楊金星

【摘要】信息時(shí)代，檔案部門(mén)必須適應(yīng)信息社會(huì)的發(fā)展要求，大力發(fā)展檔案信息資源，把檔案信息進(jìn)行加工、提取、輸出，把蘊(yùn)藏于檔案資源中的有利用價(jià)值的信息挖掘出來(lái)提供給社會(huì)，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代;檔案;開(kāi)發(fā)利用

信息爆炸性增長(zhǎng)，信息傳遞迅速化，手段多樣化以及規(guī)模全球化，標(biāo)志著人類(lèi)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代。在信息時(shí)代，檔案部門(mén)必須把蘊(yùn)藏于檔案資源中的有利用價(jià)值的信息挖掘出來(lái)提供給社會(huì)。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是通過(guò)檔案工作者和檔案信息的利用者來(lái)實(shí)現(xiàn)的，因而必須圍繞這兩個(gè)主體來(lái)研究。研究好兩者的關(guān)系是檔案工作賴(lài)以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

一、從檔案工作的主體來(lái)講

要開(kāi)發(fā)檔案信息資源必須從其特點(diǎn)出發(fā)。檔案信息具有回塑性、本源性、憑證性三個(gè)特點(diǎn)，同時(shí)又具有聯(lián)系性、內(nèi)向性。所謂聯(lián)系性是指檔案信息在不同的全宗里有聯(lián)系，并且不同的檔案信息在時(shí)間、內(nèi)容上也有聯(lián)系;所謂內(nèi)向性是指檔案信息常常是供內(nèi)部參考、研究使用，在一定時(shí)間、一定程度上對(duì)外公開(kāi)的特點(diǎn)。因而在開(kāi)發(fā)利用中，想劃分檔案的開(kāi)放利用和內(nèi)控利用的界線，妥善處理兩者之間的關(guān)系，必須做好以下工作。

（一）做好檔案的基礎(chǔ)工作。豐富和優(yōu)化館藏始終是檔案工作建設(shè)的根本，也是開(kāi)發(fā)利用檔案信息的基礎(chǔ)，是滿足社會(huì)各方面利用的前提條件，檔案館要采取各種措施強(qiáng)化檔案的接收、征集工作。要全面系統(tǒng)地調(diào)查研究檔案信息資源和利用者的要求，特別要突出對(duì)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容檔案的接收，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)信息的儲(chǔ)備，增強(qiáng)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的能力。另外，還要接收一些有代表性、典型性的基層企業(yè)單位檔案和著名人物、個(gè)人檔案。采取多種途徑和手段，收集和征集散失在社會(huì)上和個(gè)人手中有價(jià)值的檔案資料，使館藏結(jié)構(gòu)得以?xún)?yōu)化，儲(chǔ)備的信息更加合理，使檔案館藏真正成為社會(huì)各方面“利用檔案史料的中心”。

（二）建立信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，可以互通互補(bǔ)，快檢索，高速傳輸。21世紀(jì)是信息的時(shí)代，電腦互聯(lián)網(wǎng)把全球的人都緊密聯(lián)系起來(lái)，信息的交換更加順暢便捷。檔案作為信息的一種載體，它的利用也面臨新的挑戰(zhàn)，隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普及，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用也將發(fā)生根本性變革，設(shè)立網(wǎng)站提供瀏覽就是檔案開(kāi)發(fā)利用的一種新形式。我們將大量檔案信息資源公布于網(wǎng)上，在網(wǎng)頁(yè)上建立館藏全宗介紹、館藏業(yè)務(wù)咨詢(xún)，專(zhuān)門(mén)檔案介紹等。憑著檔案的原始性、真實(shí)性、權(quán)威性的特點(diǎn)，會(huì)吸引大量的讀者，也促進(jìn)檔案館擴(kuò)大影響。為了便于館藏檢索、事實(shí)信息的檢索要發(fā)展到檔案全文檢索、摘要檢索、數(shù)值檢索、事實(shí)檢索等。同時(shí)再建立起完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)和聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作，將檔案信息資源融合到國(guó)家信息系統(tǒng)中去，提高資源共享的水平，才能充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)的輻射作用。在建立健全多層次的信息系統(tǒng)上，即抓好傳統(tǒng)手段信息的基礎(chǔ)，又加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、縮微、光盤(pán)技術(shù)的服務(wù)。信息利用者能夠通過(guò)隨機(jī)、自然瀏覽找到所需要的信息并將之下載，這種檢索一閱覽服務(wù)于一體的方式將給利用者帶來(lái)極大的方便。

（三）做好檔案信息資源的服務(wù)工作。變被動(dòng)為主動(dòng)，進(jìn)行擴(kuò)大服務(wù)，主動(dòng)提供檔案信息，檔案信息資源能否發(fā)揮作用。過(guò)去我們檔案部門(mén)在這方面做了大量的工作，如接待閱覽、編印檔案史料、咨詢(xún)解答、開(kāi)辦展覽等，但是都由于檔案編目索引工作做得不深不全，對(duì)館藏不清，對(duì)檔案的熟悉程度不同，開(kāi)放與內(nèi)控的檔案沒(méi)有清楚分開(kāi)，檢索工具不全，以及檔案的現(xiàn)代化管理水平較低，因而檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用工作還很不夠，所以在信息資源開(kāi)發(fā)和利用上還有許多工作要做。要在傳統(tǒng)的利用工作基礎(chǔ)上，做到如下幾點(diǎn)：一是要改革傳統(tǒng)的檢索手段，加速檔案信息高速公路建設(shè)，以自動(dòng)查索取代手工檢索。二是在征集、接收過(guò)程中應(yīng)逐步樹(shù)立珍品意識(shí)，系統(tǒng)、全面意識(shí)，面向大眾，服務(wù)層面應(yīng)更具開(kāi)放性和廣泛性。三是改革重編輕研的價(jià)值取向，提高館藏開(kāi)發(fā)研究能力，向社會(huì)提供直接利用、可讀性較強(qiáng)的精品加工產(chǎn)品，以二次、三次文獻(xiàn)替代文件匯編。四是大力開(kāi)展咨詢(xún)服務(wù)、專(zhuān)題服務(wù)、跟蹤服務(wù)。五是大力開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)檔案計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)。祥云縣檔案局近幾年的接待利用者中，大部分是來(lái)查閱土地證及婚姻登記證的，手工檢索一是太慢，二是由于檔案紙張寬大，復(fù)印不方便。開(kāi)發(fā)出祥云縣土地證存根管理查閱系統(tǒng)，解決了查閱土地證老大難問(wèn)題，利用者只要說(shuō)出村名和姓名，只需二分鐘就能找到所查土地證，并通過(guò)打印機(jī)打印出來(lái)。六是做好檔案利用工作信息反饋的收集和綜合分析工作，預(yù)測(cè)和掌握社會(huì)各方面對(duì)檔案需求動(dòng)態(tài)，做到知己知彼，更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，及時(shí)準(zhǔn)確、完整地提供利用，才能最大限度發(fā)揮作用。

二、從檔案利用者的主體來(lái)講

檔案利用者水平素質(zhì)的高低，利用檔案能力的不同，以及掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的程度不同，都會(huì)直接影響到檔案信息資源的利用工作，關(guān)系到它的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，這就要求檔案利用者既要掌握傳統(tǒng)的基本檢索工具，又要懂得利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)等主動(dòng)進(jìn)行查索。在浩如大海的信息資源中找到他們所需要的信息，并將其運(yùn)用到工作中，從而創(chuàng)造出新的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，最終完成檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作?？傊畔r(shí)代，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，在建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和改革開(kāi)放的新形勢(shì)下，變得更加重要和緊迫，我們檔案工作者必須必須抓住機(jī)遇，研究對(duì)策，開(kāi)拓創(chuàng)新，努力工作，快速推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化信息高速公路接軌，使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用走向四面八方，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。