汪鴻艷?

摘要：采購(gòu)系統(tǒng)里最重要的步驟之一是采購(gòu)結(jié)算，包括自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算、費(fèi)用折扣單獨(dú)結(jié)算、商品短缺與溢余、受托代銷(xiāo)結(jié)算、票貨不同期等業(yè)務(wù)，對(duì)此簡(jiǎn)單闡釋?zhuān)Ｍ麑?duì)初學(xué)者有所幫助。

關(guān)鍵詞：入庫(kù)單;采購(gòu)發(fā)票;采購(gòu)結(jié)算

采購(gòu)結(jié)算，是指根據(jù)采購(gòu)發(fā)票確認(rèn)購(gòu)進(jìn)貨物入庫(kù)成本的過(guò)程。在采購(gòu)系統(tǒng)中，未與采購(gòu)發(fā)票結(jié)算的入庫(kù)單成本無(wú)論與發(fā)票成本是否一致，系統(tǒng)均默認(rèn)為暫估成本，經(jīng)采購(gòu)結(jié)算后的入庫(kù)成本才是真實(shí)的采購(gòu)成本。所以采購(gòu)結(jié)算，是指采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票之間的結(jié)算，其結(jié)果是用發(fā)票金額改寫(xiě)原入庫(kù)單的暫估金額，并生成采購(gòu)結(jié)算單。采購(gòu)結(jié)算單是記載采購(gòu)入庫(kù)單記錄與采購(gòu)發(fā)票記錄對(duì)應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對(duì)照表。

一、自動(dòng)結(jié)算

自動(dòng)結(jié)算時(shí)，結(jié)算模式可選擇“入庫(kù)單與發(fā)票”、“紅藍(lán)入庫(kù)單”及“紅藍(lán)發(fā)票”，可復(fù)選。自動(dòng)結(jié)算類(lèi)似批處理，系統(tǒng)將符合條件的一批入庫(kù)單與發(fā)票同時(shí)結(jié)算，自動(dòng)結(jié)算時(shí)看不到過(guò)程，只顯示結(jié)算報(bào)告，生成結(jié)算單。

（一）入庫(kù)單與發(fā)票

系統(tǒng)將供應(yīng)商、存貨、數(shù)量完全相同的入庫(kù)單和發(fā)票自動(dòng)匹配后進(jìn)行結(jié)算。

1.藍(lán)字入庫(kù)單與藍(lán)字發(fā)票。即正常采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生的入庫(kù)單和發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。

2.紅字入庫(kù)單與紅字發(fā)票。正常采購(gòu)業(yè)務(wù)采購(gòu)結(jié)算后，發(fā)生部分或全部退貨時(shí)，如果原發(fā)票已進(jìn)行抵扣報(bào)稅，只能讓供應(yīng)商開(kāi)具退貨部分的紅字發(fā)票，此時(shí)填制退貨部分的紅字入庫(kù)單及紅字發(fā)票，并自動(dòng)結(jié)算。紅字入庫(kù)單在存貨核算系統(tǒng)經(jīng)記賬沖抵原入庫(kù)成本，紅字發(fā)票在應(yīng)付系統(tǒng)沖抵原應(yīng)付款。

（二）紅藍(lán)入庫(kù)單

系統(tǒng)將供應(yīng)商、存貨相同、數(shù)量絕對(duì)值相等符號(hào)相反的紅藍(lán)入庫(kù)單進(jìn)行對(duì)應(yīng)結(jié)算。

采購(gòu)結(jié)算前全額退貨或原入庫(kù)單錄入有錯(cuò)，而入庫(kù)單在存貨核算系統(tǒng)已作處理，不想反操作時(shí)，填制一張全額數(shù)量的紅字入庫(kù)單，并將其與原藍(lán)字入庫(kù)單進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算。如果非全額退貨時(shí)只能手工結(jié)算。

（三）紅藍(lán)采購(gòu)發(fā)票

系統(tǒng)將供應(yīng)商、存貨相同、金額絕對(duì)值相等符號(hào)相反的采購(gòu)發(fā)票對(duì)應(yīng)結(jié)算。

票到貨未到時(shí)，一般作壓票處理。但如果為了統(tǒng)計(jì)在途存貨的數(shù)量，也可將發(fā)票先錄入系統(tǒng)，如果貨物在運(yùn)輸途中意外損失或原錄入發(fā)票已抵扣報(bào)稅，或貨到后質(zhì)檢不合格全部退貨，可以填制全額紅字發(fā)票與原藍(lán)字發(fā)票進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算。

二、手工結(jié)算

自動(dòng)結(jié)算的所有情況都可用手工結(jié)算完成。但是當(dāng)不符合自動(dòng)結(jié)算條件時(shí)，只能通過(guò)手工結(jié)算，分別解釋如下。

（一）分次結(jié)算

手工結(jié)算時(shí)可拆單拆記錄。

1.拆單。向同一供應(yīng)商同時(shí)購(gòu)入幾種貨物，但每次只付一種貨物的貨款，即陸續(xù)收到對(duì)方開(kāi)來(lái)的僅為一種貨物的發(fā)票，此時(shí)即為拆單。手工結(jié)算時(shí)，刷出的入庫(kù)單表體會(huì)顯示每一行的貨物記錄，選擇刷出的相應(yīng)發(fā)票與對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單相應(yīng)行，點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕。下次結(jié)算再刷入庫(kù)單時(shí)，該單里未結(jié)算的行還會(huì)出來(lái)，繼續(xù)結(jié)算。

2.拆記錄。如果對(duì)入庫(kù)單全部貨物分次付款，比如分兩次付款，每次付50%，此時(shí)即為拆記錄。手工結(jié)算時(shí)，刷出對(duì)應(yīng)的發(fā)票與入庫(kù)單后，先將入庫(kù)單每一行的結(jié)算數(shù)量改成發(fā)票數(shù)量（即全部的50%），點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕。下次結(jié)算再刷入庫(kù)單時(shí)每條記錄的入庫(kù)數(shù)量為未結(jié)算過(guò)的數(shù)量。

（二）貨物短缺或溢余

1.貨物短缺。如發(fā)票數(shù)量500箱，但入庫(kù)時(shí)只有498箱，短缺2箱，此時(shí)要確定是合理?yè)p耗還是非合理?yè)p耗。合理?yè)p耗只是相應(yīng)提高了入庫(kù)貨物的單位成本（500箱的成本分配給498箱），全部進(jìn)項(xiàng)可抵扣，不用進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出。如果是非合理?yè)p耗，要在基礎(chǔ)設(shè)置里提前設(shè)置非合理?yè)p耗類(lèi)型，比如由運(yùn)輸部門(mén)或其他賠償?shù)?。在結(jié)算界面，填寫(xiě)發(fā)票行后面的合理?yè)p耗數(shù)量、或非合理?yè)p耗數(shù)量、金額、類(lèi)型及進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出等欄目，使其符合“發(fā)票數(shù)量（500）=入庫(kù)單行的結(jié)算數(shù)量（498）+合理?yè)p耗或非合理?yè)p耗（2）”這一結(jié)算規(guī)則，點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕。

2.貨物溢余。當(dāng)供應(yīng)商促銷(xiāo)有贈(zèng)品時(shí)，比如買(mǎi)十贈(zèng)一，入庫(kù)數(shù)量550箱，發(fā)票數(shù)量為500箱，在結(jié)算界面，在合理?yè)p耗欄用負(fù)數(shù)錄入溢余數(shù)量，點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕。

（三）將運(yùn)費(fèi)分?jǐn)傆?jì)入存貨成本

1.將運(yùn)費(fèi)發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票同時(shí)與入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算。選擇刷出的運(yùn)費(fèi)發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票及入庫(kù)單，在結(jié)算界面，費(fèi)用分?jǐn)偡绞娇蛇x擇按數(shù)量或金額分?jǐn)偅慈绻霂?kù)單里有多種貨物，是按貨物的數(shù)量還是按金額分?jǐn)傔\(yùn)費(fèi)，選好后，點(diǎn)擊“分?jǐn)偂卑粹o，再點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕。系統(tǒng)自動(dòng)將入庫(kù)單原來(lái)的暫估成本改寫(xiě)成采購(gòu)發(fā)票成本與運(yùn)費(fèi)發(fā)票成本之和，作為入庫(kù)貨物的實(shí)際成本。

2.費(fèi)用折扣單獨(dú)結(jié)算。如果運(yùn)費(fèi)發(fā)票來(lái)的晚，前面采購(gòu)發(fā)票與入庫(kù)單已經(jīng)結(jié)算，并在存貨核算系統(tǒng)已作記賬處理，又想將后來(lái)的運(yùn)費(fèi)分?jǐn)傆?jì)入成本時(shí)，采用費(fèi)用折扣單獨(dú)結(jié)算的辦法。點(diǎn)擊“手工結(jié)算/費(fèi)用折扣結(jié)算”，刷入庫(kù)單時(shí)，已結(jié)算、未結(jié)算或部分結(jié)算的入庫(kù)單都會(huì)被刷出來(lái)，選擇相應(yīng)貨物后進(jìn)行分?jǐn)偤徒Y(jié)算處理，系統(tǒng)會(huì)生成一張結(jié)算單，里面有多條記錄，記錄將運(yùn)費(fèi)總額分?jǐn)偟剿x的每種貨物應(yīng)分?jǐn)偟臄?shù)據(jù)。比如200元運(yùn)費(fèi)分?jǐn)偟?張入庫(kù)單的3種（01、02、03）貨物中，生成的結(jié)算單上會(huì)有3條記錄，假如分別分?jǐn)?0元、50元、120元。但用這種方法分?jǐn)偟倪\(yùn)費(fèi)成本不會(huì)自動(dòng)改寫(xiě)原入庫(kù)單成本，要想將運(yùn)費(fèi)加入成本中，必須在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)算成本處理，點(diǎn)擊“存貨核算/業(yè)務(wù)核算/結(jié)算成本處理”，系統(tǒng)刷出運(yùn)費(fèi)單獨(dú)結(jié)算時(shí)生成的結(jié)算單，點(diǎn)擊“暫估”按鈕，分?jǐn)偝杀就戤?。結(jié)算成本處理的作用是系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫(kù)調(diào)整單，補(bǔ)充調(diào)整原來(lái)不含運(yùn)費(fèi)的存貨成本。如在上例中，如果在結(jié)算成本處理界面的“設(shè)置”中勾選的是“將運(yùn)費(fèi)分?jǐn)偨o結(jié)算時(shí)指定的入庫(kù)單”，系統(tǒng)按結(jié)算單中的3條記錄生成相應(yīng)的3張入庫(kù)調(diào)整單，金額分別為30元、50元、120元，依次調(diào)整原入庫(kù)成本。而且在庫(kù)存的計(jì)價(jià)方式設(shè)置為先進(jìn)先出或后進(jìn)先出的前提下，系統(tǒng)會(huì)追蹤每種貨物的出庫(kù)及結(jié)存情況分別處理。比如01貨物全部未出庫(kù)，則將30元運(yùn)費(fèi)全部計(jì)入該存貨的結(jié)存成本中;02貨物全部銷(xiāo)售出庫(kù)，系統(tǒng)則再自動(dòng)生成出庫(kù)調(diào)整出單，金額為50元，調(diào)整出庫(kù)成本;03貨物共600箱，銷(xiāo)售100箱，系統(tǒng)再自動(dòng)生成銷(xiāo)售部分的出庫(kù)調(diào)整單，即根據(jù)銷(xiāo)售比例（1/6）出庫(kù)調(diào)整單中分?jǐn)?0元，剩下的100元計(jì)入該存貨結(jié)存成本。當(dāng)然還要根據(jù)這些調(diào)整單再次生成調(diào)整成本的入庫(kù)及出庫(kù)憑證。

（四）多張發(fā)票與多張入庫(kù)單結(jié)算

對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單與發(fā)票未隨時(shí)結(jié)算，積攢很多時(shí)，可分兩次完成。

1.對(duì)于供應(yīng)商、存貨及數(shù)量完全相同的入庫(kù)單及發(fā)票，可用自動(dòng)結(jié)算一次完成。也可手工完成，手工的好處是在操作過(guò)程中可清楚知道哪些入庫(kù)單與發(fā)票被結(jié)算，刷出并選擇全部入庫(kù)單或發(fā)票，點(diǎn)擊“匹配—按入庫(kù)單（或發(fā)票）列表匹配”按鈕，系統(tǒng)會(huì)在相匹配的入庫(kù)單或發(fā)票前面打勾，未匹配的取消打勾，點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕。

2.對(duì)于剩下的未完全匹配的入庫(kù)單與發(fā)票，全部選中，在結(jié)算界面，系統(tǒng)按每種貨物分行顯示入庫(kù)單與發(fā)票，而且入庫(kù)單按數(shù)量由小到大列示，在此將每種貨物累計(jì)結(jié)算數(shù)量大于該貨物累計(jì)發(fā)票數(shù)量那一行的結(jié)算數(shù)量改成等于累計(jì)發(fā)票數(shù)量，即可完成結(jié)算。

（五）發(fā)票與入庫(kù)單的供應(yīng)商單位不同

手工結(jié)算支持到下級(jí)單位采購(gòu)、付款給其上級(jí)單位的結(jié)算，支持三角債結(jié)算，即甲單位的發(fā)票可以結(jié)算乙單位的入庫(kù)單。在手工結(jié)算界面，不勾選“相同供應(yīng)商”，選擇不同供應(yīng)商的入庫(kù)單與發(fā)票，只要存貨相同、結(jié)算數(shù)量等于發(fā)票數(shù)量，即可實(shí)現(xiàn)結(jié)算。

三、票貨同期但不同時(shí)

雖然在同一會(huì)計(jì)期間，如果入庫(kù)單先到先錄入，并在存貨核算系統(tǒng)先進(jìn)行了暫估記賬，而后發(fā)票才到，再進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，發(fā)票金額不會(huì)自動(dòng)回寫(xiě)到原入庫(kù)單中，類(lèi)似上面的“費(fèi)用單獨(dú)折扣”業(yè)務(wù)，因此需要經(jīng)過(guò)結(jié)算成本處理，或者先恢復(fù)記賬后再進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。即在財(cái)務(wù)軟件使用時(shí)要注意先后順序，沒(méi)來(lái)發(fā)票的采購(gòu)入庫(kù)單要等到月底，再在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行記賬處理。

四、票貨不同期

如果入庫(kù)單上月已在存貨核算系統(tǒng)進(jìn)行暫估記賬并制單處理，發(fā)票本月才來(lái)，只能按存貨核算系統(tǒng)選項(xiàng)中的暫估方式（月初回沖、單到回沖及單到補(bǔ)差）進(jìn)行處理。

（一）月初回沖。是指本月初存貨核算系統(tǒng)自動(dòng)生成一張與上月暫估入庫(kù)單一樣的紅字回沖單，制單時(shí)據(jù)此生成紅字憑證沖銷(xiāo)上月的藍(lán)字暫估憑證，發(fā)票來(lái)后在采購(gòu)系統(tǒng)與原入庫(kù)單采購(gòu)結(jié)算，生成結(jié)算單，在存貨核算系統(tǒng)對(duì)此結(jié)算單進(jìn)行結(jié)算成本處理，生成藍(lán)字回沖（報(bào)銷(xiāo)），其金額為發(fā)票成本，據(jù)此生成實(shí)際入庫(kù)憑證。在存貨明細(xì)賬中關(guān)于這張入庫(kù)單應(yīng)有三條記錄，上月的藍(lán)字暫估成本、本月初紅字暫估成本、本月報(bào)銷(xiāo)后的藍(lán)字真實(shí)發(fā)票成本。

（二）單到回沖。是指本月等發(fā)票到時(shí)，經(jīng)過(guò)采購(gòu)結(jié)算和結(jié)算成本處理，系統(tǒng)自動(dòng)生成紅字回沖單和藍(lán)字回沖單（報(bào)銷(xiāo)），金額分別為上月暫估成本與本月發(fā)票成本，據(jù)此分別生成紅藍(lán)兩張憑證。存貨明細(xì)賬中的記錄與月初回沖基本一樣，只是時(shí)間點(diǎn)不同。

（三）單到補(bǔ)差。是指本月等發(fā)票到時(shí)，經(jīng)過(guò)采購(gòu)結(jié)算和結(jié)算成本處理，系統(tǒng)按差額生成調(diào)整單，若發(fā)票金額大于（小于）暫估金額，生成藍(lán)（紅）字調(diào)整單，據(jù)此生成藍(lán)（紅）字憑證，補(bǔ)足（沖減）原暫估成本。此時(shí)存貨明細(xì)賬中應(yīng)有兩條記錄，一條為上月暫估成本，一條為本月補(bǔ)差成本。

以上無(wú)論哪種情況，因?yàn)樯显乱呀Y(jié)賬，發(fā)票金額都不會(huì)回寫(xiě)到原入庫(kù)單中。

五、受托代銷(xiāo)結(jié)算

受托代銷(xiāo)是先接受委托方貨物，按雙方約定價(jià)（收手續(xù)費(fèi)方式）或自定價(jià)（買(mǎi)斷方式）銷(xiāo)售貨物后，再與委托方結(jié)算價(jià)款的銷(xiāo)售方式。此業(yè)務(wù)核算前提是，建立賬套時(shí)企業(yè)類(lèi)型只能選擇“商業(yè)或醫(yī)藥流通”，庫(kù)存及采購(gòu)系統(tǒng)選項(xiàng)設(shè)置啟用“受托代銷(xiāo)”，受托存貨檔案的屬性必勾選“受托代銷(xiāo)”。

（一）受托方接受貨物入庫(kù)。無(wú)論采用哪種方式，均按約定價(jià)錄入受托代銷(xiāo)入庫(kù)單，表頭業(yè)務(wù)類(lèi)型為“受托代銷(xiāo)”，采購(gòu)類(lèi)型為“受托采購(gòu)”。因現(xiàn)實(shí)中一般是陸續(xù)分次銷(xiāo)售出去，所以存貨核算系統(tǒng)要對(duì)受托代銷(xiāo)入庫(kù)單暫估記賬。

（二）受托方銷(xiāo)售貨物。此時(shí)給委托方開(kāi)具代銷(xiāo)清單，委托方按約定價(jià)給受托方開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票，此時(shí)點(diǎn)擊“手工結(jié)算/受托代銷(xiāo)結(jié)算”，系統(tǒng)刷出受托代銷(xiāo)入庫(kù)單，在此界面，手工填寫(xiě)上半部分的發(fā)票號(hào)及下半部分每行貨物的結(jié)算數(shù)量（實(shí)際銷(xiāo)售數(shù)量），點(diǎn)擊“結(jié)算”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張受托代銷(xiāo)采購(gòu)發(fā)票，并自動(dòng)將其與原受托代銷(xiāo)入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算生成一張受托代銷(xiāo)結(jié)算單。未結(jié)算的部分等銷(xiāo)售后再次結(jié)算。

（三）結(jié)算成本處理。受托代銷(xiāo)結(jié)算后，需要進(jìn)行結(jié)算成本處理，否則，存貨核算系統(tǒng)中，“暫估材料/商品余額表”中記錄的還是未結(jié)算的暫估成本。

采購(gòu)結(jié)算如果想反操作，是在結(jié)算單列表中刪除相應(yīng)結(jié)算單，但如果該結(jié)算單在存貨核算系統(tǒng)作相應(yīng)處理并已生成憑證，則應(yīng)先刪除憑證、恢復(fù)記賬、再刪除結(jié)算單。

參考文獻(xiàn)：

[1]牛永芹，劉大斌，等.ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)實(shí)訓(xùn)教程[M].高教出版社，2016.

[2]汪剛，等.會(huì)計(jì)信息化實(shí)用教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2012.