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        淺談高校辦公室如何做好會務工作

        2019-07-05 18:43:32駱瑞嵐
        智富時代 2019年5期

        駱瑞嵐

        【摘 要】當前各高校的學術研討,校企合作,社會服務等活動日漸增多,會務活動是其不可或缺的載體,而高校辦公室是大部分以學校名義開展的會務活動的具體承辦單位。如何做好會務工作是衡量高校辦公室工作水平高低的一個重要方面。本文將從會前、會中和會后三個階段進行分析,并結(jié)合自己的工作經(jīng)驗提出建議。

        【關鍵詞】高校辦公室;會議;會務工作

        目前高校會務工作日漸繁雜。一項會議活動開展順暢與否取決于會前籌備、會中服務和會后總結(jié)三個階段的工作完成效果,這三個階段缺一不可,相輔相成,需要工作人員在各階段工作進行周密的思考。

        一、會前籌備階段

        會前籌備階段工作在很大程度上決定了會議的成功與否,簡單來說,可從以下幾個方面著手準備。

        (一)準確領會會議內(nèi)容。

        會議內(nèi)容一般由組織召開會議的領導決定并提出。接收會議信息的工作人員務必要做好記錄,弄清楚領導開會意圖,試圖想解決哪些問題,達到什么效果。尋找機會多與領導進行溝通和交流,在交流和溝通的過程中把握領導意圖。

        (二)周密制定會議方案。

        制定會議方案工作繁瑣,通常需要多人協(xié)力完成,可成立臨時工作小組,大型會議還需根據(jù)工作內(nèi)容成立多個小組協(xié)同完成,如材料組、會務組、后勤組。

        會議方案的內(nèi)容包括會議時間、地點、主持人、參會人員范圍、議程、交通食宿等。工作人員首先要提前請示領導確定開會時間,并向統(tǒng)籌管理會議室的單位或部門申請會議室,確認會議室話筒、電腦、顯示屏等設備情況。再根據(jù)會議內(nèi)容初定具體的會議議程和參會人員范圍。會議議程是整個會議議題性活動順序的總體安排,是為了使會議順利召開所做的內(nèi)容和程序工作。制定會議議程,務必要做簡明概略,一目了然。有外地人員前來參會時,需細心詢問對方是否需要提前安排車輛接送、住宿等情況。若需要,提前聯(lián)系學校車隊安排專車接送,并將聯(lián)系人與電話及時發(fā)給雙方,同時,需跟學校內(nèi)外部酒店前臺確認預留房間信息。根據(jù)機關會議管理辦法等文件,嚴格控制菜品種類、數(shù)量和分量,安排工作餐。此外,聯(lián)系學校黨委宣傳部,請他們安排專人跟蹤拍攝、記錄、并進行新聞報道。必要時還需聯(lián)系學校安保部門對會議室周圍進行巡查,排除安全隱患。待方案初步擬定完成以后,及時報送相關領導審核。

        (三)及時發(fā)布會議通知。

        會議方案經(jīng)請示領導同意以后,起草并發(fā)布會議通知。會議通知內(nèi)容包括主送單位、會議主要內(nèi)容、會議議程、參會人員名單、報到時間和地點等注意事項,需要參會回執(zhí)時還需附上參會回執(zhí)模版、聯(lián)系方式等信息。注意會前需確認各相關單位及個人通知到位,如遇聯(lián)系不上對方的情況,一定要通知其他相關人員務必轉(zhuǎn)達。

        (四)提前籌備會議現(xiàn)場。

        會場籌備工作至關重要,務必要做到細致周到。查看會議室座簽座次是否安排妥當,確保無遺漏、無失誤。檢查話筒、音響、電腦、顯示屏、播放器等設備使用情況。將會議相關資料拷貝到會議室專用電腦設備。打印會議相關資料,如簽到表、會議資料。確認茶具、紙筆、會議資料等物品擺放情況。

        二、會中服務階段

        (一)做好報到等指引工作

        在會議室門口或大廳設置報到處。提前準備好簽到表,請前來參會的人員在簽到表上簽字,并發(fā)放會議相關材料。如需住宿,安排專人指引客人入住并辦理住宿手續(xù)。

        (二)做好會議記錄

        提前安排好會議記錄人員,準備好會議記錄專用錄音筆。記錄人員要認真做好會議記錄,認真研究會議精神,對會議材料進行合理刪減,確保會議記錄的完整性,同時要做到語言精煉,邏輯條理清晰。

        (三)做好安保工作

        學校安保部門人員需全程在現(xiàn)場維護秩序,尤其是黨代會等大型會議,安保人員務必要仔細巡查,確保會議正常進行。

        (四)做好保密工作

        一般保密文件或事項不通過會議傳達,但難免會有涉及保密的工作需要會議討論研究,因此做好保密工作也很重要,如會議中請參會人員將手機放入信號屏蔽柜中。

        (五)做好會場服務工作

        高校辦公室一般設有會場服務工作人員辦公室,由他們進行專業(yè)的會場服務。具體包括擺放茶杯與座簽、調(diào)控會場溫度、添加茶水等。會場服務工作人員要注重禮儀、著統(tǒng)一制服、妝面應安靜整潔、不披頭散發(fā),盡量不佩戴戒指等首飾。會議中進入會場添加茶水時應注意輕拿輕放,不嬉笑打鬧,不東張西望,確保不影響會議的正常進行。

        三、會后總結(jié)階段

        (一)會議紀要

        會議記錄人員應及時撰寫會議紀要,會議紀要要注意突出中心,要條理化、理論化,完成后需請參會人員會簽。待會議紀要正式印發(fā)后,及時分送給參會人員。

        (二)反思總結(jié)

        會議結(jié)束以后,盡快召集本次會議工作人員召開總結(jié)反思會。認真分析會議工作開展中的失誤、不足以及遇到的難題,并提出可行性改進方法,避免同樣的錯誤第二次發(fā)生。對于本次會議工作中表現(xiàn)出色的人員應當給予肯定表揚,激勵其他工作人員。

        四、提高會務能力

        由于筆者在學校辦公室工作,參與了大量會務工作,現(xiàn)結(jié)合自己的工作經(jīng)驗與教訓,對如何提高高校會務能力提出幾點建議。

        (一)與領導時刻保持聯(lián)系

        會議根據(jù)內(nèi)容、參會人員范圍等因素可以分為不同層次和等級,雖然高校辦公室在會務工作等方面積累了很多經(jīng)驗,但議程、具體參會人員等必須是由主持會議的領導最后敲定。如在籌辦會議和會議進行中遇到難處,先思考如何解決,并及時逐級向領導匯報,尋求領導的支持與幫助。

        (二)提高會務工作能力

        現(xiàn)代科技日新月異,會務工作人員要保持工作的熱情,不斷加強學習,學以致用。高校辦公室可開展多樣的業(yè)務培訓活動,如參加會務工作能力培訓班,邀請專家前來授課,邀請政府部門或其他高校辦公室工作人員前來進行業(yè)務交流活動等。同時,要注重提高突發(fā)情況的處理能力,確保會議順利進行。

        (三)加強團隊協(xié)作能力

        根據(jù)不同的工作內(nèi)容,會議工作人員一般會分為會務組、接待組、設備組等幾個組別,各組成員各司其職。團隊協(xié)作能力對于一個辦會團隊至關重要,各組成員都要各盡所能,遇到問題及時交流溝通,與其他組時刻保持聯(lián)系,進一步提高工作效率。對于他人的優(yōu)點與長處,要虛心學習,不斷提升自我工作能力。

        (四)注重細節(jié),及時糾錯補漏

        “細節(jié)決定成敗”,會議籌備和服務階段涉及到的每一項事情都是細節(jié)。如何布置會場,如何控制會場溫度,會場燈光和電腦設備等需要工作人員細心檢查、核對。工作人員務必要不厭其煩、精益求精,對每一個環(huán)節(jié)進行信心檢查,及時糾錯補漏,確保會議不出差錯。

        【參考文獻】

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        [3]岳法家.高校會務工作標準化管理初探[J].人才資源開發(fā),2016(16):108.

        [4]李萍.高校院系做好國際會議會務及接待工作的思考[J].辦公室業(yè)務,2011(11):22.

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