宋林靜

摘要：隨著檔案作為文創(chuàng)產(chǎn)業(yè)資源開發(fā)越來越成熟，檔案工作法律地位不斷提升，隨著國家機構(gòu)改革的深入，新設(shè)立檔案館、室數(shù)量增多，檔案開發(fā)交流利用廣泛，檔案移交數(shù)量增加，幾率增多，檔案完整性、安全性風險可能凸顯。特別是在國家機構(gòu)改革中，檔案移交工作在檔案管理組織機構(gòu)初建，相關(guān)人員業(yè)務(wù)和工作精神狀態(tài)明顯不足，場所環(huán)境變遷，信息化系統(tǒng)裝備更新，日常入庫和職能性移交等諸多不利因素交織的條件下，檔案完整性風險可能更加突出。必須引起高度重視，采取有效措施，精心組織，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，防范突發(fā)事件的發(fā)生，扎實有序做好檔案移交工作。

關(guān)鍵詞：檔案館室;檔案移交;非專業(yè)化培訓

新形勢下，隨著國家機構(gòu)改革的不斷深入，黨政機關(guān)、事業(yè)單位新設(shè)檔案館室驟然增多，檔案資料的開發(fā)利用，導致檔案移交頻繁，數(shù)量增大，檔案完整性風險突出，做好檔案移交工作，確保檔案準確、完整、安全移交到位，需要檔案管理和人事組織部門工作人員的共同努力，做到精細嚴實，依法辦事，保證檔案移交工作順利開展。為了實現(xiàn)這一工作目標，本文就檔案移交工作中應(yīng)當注意的幾個問題進行分析闡述，希望能對檔案移交工作有所裨益。

一、確立檔案移交主體責任。明確單位負責人和檔案館室負責人的主體責任。貫徹落實國家檔案局關(guān)于檔案移交工作的相關(guān)要求，召開檔案移交工作專題會，成立專門組織，加強領(lǐng)導監(jiān)督。針對檔案移交工作中存在的問題提出明確要求，對檔案移交工作作出部署。嚴格依法履職，層層傳導做好檔案移交工作的重要性和必要性，確保國家集體資源的安全轉(zhuǎn)移。精準安排工期計劃，結(jié)合移交檔案數(shù)量和質(zhì)量的實際情況，明確檔案移交的具體時間。精心組織、責任到組到人，落實各項工作;要嚴格標準，層層把關(guān)，嚴辦手續(xù)，確保質(zhì)量。

二、面對檔案移交所面臨復雜局面，認真做好檔案細化和分類。在國家機構(gòu)改革中，檔案轉(zhuǎn)移工作數(shù)量大，種類復雜，包括：職能劃轉(zhuǎn)檔案移交，職業(yè)專業(yè)檔案（庫）移交，文件存檔入庫移交，換崗移交，檔案地址移動移交，交接等等。另外在單位聘期調(diào)整、人員變崗、職責變化時，也存在檔案工作的交接被忽略現(xiàn)象，把檔案、檔案工作與業(yè)務(wù)工作嚴重割裂開來。只有認真做好細化分類，在源頭理順相應(yīng)關(guān)系，才能保證移交給在有條不紊，順利進行。

三、必須依規(guī)章辦事。檔案法和檔案管理條例等法律規(guī)章明確確立了檔案館室法人地位和資格。上級檔案行政主管部門和人力資源部門，黨委編制部門確立的三定方案，進一步明確了單位案館室機構(gòu)的法律地位，職權(quán)范圍，職能義務(wù)。確立了其收納歸檔、庫管保密、編目閱覽、檔案服務(wù)的主體地位和功能。檔案室內(nèi)部要明確管理者的職責和人員分工，以及功能區(qū)的設(shè)立。制定專業(yè)規(guī)章制度。如檔案管理工作人員管理規(guī)定，檔案工作委員會工作條例，檔案管理保密制度，檔案鑒定銷毀制度，檔案庫房管理制度，文件材料立卷歸檔辦法，檔案移交交接制度等等。檔案管理要嚴格依照規(guī)章制度辦事，特別是在檔案移交過程中，遵守管理制度，堅持原則依法依仗辦事。

四、認真準確填寫檔案交接文據(jù)。檔案移交交接是檔案管理一項嚴肅又經(jīng)常性的工作，貫穿了檔案管理的全過程，檔案管理法規(guī)明確規(guī)定，檔案移交交接必須認真填寫交接文據(jù)，按照規(guī)范文據(jù)范本準確填寫。交接過程包括交接單位、負責人、經(jīng)辦人，交接時間、印章、地點;交接性質(zhì)，包括館對館移交、寄存，征購或收購、捐贈等;交換交接格式，包括有明確身份，種類，移除說明，交接意見等內(nèi)容。都要認真、準確、全部填寫。以此明確檔案或者是檔案形成的過程資料，在交接、送傳、傳遞過程中的檔案完整性的法律責任，保證檔案交接中的完整性。

五、把檔案安全放在首位，及時把握前置條件。檔案館之間交接，一般是有專業(yè)身份或使相對專業(yè)管理人員進行專業(yè)化較強的交接。同時，在檔案開發(fā)利用中，會出現(xiàn)合同約定的檔案移動、運輸和檔案外出進行電子化處理、用于交流、展出等這些業(yè)務(wù)的具體交接，在處理這類業(yè)務(wù)的交接中，要對合同規(guī)定的檔案保管條件嚴格審查。涉及展覽、交流、外租、外展等活動的檔案交接，要使用并填寫標準的交接文據(jù)。屬于合同約定的或者是運輸加工的，應(yīng)該以合同約定來進行辦理相關(guān)交接手續(xù)，明確責任。重點要在約定之前，充分考慮檔案安全問題及其承接能力，審查保管條件是否符合檔案的管理要求的保存環(huán)境，全面考察交流、展出承辦單位的現(xiàn)場，能力、經(jīng)驗、團隊和現(xiàn)場具體施工人員資質(zhì)，保密包括現(xiàn)場的設(shè)施和環(huán)境等等。另外在單位職能劃分整合時。劃分以后，全宗卷需要拆分或重新建立新職能全宗卷，一定要保存好各類交接的記錄，確保檔案交接的安全。

六、切實做好非專業(yè)人員管理培訓。檔案移交工作關(guān)鍵在人。要加強培訓、提高素養(yǎng)。檔案管理服務(wù)的最高境界是全民參與文創(chuàng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，通過時代風貌的展示，挖掘推動人類的文明進步。國民檔案素養(yǎng)越來越被認為是知識的基礎(chǔ)知識，所以，從事知識工作的人員都需要普及一下檔案相關(guān)知識技能法規(guī)。針對這個行業(yè)潛在工作人員多，大部分為兼職，檔案素養(yǎng)參差不齊，崗位任務(wù)跨度大、一崗多職、事務(wù)繁的特點，有計劃的開展業(yè)務(wù)培訓、明確教程教材，強化崗位訓練，重在操練實訓，重點對機關(guān)工作人員進行檔案基本管理知識培訓，使其掌握基本檔案收集、整理、電子文件的制作、生成、存檔技能，勝任單位檔案管理工作，打造專兼職結(jié)合的檔案管理隊伍，做好檔案管理和移交工作。

參考文獻：

[1]檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定（監(jiān)察部、人力資源社會保障部、國家檔案局第30號令，2013年2月22日公布施行）

[2]李明華在全國檔案局長館長會議上的講話（2019年3月29日）

[3]馬媛媛.探析破解城市建設(shè)檔案館檔案接收難題之策[J].北京檔案2019年3期

[4]胡鴻杰.社會與組織：檔案職業(yè)辨析[J].檔案學通訊2016年第5期