譚 璐

（長沙航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，湖南 長沙 410124）

近年來，隨著政府對圖書館投入的加大，圖書館的擴(kuò)建或新建進(jìn)行得如火如荼，這就必然涉及到搬遷工作。圖書館搬遷是一項艱巨而復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及的資金巨大、人員眾多、程序復(fù)雜，組織者如果不能科學(xué)地協(xié)調(diào)和規(guī)劃搬遷的整個過程，將會造成人力物力的浪費，出現(xiàn)混亂無序局面，同時也會影響新館的形象和布局，所以引入高效先進(jìn)的方法勢在必行。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，圖書館搬遷應(yīng)用到的方法有項目管理[1]、價值工程[2]、運籌學(xué)[3]等，但這些方法或復(fù)雜或可操作性不強(qiáng)，而PDCA 循環(huán)理論可以構(gòu)建完善的管理體系，使圖書館搬遷工作步驟簡單化、條理化、系統(tǒng)化和科學(xué)化。圖書館搬遷項目管理引入PDCA循環(huán)理論，既能實行組織協(xié)調(diào)控制，又可對圖書館搬遷實施效果評價，既能優(yōu)化質(zhì)量管理，又可提高工作效率，是保證圖書館搬遷項目順利高效實施的重要工具，有必要深入研究和推廣應(yīng)用。

1 圖書館搬遷研究的意義

1.1 圖書館搬遷的難點

圖書館搬遷是新圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，需要做到以下3 點：一是圖書編號打包，組織運輸?shù)叫吗^上架；二是家具裝車運輸?shù)叫吗^確定位置；三是系統(tǒng)設(shè)備搬遷到新的機(jī)房或新館。在圖書館搬遷過程中存在的難點如下：第一，搬遷的程序復(fù)雜，要運用科學(xué)方法合理規(guī)劃，制定搬遷的總體方案和步驟；第二，搬遷的人員眾多，要做到對人員的分工和時間安排有序；第三，資料收集困難，要在合理借鑒成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上形成自己的規(guī)范；第四，效果評價困難，對搬遷的評估量化可以確保項目順利實施并獲得預(yù)期的效果。

1.2 PDCA循環(huán)理論

PDCA循環(huán)法[4]是美國管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，因此又稱“戴明環(huán)”。PDCA 循環(huán)分為 4 個階段[5]：第一階段計劃（Plan），找出問題，分析問題產(chǎn)生的原因和影響的主要因素，并制定相應(yīng)的措施；第二階段執(zhí)行（Do），組織力量執(zhí)行計劃，保證計劃的實施，完成計劃；第三階段檢查（Check），檢查對策措施實施的結(jié)果是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)；第四階段行動或反饋（Action），根據(jù)檢查結(jié)果，采取必要的措施鞏固已取得的成果，對未達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)做進(jìn)一步改進(jìn)，成功者納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功者轉(zhuǎn)入下一個PDCA循環(huán)去解決。PDCA循環(huán)的優(yōu)點是適用所有領(lǐng)域，缺點是嚴(yán)格地在流程框架內(nèi)工作，缺乏創(chuàng)造性。

在項目管理中，運用PDCA 循環(huán)理論，周而復(fù)始地運轉(zhuǎn)，管理流程少，管理手段簡單，保證完成質(zhì)量，同時，過程管理有效率，能準(zhǔn)確把握管理活動的主要規(guī)律，對于圖書館搬遷工作的質(zhì)量控制和優(yōu)化過程管理有著積極的作用。

1.3 PDCA循環(huán)理論的研究進(jìn)展及趨勢

PDCA循環(huán)理論在生產(chǎn)實踐中應(yīng)用廣泛，近年發(fā)表的應(yīng)用PDCA 循環(huán)理論的文獻(xiàn)數(shù)量呈逐年上升趨勢，表明PDCA應(yīng)用于質(zhì)量管理的研究與實踐越來越受到學(xué)者的重視和關(guān)注。PDCA 循環(huán)理論的研究主要應(yīng)用于醫(yī)學(xué)、教育、企業(yè)、電力、公路、計算機(jī)等領(lǐng)域，目前醫(yī)學(xué)領(lǐng)域應(yīng)用最為廣泛，在圖書館管理的研究中有較少應(yīng)用，主要在績效管理[6]、戰(zhàn)略管理[7]、社團(tuán)管理[8]等方面出現(xiàn)相關(guān)應(yīng)用研究。PDCA在圖書館的應(yīng)用研究處于起步階段，應(yīng)用到圖書館搬遷項目的研究較少，且不夠深入，對比的評價還是空白。現(xiàn)有PDCA 循環(huán)理論研究成果多局限于可行性研究，沒有具體運用過程的詳細(xì)描述，缺乏實踐層面可操作性的研究，具體應(yīng)用的成熟案例較少。關(guān)于PDCA循環(huán)理論的研究，其重點應(yīng)側(cè)重該理論和方法在管理實踐中的應(yīng)用與推廣。

2 圖書館搬遷的過程模型和運行步驟

2.1 PDCA過程管理模型的構(gòu)建

任何事物都有著內(nèi)在的邏輯規(guī)律，圖書館的搬遷也不例外。為確保圖書館搬遷工作的全面質(zhì)量管理順利實施，運用PDCA循環(huán)理論構(gòu)建科學(xué)的管理機(jī)制，按照圖書館的特點和需求，將搬遷的相關(guān)要素進(jìn)行分解，建立相應(yīng)的過程模型、參數(shù)設(shè)置、實施步驟，并對過程實施效果進(jìn)行評價，檢查執(zhí)行的效果，再總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，對未完成項進(jìn)行下一個循環(huán)。圖書館搬遷的PDCA 過程管理模型如圖1所示。

圖1 圖書館搬遷過程PDCA管理模型

2.2 控制參數(shù)的設(shè)置

在圖書館搬遷模型中，時間、過程、資源和文檔4個參數(shù)不是完全獨立的，應(yīng)該對這4個控制參數(shù)進(jìn)行綜合調(diào)節(jié)和平衡。

（1）時間。將PDCA 引入各關(guān)鍵時間節(jié)點，有利于搬遷的時間控制，優(yōu)化資源配置，同時可以作為搬遷執(zhí)行效果的度量標(biāo)準(zhǔn)之一，評估圖書館搬遷工作的績效[9]。圖書館的搬遷持續(xù)時間較長，跨度幾個月到幾年不等，這期間可能影響讀者借閱，因此搬遷工作必須盡量縮短時間，合理設(shè)置時間節(jié)點，以最快的速度完成搬遷任務(wù)。其次，搬遷工作涉及設(shè)備采購、運輸、安裝、調(diào)試和圖書的搬遷、布架、整架等繁復(fù)的工作內(nèi)容，每一項都并非孤立存在，而是相互關(guān)聯(lián)影響的，其中任何一個階段的進(jìn)度不能按時完成都可能會影響整個項目的進(jìn)度。

（2）過程。過程是為完成搬遷工作所進(jìn)行的管理和實施活動，包括管理過程和實施過程。管理過程包括計劃、資源分配和組織工作，實施過程包括每個步驟的完成情況。

（3）資源。資源是為完成搬遷工作所使用的時間、資金、人力、物力等。表1是搬遷過程所必須的資源。

（4）文檔。文檔報告是了解和審核項目的重要依據(jù)。表2是搬遷系統(tǒng)所需輸出的文檔。

表1 資源

表2 文檔

2.3 圖書館搬遷項目的實施步驟

（1）計劃階段——Plan

科學(xué)立項與系統(tǒng)策劃PDCA 循環(huán)理論的首要環(huán)節(jié)是計劃階段，圖書館搬遷項目中組建機(jī)構(gòu)、調(diào)研考察、情報收集、制定計劃是該環(huán)節(jié)的主要工作。

步驟一：組織保障

圖書館應(yīng)高度重視，組建搬遷領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定相應(yīng)的組織分工合作。一是由館長任總指揮，副館長和部門主任任小組長，下設(shè)調(diào)研考察組、宣傳動員組、搬運協(xié)調(diào)組和后勤保障組。館長統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各小組分工協(xié)作，搭建一個搬遷工作服務(wù)平臺。二是積極爭取上級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主管領(lǐng)導(dǎo)的支持、平級部門的協(xié)助、多方參與搬遷力量的幫助，保證擁有足夠的人力、物力和財力保障搬遷工作的順利進(jìn)行。三是統(tǒng)籌規(guī)劃搬遷的全過程，如新館的規(guī)劃、搬遷過程的時間進(jìn)度和路線等。

步驟二：調(diào)研考察

調(diào)研工作主要是收集與選擇搬遷工作相關(guān)的情報。一是多方實地考察和參觀學(xué)習(xí)，借鑒其他圖書館的成熟經(jīng)驗；二是了解和考察搬家公司的信譽質(zhì)量評價；三是通過線上線下收集圖書館搬遷的相關(guān)經(jīng)驗和技巧，重點收集新圖書館的發(fā)展規(guī)劃、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和藏書布局等方面資料，其中崗位設(shè)置、創(chuàng)新模式都是圖書館搬遷過程涉及到的內(nèi)容，也應(yīng)重點收集，以便于今后有的放矢地開展工作。

步驟三：情報收集

情報收集分為清點和整理舊館數(shù)據(jù)，新館情報收集。清點和整理舊館數(shù)據(jù)，可以按以下順序進(jìn)行[10]：第一是順架，將所有文獻(xiàn)進(jìn)行整架，做好清點。第二是剔舊，將破損嚴(yán)重的、失去閱讀價值的、過時的圖書進(jìn)行下架集中歸置，便于密集書庫的規(guī)整。第三是清查，館藏文獻(xiàn)清點，對各書庫架上圖書、新到館的圖書和外借未還回的書進(jìn)行統(tǒng)計核查，與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)里的書目核對，在館可使用的家具和設(shè)備與資產(chǎn)系統(tǒng)里的賬目核對，形成搬遷系統(tǒng)的資源資產(chǎn)數(shù)量和位置數(shù)據(jù)，也為核算搬遷勞動量、新館館藏的數(shù)量和位置提供最為可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。新館情報收集，包括規(guī)劃新館布局，實地考察新館。規(guī)劃新館布局要堅持科學(xué)、合理和實用的原則，需要有一定的前瞻性，要根據(jù)本館辦館宗旨和發(fā)展規(guī)劃確定圖書館館藏服務(wù)體系，結(jié)合新館結(jié)構(gòu)和布局整體規(guī)劃各區(qū)域的用途，制作新館家具設(shè)備書架的布局圖。實地考察新館，根據(jù)新館的面積和設(shè)計，預(yù)算書庫可供未來十年的藏書最大容量。

步驟四：制定計劃

根據(jù)本館的實際情況，在調(diào)研考察和情報收集的基礎(chǔ)上反復(fù)論證，制定適合圖書館搬遷的計劃。通過制定新館的總體布局與搬遷方案，既為搬遷做準(zhǔn)備，也為后續(xù)新館的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，做到既立足現(xiàn)在又面向未來，同時便于新館各項工作的開展。方案包括經(jīng)費預(yù)算、人員配備、物資準(zhǔn)備、安全保障、實施計劃等。經(jīng)費預(yù)算主要包括調(diào)研費用、雇傭搬家公司費用、車輛費用、職工加班費用、搬運費用和其他費用等。人員配備重點在合理協(xié)調(diào)搬遷過程中各環(huán)節(jié)的人員安排上。物資準(zhǔn)備包括所有搬遷工作的后勤保障、物資供應(yīng)。安全保障，注意搬遷過程中的重點環(huán)節(jié)和可能存在的問題，對問題進(jìn)行認(rèn)真分析討論，提前做好預(yù)案，制定切實可行的方案，確保搬遷工作萬無一失。

（2）執(zhí)行階段——Do

執(zhí)行階段是PDCA循環(huán)的關(guān)鍵與核心，包括人員培訓(xùn)、過程實施等工作，要科學(xué)、周密、細(xì)致地組織實施搬遷工程。

步驟五：人員培訓(xùn)

對所有館員進(jìn)行搬遷業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，熟悉搬遷工作流程和技術(shù)要求，同時針對分工不同，實行個別輔導(dǎo)或小組指導(dǎo)。在組織保障、調(diào)研考察和過程實施步驟中都有培訓(xùn)環(huán)節(jié)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要有：召開搬遷動員大會進(jìn)行協(xié)調(diào)和搬遷宣傳，講解搬遷工作的要點、難點和時間節(jié)點，新館主要調(diào)研的內(nèi)容，調(diào)研后的總結(jié)；講解過程實施中的各項具體工作要領(lǐng)以及明確搬遷的工作流程安排，確定崗位的任務(wù)要求，做到群策群力，確保在搬遷中協(xié)作配合和把控質(zhì)量。最后形成培訓(xùn)總結(jié)，將搬遷過程的培訓(xùn)及實施效果形成反饋材料。人員培訓(xùn)相關(guān)方案如表3所示。

表3 人員培訓(xùn)表

步驟六：過程實施

過程實施包括家具設(shè)備搬遷、文獻(xiàn)搬遷、數(shù)據(jù)搬遷等組織實施過程。家具設(shè)備搬遷，必須落實每件設(shè)備家具在新圖書館的具體房間地點，重點注意家具搬遷過程的損壞和維修，系統(tǒng)設(shè)備的運輸和數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)[11]。圖書的搬遷，耗時多、工作細(xì)、要求高，是搬遷工作的重中之重，一般包括圖書打包、運輸、上架。

圖書打包，一是要組織分工，責(zé)任到人，書庫按類分組，一般3人一組，1人編號標(biāo)號，兩人取書打包。二是確定打包規(guī)格，大小均勻，結(jié)實牢固，每捆25 厘米高度，這個規(guī)格是經(jīng)過考量過的合適重量和數(shù)量，易于打包，很多圖書館也會采用機(jī)器打包，更加節(jié)省人力[12]，圖書館應(yīng)有計劃、有目的地將本館采編部門接收新書的包裝紙和繩子專門歸集起來，待圖書打包時再利用。三是打包圖書要統(tǒng)一編號，記錄整理，每包寫上序號：如A1、A2、A3……。字母為分類、數(shù)字為包數(shù)。四是統(tǒng)計出每類圖書的包數(shù)，圖書的總包數(shù)，每類圖書所占書架數(shù)[13]。按類別、實際包數(shù)、書架組數(shù)、備注制作表格，如表4所示。這個表格為后期的圖書上架提供依據(jù)。

表4 圖書打包上架表例

圖書運輸應(yīng)制定搬運方案，搬運的任務(wù)主要由搬運公司負(fù)責(zé)，搬運協(xié)調(diào)組配合協(xié)調(diào)搬運，避免圖書的散包、損毀、丟失等，保證圖書搬運到位。圖書搬運的主要工作有出庫、裝車、運輸、卸車、入庫。每個書庫由專人負(fù)責(zé)，負(fù)責(zé)人員熟悉書庫基本情況，組織搬遷人員按順序搬運藏書出庫；裝車時，要注意按書庫順序裝車，并由專人指揮裝車，不能亂包散包。圖書搬遷運輸過程中要求專人跟車運輸，防止圖書在運輸中遺失。卸車時，新館接應(yīng)人員指揮將每包圖書接入對應(yīng)位置，完成圖書的對號入庫工作。

圖書上架宜先將圖書按包對號入座，再進(jìn)行拆包，按順序上架整理，若有滿架情況還需要進(jìn)行倒架；整理完成后要根據(jù)中圖分類法進(jìn)行標(biāo)架。圖書上架整理是藏書搬遷事務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)，也是最為繁雜的一環(huán)，前期的規(guī)劃工作合理與否直接決定了圖書能否準(zhǔn)確到位，也影響后期的圖書流通和新館的開館時間。

（3）檢查階段——Check

檢查階段是圖書館搬遷工作的分析階段。根據(jù)制定的計劃和方案要求，檢查驗證實際執(zhí)行情況，實施過程是否達(dá)到預(yù)期效果。

步驟七：效果檢查

在PDCA 循環(huán)理論指導(dǎo)圖書館搬遷工作模式中，通過圖書整架、倒架、標(biāo)架，新館環(huán)境和設(shè)備狀態(tài)檢查及新館開館的時間來檢驗項目計劃執(zhí)行是否正確、合理和科學(xué)，檢查計劃施行的效果，制定效果檢查表，如表5。

表5 搬遷效果檢查表

步驟八：問題總結(jié)和反饋

對圖書館搬遷過程中產(chǎn)生的問題進(jìn)行總結(jié)和反饋，成功的經(jīng)驗加以推廣，找出失敗的原因引以為戒，重新修正工作思路和方式，將成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)都納入標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范程序，對于還未完成的任務(wù)要開始新的PDCA循環(huán)重新計劃，并對搬遷的實施效果進(jìn)行科學(xué)評價，整體評價可按表6中的指標(biāo)體系進(jìn)行分級管理[14]，進(jìn)而保證搬遷項目實施的效率。

表6 圖書館搬遷項目實施效果評價表

3 圖書館應(yīng)用PDCA理論的思考

3.1 抓住搬遷契機(jī)，營造智慧形象

新館搬遷是改造圖書館的一個有利契機(jī)。圖書館借助搬遷之機(jī)，從館藏布局、系統(tǒng)規(guī)劃、空間設(shè)計、新技術(shù)應(yīng)用等方面，應(yīng)做出一個整體的新館發(fā)展建設(shè)方案，采用PDCA理論管理識別圖書館搬遷的所有過程，并通過對過程的識別、管理和控制來提高效率和質(zhì)量。同時，采用新技術(shù)、新服務(wù)、新理念規(guī)劃設(shè)計圖書館的空間布局和服務(wù)模式，將PDCA理論運用于智慧圖書館的建設(shè)和管理，打造一個全新的智慧圖書館形象。

3.2 變革服務(wù)方式，促進(jìn)質(zhì)量管理

以讀者為中心是現(xiàn)代圖書館的服務(wù)理念，也是新館服務(wù)的最終目的。對于圖書館搬遷工作來說，采用PDCA循環(huán)方法的目的和主旨都是為未來開館后提升讀者滿意度創(chuàng)造條件。新館的規(guī)劃和布局應(yīng)該以先進(jìn)的服務(wù)理念、完善的管理制度、現(xiàn)代化的技術(shù)手段為保障，圍繞滿足讀者需求展開，以PDCA理論來管理新館，促進(jìn)服務(wù)和管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)和效率的不斷提升。

3.3 更新思維方法，激發(fā)創(chuàng)新發(fā)展

PDCA 循環(huán)只是一種管理方法[15]，持續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)是PDCA循環(huán)永恒的目標(biāo)，而管理的關(guān)鍵在于以科學(xué)的管理調(diào)動了館員工作的積極性；加強(qiáng)對館員的培訓(xùn)，形成了良好的工作氛圍，更新了服務(wù)理念，提高了館員應(yīng)用循環(huán)解決問題的意識和能力，激發(fā)了館員投身于圖書館事業(yè)建設(shè)和服務(wù)讀者的熱情和創(chuàng)新意識。

4 結(jié)語

將PDCA 循環(huán)理論運用到圖書館搬遷項目實施過程，使搬遷過程步驟明晰，減少搬遷過程中的問題，大幅度提高搬遷工作效率，使各個環(huán)節(jié)的工作效果可以預(yù)期和度量。通過采用PDCA 循環(huán)方法，整個搬遷過程都按照4個階段8個步驟執(zhí)行優(yōu)化，既可以理順搬遷中的各個環(huán)節(jié)，建立健全各種機(jī)制，做到計劃合理、保證質(zhì)量、節(jié)約成本、提高效率，又能有效溝通，調(diào)動館員積極性，推動圖書館多快好省地完成搬遷任務(wù)。