孫彬彬

【摘 要】隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，高校檔案管理工作也隨之與時(shí)俱進(jìn)，取得了長(zhǎng)足的發(fā)展和進(jìn)步。但在發(fā)展的同時(shí)，也暴露出了一些高校檔案管理工作中存在的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)，而杜絕高校檔案管理工作中存在的安全隱患，是我們今后長(zhǎng)期要做的一項(xiàng)重要而經(jīng)常性的工作，只有以高度負(fù)責(zé)的精神，求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，勤奮扎實(shí)的工作作風(fēng)，做好高校檔案管理工作，這樣才能取得高校檔案管理工作的可持續(xù)的高速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全隱患分析

高校檔案部門是集科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料為一體的中心所在。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，高校檔案管理工作也隨之與時(shí)俱進(jìn)，取得了長(zhǎng)足的發(fā)展和進(jìn)步。高校檔案管理工作中的現(xiàn)代化技術(shù)和管理模式也不斷進(jìn)行應(yīng)用，在很大程度上提高了高校檔案的信息量和使用率，從而最大限度的體現(xiàn)了高校檔案信息的利用價(jià)值。但在發(fā)展的同時(shí)，也暴露出了一些高校檔案管理工作中存在的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)，提醒我們今后一定要提高思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)真做好安全隱患的防范工作。本文從高校檔案管理工作中的幾個(gè)安全隱患入手，對(duì)此進(jìn)行一些簡(jiǎn)要的分析，拋磚引玉，希望引起高校檔案管理同行的重視，從而能夠切實(shí)進(jìn)一步提高高校檔案管理安全工作水平。

一、高校檔案管理中信息來源的安全隱患

中華人民共和國(guó)教育部、國(guó)家檔案局2018第27號(hào)文《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)高等學(xué)校檔案進(jìn)行了明確的規(guī)定。“辦法所稱的高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理 等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！倍诂F(xiàn)實(shí)工作中因?yàn)橐恍﹦e有用心的人或是某些不負(fù)責(zé)任的檔案管理工作人員麻痹大意，將不真實(shí)不可靠的檔案材料歸納進(jìn)入了高校檔案。還有一些是因?yàn)椴《尽⒑诳凸?、網(wǎng)絡(luò)漏洞等造成電子檔案遭到篡改、復(fù)制、轉(zhuǎn)移、泄露，失去了檔案的真實(shí)性和合法性。造成這樣的原因往往是因?yàn)楣芾聿块T不明確、責(zé)任不能落實(shí)到人、相關(guān)監(jiān)督檢查不到位等原因造成的。應(yīng)建立健全《高校檔案收集管理辦法》、《高校檔案接收制度》等制度，明確高校檔案誰收集、誰歸檔責(zé)任到人，建立完備的責(zé)任追查和處罰制度，只要檔案存在一天，責(zé)任人就要終身負(fù)責(zé)，從而保證檔案信息來源的安全。

二、高校檔案管理中檔案保管存在的安全隱患

高校檔案的保管工作，不單是只做好日常各種檔案庫房應(yīng)有的防護(hù)措施等項(xiàng)工作，更重要的是要做到規(guī)章制度健全到位、人員負(fù)責(zé)責(zé)任明確、獎(jiǎng)懲處罰責(zé)任追究、利用方便管理規(guī)范。目前許多高校尚不能嚴(yán)格做到以上的要求，有的甚至因?yàn)榉N種原因發(fā)生了諸如檔案遺失、損毀、甚至有人為搶奪等等安全事故。這就要求高校檔案在保存保管工作中做到以下幾點(diǎn)：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視對(duì)檔案工作加大投入

任何單位中的每一項(xiàng)工作，都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。高校檔案保管工作必須得到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和認(rèn)可，把檔案管理工作列入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程，要做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，人人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，齊抓共管，在政策、資金、制度、人員等方面給與必要的保證和支持，這是做好高校檔案保管工作的首要條件。

（二）檔案管理的硬件設(shè)施必須到位

首先要設(shè)立獨(dú)立的檔案保管室、檔案查閱室、檔案加工制作室，配備專業(yè)的檔案柜、防磁聲像柜等庫房設(shè)備，并要配備中央空調(diào)、安全監(jiān)控、自動(dòng)防火滅火設(shè)備、防盜門窗自動(dòng)報(bào)警儀、自動(dòng)測(cè)溫測(cè)濕恒溫恒濕儀、燈具配備光線防護(hù)、蟲鼠預(yù)防藥品、防塵吸塵器、文件消毒柜等都要安裝配備到位。還需配備功能齊全、性能穩(wěn)定可靠的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、路由器和正版的操作系統(tǒng)、辦公殺毒軟件等軟硬件設(shè)施設(shè)備。

（三）嚴(yán)格建立健全規(guī)章制度

高校檔案管理工作應(yīng)不斷改進(jìn)管理手段和方法，跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐，建立健全高校檔案管理人員各崗位職責(zé)、工作流程、巡查排查辦法、制定防火防盜措施和應(yīng)急預(yù)案。高校檔案的接收和移出管理，都要做到手續(xù)清楚、完整。高校檔案庫房也要建立健全相關(guān)的一系列規(guī)章制度，如庫房日常操作規(guī)范、流程、后期維護(hù)保養(yǎng)等規(guī)章制度。

（四）打造一支穩(wěn)定的、高素質(zhì)高校檔案管理人員隊(duì)伍是十分必要。

高校檔案管理工作要在管理人員配備、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能交流等方面給與重點(diǎn)安排，通過激勵(lì)和約束機(jī)制、崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育等形式，努力打造一支有一定的綜合文化知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能的高校檔案管理團(tuán)隊(duì)，這是做好高校檔案管理工作的基本要素和人員保證。作為一名專業(yè)檔案人員首先要樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀，立足本職工作，努力提高自身業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)，提升檔案工作服務(wù)品質(zhì)，用實(shí)實(shí)在在的行動(dòng)和成績(jī)，促進(jìn)高校檔案管理工作發(fā)展。

三、注意高校檔案信息化帶來的安全隱患

隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)代科技的發(fā)展也是日新月異，高校檔案管理同樣也必須緊跟時(shí)代的步伐，從最初的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代科技產(chǎn)品的不斷普及與應(yīng)用，到現(xiàn)如今高校檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、云計(jì)算、云存儲(chǔ)等新科技的不斷推廣和應(yīng)用，為高校檔案使用者提供了一個(gè)更現(xiàn)代化、更高效、更全面、更專業(yè)的信息化服務(wù)，使高校檔案管理工作上升到了一個(gè)全新的更高的信息化階段。現(xiàn)代科技為高校檔案的發(fā)展帶來翻天覆地的變化的同時(shí)也帶來以下一些安全隱患：

（一）木馬、病毒帶來的安全隱患

木馬、病毒通過計(jì)算機(jī)、U盤、移動(dòng)硬盤、手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)對(duì)高校檔案管理工作帶來諸如破壞系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)、竊取刪除篡改高校檔案文件和信息、消耗存儲(chǔ)內(nèi)存占用系統(tǒng)資源、植入木馬打開后門傳播病毒、使得計(jì)算機(jī)、手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等運(yùn)行緩慢、停滯、甚至死機(jī)，造成高校檔案管理工作的偏差或停滯，給高校檔案管著者帶來一定的心理壓力，造成經(jīng)濟(jì)、時(shí)間、精力上的損失。

（二）高校檔案網(wǎng)絡(luò)接入威脅帶來的安全隱患

高校檔案網(wǎng)絡(luò)接入威脅主要指破壞路由器和交換機(jī)、未經(jīng)授權(quán)的訪問、信息竊取、發(fā)動(dòng)APT或DDOS等形式的網(wǎng)絡(luò)攻擊、采用病毒傳播蠕蟲分發(fā)等方法，造成數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)延遲、增大丟包率、大量占用帶寬、核心設(shè)備功能下降，從而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)堵塞甚至癱瘓，會(huì)導(dǎo)致發(fā)生無法正常訪問網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)象，進(jìn)而影響高校檔案管理工作。

（三）高校檔案信息化形成的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)期限的安全隱患

高校檔案信息化形成的電子檔案一般通過硬盤、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等形式來進(jìn)行長(zhǎng)期保存，這些存儲(chǔ)介質(zhì)也是有使用期限和壽命的，極容易由于種種原因?qū)е峦蝗粨p壞，形成電子檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)；電子檔案在也存在著容易被傳輸、被拷貝、被篡改等風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)電子檔案的真實(shí)性構(gòu)成了極大的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）高校檔案管理者認(rèn)知水平落后帶來的安全漏洞

目前有的高校檔案管理者對(duì)于新科技新技術(shù)盲目上馬，忽略了對(duì)新知識(shí)新科技的學(xué)習(xí)和掌握，缺乏有效的安全防護(hù)措施等措施，造成安全漏洞。還有的管理者恐懼新科技新技術(shù)，因循守舊，不思進(jìn)取，阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。這就要求高校檔案管理者要想做好檔案信息化工作，就必須要建立完備的能適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)安全形式變化的安全保障體系，從而形成對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行全生命周期全領(lǐng)域覆蓋的管理模式，以此來保障高校檔案管理信息化過程中軟硬件的安全、網(wǎng)絡(luò)的安全、信息系統(tǒng)的安全，從而保證管理工作安全、穩(wěn)定、正常有序地開展工作。

高校檔案作為高校特殊的寶貴資源，一旦因?yàn)榉N種安全隱患中的一種造成高校檔案的毀損和散失就再也無法挽回、彌補(bǔ)和再生。因此，杜絕高校檔案管理工作中存在的安全隱患是我們今后長(zhǎng)期要做的一項(xiàng)重要而經(jīng)常性的工作，需要持之以恒，只有以高度負(fù)責(zé)的精神，求真務(wù)實(shí)的態(tài)度，勤奮扎實(shí)的工作作風(fēng)，才能取得高校檔案管理工作可持續(xù)的高速發(fā)展。