柴莉娜

【摘 要】信息化背景下傳統(tǒng)高校檔案管理已經(jīng)不能滿足教育教學發(fā)展需求，開展高校檔案管理工作的信息化建設勢在必行。下面文章主要結合高校檔案管理信息化建設存在的問題，對信息化建設趨勢展開分析與探討。

【關鍵詞】高校檔案；檔案管理；信息化；檔案信息

在社會不斷發(fā)展的進程中，對于人才的需求也在不斷加大，高校作為培養(yǎng)人才的基地，對于人才的檔案管理方式也要不斷滿足時代的需求，實行先進的管理方式。當前，很多高校推進了檔案管理信息化建設，但由于經(jīng)驗不足，出現(xiàn)了很多問題，我們應該從高校檔案管理信息化建設的內(nèi)涵出發(fā)，深刻分析當前存在的問題，在不斷的改革和創(chuàng)新中，尋求適合高校發(fā)展的檔案管理信息化建設模式。

一、高校檔案管理信息化建設的重要性

以往高校的檔案管理過程都是依賴檔案工作人員手工處理，工作勞動強度大，程序相對煩瑣，而且檔案管理的完整性、準確性、時效性都無法有效保證。而信息化建設能進一步優(yōu)化檔案管理的模式，可使收集工作更加智能化、自動化，管理工作更加富有成效，利用工作更加方便快捷，統(tǒng)計工作更加及時準確，進而幫助檔案管理部門及時掌握檔案和檔案工作情況，利于后期檔案工作的開展。檔案工作者也將有更多的時間和精力投身于檔案的編研工作，從而使檔案的價值真正發(fā)揮到最大化。信息化建設也為檔案的二次利用提供了便利條件，為學校相關部門總結經(jīng)驗、制訂計劃和科學決策等工作提供了可靠的依據(jù)，為提高院校教學質(zhì)量、提升院校科研實力提供了重要的參考價值[1]。

二、高校檔案管理信息化建設存在的問題

2.1資金投入不足，基礎設施落后

由于對檔案管理工作的輕視，很多高校對于檔案管理工作的資金投入較少，專業(yè)的管理設備很少，信息化建設需要的軟硬件設施嚴重配備不足，后期需要的軟件升級、硬件更新?lián)Q代等都需要較大的資金投入，加大了學校的負擔，使得檔案管理工作發(fā)揮不了其真正的作用。

2.2檔案工作人員整體素質(zhì)不高

目前，很多高校普遍存在檔案工作者綜合素質(zhì)整體偏低，主要存在以下幾種狀況：一部分檔案工作者安于現(xiàn)狀，滿足自己已經(jīng)掌握的知識，自學動力不足；另一部分檔案工作者在接受新的知識后應用能力差；再有部分檔案人員在工作中缺乏創(chuàng)新思維，不能做到與時代同進步。存在以上幾種情況的原因何在？一是檔案工作本身枯燥、乏味，這種行業(yè)特點使部分檔案人員對工作產(chǎn)生厭倦；二是檔案部門的績效考核管理體系不夠完善；三是檔案工作人員知識結構與學歷不盡合理，其文化程度多為本科或本科以下學歷，在各種學歷的檔案工作人員中，檔案專業(yè)出身的更是鳳毛麟角。

2.3高校檔案信息化建設標準缺乏

高校檔案信息化建設的標準要求相對復雜，加上信息技術還在快速的發(fā)展中，這就造成信息化建設的相關標準體系相對滯后，難以做到在信息化建設中既滿足現(xiàn)在的技術，又能為將來信息技術發(fā)展留下余地的標準和規(guī)范。而且，高校檔案管理的相關制度和法律法規(guī)還不夠健全，管理制度和工作模式在實際中也難以適應現(xiàn)代檔案管理工作的要求。例如，由于缺乏詳細、具體的歸檔管理制度，許多部門的歸檔工作具有很大的隨意性；電子文件的憑證作用、簽名的認定、開放信息的適用范疇等問題，都需要相關的法律法規(guī)來規(guī)范[2]。

三、高校檔案管理信息化建設的發(fā)展趨勢

3.1重視高校檔案信息化的建設

不論是技術人員的參與、管理人員的培訓，還是制度上的改革和創(chuàng)新，學校對于檔案信息化項目工程的建設都必須給予足夠的重視，才能夠保障信息化檔案的建立和生存空間。高校檔案信息化建設需要能夠清楚認識到建設電子檔案的重要性，管理人員和建設人員不能只簡單的停留在對檔案的收集、整理和閱讀的使用，更要將眼光放置在檔案的傳播方面，只有信息傳播起來才更能夠體現(xiàn)出它的價值。所以，對檔案的管理必須摒棄舊的管理方式，放棄手工記錄的方式，加快建設檔案信息化的步伐，實現(xiàn)更高效的信息管理。學校的管理人員必須樹立起通過檔案信息化的管理過程以實現(xiàn)檔案的自動化管理的美好期望，檔案信息化能夠使檔案更加方便的傳播，更好地實現(xiàn)它的價值。

3.2完善資金鏈

高校檔案管理信息化建設需要充足的資金來完成，資金鏈的完整性發(fā)揮著重要的作用。高校應該對檔案管理的軟硬件設施給予關注，保障資金鏈的完整性。一是依法申請檔案事業(yè)經(jīng)費，提請政府增加對高校檔案信息化建設經(jīng)費的投入；二是籌集檔案信息化建設專項經(jīng)費；三是通過檔案服務社會獲取一定的收益；四是來自社會各界捐贈檔案經(jīng)費。

3.3規(guī)范標準，實現(xiàn)技術對接

首先，規(guī)范不同信息化資源系統(tǒng)建設、信息化管理和信息化成果利用的標準，確保檔案資源信息能夠及時、有效的傳遞，實現(xiàn)檔案信息資源共享；統(tǒng)一、有效的規(guī)范管理，可以推動工作的積極開展，將建設責任具體落實到個人，有利于避免職責混亂。其次，實現(xiàn)辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的技術對接，這是高校檔案信息資源整合、實現(xiàn)文檔一體化的重要過程。它從紙質(zhì)的文字和檔案工作的全局出發(fā)，實現(xiàn)從紙質(zhì)文件的制發(fā)到歸檔的全程管理，在同一個管理系統(tǒng)中，采用相同的工作制度、方法和程序，將現(xiàn)行文的產(chǎn)生、歸檔的過程收入到一個管理系統(tǒng)，而不是將文件管理和檔案管理界限分明的劃開，形成獨立管理系統(tǒng)。這樣能夠有效減少重復勞動，從而提高文檔管理效率，完成各系統(tǒng)的對接，檔案資源的信息化建設。

3.4提高檔案管理人員的業(yè)務水平

引進既具備高水平檔案管理，又具備一定計算機水平的應用型人才；二是要大力加強業(yè)務培訓，動員高校的專兼職檔案人員要積極參加國家、省、市檔案局舉辦的檔案信息技術培訓，此外，要積極參加檔案年會及協(xié)作組活動，與各個高校檔案館（室）進行互動交流；三是要不定期邀請檔案方面的專家蒞臨高校，對本單位檔案工作盡情詳細的指導；四是培養(yǎng)創(chuàng)新能力，檔案信息化建設各個方面都需要創(chuàng)新思維和能力的發(fā)揮；五是加強對檔案工作考核、評估與表彰，激發(fā)對檔案工作的積極性[3]。

3.5加強網(wǎng)絡安全防護

為預防高校檔案管理信息化系統(tǒng)及其網(wǎng)絡平臺遭受攻擊，采取以下措施進行安全防護。第一，物理措施防護：制定網(wǎng)絡安全管理措施；安裝防火墻，阻止來自外部的網(wǎng)絡入侵；安裝不間斷電源（UPS），防止突然停電造成電腦資料的損失或者硬件設備的損壞。第二，訪問控制防護：對登錄系統(tǒng)的用戶進行嚴格的身份認證，對用戶訪問的目錄和文件進行權限設置，對網(wǎng)絡設備進行安全配置與管理。第三，數(shù)據(jù)加密防護：加密是防護數(shù)據(jù)安全的重要手段。為防止敏感檔案信息被惡意訪問或挖掘，采取加密技術和數(shù)字簽名技術解決數(shù)字檔案的安全傳遞問題。第四，網(wǎng)絡隔離防護：安裝物理隔離網(wǎng)閘，將內(nèi)網(wǎng)與外界有效隔離，保護內(nèi)網(wǎng)的所有計算機。

四、結語

綜上所述，在信息快速發(fā)展的時代，高校檔案信息化的建設是一項不能缺少的高校建設工程，是一項信息數(shù)字化進程中的一個不小的進步。但是，高校檔案信息化建設是一項十分復雜的工程，需要得到資金，技術上的全面支持，需要得到新的管理制度，吸納許許多多的技術人才。只有結合高校自身的實際發(fā)展，高校檔案信息化工程才能更完善，才能更好的服務于高校的教育教學活動。

【參考文獻】

[1]盧飛斌.當前國內(nèi)高校檔案信息化建設問題研究[J].呼倫貝爾學院學報，2018，26（02）：43-46.

[2]宮毅敏.大檔案視角下的高校檔案信息化建設[J].山西檔案，2017（05）：77-79.

[3]趙文玲.高校檔案信息化建設的對策研究[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)大學學報，2015.13（03）：147-149.