徐孝平, 張利棕, 潘永明, 周衛(wèi)民, 蔡月琴, 王德軍
(浙江中醫(yī)藥大學(xué)動(dòng)物實(shí)驗(yàn)研究中心/比較醫(yī)學(xué)研究所, 杭州 310053)
實(shí)驗(yàn)動(dòng)物是生命科學(xué)研究的重要支撐條件,高校實(shí)驗(yàn)動(dòng)物工作主要為醫(yī)學(xué)、藥學(xué)、生物、食品等學(xué)科的教學(xué)、科研提供服務(wù),其主要職責(zé)包括實(shí)驗(yàn)動(dòng)物的代購和供應(yīng)、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物的飼養(yǎng)和繁育、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)技術(shù)服務(wù)、功能實(shí)驗(yàn)室和動(dòng)物實(shí)驗(yàn)儀器預(yù)約使用管理等[1,2]。通過梳理、整合和優(yōu)化實(shí)驗(yàn)動(dòng)物中心(或動(dòng)物實(shí)驗(yàn)中心)業(yè)務(wù)流程,建立符合高校實(shí)驗(yàn)動(dòng)物實(shí)際管理流程的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),將有效提升管理水平和工作效率,從而更好地為教學(xué)和科研工作服務(wù)。浙江中醫(yī)藥大學(xué)動(dòng)物實(shí)驗(yàn)研究中心(以下簡稱“中心”)和南京語意生物科技有限公司合作開發(fā)了“動(dòng)物實(shí)驗(yàn)管理系統(tǒng)”,運(yùn)行兩年來,極大地促進(jìn)了中心管理工作的智慧化、規(guī)范化,高效、便捷的服務(wù)贏得了科研人員的好評(píng)?,F(xiàn)介紹如下。
動(dòng)物實(shí)驗(yàn)管理系統(tǒng)包括科研人員的登記分類、科研人員實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入的在線培訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物福利倫理審查和批準(zhǔn)、課題負(fù)責(zé)人進(jìn)行研究課題的設(shè)立和相應(yīng)實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人的授權(quán)等實(shí)驗(yàn)前信息的初始化功能,以及實(shí)驗(yàn)動(dòng)物代購、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物代飼養(yǎng)、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)技術(shù)服務(wù)、實(shí)驗(yàn)室和儀器使用的申請(qǐng)預(yù)約、審核等實(shí)驗(yàn)服務(wù)工作流程, 實(shí)驗(yàn)結(jié)束后需要對(duì)開展課題研究產(chǎn)生的動(dòng)物費(fèi)、飼養(yǎng)費(fèi)、技術(shù)服務(wù)費(fèi)進(jìn)行結(jié)算。
本系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器模式(B/S)架構(gòu),基于J2EE/XML規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)建,使用Apache OFBiz框架實(shí)現(xiàn)實(shí)體、服務(wù)、消息、工作流和規(guī)則等引擎。管理系統(tǒng)兼容多種主流數(shù)據(jù)庫(My sql、Oracle); 客戶端實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)支持多種操作系統(tǒng)(Windows、Linux、Mac OS), 支持 IE、 Chrome和Firefox等瀏覽器; 系統(tǒng)服務(wù)器也同時(shí)支持Windows、Linux、Mac OS等操作系統(tǒng)。
系統(tǒng)服務(wù)器要求: 主頻 2.00 GHz以上的酷睿 i5 或同級(jí)別處理器、4G以上內(nèi)存、500 GB或以上硬盤。
圖1 高校動(dòng)物實(shí)驗(yàn)管理系統(tǒng)架構(gòu)圖
會(huì)員管理模塊具有工作人員權(quán)限、工作小組設(shè)置和網(wǎng)站用戶審核等功能,設(shè)職員管理、內(nèi)部會(huì)員組、審核客戶等子模塊。
“職員管理”用于中心內(nèi)部員工用戶名的設(shè)立和相關(guān)操作權(quán)限的設(shè)置; “內(nèi)部會(huì)員組”用于設(shè)立中心各工作小組, 并設(shè)立相應(yīng)小組長, 賦予小組長相應(yīng)的權(quán)限; “審核客戶”用于審核系統(tǒng)注冊(cè)用戶。
在中心開展涉及動(dòng)物實(shí)驗(yàn)的課題研究,進(jìn)行實(shí)驗(yàn)動(dòng)物福利倫理審查是前置條件,因此在管理系統(tǒng)上也做了相應(yīng)設(shè)置,科研人員在管理系統(tǒng)上進(jìn)行各類動(dòng)物實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)需首先通過動(dòng)物倫理審批。動(dòng)物倫理模塊設(shè): 我的申請(qǐng)、待初審的申請(qǐng)、未通過初審的申請(qǐng)、待復(fù)審的申請(qǐng)、未通過復(fù)審的申請(qǐng)、通過復(fù)審的申請(qǐng)、監(jiān)督審查、終結(jié)審查、設(shè)置等子模塊,子模塊可按工作人員權(quán)限不同來設(shè)置。
“我的申請(qǐng)”用于科研人員進(jìn)行“實(shí)驗(yàn)動(dòng)物倫理申請(qǐng)”的在線填寫,提交后可以在“我的申請(qǐng)”查看倫理申請(qǐng)的審核狀態(tài)。工作人員在“待初審的申請(qǐng)”里查看還未初審的申請(qǐng),負(fù)責(zé)初審人員審查科研人員填寫內(nèi)容的符合情況,決定是否通過初審,并給予相應(yīng)的審核意見。參與復(fù)審的IACUC成員在“待復(fù)審的申請(qǐng)”里進(jìn)行審查,決定是否通過復(fù)審,并給予相應(yīng)的審核意見。IACUC成員在“通過復(fù)審的申請(qǐng)”里可查看所有已通過復(fù)審的“實(shí)驗(yàn)動(dòng)物倫理申請(qǐng)”,并給予相應(yīng)的編號(hào)。在動(dòng)物實(shí)驗(yàn)實(shí)施過程中,獸醫(yī)師對(duì)科研人員的動(dòng)物實(shí)驗(yàn)過程進(jìn)行抽查監(jiān)督,并在“監(jiān)督審查”里填寫相應(yīng)意見。動(dòng)物實(shí)驗(yàn)結(jié)束,經(jīng)科研人員提出申請(qǐng),IACUC成員對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行倫理“終結(jié)審查”, 生成動(dòng)物實(shí)驗(yàn)倫理審查合格證明[3]。工作人員在“設(shè)置”里可以添加填表說明,可以設(shè)置參與倫理審查復(fù)查的人數(shù),倫理審查復(fù)審?fù)ㄟ^的比例標(biāo)準(zhǔn)。
“我的門戶”設(shè):我主持的課題、我受權(quán)的課題、我的申請(qǐng)記錄、我的支付記錄等子模塊。在“我主持的課題”里,課題負(fù)責(zé)人角色的科研人員可以新設(shè)課題,并將課題授權(quán)給其他科研人員,能查看正在進(jìn)行的課題、已結(jié)束的課題,以及課題產(chǎn)生費(fèi)用的明細(xì)記錄。課題負(fù)責(zé)人授權(quán)的實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人能查看“我受權(quán)的課題”的相應(yīng)信息。“我的申請(qǐng)”記錄了通過系統(tǒng)申請(qǐng)的動(dòng)物代購、飼養(yǎng)、技術(shù)服務(wù)等內(nèi)容??蒲腥藛T在“我的支付”內(nèi)可查看課題的賬單、支付經(jīng)費(fèi)的記錄。
銷售管理模塊具有客戶管理、價(jià)格管理、訂單審核、經(jīng)費(fèi)結(jié)算等功能,設(shè)置:客戶單位、客戶管理、訂單管理、課題管理、支付記錄、結(jié)賬管理、產(chǎn)品與價(jià)格、參數(shù)與配置等子模塊,子模塊可按工作人員權(quán)限不同來設(shè)置。
“客戶單位”用于設(shè)立科研人員所屬單位,由工作人員先編輯建立并分類,供科研人員注冊(cè)用戶名時(shí)選擇?!翱蛻艄芾怼庇糜诰庉嬕淹ㄟ^審核的用戶信息如聯(lián)系信息、所屬單位,賦予課題負(fù)責(zé)人角色,可進(jìn)行重置密碼,停用該用戶等操作?!坝唵喂芾怼庇糜趯徍丝蒲腥藛T的動(dòng)物、飼養(yǎng)、實(shí)驗(yàn)技術(shù)服務(wù)、實(shí)驗(yàn)室和儀器使用的在線申請(qǐng)預(yù)約,所有的訂單經(jīng)選擇后可自動(dòng)生成確認(rèn)單供科研人員簽字確認(rèn)?!罢n題管理”用于查看每個(gè)課題實(shí)時(shí)產(chǎn)生的費(fèi)用,對(duì)于已完結(jié)的課題給予結(jié)束標(biāo)記,結(jié)束的課題不允許進(jìn)行任何實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)。“支付記錄”用于記錄每個(gè)課題負(fù)責(zé)人已支付的費(fèi)用情況?!敖Y(jié)賬管理”用于實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)每位課題負(fù)責(zé)人已產(chǎn)生的費(fèi)用和已付的費(fèi)用,定期監(jiān)測(cè)科研人員費(fèi)用的清欠情況。“產(chǎn)品與價(jià)格”用于設(shè)置動(dòng)物、飼養(yǎng)、飼料、技術(shù)服務(wù)等的價(jià)格?!皡?shù)與配置”用于設(shè)置產(chǎn)品的基礎(chǔ)信息。
由于動(dòng)物實(shí)驗(yàn)技術(shù)服務(wù)的完成過程會(huì)存在工作任務(wù)的分配、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的上傳、實(shí)際服務(wù)數(shù)量與預(yù)約數(shù)量有出入等問題,銷售管理模塊無法完全支持,因此設(shè)立了項(xiàng)目管理模塊。項(xiàng)目管理模塊設(shè)置:所有項(xiàng)目、所有任務(wù)、工作組任務(wù)、我的任務(wù)、我已完成的任務(wù)、人力資源、基礎(chǔ)設(shè)置等子模塊,子模塊可按工作人員權(quán)限不同來設(shè)置。
項(xiàng)目等同于課題負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中設(shè)立的研究課題,項(xiàng)目階段等同于工作小組,任務(wù)等同于科研人員申請(qǐng)的技術(shù)服務(wù),“所有項(xiàng)目”、“所有任務(wù)”顯示的是工作人員能參與的所有項(xiàng)目和任務(wù)信息,可通過搜索選項(xiàng)進(jìn)行篩選,每個(gè)項(xiàng)目里還能查看該項(xiàng)目的所有任務(wù)。工作小組組長能在“工作組任務(wù)”看到本小組需要完成的技術(shù)服務(wù)任務(wù),并可對(duì)任務(wù)向本組成員進(jìn)行分配。我的任務(wù)是組長分配下達(dá)的任務(wù),該模塊還顯示屬于本小組的任務(wù),小組組員可以自己領(lǐng)用任務(wù)。“我已完成的任務(wù)”顯示該工作人員之前已完成的所有任務(wù)?!叭肆Y源”用于添加服務(wù)于項(xiàng)目的人員,并可設(shè)置組長和組員的角色,只有添加進(jìn)人力資源的工作人員,才能被分配任務(wù)、領(lǐng)用任務(wù)?!盎A(chǔ)設(shè)置”有設(shè)置項(xiàng)目階段類型、關(guān)聯(lián)項(xiàng)目階段和工作小組的功能。
實(shí)驗(yàn)室和儀器預(yù)約管理模塊用于實(shí)驗(yàn)室和儀器的增加和信息更新、預(yù)約的查看、預(yù)約的確認(rèn)等。模塊分為預(yù)約和管理兩個(gè)子模塊,“實(shí)驗(yàn)室和儀器預(yù)約”可查看實(shí)驗(yàn)室和儀器的狀態(tài)、預(yù)約情況,工作人員也可以替實(shí)驗(yàn)人員進(jìn)行預(yù)約。“實(shí)驗(yàn)室和儀器管理”可添加、刪除、暫停的實(shí)驗(yàn)室和儀器,更新實(shí)驗(yàn)室和儀器的信息。
飼養(yǎng)繁育管理模塊用于記錄每個(gè)課題負(fù)責(zé)人每批動(dòng)物的飼養(yǎng)情況, 明確動(dòng)物所在位置, 記錄動(dòng)物進(jìn)駐、處理以及非正常死亡而產(chǎn)生的飼養(yǎng)動(dòng)物數(shù)量的減少和轉(zhuǎn)基因動(dòng)物繁育而產(chǎn)生的飼養(yǎng)動(dòng)物數(shù)量增加(可按籠或按只計(jì)算), 以此為依據(jù)來計(jì)算產(chǎn)生的飼養(yǎng)費(fèi)用。飼養(yǎng)繁育管理模塊設(shè): 參數(shù)與設(shè)置、品系管理、籠架管理、我的籠架、未導(dǎo)入訂單和已導(dǎo)入訂單等子模塊, 子模塊可按工作人員權(quán)限不同來設(shè)置。
“參數(shù)與設(shè)置”用于系統(tǒng)內(nèi)飼養(yǎng)設(shè)施、飼養(yǎng)房間、飼養(yǎng)籠架、飼養(yǎng)籠盒的創(chuàng)建和刪除,設(shè)置動(dòng)物的種類并鏈接對(duì)應(yīng)的飼養(yǎng)工作組?!捌废倒芾怼庇糜谠O(shè)置動(dòng)物品系名稱,動(dòng)物進(jìn)入飼養(yǎng)設(shè)施時(shí)標(biāo)記品系時(shí)使用?!盎\架管理”用于把建立好的籠架授權(quán)給對(duì)應(yīng)的飼養(yǎng)人員。“我的籠架”可展示飼養(yǎng)人員獲授權(quán)管理的籠架內(nèi)動(dòng)物存欄情況,以及科研人員姓名、動(dòng)物數(shù)量和性別等信息,飼養(yǎng)人員可以對(duì)存欄動(dòng)物進(jìn)行增減和移籠操作?!拔磳?dǎo)入訂單”顯示已通過審核的飼養(yǎng)申請(qǐng),包含課題負(fù)責(zé)人和受權(quán)實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人的信息,飼養(yǎng)人員通過搜索相關(guān)動(dòng)物種類,即可看到所在飼養(yǎng)組需導(dǎo)入的動(dòng)物信息,選擇導(dǎo)入動(dòng)物即可將動(dòng)物導(dǎo)入相應(yīng)的飼養(yǎng)籠內(nèi),系統(tǒng)即日開始計(jì)算飼養(yǎng)情況?!耙褜?dǎo)入動(dòng)物”顯示已進(jìn)入飼養(yǎng)設(shè)施的每批動(dòng)物飼養(yǎng)數(shù)量存欄情況,可以查看每批動(dòng)物數(shù)量增減情況。
科研人員登陸系統(tǒng)后,需先進(jìn)行實(shí)名注冊(cè),由工作人員進(jìn)行審核,分課題負(fù)責(zé)人和實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人兩種角色。對(duì)于有科研經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)人員給予課題負(fù)責(zé)人角色,具有設(shè)立課題的權(quán)限,并可設(shè)立授權(quán)的實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人,實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人角色無設(shè)立課題的權(quán)限。所有通過審核的科研人員,需接受在線視頻培訓(xùn),培訓(xùn)結(jié)束得到在中心進(jìn)行動(dòng)物實(shí)驗(yàn)資格證書后,才能進(jìn)行相關(guān)的申請(qǐng)預(yù)約。課題負(fù)責(zé)人需先進(jìn)行倫理申請(qǐng),通過初審、復(fù)審后,在“我的門戶”-“我主持的課題”內(nèi)設(shè)立課題,并授權(quán)相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人,一個(gè)倫理申請(qǐng)對(duì)應(yīng)一個(gè)課題,可同時(shí)設(shè)立多個(gè)課題。課題設(shè)立后課題負(fù)責(zé)人和被授權(quán)的實(shí)驗(yàn)負(fù)責(zé)人,均能在線進(jìn)行動(dòng)物代購、動(dòng)物飼養(yǎng)、技術(shù)服務(wù)申請(qǐng)和實(shí)驗(yàn)室和儀器的預(yù)約,如同時(shí)有兩個(gè)以上課題同時(shí)進(jìn)行,在申請(qǐng)和預(yù)約時(shí)需選擇相應(yīng)的課題,以便分別記錄不同課題產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)。
銷售管理分銷售管理員和銷售員兩種角色,銷售管理員有銷售員的所有權(quán)限,銷售員在“訂單管理”里對(duì)動(dòng)物代購、飼養(yǎng)、技術(shù)服務(wù)等的申請(qǐng)進(jìn)行審核,可批量匯總導(dǎo)出動(dòng)物訂購的信息;在“課題管理”能查看每個(gè)課題訂單明細(xì),按日期導(dǎo)出每個(gè)賬單的賬單文件,對(duì)已結(jié)束的課題更改狀態(tài)。銷售管理員在“客戶單位”添加或編輯客戶單位信息,在“客戶管理”編輯客戶的基礎(chǔ)信息,在“支付記錄”里記錄科研人員的經(jīng)費(fèi)支付情況,在“產(chǎn)品和價(jià)格”里進(jìn)行產(chǎn)品的添加和價(jià)格的更新,在“結(jié)賬管理”里查看每個(gè)客戶的費(fèi)用清欠情況。
飼養(yǎng)人員分飼養(yǎng)員、飼養(yǎng)組組長、飼養(yǎng)管理員三種角色,后一種角色權(quán)限包括前一種角色的所有權(quán)限。飼養(yǎng)員在“未導(dǎo)入訂單”里選擇導(dǎo)入屬于自己飼養(yǎng)小組動(dòng)物飼養(yǎng)訂單;在“已導(dǎo)入訂單”里查看每批動(dòng)物飼養(yǎng)數(shù)量變化記錄,可對(duì)籠內(nèi)動(dòng)物進(jìn)行增減、移籠的操作;飼養(yǎng)組組長可以向飼養(yǎng)員授權(quán)飼養(yǎng)籠架,飼養(yǎng)員只能操作經(jīng)過授權(quán)的飼養(yǎng)籠架;飼養(yǎng)管理員能在系統(tǒng)上添加飼養(yǎng)設(shè)施、房間、籠架、飼養(yǎng)籠,添加動(dòng)物的類型包括品種品系并關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的飼養(yǎng)組,飼養(yǎng)員導(dǎo)入動(dòng)物時(shí)可選擇標(biāo)注進(jìn)入飼養(yǎng)籠架動(dòng)物的品系。
實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員分工作小組組員、工作小組組長兩種角色,后一種角色權(quán)限包括前一種角色的所有權(quán)限。組員在項(xiàng)目管理模塊“我的任務(wù)”里可看到自己正在承擔(dān)的任務(wù),任務(wù)主要由組長分配,也可在“我的任務(wù)”下方去搜索屬于本小組的任務(wù)并點(diǎn)擊領(lǐng)取。在完成任務(wù)后,點(diǎn)“提交數(shù)據(jù)”可上傳該任務(wù)的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù),當(dāng)實(shí)際服務(wù)數(shù)量與預(yù)約數(shù)量有差異時(shí)在“提交數(shù)據(jù)”里可更改成實(shí)際服務(wù)數(shù)量,勾選完成任務(wù)并保存,該任務(wù)變成完成狀態(tài),實(shí)際數(shù)量直接在訂單管理中變更,數(shù)據(jù)固化;如服務(wù)數(shù)量與預(yù)約無出入,直接點(diǎn)“把狀態(tài)設(shè)為完成”,該任務(wù)變成完成狀態(tài)。組長在工作組任務(wù)里,對(duì)任務(wù)按工作需要分配給組員。
倫理審查人員分為倫理審查初審員、倫理審查管理員兩種角色,后一種角色權(quán)限包括前一種角色的所有權(quán)限。倫理審查初審員,主要針對(duì)倫理申請(qǐng)的格式進(jìn)行審查,不符合要求的,填寫修改意見后,勾選不通過審核,待科研人員修改后再提交; 符合要求的,勾選通過審核,進(jìn)入待復(fù)審階段。倫理審查管理員對(duì)“待復(fù)審的申請(qǐng)”里的倫理申請(qǐng),根據(jù)倫理審查的要求做出是否通過復(fù)審的決定,如不通過,填寫相應(yīng)意見, 系統(tǒng)設(shè)立了2/3倫理審查管理員同意即通過復(fù)審的規(guī)則。不通過復(fù)審的倫理審查再次退回到科研人員,通過復(fù)審的倫理申請(qǐng),倫理審查管理員進(jìn)行倫理審查編號(hào)。
動(dòng)物實(shí)驗(yàn)管理系統(tǒng)運(yùn)行后,所有的申請(qǐng)均可通過在線提交,且不受時(shí)間空間的限制,一些必要的信息錄入后不必重復(fù)提交,提高了工作效率。
在實(shí)驗(yàn)動(dòng)物倫理審查實(shí)現(xiàn)了在線審查,不必每次審查需召集倫理委員會(huì)成員開會(huì)審查。系統(tǒng)可匯總導(dǎo)出動(dòng)物訂購的信息,解決了訂購信息出錯(cuò)的問題;對(duì)飼養(yǎng)情況和技術(shù)服務(wù)數(shù)量實(shí)時(shí)進(jìn)行匯總,信息流更加通暢;預(yù)約情況在系統(tǒng)可實(shí)時(shí)展現(xiàn),無需工作人員參與;動(dòng)物實(shí)驗(yàn)的費(fèi)用實(shí)現(xiàn)日清結(jié)算,工作效率得到了明顯的提高[4]。
通過系統(tǒng)查詢,能快速導(dǎo)出所需的數(shù)據(jù)報(bào)表。隨著系統(tǒng)的運(yùn)行,產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)可以永久保存,經(jīng)過統(tǒng)計(jì)分析后對(duì)于動(dòng)物實(shí)驗(yàn)中心的管理決策具有十分重要的作用。
目前中心的動(dòng)物實(shí)驗(yàn)管理系統(tǒng)基本滿足了實(shí)驗(yàn)動(dòng)物倫理在線申請(qǐng)審查、動(dòng)物訂購和飼養(yǎng)以及動(dòng)物實(shí)驗(yàn)技術(shù)服務(wù)申請(qǐng)、實(shí)驗(yàn)室和儀器使用預(yù)約和動(dòng)物飼養(yǎng)繁育的數(shù)據(jù)登記、動(dòng)物實(shí)驗(yàn)費(fèi)用實(shí)時(shí)結(jié)算等功能,中心內(nèi)部員工的考核也更加量化。通過兩年的運(yùn)行,有效促進(jìn)了中心管理的規(guī)范和高效,同時(shí)提升了中心的服務(wù)滿意度。
我們認(rèn)為,動(dòng)物實(shí)驗(yàn)進(jìn)行信息化、智慧化管理很有必要,但每個(gè)單位有不同的功能與流程,在建立信息管理系統(tǒng)時(shí), 一定要基于本單位的實(shí)際,優(yōu)化服務(wù)流程、明確需求并在運(yùn)行過程中不斷改進(jìn),才能使信息管理系統(tǒng)發(fā)揮其應(yīng)有的作用[5,6]。