趙金華

摘 要：事業(yè)單位的日常管理及運(yùn)行必然會產(chǎn)生諸多種類的文檔，而做好對這些文檔的保存與利用，對維護(hù)事業(yè)單位日常工作順利開展有著極其重要的作用。基于如今正值數(shù)字化的時(shí)代，事業(yè)單位的檔案保管及利用工作應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用時(shí)代先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，如此才能在提高事業(yè)單位的工作效率，同時(shí)促進(jìn)其社會服務(wù)水平的進(jìn)一步優(yōu)化。本文在研究的過程中通過深入論述提高事業(yè)單位檔案資料利用率的途徑，旨在讓事業(yè)單位檔案資料的價(jià)值能夠充分凸顯出來。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案資料；利用率

檔案作為記錄事業(yè)單位各項(xiàng)活動及行為的載體，其中所蘊(yùn)含的信息資源必然也十分豐富，故加強(qiáng)對檔案資料的利用率，將是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)價(jià)值的重要手段。然而，就目前事業(yè)單位在檔案管理的工作現(xiàn)狀上來看，“輕開發(fā)、重保管”的思想普遍存在，極大地限制了事業(yè)單位檔案作用的充分發(fā)揮。對此，在這信息數(shù)字化時(shí)代，事業(yè)單位的綜合檔案室亦要充分聯(lián)系現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)來加強(qiáng)開發(fā)并利用好檔案資料，為單位制定各項(xiàng)發(fā)展決策提供依據(jù)，切實(shí)維護(hù)單位的良好發(fā)

展[1]。

1 加大檔案宣傳力度，深化開發(fā)利用意識

為切實(shí)促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)及利用，必然要得到全社會成員的支持與參與。而要切實(shí)達(dá)成以上目標(biāo)，關(guān)鍵便是要以多樣化的形式以及聯(lián)系多種渠道來對檔案管理工作進(jìn)行宣傳，讓全社會民眾均意識到使用檔案信息資源的重要性，只有這樣，才能切實(shí)提升全社會的檔案利用意識。當(dāng)然，在呼吁全社會加強(qiáng)對檔案信息資源利用的同時(shí)，事業(yè)單位需積極對與檔案信息資源相關(guān)的法律法規(guī)知識予以大力宣傳。除此之外，最重要的一點(diǎn)還在于，事業(yè)單位在開發(fā)并利用檔案信息資源時(shí)，將部分館藏檔案信息主動介紹給民眾，并積極宣傳檔案于經(jīng)濟(jì)以及社會發(fā)展中的價(jià)值與作用，才能為事業(yè)單位開發(fā)并利用好檔案信息資源創(chuàng)造出良好的外部環(huán)境，進(jìn)而切實(shí)維護(hù)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

2 豐富館室藏檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，合理拓展檔案利用范圍

鑒于事業(yè)單位檔案中有著豐富的科研、社會管理以及教學(xué)等價(jià)值，故也能同時(shí)為科研、社會政策研究、教育等機(jī)構(gòu)提供極其豐富的信息獲取渠道，以此將能讓更多人對事業(yè)單位檔案的重要性產(chǎn)生足夠的認(rèn)知。例如，在學(xué)校不斷發(fā)展的過程中，學(xué)校在制定相關(guān)管理措施的過程中，教師在教學(xué)管理工作中，以學(xué)校檔案資料作為依據(jù)，為提升學(xué)校的整個(gè)教育教學(xué)發(fā)展水平起到較強(qiáng)的支撐作用[2]。

不斷豐富館室藏檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。就檔案的開發(fā)及利用而言，充實(shí)的館藏檔案當(dāng)是此工作最重要的先決條件。若館藏資源本身較為寡薄，則必然難以發(fā)揮好檔案的服務(wù)功能。當(dāng)然，豐富的館藏也并非及時(shí)指數(shù)量方面的增加，若館藏本身的質(zhì)量不高，則再多的數(shù)量也沒有任何的利用價(jià)值。因此，事業(yè)單位在收集檔案過程中，需務(wù)必將目光對準(zhǔn)散存于單位或個(gè)人手中的有價(jià)值檔案，并在不斷搜集新的檔案同時(shí)注重對館藏內(nèi)容與結(jié)構(gòu)的合理優(yōu)化，為后續(xù)的開發(fā)及利用服務(wù)奠定良好基礎(chǔ)。

3 夯實(shí)開發(fā)利用基礎(chǔ)，加強(qiáng)信息資源建設(shè)

針對事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)及利用，其必然是以海量的信息資源為基礎(chǔ)。對此，事業(yè)單位無論領(lǐng)導(dǎo)或普通職員，其均需將檔案信息資源建設(shè)工作視作日常工作的頭號任務(wù)，以最大限度的對工作乃至整個(gè)社會中有價(jià)值的信息資源予以深度挖掘。當(dāng)然，就檔案收集工作而言，其亦是事業(yè)單位開發(fā)并利用好檔案信息資源的重要前提。對此，檔案資源務(wù)必就檔案征集與接收的范圍予以最大限度的拓寬，為后續(xù)的深度開發(fā)及利用夯實(shí)基礎(chǔ)。

隨著數(shù)字技術(shù)的不斷進(jìn)步，各行各業(yè)也均以注重?cái)?shù)字化技術(shù)的引進(jìn)。對此，事業(yè)單位綜合檔案室在搜集檔案信息資源過程中，亦可基于數(shù)字化的技術(shù)手段，一來可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)及利用過程的全程現(xiàn)代化；二來基于不同載體與不同表現(xiàn)施行的檔案信息，再將之以計(jì)算機(jī)錄入、掃描等手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息后，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源自動化管理及傳輸?shù)哪康摹．?dāng)然，這便需要事業(yè)單位的綜合檔案室積極致力于建設(shè)擁有較高管理效率的全文數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并做到對網(wǎng)上檔案資源信息的開發(fā)與利用，為當(dāng)代民眾提供全方位的信息資源服務(wù)[3]。

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案資料管理，因其均是紙質(zhì)的材料，故而對檔案管理人員而言，無論是針對檔案的查閱或檢索，均以一件及其繁瑣之事。對此，為有效解決這樣的檔案利用矛盾，我們更應(yīng)基于大數(shù)據(jù)的視野來充分發(fā)揮信息化管理技術(shù)的優(yōu)勢。當(dāng)然，針對信息化管理技術(shù)的運(yùn)用，事業(yè)單位必須遵循諸如《檔案保管制度》《檔案利用制度》《立卷歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案員崗位責(zé)任制》等制度的相關(guān)要求，一方面要對信息資源的開放程度予以有效拓寬，另一方面則是要對館藏檔案資料的內(nèi)容及結(jié)構(gòu)予以不斷完善，最大限度滿足民眾的利用需求，繼而維護(hù)事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

4 提高檔案管理員專業(yè)素質(zhì)，強(qiáng)化開發(fā)利用能力

檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)亦是提高開發(fā)利用效率的關(guān)鍵。事業(yè)單位在完善自身的檔案管理信息化建設(shè)同時(shí)，應(yīng)對檔案管理人員的隊(duì)伍配備給予高度重視，結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求來選擇與之相契合的檔案管理方式，才有助于增強(qiáng)單位檔案的可操作性。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，一是事業(yè)單位應(yīng)盡量引進(jìn)和配備檔案專業(yè)人才對檔案進(jìn)行管理；二是事業(yè)單位應(yīng)定期對檔案管理專兼職人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員的理論水平和業(yè)務(wù)水平；三是事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理的相關(guān)人員提出嚴(yán)格要求，為用戶提供多層次、多渠道的信息服務(wù)，才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的傳統(tǒng)服務(wù)方式的有效改變，進(jìn)而保證理想的開發(fā)及利用效率。

5 優(yōu)化服務(wù)方式，提高開發(fā)利用效率

因現(xiàn)代管理理念的不斷更新，使得檔案管理的受重視程度也越來越高。而相對于傳統(tǒng)中保管的管理模式，現(xiàn)代信息化管理模式無論是在管理或是利用方面均是傳統(tǒng)管理模式所無法比擬的。因此，為切實(shí)促進(jìn)檔案管理工作的多元化發(fā)展，相關(guān)部門和單位必然要對信息技術(shù)在檔案管理工作中的合理運(yùn)用給予高度重視。通過優(yōu)化服務(wù)方式來提高檔案資料的開發(fā)利用效率。同時(shí)，為切實(shí)提升事業(yè)單位的檔案信息資源開發(fā)及利用效率，則需要加快事業(yè)單位檔案的信息化發(fā)展進(jìn)程，而事業(yè)單位的檔案管理信息化發(fā)展又離不開相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。

總之，隨著事業(yè)單位檔案資料的數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法嚴(yán)重影響了檔案資料的利用效率。因此，事業(yè)單位在檔案管理過程中，需要采取多元化的策略來保證檔案資料的管理水平，保證檔案資料的完整性，以便為檔案資料的開發(fā)和利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案管理是事業(yè)單位管理過程中非常重要的組成部分，其管理效率的高低直接影響著事業(yè)單位運(yùn)行過程發(fā)展的水平，所以需要加大對事業(yè)單位檔案資料的開發(fā)利用力度，完善事業(yè)單位檔案信息管理策略，以便能夠最大限度提升事業(yè)單位檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1]黎海容.淺談提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：98-99.

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[3]李晗.事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].科技展望，2017（2）：78-79.