醫(yī)院沒有明確制度并予以授權(quán)的情況下，由職能科室負(fù)責(zé)人代表法人或由法人在合同上簽字確認(rèn)，且在用章上管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，存在不具備法人主體資格的部門直接對(duì)外簽訂合同，以部門內(nèi)部用章代替醫(yī)院公章等問題，致使無(wú)資質(zhì)主體合同成立，給醫(yī)院管理和風(fēng)險(xiǎn)防范帶來隱患。

3.合同管理職責(zé)不明確，合同訂立不嚴(yán)謹(jǐn)

合同管理工作職責(zé)分工不明確，可能會(huì)造成多部門共同管理的邊際盲區(qū)。合同簽署的條款欠完善，是否需要訂立合同的界線不明確。醫(yī)院簽署的合同中，部分要素完整性較差，或者表達(dá)不嚴(yán)謹(jǐn)。主要包括條款空白、法人簽字不全，合同簽訂時(shí)間不明確或不簽等。職能管理部門對(duì)怎樣的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)或者多大的金額應(yīng)該簽訂合同缺乏參照?qǐng)?zhí)行依據(jù)。

醫(yī)院采購(gòu)合同擬稿權(quán)交給供應(yīng)商的情況較為普遍，而供應(yīng)商為了維護(hù)自己的利益，在合同條款中巧妙規(guī)避對(duì)其不利的約定，支付條款利他性強(qiáng)，不可避免地存在內(nèi)容不完整，表達(dá)不準(zhǔn)確，條款不全面等問題。而部分醫(yī)院擬稿合同的文本模版過于簡(jiǎn)單，支付條款及違約責(zé)任不明確。合同審核人員或因?qū)I(yè)素質(zhì)或因工作態(tài)度未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當(dāng)內(nèi)容和條款，或者審核人員發(fā)現(xiàn)問題但未能提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖姟?/p>

4.合同的監(jiān)督管理不到位

合同簽訂后，相關(guān)管理部門與科室之間缺少銜接，信息資源不共享，缺少有效的監(jiān)管機(jī)制，使合同執(zhí)行與監(jiān)督管理相互脫節(jié)。

5.合同歸檔管理不安全

醫(yī)院不重視合同歸檔，雖然涉及資金往來業(yè)務(wù)的合同在收付款時(shí)是必須附合同的，但這不屬于合同歸檔的范疇。沒有妥善保管合同文本，或者管理不到位，不及時(shí)甚至紕漏。未建立合同管理后的評(píng)估制度，或合同管理后評(píng)估程序不合理，都可能導(dǎo)致合同管理水平長(zhǎng)期得不到改善和提升。

二、醫(yī)院合同管理的對(duì)策

1.明確合同簽訂的范圍。醫(yī)院合同的簽訂范圍比較廣，相關(guān)管理部門應(yīng)執(zhí)行統(tǒng)一的立項(xiàng)、合同起草和會(huì)簽審批程序，經(jīng)法人代表或其委托代理人簽章的合同才能生效。

2.建立完善的合同管理內(nèi)部控制制度。合同管理應(yīng)該貫穿醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過程，涉及業(yè)務(wù)廣，參與部門多，建立完善的合同管理制度和健全的流程將有助于醫(yī)院維護(hù)自身的合法權(quán)益，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，也有助于醫(yī)院降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);還可以協(xié)調(diào)院內(nèi)個(gè)部門的關(guān)系，提高醫(yī)院內(nèi)部的管理水平。

3.設(shè)計(jì)合理的合同管理業(yè)務(wù)流程，并嚴(yán)格把關(guān)。合同管理一般包括合同的訂立、合同的履行兩部分。合同訂立階段主要涉及合同的策劃、調(diào)查、談判、文本擬定、審核和簽署等環(huán)節(jié)。合同履行階段涉及合同的履行、補(bǔ)充、變更轉(zhuǎn)讓、解除、糾紛處理、結(jié)算、合同登記與保管、歸檔等環(huán)節(jié)。

合同訂立階段。簽訂合同必須遵守國(guó)家的法律法規(guī)，政府集中采購(gòu)的，依法委托集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)代理，醫(yī)院自行采購(gòu)，根據(jù)實(shí)際內(nèi)容和金額進(jìn)行招標(biāo)等方法，流程上不能本末倒置，不能先簽合同，再補(bǔ)招投標(biāo)。在簽訂合同前，醫(yī)院應(yīng)對(duì)合同對(duì)方主體資格進(jìn)行充分調(diào)查，確保對(duì)方具有履約資格和能力，減少合同違約風(fēng)險(xiǎn);建立合同談判控制機(jī)制，要在自愿公平的原則下磋商合同內(nèi)容和條款，確保合同內(nèi)容的規(guī)范性，相關(guān)要素齊全，文字表達(dá)準(zhǔn)確，違約責(zé)任條款明確，蓋章填寫規(guī)范;建立合同文本擬定和審核控制機(jī)制，確保合同文本的形式和內(nèi)容規(guī)范合理;建立合同事前控制制度，經(jīng)辦部門擬定，相關(guān)業(yè)務(wù)部門審核，重大合同要經(jīng)過醫(yī)院法律顧問把關(guān)，屬于重大事項(xiàng)的，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論;建立合同文本簽署和登記控制機(jī)制，確保合同簽署權(quán)限程序合理、登記備案手續(xù)完善。

合同履行階段。醫(yī)院對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)控，確保合同履行過程得到有效的跟蹤監(jiān)控。強(qiáng)化合同履行過程及效果，按規(guī)定履行合同義務(wù)，同時(shí)也要保證對(duì)方積極執(zhí)行合同的各項(xiàng)條款;建立合同變更控制機(jī)制，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)充或者解除，建立嚴(yán)格的結(jié)算制，按照合同條款規(guī)定的支付方式進(jìn)行結(jié)算。

4.建立完善的合同管理組織及運(yùn)行機(jī)制。醫(yī)院應(yīng)有專門的合同管理部門，進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，層層把關(guān)，醫(yī)院各部門要在自己的授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批和簽訂合同，可以運(yùn)用合同管理軟件，對(duì)合同的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，并記載合同的每一個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及時(shí)處理。醫(yī)院各部門之間要有溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，確保醫(yī)院業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門與合同歸口管理部門之間的有效協(xié)調(diào)。歸口管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)擬定的合同進(jìn)行審核，查看合同的簽訂和執(zhí)行情況，參與合同項(xiàng)目的招標(biāo)等。充分利用采購(gòu)擬稿權(quán)，優(yōu)化現(xiàn)有醫(yī)院合同文本格式，條款全面、合理、合法，減少使用供應(yīng)商文本。

5.完善合同條款的內(nèi)容。以《中華人民共和國(guó)合同法》為依據(jù)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，擬定各類合同，主要條款可參照《合同法》的規(guī)定，根據(jù)業(yè)務(wù)或者項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。

6.合同的歸檔管理。建立合同保管與歸檔控制機(jī)制，對(duì)醫(yī)院所有的合同應(yīng)有專門的部門管理，按照業(yè)務(wù)科室、簽訂年度、合同項(xiàng)目進(jìn)行分類，統(tǒng)一編號(hào)，并歸檔。妥善保管合同文本，確保合同保管的安全性。適時(shí)建立合同信息管理系統(tǒng)，提高合同管理的效率和透明度。信息管理系統(tǒng)中應(yīng)包括經(jīng)辦部門、合同主要內(nèi)容、合同金額、對(duì)方單位、簽署人、付款情況、付款進(jìn)度、合同目前的狀態(tài)等。通過合同付款實(shí)時(shí)控制，相關(guān)部門和人員能實(shí)時(shí)掌握合同款項(xiàng)的支付情況和進(jìn)度;建立合同管理檢查、評(píng)估的控制機(jī)制，定期開展合同管理評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改和落實(shí)。

總之，醫(yī)院應(yīng)通過不斷健全和完善合同管理制度，運(yùn)用動(dòng)態(tài)管理的科學(xué)手段，構(gòu)筑嚴(yán)密的合同管理內(nèi)部控制體系，促使醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的健康有序發(fā)展。從而保證公立醫(yī)院的合法權(quán)益，促進(jìn)公立醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。