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        高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)

        2019-07-15 07:02:59畢曉琛
        卷宗 2019年16期
        關(guān)鍵詞:檔案信息網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化

        畢曉琛

        摘 要:目前我國(guó)已經(jīng)高度重視教育,把教育作為我國(guó)一大發(fā)展重點(diǎn),努力成為一個(gè)教育強(qiáng)國(guó)。學(xué)生的數(shù)量也日益增多,檔案的數(shù)量也逐年增加,檔案管理工作已然成為一大難題,而且很多高校隊(duì)檔案管理工作不夠重視,檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)嚴(yán)重受阻,很大程度的影響了檔案管理信息化工作的進(jìn)一步提升。本文就目前高校檔案管理的現(xiàn)狀以及加大檔案管理工作建設(shè)的重要性進(jìn)行了研究,并分析了相關(guān)的問(wèn)題,從而提出了有效的解決措施,希望能夠給高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)帶來(lái)一定的幫助。

        關(guān)鍵詞:檔案信息;數(shù)字化;網(wǎng)絡(luò)化

        如今信息時(shí)代的來(lái)臨,各大高校的檔案管理模式也應(yīng)該發(fā)生更大的改變,從一槍的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存改為現(xiàn)在符合科技的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前高校的檔案管理現(xiàn)狀仍舊處于紙質(zhì)化狀態(tài),想要改變,還需要做出更多的努力,從而構(gòu)建檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái),以促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步提高,利于檔案管理更加的高??旖荨?/p>

        1 高校檔案管理現(xiàn)狀

        國(guó)家越來(lái)越重視教育,如今教育儼然成為一大熱點(diǎn),高校的科研成果的增多以及學(xué)生教師數(shù)量的增加,都導(dǎo)致了高校檔案大幅度的增加,而目前大多數(shù)高校對(duì)檔案的管理薄弱,大多采用的是紙質(zhì)版檔案的儲(chǔ)存,紙質(zhì)檔案的頻繁的翻閱不利于質(zhì)量的保存,而且浪費(fèi)人力物力,不便于查找信息。高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)是未來(lái)的一種趨勢(shì),檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化是指利用科技和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的管理,但建設(shè)高校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的路上,還存在著很多的問(wèn)題,需要我們?nèi)ヅ朔ミM(jìn)一步的挖掘利用新的科學(xué)技術(shù),進(jìn)一步的探索,促使檔案管理工作更加的完善。

        2 高校建設(shè)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的意義

        1)利于提高學(xué)校工作的效率。以往都是查找檔案目錄,然后去檔案室中人工的去查找,費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如今科技信息時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨,電子版檔案的儲(chǔ)存,更加能夠確保檔案儲(chǔ)存的正確性,同時(shí),也有利于提高檔案管理工作人員的效率。

        2)利于保護(hù)檔案的原件。有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案,查找信息時(shí),如果經(jīng)常性的翻閱,或者人為不小心的很容易損害紙質(zhì)檔案,而且很多檔案本身年數(shù)已久,這都會(huì)對(duì)檔案的儲(chǔ)存帶來(lái)一定的影響。

        3)利于檔案服務(wù)的提高。以前的人工查找檔案,費(fèi)時(shí)費(fèi)力,如今形成檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái),促使檔案部門成為高校的信息中心,也為來(lái)尋找檔案信息的人員提供了很好的服務(wù)。檔案管理部門的地位也得到了大大的提升。

        4)利于檔案管理工作與信息時(shí)代相結(jié)合。充分發(fā)揮信息時(shí)代的作用,提高信息的存儲(chǔ)與查找能力,一直以來(lái),高校檔案網(wǎng)絡(luò)是將學(xué)生的真實(shí)信息向社會(huì)傳達(dá)的重要平臺(tái)。如今科技的迅速發(fā)展,檔案管理工作也應(yīng)該緊跟步伐,進(jìn)入數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化階段,一定要加大高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)

        3 高校建設(shè)檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)遇到的問(wèn)題

        1)資金不足。目前大多數(shù)高校更多的注重教學(xué),注重學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī),而對(duì)于其他方面常常忽視,更不要說(shuō)檔案的管理工作,學(xué)校所給予的資金少之又少,這就限制了檔案數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)一步發(fā)展。

        2)重視程度不夠,資金不足。普通高等學(xué)校檔案管理辦法中有相關(guān)的規(guī)定,檔案管理人員必須對(duì)高等院校的人員資料以及一些科研成果進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收,務(wù)必保證資料的完整性,法律已然規(guī)定,但是落實(shí)情況卻不是很好,完全是高校的重視程度不夠所致。

        3)技術(shù)不過(guò)關(guān)。人員素質(zhì)差,大多數(shù)人員的檔案管理知識(shí)水平低,并且只是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作,只是對(duì)檔案進(jìn)行保管,起不到管理的作用。技術(shù)的過(guò)關(guān),而檔案管理工作人員不過(guò)關(guān),其他所做的一切都是徒勞的。當(dāng)前高校的檔案管理人員,整體素質(zhì)低,跟不上時(shí)代的發(fā)展,嚴(yán)重缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí),檔案管理工作,需要復(fù)合型的人才來(lái)?yè)?dān)任,才能促進(jìn)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè),進(jìn)一步提高高校的信息化管理。

        4)數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小。很多高等院校的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小,而且沒(méi)有一定的標(biāo)準(zhǔn)化,導(dǎo)致各大院校的檔案信息管理工作水平參差不齊,檔案服務(wù)差,效率低下,數(shù)據(jù)庫(kù)大多只用于本校使用,不能實(shí)現(xiàn)信息的共享,嚴(yán)重影響了高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè)。

        4 建設(shè)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的措施

        1)提高重視。檔案管理信息化的建設(shè)是一種必然的選擇,首先應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念,提高對(duì)檔案管理的重視。高校更注重于教育的提升,往往忽視了檔案管理工作的重要性。如今這個(gè)信息化的時(shí)代,我們必須緊跟時(shí)代的步伐,好好的利用信息化與網(wǎng)絡(luò),努力去轉(zhuǎn)變各大高校對(duì)于紙質(zhì)檔案管理的古舊思想,建設(shè)新型的信息化建設(shè),與如今的科技對(duì)接完好。樹(shù)立正確的信息化管理信念,是改變檔案管理工作方式的第一步。高校里面的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)于重視教育,而忽視檔案的管理工作,從而導(dǎo)致投入檔案工作的資金不足,這也是目前大多是高校檔案管理工作未得到很好發(fā)展的一大限制因素,作為高校的管理者,應(yīng)該用發(fā)展眼光去看待學(xué)校的工作,要看到學(xué)校工作的整體,全部工作協(xié)調(diào)發(fā)展,要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,以及提高檔案管理的意義,把檔案管理工作重視起來(lái)。

        2)加強(qiáng)檔案的安全管理。很多高等院校由于不重視檔案的管理工作,導(dǎo)致很多檔案的信息流失,檔案信息的安全無(wú)法得到保障,而其中很多信息會(huì)涉及到師生的個(gè)人隱私,一旦流失,會(huì)造成很多麻煩,保證檔案信息的安全性是檔案管理工作的基礎(chǔ)職責(zé),利用好如今的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),并采取相應(yīng)的安全策略,提前做好安全預(yù)案,以防網(wǎng)絡(luò)黑客出現(xiàn)時(shí),做到迅速及時(shí)的處理。并且對(duì)以往發(fā)生外來(lái)黑客侵犯做好記錄,保證所有記錄的真實(shí)性和有效性,為以后的檔案管理工作做好防范。

        3)提高人員素質(zhì)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,首先應(yīng)該提高檔案工作人員的基本素質(zhì)。就當(dāng)前國(guó)內(nèi)的檔案管理人員來(lái)看,大多數(shù)人員的檔案管理知識(shí)水平低,并且只是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作,這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足如今的檔案信息化管理。只有檔案管理人員具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)水平,大量的檔案專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備,努力提升自己的專業(yè)素養(yǎng),才能緊跟如今的檔案管理潮流,從而適應(yīng)如今快速發(fā)展的時(shí)代,進(jìn)一步的發(fā)展檔案管理事業(yè)。定期開(kāi)展檔案工作人員的技能培訓(xùn),做到檔案工作信息的實(shí)時(shí)更新,逐步為檔案工作人員進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充。

        4)建立制度。設(shè)立高職院校內(nèi)部檔案管理工作的制度,加強(qiáng)檔案工作的管理。針對(duì)高校自己內(nèi)部的實(shí)際情況,結(jié)合其他院校的制度和經(jīng)驗(yàn),并按照國(guó)家頒布的《檔案法》,制度出實(shí)際合理的制度。檔案工作要有一定的制度進(jìn)行保障和限制。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        目前大多數(shù)高校對(duì)檔案的管理薄弱,大多采用的是紙質(zhì)版檔案的儲(chǔ)存,對(duì)于高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的建設(shè),遇到了很多的問(wèn)題,各大高校重視程度不夠,資金不足,大多數(shù)人員的檔案管理知識(shí)水平低,并且只是對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作,針對(duì)這一系列的問(wèn)題,我們必須轉(zhuǎn)變觀念,提高對(duì)檔案管理的重視,緊跟時(shí)代的步伐,好好的利用信息化與網(wǎng)絡(luò),并提高檔案工作人員的基本素質(zhì),同時(shí)加強(qiáng)檔案工作的管理,努力建設(shè)高校檔案信息數(shù)字化與檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]劉寧.數(shù)字時(shí)代高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的創(chuàng)新研究[J].檔案與建設(shè),2014(12):28-30.

        [3]昌韜.高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化[J].桂林師范高等??茖W(xué)校學(xué)報(bào),2012,26(01):146-148.

        [4]黎榮.淺談高校檔案信息化管理[J].企業(yè)家天地下半月刊(理論版),2010(02):159-161.

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