李小毅

摘 要：伴隨經濟社會環(huán)境的變遷，我國婚姻法律制度的不斷完善，婚姻登記材料、登記信息顯得尤為重要，具有難以估量的信息參考價值以及信息使用價值。現(xiàn)代化數字信息技術的發(fā)展，改變了傳統(tǒng)檔案管理機制、管理內容以及管理方法，對婚姻登記檔案管理工作提出了新的建設要求，智能化管理、信息化管理和數字化管理成為一種管理趨勢。本文主要探討婚姻登記檔案與現(xiàn)代化數字信息技術的融合方式以及融合路徑，希望能夠為婚姻登記機關相關工作部門提供理論借鑒，推動婚姻檔案管理工作走向現(xiàn)代化、信息化和科學化。

關鍵詞：信息化；婚姻登記；管理；數字化

1 婚姻登記檔案信息化管理的概念和特點

1.1 婚姻登記檔案信息化管理的概念

婚姻登記檔案信息化管理主要是指檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)、現(xiàn)代數字化信息技術、計算機以及互聯(lián)網等軟硬件設施對婚姻登記檔案進行管理的一種新型模式[1]。在信息科技時代，信息科技對各行各業(yè)產生了長久、深遠的影響，改變了社會個體的工作思維和工作方式，加快了行業(yè)變革以及產業(yè)變革。具體到婚姻登記檔案管理領域，數字化信息技術的應用，意味著信息資源的載體不再局限于傳統(tǒng)的紙質形式，而是表現(xiàn)為數字化、電子化的形式，縮短了婚姻登記檔案管理的許多中間環(huán)節(jié)，減少了婚姻登記機關在檔案管理領域的人力、物力和財力開支。

1.2 婚姻登記檔案信息化管理的特點

相較于傳統(tǒng)的婚姻登記檔案管理模式，信息化管理具有以下特點：第一，技術性?；橐龅怯洐n案信息化管理的核心是數字化信息技術。檔案管理人員需要通過數字化信息技術對婚姻登記檔案進行數字化處理，并將數字檔案上傳至計算機終端或者互聯(lián)網終端，有效提升管理效能。第二，智能性?；橐龅怯洐n案歸口管理人員在檔案管理系統(tǒng)上對婚姻登記檔案進行歸檔、利用，可以縮短不必要的中間管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)“一站式”管理和“智能化”管理。第三，網絡性。婚姻登記檔案管理人員可以通過互聯(lián)網終端來搜集相關的檔案材料，確?；橐龅怯洐n案的完整性，也可以通過互聯(lián)網終端來傳輸相關的檔案信息資源，實現(xiàn)婚姻登記檔案資源利用效率的最大化。第四，成本節(jié)約性。雖然婚姻登記檔案信息化管理在前期的投入較大，但是在后期則可以取得較為顯著的成績?；橐龅怯洐C關前期主要是將檔案經費花費在計算機采購、檔案管理系統(tǒng)采購、數字化信息技術采購等軟硬件設施采購層面，后期則主要是將經費花費在技術維修更新層面。同時，由于工作人員檔案管理壓力得以縮減，許多手工操作被電子化系統(tǒng)所代替，這就意味著婚姻登記機關能夠節(jié)約在人力資源管理領域的成本。

2 婚姻登記檔案信息化管理的方法

2.1 規(guī)范性管理方法

信息化環(huán)境中，婚姻登記檔案中的信息資源以數據化的形式呈現(xiàn)，為了實現(xiàn)對婚姻登記檔案的分類管理與統(tǒng)一管理，婚姻登記機關應當明確數字化檔案的格式標準以及管理標準。一是明確數字化檔案的格式標準，根據圖片檔案、聲像檔案、視頻檔案、文字檔案的特點，規(guī)定不同的格式標準。例如，對于文字檔案，可以采用PDF格式，保證檔案清晰度的同時，防止檔案被無意中更改。對于圖片檔案，則可以采用jpg格式，確保圖片清晰度的同時，減少圖片檔案所占用的計算機空間。二是明確管理標準，細化婚姻登記檔案的各個管理流程，實現(xiàn)人崗匹配，加快責任落實。同時，明確管理標準可以更好地發(fā)現(xiàn)婚姻登記檔案信息化管理過車中存在的問題并加以改進，

2.2 科學化管理方法

信息化環(huán)境中，婚姻登記檔案管理人員要提升對各種軟硬設施的熟悉程度，了解每一種軟硬件設施的性能后，根據軟硬件設施的特點，綜合利用多種軟硬件設施，實現(xiàn)檔案管理科學化[2]。一方面，婚姻登記檔案管理人員要熟練的操控電子掃描儀、復印打印一體機、計算機以及檔案管理系統(tǒng)，把好檔案管理工作每一個環(huán)節(jié)的質量建設，全面提升單位整體管理水平。另一方面，婚姻登記檔案管理人員要充分發(fā)揮創(chuàng)造意識，創(chuàng)造性的使用區(qū)塊鏈、數據庫、云計算、云儲存、大數據等數字化信息技術，尋找信息技術與婚姻登記檔案管理工作的契合點，推動檔案管理工作優(yōu)化升級。

3 婚姻登記檔案信息化管理的創(chuàng)新

3.1 充分利用云儲存技術，構建婚姻登記檔案共享機制

現(xiàn)階段，我國正在大力開展國家政務信息化工作。為此，婚姻登記機關可以加強與檔案館、人民法院、社區(qū)、公安戶籍管理部門的聯(lián)系，共同搭建婚姻登記檔案共享機制，實現(xiàn)互利共贏。例如，公安戶籍管理部門關于男女雙方的戶籍信息、人民法院對婚姻訴訟案件作出的相關判決、社區(qū)對于男女雙方基本情況等信息資源都可以成為可供共享的數據資源。第一，婚姻登記機關以及其他單位通過購買相關的云儲存終端，將相關的信息資料上傳至云儲存終端。第二，各個單位根據本單位檔案管理工作需要，在云儲存終端上下載相關的信息資源，進而豐富本單位婚姻登記檔案內容。通過信息資源的整合利用，可以充分發(fā)揮婚姻登記信息的最大價值，切實滿足各個單位對于不同類型婚姻登記信息的需求，打造跨部門檔案共享機制，確保最大的效益和最高的效率。

3.2 創(chuàng)新便民查詢服務，彰顯婚姻登記檔案的功能

男女雙方對于與本人婚姻相關的婚姻登記信息具有查詢權和了解權。從高效便民的視角來看，婚姻登記機關可以延伸檔案服務領域，為檔案需求主體提供更為準確、及時的檔案檢索服務以及檔案查詢服務。為此，婚姻登記機關可以在微信終端開發(fā)“檔案查詢公眾號”平臺，通過平臺與單位內部檔案管理系統(tǒng)的互通有無，實現(xiàn)信息資源的實時更新、實時下載以及實時查閱。檔案需求主體只需要填寫相關的身份證明信息，就可以被微信公眾號上的系統(tǒng)所識別，進而在公眾號平臺上查詢到自身相關信息。

3.3 以數字化信息技術為基礎，加強婚姻登記檔案保密工作

婚姻登記檔案具有很強的隱私性，檔案內容很多個人基本情況以及家庭信息都屬于個人隱私的范疇，受到我國法律的保護。婚姻登記機關作為婚姻登記檔案的管理機關，在開展信息化建設工作過程中，有必要將數字化信息技術融入到婚姻登記檔案保密工作的各個環(huán)節(jié)，確保相關主體的隱私不會被不法份子所竊取、泄露。為此，婚姻登記機關可以利用物聯(lián)網技術，在單位內部實現(xiàn)封閉化的內網管理，確保信息資源以及檔案流動的穩(wěn)定性和安全性，防止被外來病毒程序所攻擊。除此之外，婚姻登記機關可以建立“內外有別”的網絡安全機制，通過內網對內部檔案資源進行管理的同時，利用互聯(lián)網來實現(xiàn)外部檔案傳輸。在互聯(lián)網環(huán)境中傳輸信息資源以及檔案時，需要通過訪問權限、數字水印以及文件加密技術來進一步增強婚姻登記檔案管理工作的安全性。

4 結束語

近些年來，大量地區(qū)婚姻登記機關逐步將數字化信息技術應用到檔案管理領域，一定程度上降低了工作人員的工作負擔，增強了婚姻登記檔案管理工作的實效性。然而，現(xiàn)代化數字信息技術在我國檔案管理領域的應用時間不長，加之缺乏實踐模型和理論參考，使得數字化信息技術應有的價值沒有得到完全發(fā)揮，制約了婚姻登記檔案信息化管理工作的可持續(xù)發(fā)展，影響了婚姻登記機關的整體工作質量。要實現(xiàn)婚姻登記檔案信息化管理，不僅需要優(yōu)化檔案管理的軟硬件設施，更需要提升婚姻登記檔案管理人員業(yè)務能力，引進新型數字化新型技術。未來區(qū)塊鏈技術、數據庫技術、檔案微縮技術的進一步發(fā)展，勢必會進一步激起檔案管理領域的變革。為此，婚姻登記機關必須要適時調整工作方向和工作重點，迎接新時期的挑戰(zhàn)與機遇。

參考文獻

[1]于淼.怎樣提升婚姻登記檔案管理工作水平[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：103.

[2]尤維娜.完善婚姻檔案管理的思考[J].人力資源管理，2017（05）：301.