李 紅，張文渲

(太原理工大學(xué) 期刊中心,山西 太原 030024)

編輯素質(zhì)的高低決定期刊的編校質(zhì)量,而編務(wù)是編輯部的管家,及時認(rèn)真有效地完成編務(wù)工作是一個編輯部良好運轉(zhuǎn)的前提和保證[1],由此可見，改進(jìn)編務(wù)工作的方式、提高編務(wù)工作效率不僅可以維護(hù)編輯部的正常運營,還可以為期刊建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在當(dāng)前數(shù)字出版時代的背景下,出版行業(yè)對期刊發(fā)展的路徑選擇[2]、期刊評價[3]和編輯的素養(yǎng)提升[4]都提出了具體的要求或者設(shè)想,但是學(xué)界對提升編務(wù)工作效率的方法卻是鮮有研究。

學(xué)者對編務(wù)工作的特點做了不同的歸納,黃潤州將編務(wù)工作的特點總結(jié)為事務(wù)性、業(yè)務(wù)性和服務(wù)性[1];呂義洋將編務(wù)工作的特點定義為事務(wù)性、服務(wù)性和學(xué)術(shù)性[5];李冠楠認(rèn)為編務(wù)工作具有事務(wù)性、業(yè)務(wù)性、綜合性、復(fù)雜性和服務(wù)性的特點[6]。李庚更是細(xì)化了新時期編務(wù)工作的具體內(nèi)容,包括:稿件的查重、版面費的收取、稿費和審稿費的發(fā)放、錄用證明的發(fā)放、檔案文獻(xiàn)資料的保存、各種數(shù)據(jù)庫的更新和上傳等,以及辦公室的其他事務(wù)[7]。整理上述學(xué)者的觀點不難看出,編務(wù)工作的內(nèi)容既繁又雜,貫穿整個編輯出版流程:處理投稿—發(fā)送審稿意見—通知作者錄用/退稿—收取版面費—修改稿發(fā)印刷廠排版—編校過程中的編務(wù)工作—付印—發(fā)行—各種數(shù)據(jù)、資料的上傳和留存—支付稿費/審稿費,整個程序好似一個系統(tǒng)工程,編務(wù)在其中起著連接上下程序的作用。在整個編輯工作流程中幾乎所有的編務(wù)工作都涉及統(tǒng)計?！短砉ご髮W(xué)學(xué)報》(社會科學(xué)版)(以下簡稱《學(xué)報》)因編制有限，人員不足,筆者在擔(dān)任編輯工作的同時兼任編務(wù)工作,現(xiàn)就結(jié)合自身的編務(wù)統(tǒng)計工作,將其內(nèi)容加以歸納。

一、編務(wù)統(tǒng)計工作的內(nèi)容

按照編務(wù)統(tǒng)計工作所涉及的對象不同,可以將其分為對信息的統(tǒng)計和對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計,在這兩大分類中又可以將其細(xì)化。

(一)對信息的統(tǒng)計工作

編務(wù)工作中對信息的統(tǒng)計工作可按照涉及對象的不同,分為對人的信息統(tǒng)計和對編輯業(yè)務(wù)的信息統(tǒng)計。對人的信息的統(tǒng)計主要是對作者、審稿專家、編委會成員等的信息進(jìn)行統(tǒng)計。

1.對作者信息的統(tǒng)計

傳統(tǒng)的投稿方式是郵寄紙質(zhì)稿件；20世紀(jì)90年代隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,投稿方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮余]箱投稿；進(jìn)入21世紀(jì)期刊出版行業(yè)急速轉(zhuǎn)型升級,各編輯部大都采用了在線投稿系統(tǒng),盡管使用的系統(tǒng)各不相同,但功能都大同小異。當(dāng)作者通過各種渠道投稿到編輯部時,編務(wù)統(tǒng)計工作就已經(jīng)開始了。對作者的姓名、出生年、學(xué)歷、職稱職務(wù)、研究方向、所在單位、學(xué)術(shù)不端比、文章題目、文章的字?jǐn)?shù)、所占的版面數(shù)、聯(lián)系方式、地址等都需要編務(wù)工作人員去做統(tǒng)計?？梢钥闯銮?項內(nèi)容是對作者基本信息的統(tǒng)計,可以幫助編輯在文章上補充作者未注明的相關(guān)信息,節(jié)省編校時間;學(xué)術(shù)不端的統(tǒng)計決定了該文章是否能夠通過初審;文章標(biāo)題、字?jǐn)?shù)和版面的統(tǒng)計會幫助責(zé)任編輯設(shè)計欄目、編排目次;聯(lián)系方式和通訊地址的統(tǒng)計方便出版后的發(fā)行工作。

2.對審稿專家信息的統(tǒng)計

我國對學(xué)術(shù)期刊的管理執(zhí)行“三審制度”[8],目前通常采用“編輯初審—專家外審—主編終審”的稿件審理模式,其中專家的審稿意見是站在學(xué)科的專業(yè)角度提出的,是“三審”的核心,是期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量的保證[9]。由此可見,審稿專家對期刊的質(zhì)量建設(shè)有著舉足輕重的作用。除了對審稿專家的基本信息統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計,如姓名、年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱職務(wù)、單位、聯(lián)系方式等外,筆者在這里要強調(diào)的是對審稿專家的學(xué)術(shù)論文的統(tǒng)計。學(xué)者周平認(rèn)為,在高級別的期刊上發(fā)表過論文是選擇審稿專家的標(biāo)準(zhǔn)之一[10]。此外,期刊所選擇的審稿專家都是某一學(xué)科研究的佼佼者,通過編務(wù)對審稿專家學(xué)術(shù)論文的統(tǒng)計可以把握各學(xué)科發(fā)展的最前沿動態(tài),有利于編輯對稿件創(chuàng)新性的判斷與選擇。鑒于編務(wù)工作的繁雜，此項統(tǒng)計工作可每年進(jìn)行一次，具體可利用知網(wǎng)按年度進(jìn)行檢索和補充。

3.對編委會成員信息的統(tǒng)計

該工作統(tǒng)計的主要內(nèi)容與審稿專家的信息相似,可結(jié)合編輯部的實際情況定期進(jìn)行,一般是編委會換屆時進(jìn)行一次統(tǒng)計,但是當(dāng)編委會成員有變動時,需要即時更新信息?！秾W(xué)報》編委會成員均為高校教師,結(jié)合編委成員的工作性質(zhì),筆者添加了對編委課時安排、學(xué)術(shù)會議安排、所帶研究生情況的統(tǒng)計,這就需要每學(xué)期進(jìn)行一次統(tǒng)計。對課時的統(tǒng)計有利于安排編委會舉行的時間,以免耽誤編委們的日常工作;由于編委會成員分布在各大城市,統(tǒng)計學(xué)術(shù)會議的目的是為了預(yù)約與外地編委見面,同時編輯也能參加對期刊發(fā)展有益的各種學(xué)術(shù)會議,了解各行業(yè)發(fā)展趨勢;對編委所帶研究生的統(tǒng)計則是為了發(fā)現(xiàn)并發(fā)展?jié)撛谧髡?，拓寬期刊稿源?/p>

為了方便比對編務(wù)對作者、審稿專家和編委的信息統(tǒng)計,筆者繪制了表1,從表1可以清晰看出三者信息統(tǒng)計的區(qū)別。

除了以上三種對人的信息統(tǒng)計外,還有對文章的信息統(tǒng)計,但該統(tǒng)計與對作者的信息統(tǒng)計有交叉,此處不再贅述,下文列舉實例分析時會進(jìn)一步展開論述。

(二)對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作

筆者將編務(wù)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作分成了兩部分,一部分是各出版單位都涉及的財務(wù)工作,另一部分是與編校工作相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

1.對財務(wù)的統(tǒng)計工作

學(xué)者龍敏針對出版企業(yè)的特點,將財務(wù)管理工作分為籌資管理、投資管理和收益分配管理三部分[11]。筆者結(jié)合高校學(xué)報編務(wù)工作的特點,將編輯部的財務(wù)工作分為收入和支出兩塊內(nèi)容。編輯部的經(jīng)費來源由學(xué)校財政撥款和版面費的收取兩部分組成。財政撥款是定期定額的,不涉及過多的統(tǒng)計工作,但是由于撥款金額不足以支撐辦刊支出,所以就由版面費收入進(jìn)行補充。編務(wù)人員做好版面費的收取統(tǒng)計工作,按期上報編輯部主任,以便編輯部主任安排各項具體工作。在財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作中較為“復(fù)雜”的內(nèi)容是各種支出,如印刷服務(wù)費、微信平臺維護(hù)費、郵寄費、稿費、審稿費；還有不可避免的就是編輯部的日常運轉(zhuǎn)支出,如辦公用品的購買、培訓(xùn)費、差旅費和會務(wù)費等。編務(wù)人員將當(dāng)年各項支出統(tǒng)計好還可以幫助編輯部主任對下一年的預(yù)算金額做出正確判斷。

2.與編校工作相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計

該項工作涉及了對編輯人員工作量的統(tǒng)計和對編校周期的統(tǒng)計。每期每位編輯手里的稿件頁數(shù)都不能夠保證完全的均等,編務(wù)應(yīng)做好對編輯人員工作量的統(tǒng)計,盡量做到年人均工作量一致。在數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作中,最為重要的是對審稿和編校周期的統(tǒng)計,即從作者投稿開始,編務(wù)就要做好有關(guān)投稿、三審和退稿日期的統(tǒng)計,以及每一次編輯/校對次數(shù)及日期的統(tǒng)計。盡管我編輯部已經(jīng)使用投稿系統(tǒng),但仍舊會對審稿周期制作表格進(jìn)行統(tǒng)計,這樣能使主編對當(dāng)期稿件安排有整體把握,對編校次數(shù)和周期的統(tǒng)計讓編輯對工作進(jìn)度了然于心、隨時調(diào)整,也能在作者來電咨詢時馬上給出解答,提升作者對期刊的好感和信任度。

二、在編務(wù)統(tǒng)計工作中使用Excel表格的可行性分析

《學(xué)報》之前采用Word表格來進(jìn)行編務(wù)統(tǒng)計工作,相比較早期的手工記錄方式,Word表格更為整齊,使人一目了然,且可以設(shè)置模板重復(fù)使用,還便于查找和保存;但是Word表格仍然沒有擺脫人工計算的繁瑣,還是要耗費大量時間。在編務(wù)工作中引入Excel表格是由該軟件自身的功能優(yōu)勢、出版行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的需要和編務(wù)工作自身特點三方面所決定的。

(一)Excel表格功能的優(yōu)勢

Microsoft Excel是Microsoft為使用Windows和Apple Macintosh操作系統(tǒng)的電腦編寫的一款電子表格軟件,以適用于Windows系統(tǒng)。自從1987年11月第一款Excel誕生起,約每兩年Microsoft就會推出新的版本,目前的最新版本為Excel 18,也被稱作Microsoft Office Excel 2018,與舊版相比,Excel 2018界面更精致、功能更多樣、使用更方便,可以用于預(yù)算、財務(wù)、數(shù)據(jù)匯總等工作,且軟件占用內(nèi)存小,運行速度快,是辦公的好選擇。由于該軟件擁有強大的計算功能可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的處理、分析,繪制圖表,且可操作性強、界面直觀,使Excel成為當(dāng)下企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理和金融財經(jīng)領(lǐng)域最常使用的計算機數(shù)據(jù)處理軟件[12]。

(二)數(shù)字出版時代傳統(tǒng)編務(wù)工作方式升級的需要

傳統(tǒng)出版業(yè)中的編務(wù)統(tǒng)計工作都是人工來操作,涉及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作既煩瑣又容易出錯,而且每一次的出版數(shù)據(jù)都需要重新統(tǒng)計,僅僅數(shù)據(jù)處理這一塊工作就占用了編務(wù)人員的大量時間;而涉及信息統(tǒng)計的編務(wù)工作之前都是人工記錄或者繪制圖表,如果其中有漏項則需重新制作,也是內(nèi)容多、耗時長的工作。在傳統(tǒng)出版向數(shù)字出版的轉(zhuǎn)型期,數(shù)字出版無論從其內(nèi)容資源、編輯加工、產(chǎn)品形態(tài)、傳播方式,以及整個生產(chǎn)流程都與傳統(tǒng)出版有著很大的區(qū)別,這就要求編輯工作人員不僅要在發(fā)展趨勢上達(dá)成共識,更重要的是加快工作思路和工作方式、方法的轉(zhuǎn)變[13],而編務(wù)工作屬于編輯部工作的一部分,因此,我們在思考如何進(jìn)行編輯行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的同時也必然要考慮對編務(wù)工作的方式方法進(jìn)行升級,引入新手段、使用新技術(shù)來提高工作效率。

(三)Excel程序的可獲取性及簡易操作性

在改進(jìn)編務(wù)統(tǒng)計工作的方法當(dāng)中選擇使用Excel表格是因為其獲取途徑方便,且工作人員經(jīng)過簡單的培訓(xùn)后便可以在實踐工作中熟練掌握。數(shù)字出版時代各期刊社都深知對自身的軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行更新的重要性。Excel表格作為Windows系統(tǒng)自帶軟件,在編輯部購買電腦時便可獲取正版軟件、即安即用,并不需要其他途徑獲取,為編輯部節(jié)省了經(jīng)費。僅需注意的是按照系統(tǒng)提示,定期更新軟件即可。另外,該軟件從問世至今已有30多年歷史,期間幾經(jīng)完善,是一款極為成熟且穩(wěn)定的軟件,具有很簡單的操作性,按照界面的漢語提示就可以自行處理文字信息和數(shù)字的統(tǒng)計工作。

三、Excel表格在具體編務(wù)統(tǒng)計工作中的使用

筆者結(jié)合自身的編務(wù)工作內(nèi)容,采用圖文結(jié)合的方式,分別介紹Excel表格在編務(wù)信息統(tǒng)計和數(shù)據(jù)統(tǒng)計中的具體使用,以期對編務(wù)同行有所幫助。

(一)在信息統(tǒng)計中的使用

前文已經(jīng)對編務(wù)信息統(tǒng)計工作涉及的具體內(nèi)容做了介紹,在這里筆者以《學(xué)報》2018年第6期的文章信息統(tǒng)計為例,對Excel表格在編務(wù)信息統(tǒng)計中的使用進(jìn)行介紹。

以《學(xué)報》2018-6期為例，詳見圖1，共有14篇文章,其中作者的排名以錄用時間為序;題目為錄用時的篇名,實際篇名以發(fā)刊時的篇名為準(zhǔn),編校過程中或有改動,這里的圖1僅是作統(tǒng)計信息用;身份一列分別標(biāo)注了每位作者的學(xué)歷或職稱情況;單位一列均是第一作者的第一單位;基金一列注明了文章的基金級別;方向為作者的研究方向;字?jǐn)?shù)一列,統(tǒng)計了作者的修改稿字?jǐn)?shù),實際發(fā)刊時文章篇幅或有變動;編校一列是該篇文章的編輯人姓名漢語拼音縮寫;版面為修改稿排版后所占的頁碼數(shù),與出刊時的實際頁碼或有出入,理論上多于出刊時的頁碼,最終本期的兩名作者王俊芳與王繼明分別壓縮了各自文章0.5個頁碼。在這里要注意的是在身份一項中,博士生與碩士生表示在讀情況,博士與碩士表示作者已經(jīng)畢業(yè);另外,可與該項的碩導(dǎo)身份作者保持聯(lián)系,讓其推薦本刊給畢業(yè)讀博的學(xué)生,以提高本刊影響力及擴(kuò)大本刊的稿源。方向為文章第一作者的研究方向,該列內(nèi)容可以幫助當(dāng)期的責(zé)任編輯編排目次,避免出現(xiàn)各欄目文章篇數(shù)比例嚴(yán)重失調(diào)的情況?！秾W(xué)報》每個頁碼2 000字符左右(計空格),當(dāng)期的責(zé)編在獲取了文章統(tǒng)計表后,便大致了解了該期文章的整體頁碼情況,在等待排版一校稿件的時間里,可以聯(lián)系部分作者對稿件做小幅度修改,微調(diào)文章頁碼數(shù)。如果某篇文章頁碼數(shù)嚴(yán)重超過期刊單篇文章最大頁碼數(shù)，則考慮調(diào)整該文章的刊期。

圖1 《太原理工大學(xué)學(xué)報》(社會科學(xué)版)2018-6期文章信息統(tǒng)計截圖

在對信息的統(tǒng)計工作中,筆者要重點介紹的是Excel表格的篩選功能,該功能可有效提高編務(wù)對信息處理的工作效率。以圖1內(nèi)容為例,《學(xué)報》要編排當(dāng)期的法學(xué)欄目內(nèi)容,具體步驟如下:

(1)左鍵單擊表格的標(biāo)題欄,即表格的第一行,隨即該行顏色變灰;

(2)左鍵單擊圖1表格所在窗口上方的工具欄“開始”,其下所屬的功能鍵便會出現(xiàn);

(5)取消第一個選項“所有”,選擇“法學(xué)”,點擊“確定”,得到圖2。

圖2 《太原理工大學(xué)學(xué)報》(社會科學(xué)版)2018-6期法學(xué)文章篩選截圖

由圖2可知,2018-6期《學(xué)報》共刊載4篇法學(xué)類文章,其中2篇文章獲基金資助,3篇文章為獨作,版面均占5頁以上。

對不同內(nèi)容進(jìn)行篩選,只需在第(5)步選擇不同的內(nèi)容即可。這樣一來,可以滿足期刊對不同內(nèi)容進(jìn)行篩選的要求,簡化了統(tǒng)計工作,提高了工作效率,在這里強調(diào)一點的是初期制作表格的時候盡量將表格的標(biāo)題欄設(shè)置得詳細(xì)，設(shè)置越詳細(xì)越方便內(nèi)容的篩選。

(二)在數(shù)據(jù)統(tǒng)計中的使用

Excel表格在編務(wù)財務(wù)工作中的應(yīng)用,筆者以《學(xué)報》2018-6期作者稿費統(tǒng)計為例來進(jìn)行介紹。在稿費的統(tǒng)計中主要會涉及加法和乘法,如果作者人數(shù)多,那么編務(wù)在進(jìn)行人工計算時便容易出現(xiàn)錯誤,且耗時較長,影響編輯部整體工作效率。引入Excel表格則非常好地解決了上述問題。我們先計算每一名作者的稿酬,即將“實發(fā)金額”一列的數(shù)據(jù)計算出,然后再計算“合計”一行即本期實發(fā)的總金額。結(jié)合圖3,具體步驟如下:

(1)在作者孟祥健所在行的“實發(fā)金額”空白單元格內(nèi)輸入“=”,左鍵單擊該欄的“30”所在單元格,輸入“*”,左鍵單擊該欄的“6”所在的單元格,這時在“實發(fā)金額”單元格內(nèi)就會出現(xiàn) “=D6*E6”,單擊“回車”鍵,得到作者孟祥健的稿費金額的計算結(jié)果是180元。

(2)選中得到的計算結(jié)果,將鼠標(biāo)移動到“180”所在單元格的右邊框與下邊框交叉處,使其變?yōu)楹谏?”號,此時左鍵點住鼠標(biāo)垂直下拉至最后一位作者劉永慶所在行的“實發(fā)金額”,放開鼠標(biāo)即可得到所有作者的稿費。

(3)選中“合計”一行的“實發(fā)金額”空白單元格,點擊窗口上方的“求和”功能鍵,“實發(fā)一列”從單元格F6到F19均被選中且剛剛空白的單元格內(nèi)出現(xiàn)公式“=SUM(F6:F19)”,按“回車”鍵得到“合計”的“實發(fā)金額”為2 400。

(4)按照上述方法可得到總頁碼數(shù)為80。

圖3 《太原理工大學(xué)學(xué)報》(社會科學(xué)版)2018-6期作者稿費計算前截圖

單擊“求和”功能鍵后,會出現(xiàn)一個下拉菜單欄,里面有平均數(shù)、最大值、最小值等函數(shù),其計算方法與求和的步驟一樣,這里就不再一一敘述。

四、結(jié)語

編務(wù)工作為期刊出版提供基礎(chǔ)性服務(wù),是編輯部連接作者、讀者、專家和其他客戶的紐帶,代表編輯部的形象,而統(tǒng)計工作是編務(wù)工作的重中之重，貫穿出版的整個流程。將Excel表格引入編務(wù)統(tǒng)計工作是當(dāng)代電子編務(wù)的組成部分之一,與傳統(tǒng)編務(wù)相比具有顯而易見的優(yōu)勢,且省時省力[14],是提升編輯部工作效率的有效路徑。在期刊轉(zhuǎn)型變革的今天,面對信息技術(shù)與信息環(huán)境的變化大潮,期刊發(fā)展只能積極地直面變革,擁抱變革,抓住變革的機遇,變被動為主動[15]。將Excel表格引入到編務(wù)統(tǒng)計工作中就符合這種主動變革，大膽創(chuàng)新的辦刊精神。另外，以開放的態(tài)度和務(wù)實的精神擁抱新技術(shù)也是我國出版業(yè)實現(xiàn)融合發(fā)展的必經(jīng)之路[16]。