趙美俠

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作在單位中有著其不可取代的重要性，它對(duì)于事業(yè)單位的運(yùn)行有著重要的作用，但是由于我國(guó)事業(yè)單位數(shù)量較大，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，不夠重視，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作存在著很大的弊端。本文從我區(qū)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，的事業(yè)單位檔案管理工作存在的弊端進(jìn)行分析，針對(duì)性的提出加強(qiáng)其管理工作的措施，提出推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)對(duì)策，希望能夠?qū)ξ覈?guó)事業(yè)單位檔案管理工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理在一項(xiàng)枯燥、乏味的工作，但是，同時(shí)也是一份相當(dāng)重要的工作，檔案，是一種備案，在需要的時(shí)候只要查證就可以，隨著事業(yè)單位規(guī)模的擴(kuò)大和事務(wù)的增多，需要管理的檔案也會(huì)增多，工作量自然也就會(huì)相應(yīng)的增大。但是，很多事業(yè)單位都會(huì)疏于對(duì)檔案的管理，在用不著的時(shí)候不夠重視檔案管理，但是當(dāng)需要調(diào)用的檔案的時(shí)候，才會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的重要性。因此，為了提高工作效率，避免發(fā)生類似于找不著東西的低級(jí)錯(cuò)誤，各事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作，并且將此項(xiàng)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)于此，本文將從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案具有原始記錄性的本質(zhì)屬性，檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中，形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案的來源悠久，從古至今便有將事物或者事實(shí)記錄在冊(cè)的習(xí)慣，因?yàn)槠湓夹?，所以有著證據(jù)的效用，所以，做好檔案管理工作顯得尤為重要。檔案管理工作的重要性具體可以從以下三個(gè)方面來看，一是對(duì)于事業(yè)單位本身而言，一家實(shí)力雄厚的事業(yè)單位絕對(duì)不是只有五年、十年的歷史，從其單位的起始，到中間的發(fā)展，到某些大型事件的結(jié)果與啟示，都被記錄在案，后期的有效管理和改善都可以通過查閱檔案，從中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加大事業(yè)單位的發(fā)展。二是對(duì)于單位員工而言，事業(yè)單位的檔案不僅僅包括單位自身的發(fā)展歷程，還記錄著歷任員工的檔案，從入職的交底檔案，到在單位的一系列成就以及其發(fā)展，都記錄在案，既為員工提供了人生經(jīng)歷的參考資料，也有利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。最后，可以為相關(guān)法律部門提供相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)，從這一點(diǎn)來看，是為了更好的保障單位的權(quán)益，有利于推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）認(rèn)識(shí)不足，不夠重視

長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位因?yàn)槠渎毼惠^多，工作量較大等客觀或主管因素，對(duì)檔案管理工作的重視度還不夠，沒有意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位的重要性。即便有些單位在時(shí)代的潮流中開始意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，但是，由于長(zhǎng)期以來的疏忽，沒有系統(tǒng)的管理，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，也就導(dǎo)致了檔案零亂、分散、量大、無序等特點(diǎn)，其不能滿足現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)下對(duì)檔案管理的需求，也不利于事業(yè)單位的進(jìn)步和檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，人員流動(dòng)、不穩(wěn)定

檔案管理看似簡(jiǎn)單，只是分門別類的放好即可，但是，在這看似簡(jiǎn)單的背后，依然是有著大學(xué)問。由于事業(yè)單位員工較多，且單位本身的發(fā)展也是一條線，所以，單位的檔案數(shù)量是巨大的，需要專業(yè)人士用專門的方法進(jìn)行管理，才能達(dá)到緊緊有條的狀況。而由于單位之前對(duì)檔案管理工作疏于管理，導(dǎo)致其管理人員經(jīng)常流動(dòng)、更換，沒有穩(wěn)定的管理人員，甚至管理人員都沒有經(jīng)過專業(yè)的管理培訓(xùn)，其專業(yè)素質(zhì)缺乏。

（三）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能夠薄弱，法律意識(shí)不強(qiáng)

沒有規(guī)矩，不成方圓，對(duì)于檔案管理，國(guó)家也是有出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)的，例如《檔案法》和《檔案管理辦法》兩部法律法規(guī)就是與檔案管理有關(guān)的。但是，很多事業(yè)單位對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)都不到位，沒有意識(shí)到檔案工作對(duì)于單位的重要性。除此之外，檔案管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)也比較薄弱，檔案整理不規(guī)范、檔案沒有按要求進(jìn)行整理與歸類等，都在很多的事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)。

（四）檔案室的管理設(shè)施較落后

檔案是事業(yè)單位重要的一個(gè)組成部分，且檔案有著其不可替代的重要性和其不好保管的特性，所以，檔案室需要干燥、整潔的辦公條件，但是，有些事業(yè)單位，對(duì)于檔案室不夠重視，空氣污濁、辦公條件差，有的還堆放有雜物，沒有一個(gè)整潔、干凈的環(huán)境。另外，檔案管理遵循老一套做法，缺乏先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案保護(hù)措施。

三、對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的未來要求

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)版的，交由相關(guān)的管理人員，由專業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)的管理，保護(hù)其不受損害，但是這樣的工作量很大，且不能得到及時(shí)的更新，占用的空間也非常大。隨著科技、信息化的實(shí)現(xiàn)，未來的檔案管理工作將更趨向于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，其更加注重于電子管理和計(jì)算機(jī)管理，運(yùn)用信息技術(shù)，有著占用空間小、更新及時(shí)等優(yōu)勢(shì)，并且不用占用太多的人員，用計(jì)算機(jī)管理，也減少了人員上的輸出，大大提高了公司的運(yùn)作效率。在需要使用檔案的時(shí)候，也可以直接使用線上傳輸，而不用搬運(yùn)大量的紙質(zhì)版檔案。

四、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的措施

（一）提高檔案意識(shí)，加大宣傳力度

檔案意識(shí)在事業(yè)單位一直是缺乏的，員工們不知道這項(xiàng)繁瑣的工作能夠帶來些什么，或許只能看到起表面的繁瑣與“吃力不討好”，但是，實(shí)際上，檔案的調(diào)取對(duì)于單位的工作力度是相當(dāng)大的，它不會(huì)直接的產(chǎn)生利益，而是如同一位幕后工作者一樣，在需要的時(shí)候被調(diào)用，檔案的調(diào)取效率高，就會(huì)給相應(yīng)的工作帶來極大的便利。在信息化時(shí)代，進(jìn)行檔案管理也輕松了許多，方便還利民，提高了工作效率和檢查的直觀性，所以，相關(guān)部門要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，提高職工的檔案意識(shí)。

（二）建立健全檔案管理機(jī)制

檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，應(yīng)當(dāng)有其組織性、程序化、規(guī)范化，檔案室是一個(gè)科室，那么久應(yīng)該有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)者，從上而下，一層一層的管理好檔案，做好檔案工作，建立健全檔案管理機(jī)制，使檔案管理工作不再像之前一樣無序，而是應(yīng)該有跡可循，能夠找到直接負(fù)責(zé)人進(jìn)行查證，機(jī)制化管理，機(jī)制化保證。

（三）確定檔案管理專業(yè)人員

檔案管理工作和其他的工作一樣，有著其專業(yè)性、實(shí)踐性和操作性，一個(gè)沒有經(jīng)驗(yàn)的工作者很難把事業(yè)單位大量的檔案管理好的。因此，檔案管理的關(guān)鍵在于人，一個(gè)有著良好的專業(yè)素養(yǎng)的管理工作者能夠井然有序的管理好檔案，并且不出現(xiàn)或者出現(xiàn)少許差錯(cuò)，因此，要保證檔案管理工作人員的穩(wěn)定性，對(duì)這項(xiàng)工作有著自己的見解和反思。其次，管理人員要提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，跟上時(shí)代的進(jìn)步。一方面加強(qiáng)其職業(yè)素養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀，為社會(huì)發(fā)展而服務(wù)；另一方面需要掌握信息技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)型過渡到現(xiàn)代型，學(xué)會(huì)利用新時(shí)代下的資源進(jìn)行更好的檔案管理。

（四）著力開發(fā)檔案信息資源

檔案信息是一個(gè)值得挖掘的方面，能夠從不同的方向?qū)n案信息進(jìn)行挖掘，不再局限于傳統(tǒng)的檔案管理模式，僅僅是對(duì)單位現(xiàn)有的檔案進(jìn)行往返的、重復(fù)的管理。從事檔案管理的工作人員和單位的領(lǐng)導(dǎo)，可以將眼界放寬一些，不局限在檔案本身，而是從檔案這條線延伸出去?？梢詮氖聵I(yè)單位本身出發(fā)，編寫健全的事業(yè)單位的發(fā)展史、組織變革、人事變動(dòng)等事件，留下關(guān)于單位的一樁樁事件。二是可以圍繞工作進(jìn)行展開，加大宣傳，與宣傳部門進(jìn)行合作，總結(jié)出單位改革的經(jīng)驗(yàn)和不足之處，為今后單位的發(fā)展和努力提供一個(gè)參考和方向。

五、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)策

（一）嚴(yán)格公文制法是單位檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提

在古時(shí)候，曾經(jīng)把檔案成為“公文”，公文制法是檔案管理工作的一個(gè)重要部分，因?yàn)楣闹品P(guān)系到檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性，能夠?qū)⒐闹品ㄗ龅揭?guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，對(duì)于檔案管理有著很大的幫助。公文制法的質(zhì)量不僅關(guān)系著檔案的質(zhì)量，還為檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的前提。

（二）做好文書及其他電子文件的處理工作

看起來，文書與檔案沒有關(guān)系，但是，從實(shí)質(zhì)上來講，文書與檔案也是有著密切的關(guān)系，文書是檔案的來源，檔案是文書的最終歸宿。在強(qiáng)調(diào)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，要樹立文書規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)，將文書工作做好，做規(guī)范，做標(biāo)準(zhǔn)，是處理好檔案工作的前提。除了紙質(zhì)版文書，電子文書也越來越受到歡迎，其也屬于檔案的一部分。電子文書與紙質(zhì)版文書的保存方式不同，紙質(zhì)版文書一般需要對(duì)方在干燥、空氣良好的室內(nèi)，而電子版文書因其特性，一般都是存放于計(jì)算機(jī)和硬盤中，但因?yàn)槠潆娮佑闷酚衅浔Ｙ|(zhì)期，所以，在選擇其保存產(chǎn)品的時(shí)候，要注意甄選，盡量選擇保存期長(zhǎng)的光盤或硬盤，能夠保證電子文書的使用性。

（三）實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

由于檔案的特性，其容易重復(fù)和立卷組合的無序一般是檔案管理工作最常見的問題，無論最初的檔案管理做得有多好，檔案數(shù)量一多，一亂，就又會(huì)是一個(gè)無序的狀態(tài)，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就是要將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到最大化，案卷完整化，而在這諸多繁雜無序的檔案中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最快捷方式就是“以我為主”的實(shí)現(xiàn)。

“以我為主”的檔案管理原則是要以本單位形成的文件為主的原則，即在成立檔案的時(shí)候要以本單位的實(shí)際情況為主，這不僅僅是在處理文書工作時(shí)的一條原則，更是處理檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的原則。這一條準(zhǔn)則要求檔案管理一是要注意檔案歸檔的時(shí)效性，一旦錯(cuò)過時(shí)效性就會(huì)帶來很多重復(fù)的工作；二是要進(jìn)行合理的分工，只有進(jìn)行合理的分工，在安放新的檔案或者查找舊的檔案時(shí)才能夠有條不紊的進(jìn)行；三是提高卷宗質(zhì)量，卷宗材料的質(zhì)量和其完整性直接關(guān)系到檔案的管理和檔案的價(jià)值，因此，在進(jìn)行檔案管理之前，一定要確保其卷宗材料的完整性。

六、結(jié)語(yǔ)

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案越來越受到重視，人們也在注意到其重要性。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合檔案管理工作的特性，積極探索其管理模式，將檔案管理工作做到位，建立一套完整的檔案管理工作體系，使得檔案管理工作一步步趨于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，有效提供其信息資源，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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