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        淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法

        2019-07-04 03:28:04佟桂興黃玉妍魏來(lái)
        絲路視野 2019年9期
        關(guān)鍵詞:新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理

        佟桂興 黃玉妍 魏來(lái)

        摘要:事業(yè)單位作為我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域重要的存在,在社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步的步伐中,其具體工作有了更高層次的要求,作為事業(yè)單位極為重要的組成之一,檔案管理在新時(shí)期的創(chuàng)新也成為目前事業(yè)單位改革的當(dāng)務(wù)之急?,F(xiàn)今,檔案管理未能跟上新時(shí)代發(fā)展的腳步,仍然存在著諸多的問(wèn)題,基于此,檔案工作的改革創(chuàng)新提上日程。本文就新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理存在的相關(guān)問(wèn)題,提出與之對(duì)應(yīng)的具體措施,探討新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與具體策略。

        關(guān)鍵詞:新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路及方法

        檔案管理具有獨(dú)特性,作為事業(yè)單位管理體系中不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié),其管理水平的高低直接影響著國(guó)家發(fā)展速率。新時(shí)期背景下,針對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理中存在的諸多問(wèn)題,事業(yè)單位應(yīng)乘著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的東風(fēng),從實(shí)際情況出發(fā),改善各項(xiàng)流程和措施,把握新思路,創(chuàng)新辦法,致力于不斷提高員工的辦公能力,為事業(yè)單位的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展助力生輝。

        一、事業(yè)單位檔案管理工作目前存在的問(wèn)題

        (一)檔案管理缺乏重視

        事業(yè)單位作為我國(guó)的一個(gè)特殊部門(mén),它不同于企業(yè),對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)比較匱乏,一般情況檔案資料僅僅局限于應(yīng)付考核,通常是文員做簡(jiǎn)單整理,往檔案袋里一放,很難有意識(shí)去主動(dòng)整理歸檔,或者為后續(xù)查找負(fù)責(zé),這樣極其容易導(dǎo)致后期找不到甚至是檔案的丟失,有時(shí)為了尋找某份資料會(huì)導(dǎo)致工作人員手忙腳亂以及檔案的再次混亂,最終導(dǎo)致資源的再浪費(fèi)。在整個(gè)過(guò)程中,事業(yè)單位的檔案管理仍然呈現(xiàn)十分被動(dòng)的狀態(tài),大多數(shù)工作人員在思想上未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的必要和優(yōu)勢(shì)。這嚴(yán)重影響了檔案的收集和利用等環(huán)節(jié),導(dǎo)致了大量具有價(jià)值的信息和檔案資源未能得到妥善的管理保存從而導(dǎo)致丟失。另外,未形成體系的檔案管理由于分散而缺乏實(shí)時(shí)跟蹤和反饋,使得檔案管理的作用被埋沒(méi),不具有相對(duì)優(yōu)勢(shì)。

        (二)檔案管理手段滯后

        互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下,企業(yè)單位中檔案管理已經(jīng)充分利用了信息技術(shù),電子檔案順利地幫助企業(yè)節(jié)約下很大的成本。但在事業(yè)單位,單位對(duì)檔案室的投入相對(duì)較少,相關(guān)的軟件硬件已經(jīng)有些落后或不夠完善,導(dǎo)致檔案管理無(wú)法跟上社會(huì)的潮流。而部分員工自身又缺乏對(duì)于新興的電子檔案的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致電子檔案管理使用率不高,使得最原始的檔案管理模式仍占主導(dǎo)。這間接地導(dǎo)致事業(yè)單位未能跟上時(shí)代大趨勢(shì),脫節(jié)于社會(huì)上現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng),促使檔案管理不規(guī)范,分類(lèi)不明確,甚至一些單位出現(xiàn)檔案損壞、發(fā)霉等情況,十分不利于事業(yè)單位開(kāi)展后續(xù)的檔案管理工作。

        (三)檔案管理人員缺失

        在事業(yè)單位,檔案管理作為一項(xiàng)未被正確認(rèn)識(shí)的工作,和其他具體的項(xiàng)目對(duì)比產(chǎn)生不了具體的效益,從而導(dǎo)致部分地方未設(shè)有專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)管理,明顯表現(xiàn)為系統(tǒng)性不強(qiáng);有些檔案管理人員也是兼職人員,這些人員通常缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)或者直接沒(méi)有接受專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn),在兼職的過(guò)程中往往缺乏工作的交接,這導(dǎo)致檔案這項(xiàng)工作缺乏一定的整體性和專(zhuān)業(yè)性,極易造成現(xiàn)有資源的缺失和浪費(fèi)。一些事業(yè)單位檔案管理工作雖設(shè)有專(zhuān)職人員,但往往缺少專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí),不少人員知識(shí)儲(chǔ)備無(wú)法跟上時(shí)代的發(fā)展,缺乏相應(yīng)的電子信息技術(shù),難以將傳統(tǒng)的檔案管理和現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)有效結(jié)合起來(lái)。

        二、事業(yè)單位檔案管理工作以后應(yīng)對(duì)的措施

        (一)提高檔案管理重視程度

        事業(yè)單位應(yīng)全面認(rèn)識(shí)檔案管理,明確檔案管理環(huán)節(jié)的職責(zé),應(yīng)借助現(xiàn)有的技術(shù)和方法優(yōu)化檔案資源,使得檔案管理更上一個(gè)臺(tái)階。在這個(gè)過(guò)程中應(yīng)從領(lǐng)導(dǎo)層面出發(fā),打破領(lǐng)導(dǎo)心中原有的輕視檔案管理的誤區(qū),通常情況下領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于某項(xiàng)工作不重視則會(huì)或多或少的影響基層工作人員,從而影響了檔案工作的開(kāi)展?;诖耍瑔挝缓诵娜藛T應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到優(yōu)秀的檔案管理是做好其他工作的基石,努力促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的完善,不斷發(fā)揮其本身的魅力和價(jià)值。另外,領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)對(duì)在檔案管理這一領(lǐng)域表現(xiàn)優(yōu)異的相關(guān)人員提出表?yè)P(yáng)或者物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì),最終在群體中形成正確的檔案管理觀念,逐漸地熏陶和影響到其他的工作人員。

        (二)應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案

        信息技術(shù)發(fā)展的今天,事業(yè)單位更應(yīng)轉(zhuǎn)變?cè)械臋n案管理觀念,增強(qiáng)歸檔、收集以及整理的及時(shí)性和專(zhuān)業(yè)性,依托信息技術(shù)手段,對(duì)原有的檔案資源進(jìn)行全面綜合的收集整理,確保檔案管理的不間斷。同時(shí)完善電子檔案管理體系,建立檔案信息化相關(guān)的體系,并不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)與管理的方法和形式,提高現(xiàn)有資源的可利用率,確保信息技術(shù)真正地服務(wù)于檔案這項(xiàng)工作。在這一過(guò)程里,單位可以發(fā)揮檔案資源搜索功能,開(kāi)展檔案工作時(shí)運(yùn)用單位內(nèi)部局域網(wǎng) 。另外,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)使用時(shí)新的管理思維與方法,科學(xué)合理地審視和考察本單位目前的檔案管理狀態(tài)和情況,最大可能地發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì),彌補(bǔ)現(xiàn)有體系的劣勢(shì)和不足,不斷健全和完善其流程,提升事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理的效率和前景。

        (三)提高管理人員綜合素質(zhì)

        在檔案這項(xiàng)工作的系統(tǒng)中,一線工作人員發(fā)揮著巨大的作用,他們的素質(zhì)和能力決定著現(xiàn)行檔案管理檔次的高低,關(guān)系著這項(xiàng)工作的上升空間。基于此,單位更應(yīng)高度強(qiáng)調(diào)對(duì)一線工作人員的培訓(xùn),增強(qiáng)其工作能力和素質(zhì),重視對(duì)于一線檔案隊(duì)伍的建設(shè)。首先,事業(yè)單位應(yīng)拒絕使用兼職人員,采用專(zhuān)職人員進(jìn)行檔案管理工作,提前對(duì)管理人員進(jìn)行綜合培訓(xùn),確保工作人員有充足的檔案管理知識(shí);同時(shí),事業(yè)單位應(yīng)促進(jìn)檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)信息技術(shù)的理論知識(shí)及其應(yīng)用,展開(kāi)技術(shù)交流,確保檔案管理流程和體系的專(zhuān)業(yè)化和制度化;在提高員工各項(xiàng)能力的同時(shí)也應(yīng)重視對(duì)其的表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì),激發(fā)全體員工參與工作的信心,從而主動(dòng)積極提高自身工作能力,逐步加強(qiáng)自身工作素質(zhì),繼續(xù)促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展。

        三、結(jié)語(yǔ)

        檔案管理作為事業(yè)單位信息資源來(lái)源的重要途徑之一,是國(guó)家的記憶和資源的基石,關(guān)系著社會(huì)發(fā)展和民生百態(tài)。鑒于此,事業(yè)單位應(yīng)從提高重視程度、信息技術(shù)的應(yīng)用、提高管理人員能力等方面出發(fā),建立健全電子檔案管理系統(tǒng),做好檔案資源的收集,做到檔案管理朝著更現(xiàn)代的方向成長(zhǎng),不斷改變思維,繼續(xù)發(fā)展創(chuàng)新,為新時(shí)期中國(guó)的事業(yè)單位發(fā)展乃至社會(huì)發(fā)展保駕護(hù)航。

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