郭麗 莒南縣自然資源和規(guī)劃局

前言：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展我國(guó)已進(jìn)入了信息化時(shí)代，在信息化建設(shè)過(guò)程中檔案資料是較為重要的一個(gè)資源，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分析調(diào)用能夠有效地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)而言，檔案資料帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益往往更大，房地產(chǎn)企業(yè)中的檔案資料包括很多方面的內(nèi)容：不僅有企業(yè)內(nèi)部工程以及人員的檔案，還有與房地產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行商業(yè)活動(dòng)的用戶的檔案。通過(guò)對(duì)用戶檔案的管理調(diào)用能夠進(jìn)行針對(duì)性的營(yíng)銷，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案資料進(jìn)行分析也能夠?qū)ζ髽I(yè)資源進(jìn)行合理的分配進(jìn)而提高企業(yè)的利潤(rùn)。然而當(dāng)今部分房地產(chǎn)企業(yè)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，造成了大量的人力資源浪費(fèi)。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性

資料在當(dāng)今社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都是較為重要的一項(xiàng)資源，在商業(yè)活動(dòng)較多的房地產(chǎn)領(lǐng)域，資料檔案的重要性更加突出，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)用分析，能夠使企業(yè)處于有利的競(jìng)爭(zhēng)地位。但是當(dāng)今部分房地產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，卻沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案管理的重要性不僅表現(xiàn)在其能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益，還表現(xiàn)在能夠?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的調(diào)控。房地產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中會(huì)涉及到各種各樣的數(shù)據(jù)，通過(guò)這些數(shù)據(jù)分析能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)工程進(jìn)行較為詳細(xì)的了解，有助于通過(guò)其與國(guó)家政策的結(jié)合獲知房地產(chǎn)企業(yè)能夠帶來(lái)的效益，在確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)避免違反國(guó)家的政策規(guī)定給企業(yè)造成損失。同時(shí)，在房地產(chǎn)企業(yè)中進(jìn)行檔案管理還能夠提高檔案的安全性，避免檔案資料出現(xiàn)泄露的情況給房地產(chǎn)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中造成不利影響。檔案管理工作能夠?qū)⑵髽I(yè)的各種資料進(jìn)行有規(guī)律的總結(jié)，在進(jìn)行改動(dòng)查閱的過(guò)程中也能夠?qū)ζ溥M(jìn)行記錄，這樣便能夠避免一些缺乏法律意識(shí)的人員違規(guī)利用企業(yè)檔案獲得個(gè)人利益而損害企業(yè)的利益。

（二）企業(yè)缺乏完善的管理制度

當(dāng)今大部分房地產(chǎn)企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)行的過(guò)程中都具有一套較為成熟的運(yùn)營(yíng)制度，但是在檔案管理這方面制度還存在著一定的問(wèn)題。首先便是企業(yè)檔案管理制度不夠完善，在進(jìn)行檔案管理制度的制定過(guò)程中沒(méi)有采取有效的激勵(lì)措施，（即能夠激勵(lì)工作人員進(jìn)行工作，提高工作人員積極性的措施）致使工作人員缺乏工作積極性，在工作時(shí)有可能出現(xiàn)較多的失誤和漏洞，甚至在對(duì)一些重要檔案進(jìn)行管理時(shí)出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致給企業(yè)的利益造成較為嚴(yán)重的影響。此外，房地產(chǎn)企業(yè)的監(jiān)督制度也是保障房地產(chǎn)企業(yè)發(fā)展的重要因素，監(jiān)督部門在資料的歸檔和管理工作中也發(fā)揮重要的作用，監(jiān)督部門通過(guò)監(jiān)督可以大幅度減少對(duì)房地產(chǎn)工程資料進(jìn)行歸檔和管理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，同時(shí)能夠避免重要檔案泄露的情況發(fā)生。然而在部分企業(yè)中，監(jiān)督部門的工作人員素質(zhì)較為低下，部分工作人員缺乏專業(yè)知識(shí)，很難對(duì)資料管理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤做出及時(shí)的糾正，嚴(yán)重影響了資料歸檔整理的水平。另外，除了專業(yè)知識(shí)不過(guò)關(guān)的問(wèn)題外，部分監(jiān)督部門的人員還缺少責(zé)任意識(shí)，在進(jìn)行監(jiān)督工作時(shí)不夠認(rèn)真細(xì)致，導(dǎo)致資料歸檔整理工作人員所犯錯(cuò)誤沒(méi)有被及時(shí)糾正，嚴(yán)重影響了其他工作人員在運(yùn)用檔案時(shí)的效率。

（三）房地產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)代化水平較低

當(dāng)今我國(guó)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)得到了較為迅速的發(fā)展，如果在對(duì)檔案資料進(jìn)行管理的過(guò)程中采用先進(jìn)的技術(shù)手段就能夠提高檔案的利用效率，也能夠在以后尋找資料并進(jìn)行運(yùn)用時(shí)減少不必要的工作量。但是當(dāng)今對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，大部分房地產(chǎn)企業(yè)的工作方式依舊是以傳統(tǒng)的管理方式為主，以紙質(zhì)檔案管理為主，雖然紙質(zhì)檔案管理工作具有較為明顯的穩(wěn)定性，能夠避免出現(xiàn)檔案遺失的現(xiàn)象，但是在進(jìn)行調(diào)用的過(guò)程中卻較為困難麻煩，要找到相應(yīng)的文件需要較長(zhǎng)時(shí)間的檢索尋找；另外，紙質(zhì)檔案進(jìn)行更改后還需要對(duì)其進(jìn)行申報(bào)并需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行核實(shí)，所以檔案管理工作如果不采用現(xiàn)代化手段就會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。

二、提高房地產(chǎn)工程資料歸檔和管理的方法

（一）提高企業(yè)檔案管理意識(shí)

首先，房地產(chǎn)企業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作人員應(yīng)該具有足夠的責(zé)任意識(shí)，檔案信息在管理人員手中，管理人員便需要負(fù)起責(zé)任。其次，提高檔案管理意識(shí)不僅要從檔案管理人員入手，還應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)高層管理人員進(jìn)行教育工作，使其了解房地產(chǎn)企業(yè)中檔案管理工作的重要性。在進(jìn)行檔案管理意識(shí)建立的過(guò)程中，可以通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行利用獲取一定的經(jīng)濟(jì)效益來(lái)引起企業(yè)高層人員對(duì)檔案管理工作的重視，之后再對(duì)其進(jìn)行知識(shí)普及工作，使房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部人員了解自身企業(yè)內(nèi)部檔案的重要性。

檔案信息的所有權(quán)歸企業(yè)所有，管理者沒(méi)有權(quán)利將檔案信息用于商業(yè)用途，如果管理人員沒(méi)有足夠的責(zé)任意識(shí)，不僅可能會(huì)影響到自身的工作，嚴(yán)重的情況下甚至?xí)?duì)房地產(chǎn)企業(yè)造成一定的損害，繼而影響企業(yè)的發(fā)展。所以所有人都重視檔案管理工作后，檔案管理工作才能夠更加順利地進(jìn)行，各個(gè)部門才能夠更加有效的配合。

（二）建立健全完善的檔案管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的制度同樣影響著企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行的質(zhì)量，當(dāng)今大部分企業(yè)沒(méi)有有效的獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行工作的過(guò)程中沒(méi)有有效的標(biāo)準(zhǔn)，即使出現(xiàn)錯(cuò)誤，犯錯(cuò)的成本較小也不會(huì)產(chǎn)生較大的損害。在檔案管理工作方面，這種現(xiàn)象更加明顯，檔案管理工作中獎(jiǎng)勵(lì)制度存在漏洞，難以對(duì)檔案工作效果進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)，導(dǎo)致部分檔案管理人員工作效果較好時(shí)不會(huì)受到獎(jiǎng)勵(lì)，工作出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)責(zé)任也難以落實(shí)到個(gè)人身上。所以在完善檔案管理制度時(shí)，要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行正確的思想引導(dǎo)，提高檔案管理工作人員的法律意識(shí)，使得制度在企業(yè)內(nèi)部可行。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)健全人才培養(yǎng)制度，使得檔案管理人員能夠掌握最新技術(shù)并將其運(yùn)用到工作中，提高檔案管理工作人員的工作能力。另外，企業(yè)還可以對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的考核檢驗(yàn)，檢查其工作能力是否滿足工作需要，如不能滿足便需加強(qiáng)對(duì)其培訓(xùn)。另外，在招聘檔案管理人員時(shí)也應(yīng)提高標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人員進(jìn)行有效的篩選；監(jiān)督人員也需要一定的專業(yè)知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作人員工作的有效監(jiān)督。只有檔案管理工作人員的工作水平得到提高，企業(yè)的工作效率才能隨之提高。

（三）采用先進(jìn)技術(shù)簡(jiǎn)化檔案管理的流程

資料的管理需要有一定的流程，工程資料的管理有一定的流程便能有效地保證資料管理質(zhì)量。施工單位應(yīng)在施工時(shí)進(jìn)行完整的記錄，將實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)和不同環(huán)節(jié)的工程資料進(jìn)行單獨(dú)的記錄，并對(duì)記錄進(jìn)行整理和分析，在對(duì)資料整理完成后再上交到特定的部門，由監(jiān)督部門進(jìn)行監(jiān)督審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。在進(jìn)行資料檔案保存管理的過(guò)程中可以采用先進(jìn)的技術(shù)手段以簡(jiǎn)化檔案管理流程，可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)原理來(lái)建立合適的檔案管理模板。房地產(chǎn)企業(yè)的工作往往具有相應(yīng)的工作流程，這時(shí)便可以采用檔案管理模板進(jìn)行檔案管理工作，同時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作，能夠簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中檔案運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程，提高檔案?jìng)鬏斝?，使得檔案利用更及時(shí)并能夠產(chǎn)生更高的價(jià)值。

結(jié)語(yǔ)：房地產(chǎn)行業(yè)是我國(guó)一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)支柱，對(duì)房地產(chǎn)檔案資料進(jìn)行有效的管理運(yùn)用能夠提高房地產(chǎn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)工作的發(fā)展。