周奇

【摘要】隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，計算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，不僅能夠保證工作效率，而且也能夠減少人工成本。通過將計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，能夠保證檔案管理更加規(guī)范化與現(xiàn)代化，提升檔案資料的安全性。本文通過對于計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的重要性進(jìn)行分析，明確當(dāng)前檔案管理存在的主要問題，并且積極制定相關(guān)的解決對策。

【關(guān)鍵詞】計算機(jī);信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用分析

隨著信息化時代的來臨，社會各項工作通過運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)，能夠有效減少工作流程，提高工作效率和工作質(zhì)量，數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸成為社會發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理的過程中，由于各個環(huán)節(jié)都能夠直接通過計算機(jī)設(shè)備以及信息技術(shù)進(jìn)行管理，有效代替人工操作，能夠提高檔案管理的質(zhì)量與水平，減少人工管理帶來的失誤，提高檔案管理的質(zhì)量和應(yīng)用效率。

一、計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的重要性

（一）通過計算機(jī)信息技術(shù)能夠促進(jìn)檔案管理、收集、存儲、檢索等功能更加完善。通過利用計算機(jī)信息技術(shù)可以實現(xiàn)自動掃描的方式，并且能夠直接將電子信號轉(zhuǎn)變?yōu)榭勺R別信號。通過自動處理信息的管理方式，可以將各種信息進(jìn)行壓縮，并且儲存到檔案管理系統(tǒng)之中。在運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的過程中，也能夠直接針對圖像、文字、聲音、視頻等資料進(jìn)行管理，利用計算機(jī)的自動檢測和編目功能，保證檔案管理更加完善。

（二）計算機(jī)信息技術(shù)能夠促進(jìn)檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)化、數(shù)字化。由于檔案管理的數(shù)量和種類不斷增長，所以造成檔案管理的信息體系日益龐大，很難針對檔案管理的數(shù)量進(jìn)行深入的研究，所以在計算機(jī)檔案管理的過程中，必須要加強(qiáng)對檔案管理信息的全面搜索，通過利用數(shù)據(jù)庫管理的方式，能夠快速實現(xiàn)檔案接收、登記、分類等操作，計算機(jī)信息技術(shù)能夠直接快速地處理文字表格以及聲像資料等。通過利用計算機(jī)信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理，可以通過多個角度針對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析，充分發(fā)揮入庫排架的功能，為科學(xué)管理和決策服務(wù)提供充分的系統(tǒng)化管理。

二、計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的不足

隨著計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平不斷提高，很多檔案館始終致力于現(xiàn)代化檔案管理平臺的建設(shè)，但是在實際投入和使用過程中還存在許多的問題。

（一）對計算機(jī)信息技術(shù)缺乏必要的了解。在開展檔案管理工作的過程中，由于大多數(shù)管理人員自身缺乏對計算機(jī)信息技術(shù)的了解，所以在實際管理的過程中并沒有能夠正確熟練運(yùn)用計算機(jī)管理技術(shù)，這樣就很容易造成計算機(jī)信息技術(shù)管理水平受到影響，無法充分發(fā)揮出應(yīng)有的功能。

（二）計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用效果不理想。從實際的檔案管理情況來看，大多數(shù)檔案館只是將計算機(jī)信息技術(shù)作為一種輔助工具，在實際應(yīng)用的過程中主要依靠人工記錄的方式，這樣就很容易造成檔案的信息出現(xiàn)漏洞，這些紙質(zhì)檔案如果不能夠得到恰當(dāng)?shù)谋４?，很容易出現(xiàn)受潮變質(zhì)的問題，甚至還可能引發(fā)蟲蛀，導(dǎo)致重要的文件資料失去應(yīng)有的價值。由于沒有配套的數(shù)據(jù)檔案庫，導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)并沒有充分發(fā)揮作用，所以也就造成檔案管理效率大幅度縮水，無法滿足檔案信息管理的質(zhì)量與水平。

三、信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）積極加強(qiáng)計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用。必須要保證檔案管理人員能夠正確認(rèn)識計算機(jī)信息技術(shù)的重要功能和意義，這樣才能夠在檔案管理的過程中，主動運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)。檔案館還應(yīng)該積極投入大量的人力、物力、財力，加大計算機(jī)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的投入，建立完善的現(xiàn)代化檔案管理體系。對數(shù)字化信息的產(chǎn)生、發(fā)送、傳輸、識別和控制能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息拓展，強(qiáng)化對復(fù)雜數(shù)據(jù)信息進(jìn)行歸納與整合，從海量的數(shù)據(jù)信息中挖掘關(guān)鍵信息，能夠及時判斷可能存在的風(fēng)險，并且主動制定相應(yīng)預(yù)案。通過將數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，也能夠?qū)︶t(yī)護(hù)人員的發(fā)展?jié)摿M(jìn)行準(zhǔn)確分析，為檔案管理工作提供必要的參考。

（二）積極加強(qiáng)人才培養(yǎng)。在人才培育方面，必須要招聘具有相關(guān)專業(yè)技能的檔案管理人才，同時也應(yīng)該保證對于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們熟練掌握計算機(jī)信息技術(shù)，形成綜合型人才。還應(yīng)該提高計算機(jī)檔案管理人員的操作能力，通過熟練運(yùn)用計算機(jī)來解決日常管理中遇到的問題。

（三）加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新。對于檔案管理人員來說，除了需要掌握相應(yīng)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)之外，最主要的是應(yīng)該具備必要的思維策略，在計算機(jī)檔案管理過程中，制定規(guī)范系統(tǒng)的工作制度和工作管理標(biāo)準(zhǔn)，才能夠保證檔案管理一絲不茍，另外還應(yīng)該建立健全科學(xué)的檔案管理模式，保證檔案管理有序進(jìn)行。要想實現(xiàn)檔案信息化數(shù)字化管理，必須要通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)手段，這樣才能夠避免由于人員缺乏電子檔案管理經(jīng)驗導(dǎo)致案卷質(zhì)量和收集效率不足的情況，也能夠避免案卷無法反映個人工作能力和實際的動態(tài)信息資料，避免職務(wù)晉升、工資變動等連續(xù)性信息出現(xiàn)斷檔的情況。通過發(fā)揮檔案信息資源管理的作用，能夠為領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)人員提供準(zhǔn)確的人才信息，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

四、結(jié)論

本文通過對于計算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，總結(jié)當(dāng)前檔案管理存在的不足，并且提出相應(yīng)的解決對策，保證檔案管理實現(xiàn)智能化、自動化和信息化，促進(jìn)檔案管理的效率全面升級。

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