姚素萍

[摘 要] 新時(shí)期對(duì)檔案保密管理提出便捷和高利用率的要求，給檔案保密管理制度帶來了挑戰(zhàn)與機(jī)遇，加強(qiáng)檔案保密管理制度建設(shè)的研究成為大勢(shì)所趨。文章針對(duì)新時(shí)期企業(yè)實(shí)施檔案保密管理制度中存在的弊病展開論述，闡明了檔案管理保密的注意要點(diǎn)，對(duì)檔案保密管理制度建設(shè)進(jìn)行探索和研究，提出加強(qiáng)企業(yè)實(shí)施檔案保密管理制度建設(shè)的有效措施，力求企業(yè)實(shí)施檔案保密管理制度建設(shè)得到健康發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 新時(shí)期 檔案保密 管理制度

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

企業(yè)檔案保密管理工作是檔案管理工作的重要組成部分。新時(shí)期對(duì)檔案管理提出了更高的要求，給檔案保密管理制度帶來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，因此，要加強(qiáng)檔案保密管理制度建設(shè)的研究，不斷完善檔案保密管理制度，使檔案保密管理變得便捷和高效，提高檔案的利用率，增強(qiáng)檔案保密管理的安全，杜絕檔案資料的丟失和泄密現(xiàn)象發(fā)生，確保檔案保密管理的安全保險(xiǎn)系數(shù)，這樣才能有效地為企業(yè)發(fā)展和人才開發(fā)提供優(yōu)化服務(wù)。

一、新時(shí)期檔案保密管理制度建設(shè)中存在的弊病

第一，企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案保密管理制度意識(shí)淡薄，給檔案保密管理工作帶來極大的保密安全隱患。新時(shí)期企業(yè)注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展，忽視了檔案管理制度，尤其是保密管理制度的建設(shè)，沒有從企業(yè)高度商業(yè)經(jīng)營機(jī)密的保密需要出發(fā)，制定企業(yè)檔案管理人員的保密職責(zé)制度，導(dǎo)致管理人員的檔案保密意識(shí)淡薄，在檔案管理和檔案利用的各個(gè)環(huán)節(jié)存在紕漏，給企業(yè)檔案保密管理帶來極大的保密安全隱患[1]。

第二，檔案管理保密制度落實(shí)乏力，是新時(shí)期企業(yè)面對(duì)的現(xiàn)狀和需要解決的問題。企業(yè)的檔案材料具備權(quán)威性、保密性的特點(diǎn)，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展、遠(yuǎn)景規(guī)劃的重要依據(jù)。但據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，新時(shí)期我國檔案信息泄露的案件發(fā)生原因98%是檔案管理保密制度落實(shí)乏力。由此可見，建立健全企業(yè)檔案管理保密制度的同時(shí)，堅(jiān)決落實(shí)檔案保密管理制度措施，是企業(yè)面對(duì)的現(xiàn)狀和必須及時(shí)解決的現(xiàn)實(shí)問題。

第三，企業(yè)的檔案管理設(shè)備陳舊，不能滿足新時(shí)期檔案保密管理工作的需要。企業(yè)的檔案管理設(shè)備陳舊落后，跟不上社會(huì)發(fā)展步伐，不能滿足新時(shí)期實(shí)施檔案保密管理制度的需求，如大多企業(yè)沒有設(shè)立具有高度保密功能的專門檔案室，檔案室沒有進(jìn)行防盜設(shè)施的安裝，沒有添置防水、防火、防雷電等設(shè)備，檔案室內(nèi)沒能安裝攝像頭、配置報(bào)警保險(xiǎn)柜等設(shè)備，阻礙了檔案保密管理制度的有效實(shí)施。

第四，企業(yè)的檔案管理沒有執(zhí)行嚴(yán)格的查對(duì)機(jī)制，檔案管理存在安全保密的隱患。企業(yè)檔案管理保密制度不健全，沒有執(zhí)行嚴(yán)格的查對(duì)機(jī)制，給檔案管理造成安全保密漏洞。在整理檔案的過程中，對(duì)不歸檔材料的轉(zhuǎn)、退、銷毀處理沒能做到認(rèn)真鑒別和登記，也沒經(jīng)過嚴(yán)格查對(duì)，檔案管理存在安全保密的隱患。

二、加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案保密管理制度建設(shè)的注意要點(diǎn)

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要把檔案保密管理工作列入日常工作日程

企業(yè)檔案保密工作關(guān)系到企業(yè)發(fā)展前景和經(jīng)濟(jì)效益的大局，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案保密管理工作，要把檔案保密管理工作列入日常工作日程。要健全檔案管理人員的嚴(yán)格保密管理職責(zé)，適當(dāng)提高檔案管理人員的待遇和完善激勵(lì)機(jī)制，充分激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，提升檔案保密管理工作效率。

（二）加強(qiáng)企業(yè)檔案保密管理工作的考核制度，推動(dòng)檔案保密管理規(guī)范化

建立企業(yè)檔案部門保密管理考核機(jī)制，對(duì)檔案保密管理工作實(shí)行定性、定量考核，做到定期檢查和監(jiān)督，推動(dòng)檔案保密管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。企業(yè)檔案管理員工要嚴(yán)格遵守檔案保密管理制度，查閱檔案要持有單位介紹信和分管領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字；要嚴(yán)格把關(guān)，企業(yè)檔案一律不可對(duì)外出借；杜絕檔案泄密事件[2]。

（三）創(chuàng)設(shè)企業(yè)檔案安全的保管環(huán)境，確保檔案保密管理安全

企業(yè)檔案管理必須嚴(yán)格保密制度，創(chuàng)設(shè)企業(yè)檔案安全的保管環(huán)境，才能確保檔案保密管理安全。檔案管理要由相關(guān)部門專職負(fù)責(zé)，不能個(gè)人保管和擅自處理檔案材料。為了預(yù)防檔案材料的損壞、丟失和內(nèi)容的失密、泄密，要做到檔案管理的專柜保管和專室保管，使企業(yè)檔案保密保管環(huán)境安全有序。

（四）強(qiáng)化企業(yè)檔案保密管理隊(duì)伍建設(shè)

具有高素質(zhì)的檔案管理人員，是開展企業(yè)保密管理工作的重要保障，因此要強(qiáng)化檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。要培養(yǎng)檔案管理人員的高度責(zé)任感、使命感和事業(yè)心，要樹立牢固的保密意識(shí)，要保持旺盛的工作熱情，擁有較高的職業(yè)技能和處理具體問題的能力，在檔案保密安全防范達(dá)到最佳的狀態(tài)下，使檔案利用率達(dá)到最大化。

三、加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案保密管理制度建設(shè)的措施

第一，在加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案保密管理制度建設(shè)中，必須要求管理人員嚴(yán)格遵守檔案保密管理制度。企業(yè)檔案保密管理機(jī)制不完善，使檔案保密遇到泄密難題[3]。在加強(qiáng)新時(shí)期檔案保密管理制度建設(shè)中，要大力宣傳檔案保密制度管理的重要性，組織檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國家《檔案法》和《保密法》，以社會(huì)規(guī)范和道德規(guī)范來強(qiáng)化其保密意識(shí)，借助法律權(quán)威來制約其保密行為，增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)和保密行為，從而達(dá)到嚴(yán)格遵守檔案保密管理制度的目的。

第二，健全新時(shí)期檔案保密管理制度，實(shí)施不歸檔材料的處理記錄機(jī)制。要加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)檔案保密管理制度建設(shè)，檔案材料要做好保密等級(jí)、類別、時(shí)效的歸檔工作，對(duì)不歸檔材料要實(shí)施處理登記機(jī)制。認(rèn)真遵守不歸檔材料的保密管理制度，將領(lǐng)導(dǎo)審批簽字、材料名稱、時(shí)間等項(xiàng)目進(jìn)行記錄，并標(biāo)明其轉(zhuǎn)、退、銷毀等處理方式。對(duì)需要銷毀的檔案材料，要將鑒定、審批、銷毀和監(jiān)銷人以及材料名稱、件數(shù)、銷毀理由等記錄詳細(xì)，銷毀必須徹底不留紙片、殘角，確保檔案保密管理制度措施的落實(shí)。

第三，完善新時(shí)期檔案保密管理制度，對(duì)檔案利用中容易泄密環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)。檔案在查閱等利用環(huán)節(jié)，是最容易出現(xiàn)泄密問題的。企業(yè)在新時(shí)期要嚴(yán)格把關(guān)檔案利用者、利用的檔案和利用檔案內(nèi)容的擴(kuò)散范圍等容易泄密的關(guān)鍵因素。要根據(jù)檔案利用者的權(quán)限，提供與身份相符合的檔案密級(jí)、類別和范圍服務(wù)，為了預(yù)防檔案泄密，應(yīng)將與其無關(guān)的涉密材料采取密封措施。在檔案利用中要對(duì)檔案監(jiān)督管理，防止對(duì)檔案不愛護(hù)、撕頁和涂改行為，保證檔案保密管理制度的順利實(shí)行。

四、新時(shí)期企業(yè)檔案保密管理制度建設(shè)的建議

第一，企業(yè)檔案管理必須運(yùn)用信息數(shù)據(jù)化，并加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化安全工作。新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化發(fā)展趨勢(shì)為檔案科學(xué)管理和利用帶來便利，企業(yè)檔案管理必須運(yùn)用信息數(shù)據(jù)化，才能跟上新時(shí)期高科技的發(fā)展。全球性網(wǎng)絡(luò)黑客和先進(jìn)科研設(shè)備，也給檔案數(shù)據(jù)化的保密安全增加了難度，因此，要加強(qiáng)開展網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化安全工作。要強(qiáng)化企業(yè)檔案保密管理制度建設(shè)，制定檔案數(shù)據(jù)化的保密安全措施。實(shí)施檔案保密安全性管理，封堵網(wǎng)絡(luò)信息輸出接口[4]；不允許檔案利用者攜帶手機(jī)、拷貝介質(zhì)等進(jìn)入檔案室；數(shù)據(jù)化信息共享信息平臺(tái)要經(jīng)過認(rèn)真鑒定和領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審批；嚴(yán)防網(wǎng)絡(luò)黑客、先進(jìn)科技設(shè)備給檔案保密管理造成侵害。

第二，為了確保新時(shí)期檔案保密管理制度得到落實(shí)，企業(yè)要增置國家保密部門資質(zhì)認(rèn)證產(chǎn)品。在信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，企業(yè)要加大檔案保密管理設(shè)施的更新力度，增置國家保密部門資質(zhì)認(rèn)證產(chǎn)品的硬件和軟件設(shè)備，才能很好地貫徹落實(shí)企業(yè)檔案保密管理制度。利于檔案保密的信息化硬件和軟件設(shè)備，要選擇經(jīng)過國家保密部門或權(quán)威部門保密資質(zhì)認(rèn)證，符合檔案行業(yè)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，信譽(yù)高、資質(zhì)好的硬件、軟件產(chǎn)品，避免因產(chǎn)品設(shè)計(jì)和品質(zhì)問題造成的檔案泄密隱患。

五、結(jié)語

新時(shí)期企業(yè)檔案保密管理工作顯得尤其重要。企業(yè)檔案保密管理制度的建設(shè)，要順應(yīng)新時(shí)期社會(huì)的發(fā)展潮流，培養(yǎng)檔案管理者保密的高度責(zé)任感；實(shí)施不歸檔材料的處理記錄機(jī)制；切實(shí)抓好檔案利用的泄密環(huán)節(jié)和預(yù)防數(shù)據(jù)化泄密工作，加大檔案管理運(yùn)用信息化的力度，提升企業(yè)檔案保密管理制度建設(shè)的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳秋香.檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)及應(yīng)急預(yù)案研究[J].管理觀察，2018（4）：26.

[2]李紅.人事檔案的管理與保密初探[J].蘭臺(tái)世界，2018（4）：88.

[3]竇紅梅.新時(shí)期高校檔案保密管理工作探析[J].傳媒論壇， 2018（7）：105.

[4]黃小冊(cè).如何做好新時(shí)期檔案館保密工作[J].檔案天地， 2018（6）：19.