譚延良

摘 要：人事檔案在我們的日常工作和生活中起著非常關(guān)鍵的作用。它是對(duì)職工個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作履歷的客觀記錄，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。本文從我國(guó)人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值入手，對(duì)人事檔案管理的重要性進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；重要性；價(jià)值

1 人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值

人事檔案的社會(huì)價(jià)值取決于其社會(huì)屬性。人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事資料的形成與人事管理活動(dòng)密不可分，人事檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義決定了人事檔案存在和利用的社會(huì)價(jià)值。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是各項(xiàng)人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集利用也成為一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，人事檔案作為信息的主要載體之一，其社會(huì)價(jià)值得到了巨大提升。像是人力資源配置、企業(yè)人事管理和社會(huì)保障等都依靠于人事檔案工作。因此，人事檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值是毋庸置疑的，人事檔案工作的提升發(fā)展至關(guān)重要，幾乎關(guān)系到每個(gè)人的切身利益。

2 我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

人事檔案與職工的切身利益密切相關(guān)，包括了個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jī)等內(nèi)容，是職工享受各種社會(huì)待遇的憑據(jù)以及解決勞動(dòng)糾紛的依據(jù)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，舊有的企事業(yè)人事檔案管理辦法已經(jīng)不能滿(mǎn)足新的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需求，出現(xiàn)了許多現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

2.1 人事檔案存在多頭管理問(wèn)題

人事檔案管理經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，但目前的人事檔案管理仍處于新舊體制轉(zhuǎn)制時(shí)期，管理模式主要是沿襲舊體制。人事檔案普遍由單位、部門(mén)統(tǒng)一管理，具體包括黨委組織部門(mén)和政府人事部門(mén)的人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門(mén)的就業(yè)服務(wù)中心、教育部門(mén)的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門(mén)以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位。這種多頭管理反映了傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式，它一方面束縛了人力資源按照市場(chǎng)需求配置流動(dòng)，另一方面也影響了人事檔案管理的質(zhì)量。近年來(lái)，隨著高校畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事代理制度的逐步推行，在畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門(mén)拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

2.2 部分單位的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問(wèn)題

因?yàn)闄n案管理員沒(méi)有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫(xiě)好檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出。職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。有些單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒(méi)什么用，不給新招錄的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門(mén)辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。

2.3 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性有待提高

檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有一定的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。同時(shí)，許多單位的檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，距離規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)還有一定差距。有的單位對(duì)檔案管理只滿(mǎn)足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子。

3 加強(qiáng)人事檔案工作的主要措施

要改革現(xiàn)行“人檔合一”的人事檔案管理體制，建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門(mén)所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門(mén)所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門(mén)所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門(mén)所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來(lái)，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來(lái)，歸政府所有，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心。除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門(mén)管理外，企事業(yè)單位人員（包括改制破產(chǎn)的企事業(yè)單位置換身份后的人員）、大中專(zhuān)畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會(huì)流動(dòng)人員的人事檔案統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位。嚴(yán)肅檔案管理，以制度化、規(guī)范化為基礎(chǔ)，提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量，為人事工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)。

改善人事檔案管理設(shè)施，提高檔案管理人員素質(zhì)?，F(xiàn)階段的人事檔案管理不論是在檔案保管、保護(hù)還是開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作，對(duì)所需的設(shè)施都提出了更高的要求?，F(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)手段是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理部門(mén)要積極爭(zhēng)取上級(jí)支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。首先是要建立堅(jiān)固的防火、防潮專(zhuān)用檔案室，檔案室內(nèi)配置鐵質(zhì)的檔案柜、空調(diào)機(jī)、除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防光、防高溫的設(shè)施和安全措施進(jìn)行檢查。其次是根據(jù)單位資金實(shí)力，合理配置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備。這些現(xiàn)代化設(shè)備的使用，尤其是人事檔案的計(jì)算機(jī)信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來(lái)，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作開(kāi)展提供及時(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)的人員信息。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識(shí)武裝頭腦，開(kāi)闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)教育檔案管理員要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。人事檔案可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類(lèi)人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問(wèn)題，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策。它在個(gè)人辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，比如報(bào)考公務(wù)員、工資提升、職稱(chēng)評(píng)定以及退休、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、辦理出國(guó)手續(xù)等，都是最原始的依據(jù)，核定個(gè)人身份、工齡連續(xù)計(jì)算、人社系統(tǒng)核定工資待遇等，人事檔案是最有力的依據(jù)。因此，對(duì)于我們每一個(gè)人來(lái)說(shuō)，都十分重要，我們一定要重視它。