畢新伍

【摘 要】扎實(shí)推進(jìn)開展年度協(xié)議采購工作，最大程度發(fā)揮集中采辦優(yōu)勢(shì)，是企業(yè)規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率的重要手段，對(duì)企業(yè)采購管理工作走向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的發(fā)展道路將起到積極助推作用。在年度協(xié)議采購執(zhí)行過程中，如何通過優(yōu)化制度體系建設(shè)、規(guī)范內(nèi)部管控流程，推動(dòng)年度協(xié)議采購合規(guī)與高效的實(shí)施，是企業(yè)管理與發(fā)展的一項(xiàng)重要課題。

【關(guān)鍵詞】年度協(xié)議采購；分離制度；權(quán)限審批制度；合規(guī)與效率

年度協(xié)議采購是集團(tuán)公司為適應(yīng)高速發(fā)展的需要，滿足集團(tuán)公司采辦管理要求，降低采辦成本，提高采辦效率，根據(jù)已簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議或年度采購協(xié)議實(shí)施采購的行為。在年度協(xié)議采購執(zhí)行過程中，如何通過優(yōu)化制度體系與規(guī)范管控流程，積極探索年度協(xié)議采購的有效管控方式，實(shí)現(xiàn)合規(guī)性與效率的雙提升，成為適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的客觀要求。

一、集團(tuán)公司年度協(xié)議采購的基本狀況

海洋石油工程股份有限公司集團(tuán)主要從事海上油氣田開發(fā)工程及其陸地終端的設(shè)計(jì)與建造，各類碼頭鋼結(jié)構(gòu)物的建造與安裝，各種類型的海底管道與電纜的鋪設(shè)等業(yè)務(wù)，對(duì)鋼材等物資資源及船舶租賃等工程服務(wù)資源具有較高的使用需求。為保證生產(chǎn)經(jīng)營的使用需求，集團(tuán)公司逐步通過多種方式將關(guān)鍵的物資與工程服務(wù)采辦資源進(jìn)行鎖定，年度協(xié)議采購是諸多方式中最為重要的一種。年度協(xié)議采購具有較為明顯的優(yōu)點(diǎn)：一是通過一次招標(biāo)確定了供應(yīng)商，企業(yè)需要某種貨物或工程服務(wù)時(shí)就可以直接與供應(yīng)商下達(dá)采購訂單即可，簡化了復(fù)雜而又費(fèi)時(shí)的招投標(biāo)程序，提高了工作效率；二是年度協(xié)議采購的采購量較大，能夠使企業(yè)以相對(duì)較低的價(jià)格取得物資或服務(wù)，節(jié)約了企業(yè)的采購成本。

年度協(xié)議采購的優(yōu)點(diǎn)很明顯，但也帶來了如何進(jìn)行采購訂單的審批與下達(dá)等管理難點(diǎn)。在年度協(xié)議采購執(zhí)行過程中，如果缺乏有效的審批制度，容易造成管理的疏漏，進(jìn)而帶來操作風(fēng)險(xiǎn)；反之，如果審批流程過長，會(huì)影響采購效率，違背初衷。所以制定科學(xué)合理的采購訂單審批與下達(dá)流程，成為年度協(xié)議采購能否發(fā)揮作用的關(guān)鍵。

二、嚴(yán)格執(zhí)行審批與執(zhí)行相分離制度，提升采購合規(guī)性

（一）合同簽訂與合同執(zhí)行相分離

集團(tuán)公司開展機(jī)構(gòu)改革，單獨(dú)設(shè)立采辦共享中心機(jī)構(gòu)，將各事業(yè)部的采辦相關(guān)工作（含供應(yīng)商的選擇、合同談判與簽署等）納入采辦共享機(jī)構(gòu)獨(dú)立執(zhí)行。同時(shí)，將各項(xiàng)合同的執(zhí)行工作下沉至各事業(yè)部所屬單位。實(shí)現(xiàn)采辦合同商務(wù)流程與合同執(zhí)行相分離，規(guī)避了職責(zé)過于集中帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）采辦工作實(shí)施分段性管理。

根據(jù)集團(tuán)公司的采辦管理機(jī)制，為了避免采辦全過程管理給采辦容易帶來操縱風(fēng)險(xiǎn)的考慮，從組織制度上公司實(shí)施的采辦管理為分段性管理，即供應(yīng)商管理、采辦計(jì)劃管理、招評(píng)標(biāo)管理。集團(tuán)公司堅(jiān)持管、辦分離原則，優(yōu)化資源配置，降低綜合成本，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。

（三）協(xié)議訂單申請(qǐng)與審批相分離

集團(tuán)公司簽訂年度協(xié)議后，在期間內(nèi)通過年度協(xié)議訂單的方式進(jìn)行采購，即通過向協(xié)議向?qū)Ψ较逻_(dá)年度協(xié)議委托訂單，實(shí)現(xiàn)快速高效采購的方式。集團(tuán)各業(yè)務(wù)部門作為協(xié)議執(zhí)行單位，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際負(fù)責(zé)年度協(xié)議訂單的申請(qǐng)。其后，分別由集團(tuán)的職能部門與領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)訂單進(jìn)行審批，實(shí)現(xiàn)訂單申請(qǐng)與審批相分離。

（四）協(xié)議執(zhí)行與委托發(fā)送相分離

各協(xié)議執(zhí)行單位完成采購訂單協(xié)議的申請(qǐng)與審批后，將相關(guān)文件發(fā)送至統(tǒng)一的歸口管理部門，統(tǒng)一由其向協(xié)議相對(duì)方發(fā)出協(xié)議委托，實(shí)現(xiàn)協(xié)議執(zhí)行與委托發(fā)送相分離。

三、充分發(fā)揮按職能與權(quán)限審批制度，提升效率

（一）按權(quán)限審批

集團(tuán)公司每年度采購業(yè)務(wù)量在五十億元以上，為了既達(dá)到審核的效果，又能滿足高效率的要求，年度協(xié)議委托審批實(shí)行按權(quán)限審批制度。

結(jié)合上述情況，制定不同的審批權(quán)限，預(yù)計(jì)54%的年度協(xié)議執(zhí)行（<20萬元）審批至執(zhí)行單位負(fù)責(zé)人，29%的年度協(xié)議執(zhí)行（20-100萬元）審批至執(zhí)行單位主管領(lǐng)導(dǎo)，14%的年度協(xié)議執(zhí)行（100-500萬元）審批至職能部門及其主管領(lǐng)導(dǎo)，4%的年度協(xié)議執(zhí)行（>500萬元）審批至總經(jīng)理。

（二）按職能審批

年度協(xié)議由執(zhí)行單位負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)審批，主要側(cè)重于業(yè)務(wù)層面的合理性審查。為了從職能方向進(jìn)行審查，同時(shí)由職能部門參與審核。職能部門審核時(shí)，應(yīng)審核包括選用此項(xiàng)協(xié)議的原因、具體的工作要求、所需設(shè)備物資等的數(shù)量、規(guī)格和型號(hào)等要求，所需人員的數(shù)量、資質(zhì)和經(jīng)驗(yàn)等要求，并附必要的圖紙和技術(shù)文件。根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際，需要履行的內(nèi)容超出審批內(nèi)容范疇的，應(yīng)當(dāng)重新執(zhí)行年度協(xié)議審批流程。

四、充分做好統(tǒng)計(jì)與監(jiān)控，推動(dòng)合規(guī)與效率雙提升

（一）年度協(xié)議預(yù)算的使用

在簽訂年度協(xié)議前，應(yīng)就年度協(xié)議涉及的預(yù)算情況進(jìn)行審查，具體需要執(zhí)行預(yù)算動(dòng)用審批程序。完成預(yù)算動(dòng)用申請(qǐng)與審批后，將審批通過的預(yù)算額作為本項(xiàng)年度協(xié)議的控制金額。當(dāng)年度協(xié)議執(zhí)行達(dá)到或超過該控制金額時(shí)，需要執(zhí)行預(yù)算追加程序申請(qǐng)追加合同預(yù)算。

（二）訂單委托的統(tǒng)計(jì)

每次申請(qǐng)年度協(xié)議訂單委托時(shí)，應(yīng)由協(xié)議執(zhí)行部門與對(duì)外發(fā)送訂單委托的歸口部門進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期進(jìn)行回歸分析，必要時(shí)候進(jìn)行預(yù)警或申請(qǐng)年度預(yù)算追加。

五、結(jié)語

年度協(xié)議采購在集團(tuán)業(yè)務(wù)中極大提高了采購效率，規(guī)范了采購行為，降低了采購成本，提高了集團(tuán)物資與服務(wù)的快速保障和快速反應(yīng)能力。年度協(xié)議采購對(duì)集團(tuán)物資采購管理工作走向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的發(fā)展道路將起到積極助推作用。積極推動(dòng)年度協(xié)議采購，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)集團(tuán)物采購資管理工作中存在的問題，可以促使集團(tuán)物資采購管理工作科學(xué)、高效、規(guī)范運(yùn)行，可以在制度和程序上有效降低采購風(fēng)險(xiǎn)。集團(tuán)的快速發(fā)展，要求集團(tuán)物資采購管理部門必須不斷的提高專業(yè)化水平，不斷提升保供能力，為集團(tuán)公司的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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