何玉蘭

[摘? ? ? ? ? ?要]? 學籍檔案管理是學校管理工作的重要內(nèi)容之一，學籍記錄了學生的個人信息以及學習成績等，有一定的隱私性。當前學籍檔案管理正在逐漸擺脫傳統(tǒng)管理方式的束縛，而是轉(zhuǎn)向數(shù)字化方向發(fā)展。數(shù)字化發(fā)展趨勢有利于教育教學改革的腳步，提高辦學的層次。所以，對學生學籍檔案采取數(shù)字化管理方式，是時代發(fā)展的必然結(jié)果。以信息化發(fā)展為時代背景，對學生學籍檔案管理數(shù)字化發(fā)展進行闡述。指出當前學籍管理中遺留的問題，隨之提出幾點建議，以供參考。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 信息化;學籍;檔案管理;數(shù)字化

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）10-0186-02

近年來，因為高校的招生規(guī)模與教育改革正在逐漸擴大和深入，學籍檔案數(shù)量在短時間內(nèi)驟然增加?；诋斍皞€性化的“學分制”教育管理模式，致使學籍檔案材料的管理更加復(fù)雜，過去的紙質(zhì)學籍檔案管理與當前學校發(fā)展已經(jīng)無法完全相適應(yīng)。信息化是21世紀的典型標志，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為社會經(jīng)濟、文化交流等創(chuàng)造了有利條件。從現(xiàn)在的學籍檔案管理中不難發(fā)現(xiàn)，在很大一部分學校學籍檔案管理工作中已經(jīng)開始引入多媒體技術(shù)，或者是建立了專門的學籍檔案管理數(shù)據(jù)庫，在傳統(tǒng)管理方式的基礎(chǔ)上趨于數(shù)字化方向發(fā)展。數(shù)字化方式就是將學生學籍材料保存在管理系統(tǒng)中，提高信息收集、整理、保存以及利用的利用率，具有明顯的效果。從目前的時代背景分析，學籍檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展已經(jīng)呈不可逆轉(zhuǎn)之勢，各校加快學籍檔案管理的數(shù)字化發(fā)展建設(shè)是順應(yīng)時代背景、符合學校改革的重要舉措。下面將針對當前學籍檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中存在的問題與對策展開討論。

一、學校學籍檔案數(shù)字化管理亟待解決的問題

（一）數(shù)字化意識與設(shè)施滯后

因為各種因素，檔案管理類工作始終受到相關(guān)部門領(lǐng)導的高度重視，通常都會配備專業(yè)的設(shè)備，管理工作也異常受到重視。但是學校的學籍檔案管理還沒有形成統(tǒng)一的認知，部分學校認為學籍檔案信息主要是在校生的各種信息，畢業(yè)后就會離開學校，與學校聯(lián)系不夠緊密，所以對學籍管理不重視;部分學校則認為在市場經(jīng)濟體制背景下，企業(yè)等更加看重的是個人的學歷與實力，學籍的作用已經(jīng)逐漸喪失，所以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)只需與現(xiàn)階段的學籍檔案要求相符就可以。盡管部分學校將學籍檔案管理數(shù)字化發(fā)展提上日程，奈何計算機技術(shù)與硬件設(shè)施相對落后，與信息化時代的發(fā)展步伐不一致，導致學籍檔案管理工作無法順利開展。

（二）學籍檔案管理工作冗雜

學籍檔案管理工作看似簡單，但其中涉及多種事物的管理，管理內(nèi)容較為瑣碎，需要工作人員付出一定的精力與時間。管理工作的繁雜造成工作內(nèi)容沒有得到合理量化，工作成效并不顯著，因此，學籍檔案管理人員的流動性較強，致使管理隊伍并不穩(wěn)定。另外，目前的學籍檔案管理人員通常是以自己的實踐為跳板，逐漸熟悉具體的管理知識。管理工作開始前沒有接受專業(yè)的管理培訓，無法將信息技術(shù)學熟練地應(yīng)用于管理工作中，與學籍檔案管理工作的要求匹配度不高。由此可見，目前的學籍檔案管理工作中，對精通學籍檔案管理業(yè)務(wù)，且熟悉計算機系統(tǒng)開發(fā)與維護等知識的專業(yè)性人才極為匱乏。

（三）學籍檔案安全性需提升

學校學籍檔案采取數(shù)字化方式進行管理，賦予了信息傳遞方便、儲存空間小等特點，不過對于其利用，從安全性角度來說還是需要繼續(xù)提升。因為計算機系統(tǒng)自身經(jīng)常會有病毒入侵，甚至出現(xiàn)認為破壞的情況，例如，有黑客利用特殊手段侵入系統(tǒng)中，導致學生的信息檔案與事實不符，出現(xiàn)或篡改、或丟失等情況，甚至導致數(shù)據(jù)庫直接崩潰，所存信息被毀壞，影響數(shù)字化學籍檔案信息的真實性與安全性。與此同時，數(shù)字化學籍檔案信息的載體通常為計算機、U盤、光盤或移動硬盤等，相較于紙質(zhì)學籍檔案的載體要求，需要溫度與濕度都達到要求方可，但壽命也相對較短。

（四）學籍信息檔案利用率低

數(shù)字化學籍檔案信息是將計算機作為載體，配備相關(guān)的設(shè)施，對信息進行識別。數(shù)字化學籍檔案信息對計算機中的硬件設(shè)置與軟件等進行了加工處理，其在儲存、傳輸與利用過程中都離不開計算機系統(tǒng)，數(shù)字化管理模式若是與計算機設(shè)備、軟件等脫離，那么信息的識別、生成與傳遞就會出現(xiàn)斷裂?，F(xiàn)階段，國內(nèi)計算機硬件設(shè)備與軟件技術(shù)的更新相對較快，很多過去形成的電子學籍檔案信息若是應(yīng)用新的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)，是無法讀取的，即便是同一階段的電子學籍檔案信息也會因為專業(yè)問題，而導致應(yīng)用軟件無法兼容，這就造成了“技術(shù)過時”，數(shù)字化學籍檔案信息管理過程中會被掣肘。

（五）數(shù)字化發(fā)展資金不足

學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)是一項需要長期堅持的工程，系統(tǒng)在開發(fā)維護、標準化建設(shè)以及數(shù)據(jù)庫運行等方面都需要依賴高新技術(shù)，應(yīng)該做到運轉(zhuǎn)資金的充裕。近年來，很多學校都在擴建校園規(guī)模，導致學校陷入了財政危機，在很多關(guān)鍵管理方面都顯得力不從心。學籍檔案管理工作固然重要，但是在學校中卻被置于邊緣化未知，學校在這方面投入可以說是微乎其微。學籍檔案信息管理在建設(shè)的過程中，缺乏充裕的后備資金會造成資金鏈斷裂，后續(xù)工作無法順利開展。因資金的匱乏，該部門與其他部門進行溝通時，力量也較為單薄，學校在政策上通常對檔案管理工作也有所忽視，造成學籍檔案信息數(shù)字化發(fā)展速度較慢。

二、推動學籍檔案信息數(shù)字化發(fā)展策略

（一）深化認識，完善教學設(shè)備

學籍檔案信息管理的數(shù)字化發(fā)展首先需要學校領(lǐng)導與相關(guān)管理者對《檔案法》仔細研究，要熟知法律法規(guī)與檔案的精神，增強學籍檔案的手機儲存以及利用意識，轉(zhuǎn)變學校對學籍檔案管理傳統(tǒng)的錯誤偏見，從思想上意識到學籍檔案管理對社會與個人的重要性，對其進行充分重視，真正將學籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)作為學校工作的重點發(fā)展方向之一。學校可以對社會需求進行了解，結(jié)合學校的實際情況，針對學籍檔案數(shù)字化發(fā)展制定出大體框架，完善所需的軟件和硬件設(shè)施，制定出一套符合實際且行之有效的數(shù)字化管理規(guī)章制度，建立科學的指導體系。

（二）緊抓實干，完善師資隊伍

學校學籍檔案信息管理向數(shù)字化管理方向邁進的過程中，會涉及很多最新的知識與技術(shù)，同時也會面臨很多問題。從很大程度上來說，學籍檔案數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)的重要因素之一就是師資隊伍是否具備較高的專業(yè)水平。所以，對師資隊伍的建設(shè)和完善，學校要鼓勵學籍檔案管理者利用不同的途徑、形式進行學習。通過師資隊伍的完善，提升專業(yè)技能與信息技術(shù)的應(yīng)用能力，力求達到學籍檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化的需要。管理者不但應(yīng)該熟知基本的理論知識，還要學會如何利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集。與此同時，學校也要著手引進檔案管理的專業(yè)人才，以雙管齊下的模式，完善師資隊伍，形成一支具有綜合管理與綜合運用能力的學籍檔案數(shù)字化管理隊伍。

（三）謹小慎微，采取防護措施

數(shù)字化學籍檔案信息必須嚴格按照一套封存、一套利用的原則，選擇可靠的載體設(shè)備定期進行數(shù)據(jù)備份，以便數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常時可以及時進行恢復(fù)。同時必須根據(jù)數(shù)字化學籍檔案信息所依賴的載體更新情況，及時地將舊載體上的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到新載體上。在查詢利用環(huán)節(jié)上，要采取訪問權(quán)限控制，即根據(jù)查閱者所應(yīng)具備的資格、查詢范圍，設(shè)立用戶登錄賬號和密碼，并對密碼進行加密保護。同時，建立一些輔助的安全保護機制如系統(tǒng)操作日志等，可以隨時記錄操作者對數(shù)據(jù)所做的增加、修改和刪除等具體操作內(nèi)容、設(shè)備和時間等。在對付外界網(wǎng)絡(luò)干擾方面，要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，阻止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊破壞學籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

（四）轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)化儲存模式

因為數(shù)字化學籍檔案信息相對來說較為脆弱，加之客觀因素與人為因素的影響，致使數(shù)據(jù)受到損壞，極為不穩(wěn)定。管理者想要提高工作效率，解決這個問題，就要對信息的真實性、完整性、安全性等加以注重，采取較為安全的技術(shù)作為保障。在保存?zhèn)浒笖?shù)字化學籍檔案信息時，也要對學籍檔案資料進行保存，這樣可以避免學籍檔案中的不可控因素造成的數(shù)據(jù)損壞，管理者就可以按照檔案上的信息重新構(gòu)建數(shù)據(jù)庫。學籍檔案管理工作的重點是要對原始材料進行保護，雙管齊下的管理方式兼顧了傳統(tǒng)管理方式與數(shù)字化管理模式的特點，不僅能夠發(fā)揮電子學籍檔案快捷、直觀的優(yōu)勢，還能夠確保紙質(zhì)學籍檔案的真實性與可靠性，彼此之間是相互成就的關(guān)系，可以讓資料長期得到保管，并且二者之間互相補充。

（五）拓寬渠道，確保資金充裕

學籍檔案管理雖然冗雜，但是其不具有盈利性，并不會給學校帶來經(jīng)濟利益，若相關(guān)政策沒有支撐，也沒有其他經(jīng)費來源，只是依靠學校檔案部門自身推動學籍檔案數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變，難度可想而知。所以學校應(yīng)該對相關(guān)工作進行積極地宣傳，讓學校領(lǐng)導意識到數(shù)字化建設(shè)對學校整體規(guī)劃的意義，深化信息時代的數(shù)字化意識，抓緊完善硬件設(shè)施。通過宣傳，獲取政府相關(guān)部門的支持，加大資金的投入，向政府部門申請資金方面的支持，積極拓寬渠道，確保資金充裕。與此同時，學校檔案數(shù)字化管理建設(shè)期間，更是要經(jīng)過多方的協(xié)調(diào)和布局，健全管理系統(tǒng)，開發(fā)接口軟件，創(chuàng)建全校統(tǒng)一的數(shù)字化操作平臺，在現(xiàn)實允許的情況下，盡可能地節(jié)約資金，提升整體工作效率，使學籍檔案管理工作和學校整體工作協(xié)調(diào)，形成一種良性互動。

目前，國內(nèi)學校的學籍檔案管理工作只是處于初級階段，并沒有完全擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)材料管理的模式，部分學校學籍檔案管理方面還是采用柜架式的保存方式。盡管有一部分學校已經(jīng)開始采用計算機進行管理，不過大部分都是基于目錄級的學生基本信息管理，實質(zhì)性的學籍檔案還是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式存在。從實踐上來說，機讀目錄管理可以說只是實現(xiàn)快速檢索傳統(tǒng)紙質(zhì)學籍檔案材料的一種應(yīng)用工具，實質(zhì)上并沒有實現(xiàn)學籍檔案的數(shù)字化管理。在信息時代的背景下，學籍檔案管理數(shù)字化發(fā)展是大勢所趨，相信通過大家的努力，我們在這條路上會走得更加順暢。

參考文獻：

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[2]秦芳遠，劉環(huán)瓊.學生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究[J].蘭臺世界，2015（23）.

◎編輯 馮永霞