吳婷燕

摘 要 公共檔案安全是國家檔案的重要組成部分，在公安檔案中使用信息化管理可以事半功倍，在公安工作中發(fā)揮著重要作用。對于庫房管理檔案不規(guī)范，檔案管理業(yè)務(wù)水平低，檔案歸檔意識缺乏，檔案管理人員質(zhì)量差等問題，檔案的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)組織工作，提高安全管檔案和業(yè)務(wù)能力，努力加強(qiáng)團(tuán)隊管理和檔案管理業(yè)務(wù)管理能力的培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞 公安 檔案管理 信息化+

公共機(jī)關(guān)檔案管理是一項非常重要的任務(wù)。如何在打擊犯罪，維護(hù)人民合法權(quán)益，維護(hù)社會穩(wěn)定等方面發(fā)揮重要作用。加強(qiáng)信息管理是打破傳統(tǒng)思維觀念的必由之路，它改變了傳統(tǒng)的工作模式，整合警務(wù)資源，改善工作效率和提高質(zhì)量。因此，加強(qiáng)檔案信息管理是公安機(jī)關(guān)的當(dāng)務(wù)之急。經(jīng)過幾年的努力，信息管理平臺大體已經(jīng)完成，可以完成大量的信息錄入。但是，某些單位的檔案管理員仍然存在不會使用，不可用或不愿意用的問題，從而導(dǎo)致檔案中的信息水平仍處于低層階段。

一、公安檔案信息化管理的必要性

公安充分運(yùn)用科技手段提高檔案管理水平，已成為檔案安全管理和開發(fā)檔案資源的有效途徑和必由之路。

第一，信息存儲的高密度性。計算機(jī)儲存是利用數(shù)字化技術(shù)把有關(guān)檔案信息，如文字、圖像、聲音、視頻等轉(zhuǎn)換成計算機(jī)能夠識別的二進(jìn)制數(shù)形式進(jìn)行存儲，還可用CD—R或用DVD的密度刻錄保存，大大節(jié)省了空間。

第二，信息傳遞的可操作性。利用計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行制作、存儲、檢索、管理和使用的電子檔案，可以進(jìn)行異地查詢、復(fù)制等信息操作。

第三，信息查詢的快捷性。檔案管理信息化的實(shí)施，使檔案利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)在線和計算機(jī)自動檢索功能獲取檔案信息，查詢各種檔案資料省時省力。

第四，資料保存的安全性。電子文件將資料記錄于載體上的同時，可對載體上的數(shù)字信息進(jìn)行壓縮編碼、加密等處理，適用于公安保密工作的需要，還可以將檔案資料復(fù)制進(jìn)行備份或異地保存，避免了紙質(zhì)檔案發(fā)霉、發(fā)脆、蟲蛀等不利于檔案安全保存的問題。

二、信息化管理存在問題

目前，公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理中存在著很多方面的問題，比如管理人員主觀問題，信息化建設(shè)中存在的問題，普遍存在的問題大致可分為以下幾種。

第一，存在“不愿用”問題。一方面是檔案管理人員思想保守導(dǎo)致其“不愿用”。有部分檔案員理念較為老舊，只習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的管理檔案方式，對于信息化管理總是存在個人的片面誤解，認(rèn)為利用信息化管理容易造成信息的泄露。對信息化應(yīng)用存在排斥心理和抵觸情緒。另一方面是由于工作受限導(dǎo)致“不愿用”。首先對檔案進(jìn)行信息化管理，對于檔案員而言需要其嚴(yán)格遵循相關(guān)的管理規(guī)定，要根據(jù)規(guī)定對文件材料進(jìn)行相關(guān)的分類歸檔，并且要按時匯總，進(jìn)行檔案信息的錄入。

第二，“不會用”的問題。隨著各行各業(yè)計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的提高，對于檔案員而言，其計算機(jī)操作水平雖然有了普遍的提高，但仍然存在部分人員信息化應(yīng)用水平還不足以完全適應(yīng)信息化管理的需要。管理人員素質(zhì)不高“不會用”。多數(shù)公安機(jī)關(guān)檔案員都為非專業(yè)人員，所以對于檔案信息化管理的相關(guān)知識結(jié)構(gòu)趨于單一化。缺少能夠熟練操作計算機(jī)，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用工作的“復(fù)合型”人才。

第三，存在“不能用”的問題。目前而言，大部分基層派出所的檔案信息化管理設(shè)備無法跟上時代的需求，技術(shù)方面相對匱乏和落后。一方面是設(shè)備還相對落后“不能用”。比如檔案室電腦較為落后，缺乏硬件設(shè)施，比如掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜等，辦公裝備還無法滿足檔案信息化管理的硬件需求。對于一些基層單位而言，其文書工作、業(yè)務(wù)檔案管理工作至今還沒有實(shí)行信息化管理。

三、提升公安檔案信息化管理水平的途徑和策略

一是進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理主要是負(fù)責(zé)服務(wù)于公安工作的一項重要基礎(chǔ)工作，實(shí)施建筑工作的“層次管理”，遵循章法規(guī)則以及相關(guān)法律。各級公安機(jī)關(guān)要更多地了解加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案管理的重要性和必要性，真正提高檔案管理的重視度，組織和實(shí)施檔案以及其他公安工作的管理。充分發(fā)揮公安工作檔案公安服務(wù)的功能和作用與。按照“誰管理、誰負(fù)責(zé)、誰實(shí)施”的原則和要求，我們必須健全一個檔案管理工作制度，改進(jìn)和完善檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)，動員所有警察積極參與建立“大檔案”工作模式，為檔案管理可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的組織保障。

二是進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全管理和業(yè)務(wù)工作的水平。在過程當(dāng)中我們有必要強(qiáng)調(diào)文件管理安全的問題，側(cè)重于并加強(qiáng)硬件投資和基礎(chǔ)設(shè)施?？h市公安辦公室及相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行自我評估，糾正和整理，建設(shè)檔案庫房確保所有安全管理得以實(shí)施，并提高檔案庫房的管理水平。我們必須克服實(shí)際困難，如缺乏辦公空間，創(chuàng)造條件，建立安全和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案。城市各公安分局應(yīng)與自身實(shí)際情況緊密聯(lián)系，重點(diǎn)關(guān)注檔案歸檔，組織檔案的收集和存檔，填寫遺漏，歸檔所有未立卷檔案，并徹底消除可能的隱藏的檔案丟失危險。

三是進(jìn)一步加強(qiáng)團(tuán)隊管理文件管理能力。團(tuán)隊合作是在檔案工作中取得優(yōu)異成效的關(guān)鍵。要非常重視創(chuàng)建檔案管理團(tuán)隊，并配齊檔案工作人員。有些情況需要適當(dāng)調(diào)整，比如員工年齡太大，知識結(jié)構(gòu)不合理等應(yīng)部分減少工作量。要組織開展各種形式的檔案管理知識分析，注意加強(qiáng)管理信息管理技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。有必要組織檔案資源的研究開發(fā)，將“死檔”變成“活檔案”，提高公安工作檔案管理服務(wù)的能力和水平，促進(jìn)公安工作，將文件管理提升到一個新的水平。

（作者單位為南京市鼓樓公安分局）

參考文獻(xiàn)

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