劉丹

[摘要]隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，流動(dòng)人員逐年增多，要做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作，就要有創(chuàng)新意識(shí)。只有對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息化管理、對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化要求及豐富流動(dòng)人員人事檔案管理形式，才能妥善地做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作，讓流動(dòng)人員人事檔案得到充分利用。

[關(guān)鍵詞]流動(dòng)人員 人事檔案 管理

人事檔案作為記錄一個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考作用。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及吸引外資、鼓勵(lì)就業(yè)創(chuàng)業(yè)等政策的實(shí)施，流動(dòng)人員逐年增多，妥善保管流動(dòng)人員人事檔案也成為了整個(gè)社會(huì)不得不關(guān)注的問(wèn)題，成為了人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)工作的重中之重。流動(dòng)人員人事檔案數(shù)量多、材料雜，傳統(tǒng)的、老舊的檔案管理方法已不能完全適應(yīng)其發(fā)展。為更安全、更便捷地管理、利用流動(dòng)人員人事檔案，可以從三方面加以完善：

一、對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息化管理

充分利用當(dāng)前發(fā)達(dá)的科學(xué)技術(shù)，將流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息化，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，以電子掃描件、影像文件等形式保存檔案，使檔案更為便于利用，存放更為安全，已成為當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理的必然趨勢(shì)。對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息化管理，主要在于三點(diǎn)：

一是使用現(xiàn)代化方法來(lái)管理檔案庫(kù)房。雖然“電子檔案”已成為必然趨勢(shì)，但當(dāng)前紙質(zhì)檔案仍是主流，妥善保管紙質(zhì)檔案仍是人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的重要工作。檔案庫(kù)房要求“十防”、恒溫恒濕，我們可以利用現(xiàn)代科技，使用智能化庫(kù)房，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房溫濕度，科學(xué)管理檔案庫(kù)房。二是把紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，把紙質(zhì)檔案內(nèi)的所有資料進(jìn)行輸入，通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)把圖片和聲音等全部轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)資料，建立一個(gè)專門的數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)保存檔案的信息，一方面使檔案能夠更安全、更優(yōu)質(zhì)地保存，防止丟失和疏漏，另一方面也方便查閱和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。三是進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)。通過(guò)寬帶局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺(tái)，建立起信息化的檔案服務(wù)平臺(tái)，利用專門的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)才可以真正實(shí)現(xiàn)人事檔案更好地流通、更改和查詢。

二、對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化要求

流動(dòng)人員人事檔案的管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)化的過(guò)程，一本檔案往往會(huì)經(jīng)歷檔案材料的收集、查閱、借閱、補(bǔ)充材料管理、檔案轉(zhuǎn)遞等多個(gè)環(huán)節(jié)和步驟，只有對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的管理人員和操作流程進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能更科學(xué)地管理檔案。

一是精確采集，確保檔案材料的和完整性。我們要從源頭做起，把好檔案材料的“人口”，做到準(zhǔn)確完整、去偽存真。二是動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)收集檔案補(bǔ)充材料，保證檔案材料實(shí)時(shí)更新，對(duì)收集到的補(bǔ)充材料也要進(jìn)行跟蹤管理，確保及時(shí)歸檔、準(zhǔn)確歸檔。三是嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞，做到審核材料要嚴(yán)格、寄送通道有要求、保管材料要完整;隨著流動(dòng)人員數(shù)量越來(lái)越龐大，檔案轉(zhuǎn)遞的工作量也越來(lái)越大，檔案可以安全地轉(zhuǎn)遞就成為了非常重要的事情;檔案轉(zhuǎn)遞要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律和相關(guān)規(guī)定，轉(zhuǎn)遞要通過(guò)機(jī)要通道或通過(guò)專人轉(zhuǎn)遞，不允許進(jìn)行快遞，也不允許本人自行提取。

三、豐富流動(dòng)人員人事檔案管理形式

一是由專門的機(jī)構(gòu)、專人來(lái)管理流動(dòng)人員人事檔案，讓檔案管理人員的工作性質(zhì)變?yōu)楣卜?wù)，提高檔案管理效率，也方便流動(dòng)人員業(yè)務(wù)辦理。二是采取新的服務(wù)方法，新的時(shí)代必須要有新的制度來(lái)與之接軌，在檔案管理方面，也可以開(kāi)拓新的方法——人才租賃;這個(gè)制度讓人才市場(chǎng)變?yōu)榉ǘǖ恼夜ぷ鞯娜说墓椭鳎饕?fù)責(zé)與用人單位在簽訂合同的情況下推薦人才，從而實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)力的轉(zhuǎn)移，這能大大節(jié)省用人公司和人員的時(shí)間，讓他們以最快的速度找到自己需要的員工或者公司;而這樣做的好處就在于，員工可以保證自己的個(gè)人資料及其人事檔案得到很好的保護(hù)，能更好地維護(hù)自身權(quán)利;最重要的是如果員工在合同到期之后，其人事檔案還是由專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管。三是對(duì)檔案的內(nèi)容構(gòu)成進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，

我們需要把流動(dòng)人員個(gè)人的基本信息全部保存，比如：家庭成員、學(xué)歷等，還可以添加其他方面能夠展現(xiàn)其個(gè)人經(jīng)歷的內(nèi)容，這既能豐富個(gè)人檔案內(nèi)容，也能為企業(yè)用人提供更多的依據(jù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

流動(dòng)人員人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，不管是對(duì)個(gè)人還是對(duì)企業(yè)，都具有很大的作用和意義。因此，妥善保管流動(dòng)人員人事檔案不僅是個(gè)人所希望的，也是人事行政部門必須重視的事情。只有不斷完善、更新管理形式，才能緊跟時(shí)代潮流，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作。