梁?jiǎn)磸?qiáng)

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)已經(jīng)滲透到人們的日常工作和生活中，各種信息都可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速找到。信息化時(shí)代對(duì)檔案管理模式有巨大的意義，而信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理模式就顯得尤為重要。筆者就簡(jiǎn)要分析在信息化時(shí)代下檔案管理工作存在的問題以及創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的一些舉措。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 創(chuàng)新

隨著我國(guó)進(jìn)入了新時(shí)代，檔案管理服務(wù)工作已經(jīng)越來越得到重視為了順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，應(yīng)該積極探索創(chuàng)新檔案管理工作的模式和方法，充分讓檔案管理工作能夠高效有序的進(jìn)行，充分提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此在信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)迫在眉睫。

1 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作的重要作用和意義

如今，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息化檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展速度和方向。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是紙質(zhì)檔案管理占著主體作用，這樣不僅降低管理工作的效率，還可能增加產(chǎn)生錯(cuò)誤的幾率，增加檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)和工作質(zhì)量。并且在日常生活和自然作用的影響下，紙質(zhì)檔案可能在空氣中受到腐蝕和火災(zāi)的破壞，失去的數(shù)據(jù)和信息可能無法修復(fù)，對(duì)管理工作造成嚴(yán)重的工作負(fù)擔(dān)，為了避免這種情況的發(fā)生而保持檔案的完整性就需要對(duì)檔案管理工作投入大量的人力和物力資源。并且紙質(zhì)檔案管理的存在繁瑣的信息管理和信息查詢的過程，需要進(jìn)行大量的搜索和尋找才能得到有效的數(shù)據(jù)和信息，增加檔案管理工作的工作量。而在信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作模式可以充分的保證檔案數(shù)據(jù)的有效保存，減少檔案管理工作的人力和物力，提高檔案管理工作者的工作效率，有效的減少檔案管理工作者的工作量。當(dāng)然，創(chuàng)新檔案管理工作的模式和方法和可有有效的保證檔案管理服務(wù)工作的正常進(jìn)行，充分提高檔案管理服務(wù)工作的質(zhì)量。

2 在信息化時(shí)代檔案管理服務(wù)工作存在的一些問題

2.1 檔案管理工作人員不能有效的轉(zhuǎn)變思想觀念

如今，隨著進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理工作在信息化時(shí)代的影響下工作質(zhì)量和工作效率得到一定的進(jìn)步和改善。然而，盡管在信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理工作也存在著許多問題和不足，如檔案管理工作者缺乏創(chuàng)新意識(shí)是檔案管理工作產(chǎn)生問題的重要原因。檔案管理用作者繼續(xù)采用傳統(tǒng)的工作模式和方法，受著傳統(tǒng)觀念的影響和束縛，不能及時(shí)的對(duì)檔案管理工作模式和方法進(jìn)行創(chuàng)新思考。同時(shí)無法勇于打破傳統(tǒng)的思想觀念，而傳統(tǒng)的管理思維和觀念嚴(yán)重的阻礙著檔案管理工作的有序進(jìn)行和發(fā)展，嚴(yán)重的降低檔案管理工作的效率和質(zhì)量。大量的檔案管理工作者缺乏一定的創(chuàng)新意識(shí)，不敢勇于突破傳統(tǒng)觀念的阻礙從而在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)過于死板和機(jī)械，無法有效的保證檔管理工作的正確進(jìn)行。

2.2 部分檔案管理仍然是實(shí)體檔案為主缺乏統(tǒng)一信息化管理

盡管在如今信息化高度發(fā)展的今天，許多檔案管理大都采用信息化手段進(jìn)行檔案管理，但是仍然存在許多以實(shí)體檔案為主的管理模式，忽視對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新和完善，這樣極大的降低了檔案管理的工作質(zhì)量和效率，同時(shí)在搜集和搜索檔案的時(shí)候需要大量的工作量，對(duì)檔案管理工作高效和有序的進(jìn)行有著嚴(yán)重的阻礙作用。而且檔案管理缺乏信息化的統(tǒng)一管理，可能讓檔案數(shù)據(jù)失去一定的時(shí)效性和真實(shí)具體性從而無法及時(shí)的獲得相關(guān)數(shù)據(jù)。在如今的大量的檔案管理工作中，因?yàn)楦鞣N各樣的原因和因素，如不同的工作環(huán)境，各種部門之間的工作聯(lián)系和資金的投入都對(duì)檔案管理工作的規(guī)范性和工作質(zhì)量都有著重要的影響，可以有效的提升檔案管理工作效率，并且缺乏統(tǒng)一的信息化管理可能讓檔案管理工作失去一定的時(shí)效性和真實(shí)性從而無法達(dá)到預(yù)想的效果。

2.3 缺乏檔案管理系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)機(jī)制

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的不斷深入和發(fā)展，雖然檔案管理工作也進(jìn)行了一定的信息化處理和改善，創(chuàng)造了許多的檔案管理系統(tǒng)和機(jī)制，但是如今的檔案管理系統(tǒng)也存在著許多的問題和缺陷，比如缺乏檔案管理系統(tǒng)之間的相互聯(lián)結(jié)通道，各種檔案管理軟件之間不能充分結(jié)合，缺乏一定的空間通用作用，不能將大數(shù)據(jù)充分融合到檔案管理中，這樣將大大增加檔案管理工作的工作量，增加檔案管理工作的復(fù)雜程度，在這種情況下將不能高效的運(yùn)轉(zhuǎn)檔案管理工作，降低檔案管理工作的服務(wù)水平。同樣缺乏檔案管理系統(tǒng)的通用機(jī)制將無法保證檔案管理的工作效率。

3 信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的相關(guān)策略和方法

3.1 充分培養(yǎng)和提高檔案管理工作者的專業(yè)能力和素質(zhì)

隨著信息化時(shí)代的不斷深化和發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的要求越來越高，這不僅要求檔案管理人員需要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和基礎(chǔ)專業(yè)知識(shí)，還需要培訓(xùn)檔案管理工作人員的信息化處理能力，充分掌握和利用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作。同時(shí)需要正確的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作人員是信息化時(shí)代創(chuàng)新檔案服務(wù)的主體，提升全體員工的計(jì)算機(jī)和軟件知識(shí)，提高員工利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)管理。進(jìn)一度加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)及時(shí)定時(shí)定量的培養(yǎng)和提高檔案管理人員的創(chuàng)新管理能力，如此可以進(jìn)一步保證檔案管理工作的正確和順利進(jìn)行。當(dāng)然檔案管理人員應(yīng)該積極響應(yīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，積極參加，主動(dòng)努力提升自身的專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)知識(shí)，更應(yīng)該充分調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的變化。

3.2 創(chuàng)新檔案管理信息資源利用率和服務(wù)機(jī)制

如今信息化時(shí)代最顯著的特點(diǎn)就是充分體現(xiàn)資源利用率從而有效的提高信息化的應(yīng)用價(jià)值，想要提高檔案管理信息資源利用率，就要求充分體現(xiàn)資源共享和有效的檔案管理體制。檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥和乏味的工作，為了提高工作人員的積極性和工作熱情，就需要完善當(dāng)前的管理機(jī)制和制度。對(duì)表現(xiàn)良好的員工應(yīng)該及時(shí)的提出表揚(yáng)和晉升的機(jī)會(huì)，樹立優(yōu)秀的模范作用，充分調(diào)動(dòng)工作人員對(duì)于檔案管理工作的熱情，同時(shí)激發(fā)出管理人員對(duì)于學(xué)習(xí)信息化的積極性。有一些機(jī)構(gòu)缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)于自身的信息資源利用率和機(jī)制沒有及時(shí)得到進(jìn)行完善和創(chuàng)新，也沒有正確了解到信息化檔案處理對(duì)于檔案管理服務(wù)的重要作用和意義。因此通過在信息化時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理的資源利用率和服務(wù)機(jī)制可以進(jìn)一步的提升檔案管理工作的服務(wù)水平和質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)之間的聯(lián)結(jié)通道

想要充分的提升檔案管理工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，需要及時(shí)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的各種軟件。在科技的不斷進(jìn)步中，檔案人員需要充分的認(rèn)識(shí)到技術(shù)支撐對(duì)于管理工作的重要性，良好的檔案管理信息系統(tǒng)可以根據(jù)客戶的需求及時(shí)準(zhǔn)確的提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，良好的檔案管理工作離不開良好的信息管理系統(tǒng)，可以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的時(shí)效性和真實(shí)性。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作的信息系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)通道可以從根本上突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的潮流，根據(jù)實(shí)際的需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的信息系統(tǒng)和機(jī)制，有效的體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值。同時(shí)，這也為檔案管理提供了正確的發(fā)展方向，可以將大數(shù)據(jù)充分融合在檔案中從而持續(xù)的提升檔案管理信息和歷史價(jià)值。

4 結(jié)束語

在信息化不斷發(fā)展的今天，檔案管理服務(wù)工作需要處理大量的信息，在這種新形勢(shì)下，檔案管理的工作量是非常巨大的，因此在新信息化時(shí)代下創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式是大勢(shì)所趨，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式可以充分的提升檔案工作的效率和質(zhì)量，從而進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理服務(wù)工作的服務(wù)水平和社會(huì)影響力。

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