張智

摘 要：一直以來，文學(xué)影視作品中的秘書形象都較為負面，總會讓人想起花瓶等代名詞。但事實并非如此，在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的今天，秘書職業(yè)有著其獨特的重要性。筆者從近年熱門文學(xué)影視作品中的典型秘書形象入手，擇要分析了秘書職業(yè)的內(nèi)在特質(zhì)和基本素養(yǎng)，以期更加感性直觀地幫助廣大秘書更好地認識自己和認識職業(yè)。

關(guān)鍵詞：文學(xué)影視;秘書職業(yè);工作態(tài)度

秘書在當今社會是廣泛的存在，在機關(guān)企事業(yè)單位運行中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。作為領(lǐng)導(dǎo)“身邊”人員，秘書的主要職責(zé)是上下交流、內(nèi)外溝通、左右協(xié)調(diào)，當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作任務(wù)。秘書工作涉面廣、內(nèi)容雜、事務(wù)冗、頭緒多，既要對上，又要對下;既要統(tǒng)籌，又要執(zhí)行;既要協(xié)調(diào)，又要落實。正因如此，一個出色的秘書，不僅要求會做事，還要會做人;不僅要業(yè)務(wù)專，還要是“萬事通”;不僅得擅長宏觀謀略，還需心思細膩。作為一名秘書教育工作者和文學(xué)影視愛好者，始于從日?？绰殬I(yè)、從職業(yè)看日常初衷，筆者對《杜拉拉升職記》和《非常女秘書》這兩部文學(xué)影視作品中典型的秘書形象進行了分析研究，梳理總結(jié)出以下三點秘書人員基本素養(yǎng)，希望對廣大秘書工作者正確認識自己和正確認識秘書職業(yè)有所幫助。

一、尊重領(lǐng)導(dǎo)，與上司保持一致

從角色定位看，日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)是秘書的上級，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的助手。秘書要順利開展工作，必須獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任。而獲得領(lǐng)導(dǎo)的信任，首要的一點就是要尊重領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)保持一致。否則，秘書開展工作將“舉步維艱”“寸步難行”，甚至落得淘汰出局、被辭退的下場。

李可所著《杜拉拉升職記》第一部里的DB北京辦行政主管王薔就是個反面例子：她對上司玫瑰很不服氣，經(jīng)常在背地里向同事杜拉拉吐槽自己的上司;她把與玫瑰的不同意見越級匯報給玫瑰的上司李斯特;在北京辦要裝修的關(guān)鍵時刻，她選擇去住院做一個并不緊急的手術(shù)，且只是在手術(shù)前一天發(fā)郵件通知上司她要請假;當公司行政總監(jiān)李斯特發(fā)郵件給北區(qū)全體同事指定由另一個同事暫時負責(zé)她的行政事務(wù)時，沒過幾天，她卻擅自給北區(qū)全體同事發(fā)了個郵件，宣布自己出院了，北區(qū)行政事務(wù)繼續(xù)由她負責(zé)?？上攵跛N根本談不上尊重領(lǐng)導(dǎo)，而簡直是目無領(lǐng)導(dǎo)、目無組織、目無紀律。秘書尊重領(lǐng)導(dǎo)最主要的體現(xiàn)就是維護領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，在任何情況下都不挑戰(zhàn)和破壞上司的威信，不散布有損上司威信的言論。很明顯，王薔越級匯報挑戰(zhàn)了領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，背后說領(lǐng)導(dǎo)壞話有損上司的威信，無視領(lǐng)導(dǎo)擅自發(fā)郵件修改決策直接打臉領(lǐng)導(dǎo)，作為王薔上司的玫瑰和李斯特當然不會信任和支持她的工作，王薔即便業(yè)務(wù)能力再強，行政主管經(jīng)驗再豐富，最后也毫無懸念地難逃被辭退的厄運。這部作品中另一個主人公杜拉拉則相反，剛?cè)温殨r，她和王薔一樣經(jīng)常挨批，但是拉拉沒有像王薔一樣埋怨上司、一味地跟上司對著干，而是始終謙而恭之說“您老見教的是”，并用心總結(jié)尋求與上司玫瑰共事的方式和規(guī)則，比如將廣州辦的報告格式改成上司玫瑰慣用的上海辦的報告格式，適應(yīng)玫瑰、與玫瑰建立一致性，并注意揣測領(lǐng)導(dǎo)意圖，多請示報告領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注關(guān)心的工作，領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)心的小事則自己解決。拉拉的做法對領(lǐng)導(dǎo)保持了充分的尊重，能從領(lǐng)導(dǎo)的角度去看待事情，所以她很快贏得了領(lǐng)導(dǎo)的信任。

相對而言，作為上司，其地位和職權(quán)使他能在更高的層面對單位出現(xiàn)的問題作出決策和管理，秘書相對于領(lǐng)導(dǎo)，是輔助性相對于主導(dǎo)性，秘書需要輔助并服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的工作。所以，作為一名秘書，就要時刻注意尊重和適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的辦事方式及行事規(guī)則，了解上司的思維模式、行為習(xí)慣、工作方法，以及對具體問題的思路和期望等，主動配合、適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，與上司保持一致。當然，不同的領(lǐng)導(dǎo)有不同的風(fēng)格，秘書要針對上司們的不同特點，注重調(diào)整改變自己固有的工作方式方法，盡力配合領(lǐng)導(dǎo)、適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)。例如杜拉拉面對強硬風(fēng)格的上司玫瑰，就采用多請示匯報、建立一致性的方式，始終讓工作處在領(lǐng)導(dǎo)掌控中;而面對開放管理、充分授權(quán)的上司李斯特，拉拉則大原則與上司溝通，具體工作盡量自己想辦法處理，最后向上司匯報結(jié)果，積極主動的參與到領(lǐng)導(dǎo)對公司的經(jīng)營決策中去，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，充分發(fā)揮了自身的輔助作用。

二、呵護人際，營造和諧工作氛圍

臺灣資深秘書石永琦曾說：“秘書的成敗往往不在效率第一，而在人緣第一”。秘書工作繁而雜，秘書服務(wù)的對象是“人”：上司、同事、客戶，每天要與上下左右的人打交道，接觸面廣泛，秘書只有妥善地處理好與各方人士的人際關(guān)系，才能為做好各項工作打好基礎(chǔ)。那如何才能夠建立良好的人際關(guān)系，得到大家的認可和喜愛呢？

首先，最直接的表現(xiàn)形式就是微笑。微笑的感染力是不容忽視的。法國大作家雨果曾說過，“笑是陽光，它能消除人們臉上的冬色?！痹谌伺c人之間進行交往的過程中，微笑往往起到潤滑劑的作用，它能夠有效拉近人與人之間的距離，減小隔閡。從事秘書工作人員應(yīng)當時刻保持微笑，上班遇到同事時，微笑地打招呼;在遇到領(lǐng)導(dǎo)和向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作時，也應(yīng)當面帶微笑。比如《非常女秘書》電影中的英子，上下班期間，不論是遇到同事還是遇到領(lǐng)導(dǎo)，她都會給對方一個大大的微笑，這使得她在整個團隊中獲得了較好的人緣，也為她職業(yè)發(fā)展帶來了巨大的幫助。

其次，秘書人員應(yīng)當善解人意，從多角度去看待問題，充分考慮他人的想法或需求。秘書崗位具有一定的特殊性，在領(lǐng)導(dǎo)和員工之間起著橋梁和紐帶的作用。秘書人員雖接近領(lǐng)導(dǎo)、貼近高位，但更應(yīng)當接近同事、貼近群眾，做到善解人意、關(guān)心體貼同事。只有這樣，才能獲得更為廣闊的人脈資源和群眾基礎(chǔ)，為更好地執(zhí)行落實領(lǐng)導(dǎo)決策贏得支持、積蓄力量?！抖爬氂洝分兄v述的拉拉在組織上海辦裝修協(xié)調(diào)各部門搬家時，碰到王偉領(lǐng)導(dǎo)的銷售部的阻撓，拉拉雖然強勢地讓銷售部搬了家，但當她所在的行政部集體沉浸在“打敗”核心部門的得意洋洋中時，拉拉并沒有幸災(zāi)樂禍，而是體貼地安排了搬家公司去幫銷售部打包，她的善解人意最終贏得了銷售總監(jiān)王偉的人心，王偉之后在工作上給予了拉拉很多的幫助。善解人意體現(xiàn)在方方面面，如在午休時，盡可能不要在休息室制造噪音，打擾同事休息;在領(lǐng)導(dǎo)或同事之間溝通存在誤解時，做一個靈活中立的第三者，盡可能的幫助化解誤會，避免事情向嚴重的方向發(fā)展，等等。《杜拉拉升職記》中拉拉的下屬海倫對拉拉把她熟悉的報告格式換成玫瑰熟悉的格式產(chǎn)生不滿時，拉拉并沒有強制讓海倫執(zhí)行，而是耐心地從海倫的角度幫她分析，讓海倫知道這樣做可以讓她在公司年度績效考核中獲得績效，最終海倫欣然接受了改變。

第三，善于發(fā)現(xiàn)并贊美同事的優(yōu)點。每一個人在工作中都希望得到他人的贊美，因為贊美是對自身工作的一種肯定。秘書崗位工作人員應(yīng)當經(jīng)常贊美別人，這樣做一方面可以幫助自己，提升自身的交往能力，獲得更好的人緣;另一方面也有利于促進其他同事的進步，使其他同事變得更加優(yōu)秀，從而營造良性友好的工作氛圍，使大家在一個寬松向上環(huán)境中團結(jié)拼搏、合作共事。

三、加強學(xué)習(xí)，適應(yīng)時代新要求

“學(xué)然后知不足”，秘書人員要注重加強學(xué)習(xí)和“充電”，更新自我、彌補不足，開拓眼界、鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高自身的綜合修養(yǎng)，跟上時代的步伐。

第一，加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)。很多人看來，秘書職業(yè)沒有什么難度，無非就是打打字、收發(fā)整理文件、接待會客，或者跟在領(lǐng)導(dǎo)后面開會、做做記錄。《杜拉拉升職記》中拉拉的上司李斯特也曾經(jīng)看輕行政崗位，當他聽完拉拉匯報上海辦裝修需要資金750萬及用時9個月的理由時，他不由感慨：其實行政有很多專業(yè)的內(nèi)容，需要較長時間的學(xué)習(xí)和實踐才能勝任。確實如此，隨著時代的發(fā)展，社會對秘書的要求越來越高，秘書職業(yè)需要的專業(yè)知識涵蓋了文書、寫作、辦公自動化、溝通、會務(wù)組織、公共關(guān)系、信息與檔案、事務(wù)管理、速記、企業(yè)管理、人力資源管理、法律法規(guī)、英語，等等。秘書在工作中應(yīng)掌握精深的專業(yè)知識，只有這樣，才能使自己的工作更有科學(xué)性，才能當好上司的參謀和助手;而掌握多樣的輔助知識，能使秘書人員在業(yè)務(wù)繁重的環(huán)境下，更加井井有條地將工作完成好，減少出錯率，提高工作效率。

第二，加強專業(yè)相關(guān)知識學(xué)習(xí)。在《非常女秘書》中，英子面試的時候王眉與英子對話，“吳明英，語言大學(xué)，英語專業(yè)，希望在涉外企業(yè)工作”，王眉拿著英子的簡歷，被眼前這位鄉(xiāng)巴佬女孩兒弄得哭笑不得，她問英子：“你知道我們公司要招聘的是什么職位嗎？”英子搖頭，“盛華國際你知道嗎？” 英子搖頭，王眉樂了：“我們是給盛華國際CEO，著名海歸職業(yè)經(jīng)理人，業(yè)界女強人白娜總裁選外事秘書，知道嗎？我建議你考慮一下你自己的條件，還是趁早回吧！”后來機緣巧合下英子被該公司錄取，但也正是因為這一段話使得英子不斷的學(xué)習(xí)商業(yè)知識，為她后面的成功奠定了基礎(chǔ)。在市場經(jīng)濟大背景下，秘書人員應(yīng)不斷提升和加強商業(yè)、經(jīng)濟、政治、統(tǒng)計等知識的學(xué)習(xí)，這是秘書人員履行好參謀的職責(zé)使命。同時，心理學(xué)和社會學(xué)等知識能幫助秘書認識自己和他人，幫助秘書在日常的工作調(diào)劑心理，保持愉快的心情，增強抗壓能力。此外，適應(yīng)全球化、信息的要求，秘書人員還應(yīng)加強傳播和網(wǎng)絡(luò)信息等知識的學(xué)習(xí)，及時優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，爭當樂于學(xué)習(xí)、善于提高、勇于創(chuàng)新的時代先鋒。

四、結(jié)語

總而言之，不管是《杜拉拉升職記》中的杜拉拉還是《非常女秘書》中的英子，她們秘書職業(yè)生涯的成功都離不開對領(lǐng)導(dǎo)的尊重，在工作中與上司保持一致，為領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù);離不開保持良好的人際關(guān)系，營造良好的工作氛圍;離不開加強學(xué)習(xí)，不斷的提升自身的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，使自身能夠在高壓的工作環(huán)境下做到游刃有余，在社會變化和時代發(fā)展中為自己贏得一席之地。

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作者簡介：張智（1981.03- ），女，漢族，廣東河源人，河源職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，碩士，研究方向：文秘。