葉蓮

嘉興市第一醫(yī)院設(shè)備科 （浙江嘉興 314000）

醫(yī)用物資的正常供應(yīng)是醫(yī)院順利開展臨床工作所必需的物質(zhì)條件?，F(xiàn)今，供應(yīng)鏈管理、零庫存管理等理念已經(jīng)引入醫(yī)院的物資管理工作中。信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，由此應(yīng)運(yùn)而生了基于云計(jì)算等新技術(shù)的物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)[1-2]。引進(jìn)該系統(tǒng)對(duì)醫(yī)用耗材進(jìn)行科學(xué)有效管理，優(yōu)化管理流程，降低管理成本，進(jìn)而全面提高醫(yī)院的整體管理水平，一定程度可以提高醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，是獲取最佳經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑和重要手段[3-4]。

1 醫(yī)院耗材管理中存在的問題

1.1 出入庫的相關(guān)信息不統(tǒng)一

以往醫(yī)院耗材管理過程中，各環(huán)節(jié)均采用封閉管理的模式進(jìn)行管理。從采購驗(yàn)收到科室領(lǐng)用，再到二級(jí)科室管理和使用收費(fèi)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有各自的管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)間不能相互關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)不一致，將會(huì)給全院耗材的管理、查詢和盤點(diǎn)帶來一定的困難。例如，在二級(jí)科室管理方面，二級(jí)管理科室有自己的物資管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)與設(shè)備科中心庫房的管理系統(tǒng)不關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)中錄入的信息和中心庫房管理系統(tǒng)中的信息不統(tǒng)一，存在名稱不一致、包裝單位和單價(jià)不統(tǒng)一等一系列問題。

1.2 缺乏相應(yīng)的二級(jí)管理功能，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)物資的追蹤管理

隨著患者人數(shù)的增加和手術(shù)量的增大，醫(yī)院每天所使用的醫(yī)用耗材在數(shù)量、品種和價(jià)值上不斷增加，且隨著醫(yī)院管理精細(xì)、全面的發(fā)展，以往的物資管理系統(tǒng)已不能滿足醫(yī)院目前和未來發(fā)展的需要。設(shè)備科中心庫房和二級(jí)科室的管理系統(tǒng)各自獨(dú)立，不關(guān)聯(lián)，以致中心庫房的管理系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)物資的一級(jí)庫房管理功能，具有一定的局限性，只能體現(xiàn)從一級(jí)庫房（設(shè)備科中心庫房）到領(lǐng)用科室（二級(jí)庫房）的相關(guān)記錄，不能體現(xiàn)從二級(jí)庫房到三級(jí)庫房（使用科室）的相關(guān)記錄，不能實(shí)現(xiàn)對(duì)領(lǐng)用耗材的全院跟蹤管理，出現(xiàn)管理過程中的數(shù)據(jù)斷流問題[5-6]。特別是針對(duì)植入性材料，領(lǐng)用、使用及其后續(xù)的追蹤管理急需二級(jí)庫管理系統(tǒng)，使其能夠做到追本溯源[7]。

1.3 證件管理缺少電子化的管理軟件，管理紙質(zhì)證件耗時(shí)又占地

《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》中明確提出應(yīng)加強(qiáng)對(duì)醫(yī)療器械的監(jiān)督管理，保證其安全、有效，同時(shí)規(guī)定了不得銷售、使用未獲準(zhǔn)注冊(cè)的醫(yī)療器械。醫(yī)用耗材證件管理是管理中的難點(diǎn)，其涵蓋生產(chǎn)、銷售、使用等各個(gè)環(huán)節(jié)。醫(yī)院作為其使用的主要場(chǎng)所，更是管理中的重中之重。

由于缺少相應(yīng)的電子化管理軟件，醫(yī)用耗材的相關(guān)資質(zhì)需要供貨商提供相應(yīng)的紙質(zhì)證明；醫(yī)院的證件管理人員需要花費(fèi)較多時(shí)間對(duì)其進(jìn)行審查，從而保證其合法有效；審查完畢后，需要將其錄入電腦目錄，提供場(chǎng)所將其保存，耗時(shí)又占地。但是，隨著患者人數(shù)和業(yè)務(wù)量的增加，隨時(shí)會(huì)有新的材料進(jìn)入醫(yī)院。同時(shí)，醫(yī)用耗材在使用的過程中，會(huì)有新的資料產(chǎn)生，此時(shí)便要求證件管理人員及時(shí)更新電腦上的數(shù)據(jù)和相應(yīng)的紙質(zhì)文檔。存檔證件越來越多，會(huì)出現(xiàn)存儲(chǔ)空間不足問題。如果能有合適的電子管理系統(tǒng)對(duì)證件進(jìn)行電子化管理，省時(shí)又省力，且可節(jié)省空間。

1.4 與醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）不關(guān)聯(lián)，易導(dǎo)致收費(fèi)錯(cuò)誤

由于物資管理系統(tǒng)與HIS不關(guān)聯(lián)，極易出現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)中同一物資價(jià)格不一致的情況。當(dāng)臨床使用人員使用耗材后通過HIS進(jìn)行收費(fèi)時(shí)，如果有價(jià)格變動(dòng)而物價(jià)員未及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，極易出現(xiàn)收費(fèi)錯(cuò)誤問題。如果物資管理系統(tǒng)能夠與HIS相關(guān)聯(lián)，則有兩個(gè)價(jià)格不相符的情況能夠及時(shí)顯示，以便物價(jià)員能夠及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，以免出現(xiàn)收費(fèi)錯(cuò)誤問題，進(jìn)而避免醫(yī)患矛盾的產(chǎn)生。

2 基于圖特云技術(shù)的醫(yī)院物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的應(yīng)用

為了解決上述的一系列問題，我院于2016年引進(jìn)使用圖特物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用內(nèi)外網(wǎng)相結(jié)合的方式，外網(wǎng)通過供應(yīng)鏈云平臺(tái)模式，進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)證件管理和供貨商訂單操作，而內(nèi)網(wǎng)通過相對(duì)應(yīng)的軟件管理平臺(tái)與HIS、辦公自動(dòng)化（OA）物資請(qǐng)領(lǐng)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，進(jìn)行醫(yī)院物資的常規(guī)化管理。

2.1 應(yīng)用前的相關(guān)準(zhǔn)備工作

應(yīng)用前，需要供貨商完成相關(guān)資質(zhì)的電子化，且需要通過一定的端口將圖特系統(tǒng)與HIS、OA等進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

2.2 圖特系統(tǒng)在醫(yī)院的實(shí)踐應(yīng)用

2.2.1 物資證件的電子化管理

醫(yī)用耗材進(jìn)院前，供貨商會(huì)完成證件的電子化上傳工作。電子證件經(jīng)過平臺(tái)初審后，再由醫(yī)院的證件管理人員進(jìn)行復(fù)審，如有不相符則會(huì)被退回要求進(jìn)行修改，直至完全正確，屆時(shí)驗(yàn)收人員只需核對(duì)實(shí)物上標(biāo)明的證件與上傳證件是否相符即可。當(dāng)證件出現(xiàn)過期情況時(shí)，平臺(tái)上相應(yīng)的數(shù)據(jù)行會(huì)變成紅色，以便檔案管理人員進(jìn)行查看，同時(shí)會(huì)通知供貨商，要求其及時(shí)更新。見圖1。

圖1 云平臺(tái)信息顯示界面

2.2.2 訂單的物資供應(yīng)鏈管理（一級(jí)庫管理）

圖特系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)從采購到中心庫房領(lǐng)用的一級(jí)庫管理功能。當(dāng)有物資需要采購時(shí)，采購人員將采購信息制成電子訂單發(fā)出，訂單會(huì)在供貨商的相應(yīng)界面顯示，同時(shí)會(huì)以短信的形式通知業(yè)務(wù)員及時(shí)發(fā)貨。到貨后，驗(yàn)收人員驗(yàn)收合格，掃碼入庫，倉管人員根據(jù)OA物資請(qǐng)領(lǐng)系統(tǒng)上產(chǎn)生的科室訂單進(jìn)行發(fā)放。在此過程中，物資的名稱、包裝單位、單價(jià)等信息均是統(tǒng)一的，即采用云平臺(tái)上維護(hù)的數(shù)據(jù)，名稱和證件號(hào)均與注冊(cè)證上的信息相符。

2.2.3 二級(jí)庫物資的管理

二級(jí)庫房設(shè)有低庫存報(bào)警功能，當(dāng)物資數(shù)量低于警報(bào)線時(shí)，系統(tǒng)會(huì)有相應(yīng)提示產(chǎn)生，管理人員可以根據(jù)此信息制定采購清單，清單完成后上傳到一級(jí)庫房，設(shè)備科采購人員根據(jù)訂單信息及時(shí)采購。

二級(jí)庫下面有三級(jí)庫房，其物資的常規(guī)領(lǐng)用發(fā)放與一級(jí)庫房的發(fā)放一致，只需三級(jí)科室在終端申領(lǐng)，二級(jí)庫房系統(tǒng)上即會(huì)有相應(yīng)訂單產(chǎn)生，二級(jí)庫根據(jù)此訂單發(fā)放即可。

二級(jí)庫中有部分物資的領(lǐng)用存在特殊情況，如先使用收費(fèi)，后領(lǐng)用出庫的情況，此時(shí)需要多做一步預(yù)入庫處理。先將物資進(jìn)行預(yù)入庫操作到二級(jí)庫虛擬庫中（不計(jì)入科室成本，圖2），使用收費(fèi)完成后，會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的訂單返回給一級(jí)庫房（圖3），同時(shí)，二級(jí)庫的虛擬庫中相應(yīng)物資的數(shù)量減少，一級(jí)庫房根據(jù)訂單信息進(jìn)行出入庫操作（計(jì)入科室成本）。

圖2 二級(jí)庫備貨單

圖3 二級(jí)庫正式入庫單

將一、二級(jí)庫房采用統(tǒng)一系統(tǒng)進(jìn)行管理，完成對(duì)領(lǐng)用物資的全院跟蹤。特別是針對(duì)植入性材料，領(lǐng)用、使用及其后續(xù)的追蹤管理能夠做到追本溯源。

2.2.4 與HIS相關(guān)聯(lián)

通過一定的端口與HIS相關(guān)聯(lián)，前期必須做好物價(jià)的匹配工作。當(dāng)使用后收費(fèi)時(shí)，臨床科室通過掃碼識(shí)別，系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的收費(fèi)項(xiàng)目上，如果價(jià)格不相符，會(huì)有提示顯示，系統(tǒng)無法收費(fèi)，以便通知物價(jià)員及時(shí)調(diào)整。

3 小結(jié)

我院的醫(yī)用耗材物資供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)使用至今，通過實(shí)踐逐步完善，已經(jīng)完成了與各臨床科室、供貨商間的磨合，通過全新的電子化一體管理過程，降低了人工處理的差錯(cuò)率，為臨床一線提供更及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)，進(jìn)而提高了醫(yī)院整體的管理水平。