胡 翔

(常州市軌道交通發(fā)展有限公司，江蘇 常州 213022)

0 引言

隨著城市軌道交通工程的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的工程檔案管理模式與軌道交通建設(shè)工程大規(guī)模、大體量之間的矛盾日益突出。一方面，迫切需要構(gòu)建城市軌道交通工程檔案管理組織和制度體系。另一方面，隨著信息技術(shù)的變革，信息化的發(fā)展為城市軌道交通工程檔案管理模式的轉(zhuǎn)變以及工程建檔工作的提質(zhì)增效帶來了新的機(jī)遇與契機(jī)。

城市軌道交通工程檔案管理工作具有類目繁雜、數(shù)量龐大、載體多樣、工作滯后、容易形成孤島，建檔及管理難度比較大等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理手段難以滿足城市軌道交通工程大體量發(fā)展需求，迫切需要利用信息化手段提高檔案管理水平。

1 工程檔案工作管理現(xiàn)狀

城市軌道交通工程檔案管理工作具有類目繁雜、數(shù)量龐大、載體多樣等特點(diǎn)，因而其建檔及管理難度比較大。傳統(tǒng)的工程檔案管理模式存在著諸多弊端，具體表現(xiàn)在:

1)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。

因前期規(guī)劃工作不到位，各部門各員工各自為戰(zhàn)，檔案管理雜亂無章，引發(fā)出的歷史遺留問題，有些甚至永遠(yuǎn)也無法彌補(bǔ)。

2)檔案管理工作者工作無序、零碎，被動(dòng)建檔。

有些人員對(duì)工程文件、檔案的價(jià)值以及檔案收集、保管工作的重要性的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)工程文件、資料沒有做到妥善的收集管理，導(dǎo)致建檔不系統(tǒng)、文件難以查尋或不齊全或丟失。

3)檔案管理人員的可變性和可調(diào)性較大，影響了工程資料歸檔的連續(xù)性。

新聘用的檔案管理人員掌握城市軌道交通工程歸檔整套要求需要一定的時(shí)間，這樣就難免造成工作中的效率低下，配合不當(dāng)，溝通不及時(shí)，影響檔案管理工作的總體效率。

4)傳統(tǒng)檔案資料以紙質(zhì)媒介為主，查閱調(diào)用困難，不能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)意義

與過去傳統(tǒng)工程檔案管理相比，城市軌道交通工程檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)具有重要意義：

1)提高了城市軌道交通工程檔案管理的效率。

檔案管理主要工作內(nèi)容包括：檔案的歸檔、存檔、查閱、調(diào)用?；诔鞘熊壍澜煌üこ虣n案管理檔案類目繁雜、數(shù)量龐大、載體多樣等特點(diǎn)，傳統(tǒng)的檔案管理工作耗時(shí)耗力、工作量巨大，效率低下。信息系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠發(fā)揮信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸、工作流的提質(zhì)增效優(yōu)勢(shì)，能夠極大地提高工程檔案管理的效率。通過信息系統(tǒng)能夠進(jìn)行各種文件的查閱、信息傳輸、資料下載，節(jié)約了溝通成本。

2)促進(jìn)城市軌道交通工程檔案管理的規(guī)范化、流程化、全過程管理。

系統(tǒng)內(nèi)置城市軌道交通工程檔案管理組織架構(gòu)與崗位職責(zé)、流程、表單和制度體系，同時(shí)系統(tǒng)基于工程項(xiàng)目檔案生命周期全過程管理的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目前期到設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、變更、竣工等各個(gè)階段的資料、檔案管理，真正實(shí)現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、流程化、全過程管理。

3)實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步促進(jìn)城市軌道交通工程檔案管理工作的發(fā)展。

信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了工程資源共享，消除“信息孤島”，有利于參建各方信息獲取，能夠促進(jìn)軌道交通工程行業(yè)的技術(shù)水平和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。

3 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

3.1 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)

系統(tǒng)設(shè)置：初始化網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息，是信息化系統(tǒng)能否成功運(yùn)行的關(guān)鍵。業(yè)務(wù)功能應(yīng)包括設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，維護(hù)用戶信息；設(shè)置功能權(quán)限與角色信息；設(shè)置審核流程(運(yùn)用工作流引擎)；維護(hù)項(xiàng)目信息及標(biāo)段信息等。

檔案管理，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，結(jié)合城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)檔案管理軟件架構(gòu)，著重解決了以下幾個(gè)問題。

建立一個(gè)較完整的現(xiàn)場(chǎng)檔案的管理體系，將現(xiàn)場(chǎng)資料的產(chǎn)生和工程質(zhì)量管理結(jié)合起來，采用事前計(jì)劃，事中控制，事后檢查的方式進(jìn)行管理，形成一套現(xiàn)場(chǎng)資料收集、檢查、整理、歸檔、查閱的工程檔案信息化管理系統(tǒng)。

使用檔案軟件，將歸檔文件的分類與工程的單元?jiǎng)澐纸Y(jié)合起來，使得文件題名自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)組卷，其案卷題名、卷內(nèi)目錄、備考表自動(dòng)生成，實(shí)現(xiàn)文檔一體化目標(biāo)。提高工程檔案的編制效率，減少交竣工驗(yàn)收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時(shí)間。

軟件的架構(gòu)，采用國(guó)際流行的“瀏覽器/應(yīng)用服務(wù)器/數(shù)據(jù)庫服務(wù)器”三層結(jié)構(gòu)來構(gòu)造應(yīng)用系統(tǒng)，便于信息傳送、減少系統(tǒng)維護(hù)、增加系統(tǒng)的安全性。實(shí)現(xiàn)在線歸檔，方便檔案資料的實(shí)時(shí)遠(yuǎn)程檢索查詢，充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目建設(shè)過程中的作用。具體模塊功能方案如圖1所示。

3.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

當(dāng)前，在常州市軌道交通工程中應(yīng)用實(shí)踐了檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的精細(xì)化、規(guī)范化管理，保證了檔案管理的效率，提高了檔案的利用效益。

4 結(jié)語

本文對(duì)當(dāng)前城市軌道交通工程檔案管理現(xiàn)狀、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)意義、系統(tǒng)建設(shè)特點(diǎn)、系統(tǒng)研究?jī)?nèi)容及常州市軌道交通工程檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)踐進(jìn)行了介紹。

本文提出運(yùn)用信息化手段，規(guī)范城市軌道交通建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，實(shí)現(xiàn)歸檔流程、規(guī)則的統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)在線歸檔,提高檔案管理的效率，用現(xiàn)代工程管理思想引導(dǎo)城市軌道交通工程建設(shè)實(shí)踐，提高建設(shè)管理的科學(xué)性、專業(yè)性和先進(jìn)性，發(fā)揮工程檔案的價(jià)值與效益，具有重要的工程意義，為其他城市組織開展檔案管理工作提供了借鑒。