趙婷

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）2-191-02

摘 要 檔案在科技發(fā)展中占據(jù)著越來越重要的地位，現(xiàn)代科技的發(fā)展推動著存檔方式的變革，但同時原件受到損害的幾率逐漸加大，科技檔案管理工作中常會對原件造成不同程度上的損害。因此，本文將從人員素質(zhì)、自然因素、新型存檔形式等方面對原件造成的影響入手，從而提出相應的解決保護措施，以供參考。

關鍵詞 科技檔案利用 原件保護 原件保密工作

科技檔案與傳統(tǒng)的文書檔案不同，文書檔案有固定的儲存位置和專門的管理借閱記錄，借閱人員只能在特定的空間完成檔案的借閱工作，而科技檔案的借閱人員、借閱地點和借閱次數(shù)在網(wǎng)絡和多媒體的影響下，借閱范圍較廣，因此無法準確定位某一借閱人員的準確借閱地點。因此，與傳統(tǒng)的文書檔案借閱相比，科技檔案的原件借閱數(shù)量較多，利用率較高，也更容易在借閱中受到損害，導致其損害率加大。所以研究更加新型有效的保護方式也就成為亟待解決的嚴峻問題。

一、科技檔案利用中的原件保護的重要性

檔案是對某些成果和內(nèi)容的記錄，我國的科技檔案中記錄著我國大量的科學研究成果，其中包含不同等級、不同種類、不同數(shù)量的涉密檔案，對我國的科研發(fā)展有直接的影響作用，科技檔案的原件具有憑證、參考以及提供情報的價值。保護科技檔案是對檔案原件的尊重和保護，也是對檔案著作者的尊重。因此，科技檔案保護工作，是檔案管理工作中最重要的一部分，相關的科技檔案管理人員要高度重視對科技檔案原件的保護和管理。科技檔案的保存是為了更加好的利用檔案的價值，如果忽視保存的實質(zhì)性作用而只是注重其表面形式，那么檔案的價值將無法完整的保存下來，檔案的作用也無法更好的發(fā)揮。

二、科技檔案利用中的原件保護的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）科技檔案的管理人員綜合素質(zhì)較低

科技檔案直接記錄了科學技術的創(chuàng)新過程和創(chuàng)新成果，體現(xiàn)的是國家或單位的科學技術水平。作為科研成果的主要呈現(xiàn)方式，它的保密性要求相對較高，對借閱人員的審核標準也較高。需要縝密的審批手續(xù)和借閱制度，才能保障借閱過程和借閱人員的安全性。但在實際借閱操作過程中，部分科技人員保密意識淡薄，不了解《中華人民共和國保守國家秘密法》，反而認為科技檔案的借閱手續(xù)過于繁瑣，審批手續(xù)太麻煩，或者忽視部分已過保密期的科技文件，自行降密或者解密后進行借閱，并沒有嚴格遵守《保密法》中的具體要求；一部分專業(yè)人員在撰寫論文之時，毫不避諱的闡述科技文件中的關鍵內(nèi)容，泄露某些科技成果的創(chuàng)造過程；還有一部分管理人員在接待外來參觀人員時，私自提供國家最新科技成果的具體內(nèi)容，甚至將其作為夸耀的談資，違背了作為管理人員或科研人員的職業(yè)素養(yǎng)和道德操守，嚴重影響了我國科技檔案的原件保密工作。在一開始的原件輸入過程當中，部分管理人員會為了加快工作進度，私自隨意修改或者在錄入途中隨意放置原紙質(zhì)文件，造成文件被污染破壞導致部分文件檔案不完整，科技檔案文件無法真實反映原文件面貌。人為因素的影響體現(xiàn)在管理人員保護意識淡薄、管理方法不恰當和對待不同檔案借閱方法無差別等方面，提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)刻不容緩。在相關管理人員方面著手改善也能夠為科技檔案原件的保護提供更好的支持。

（二）原件受自然因素影響大

受自然因素影響較大的多為文字記錄的檔案材料，原件的保存受損程度與其記錄的紙筆都有較大的關聯(lián)，例如，上世紀60年代形成的科技檔案原件，由于記錄檔案的紙質(zhì)較為粗糙，且利用復寫紙記錄的多為圓珠筆、中性筆來筆記，在保存過程中容易發(fā)生氧化或者酸化，紙張逐漸發(fā)黃，原本柔軟強勁的紙質(zhì)變脆變薄，部分折疊按壓過的地方更加容易斷裂破碎，字跡逐漸變得模糊不清。例如北方夏季炎熱干燥，冬季干冷，內(nèi)外溫差比較大，空氣中的含水量較多也不容易控制，導致檔案保存較為困難，保存過程中易造成紙質(zhì)破損。此外，如果文字檔案的保存環(huán)境潮濕、陰暗，也會加快字跡消失、紙張老化。對紙質(zhì)資料的保存要采取最佳環(huán)境和保護措施，例如合理控制檔案保存房間的溫度和濕度等。

（三）電子存檔程序不完善

與傳統(tǒng)的文書檔案相比之下，對人們來說，科技檔案的借閱更加方便快捷，同時由于便捷性，科技檔案的內(nèi)容也容易被修改或泄露，對原科技檔案的安全無法確保。涉密檔案的借閱者在辦理借閱手續(xù)后，常會采用網(wǎng)絡上傳送或刻錄光盤的方式，使用檔案的附件，這樣的方式為科技研發(fā)提供了一定的便利，但同時，也存在著一定的安全隱患。例如，電子檔案一旦流出，去向就難以把握，特別是信息較少的檔案，管理人員不能進行實時的監(jiān)控。一旦科技檔案的電子文件泄露，就會對科技成果造成威脅，甚至引起不必要的知識產(chǎn)權糾紛。另一方面，科技檔案的保存極其依賴于網(wǎng)絡和計算機，如果在保存過程中，網(wǎng)絡出現(xiàn)不穩(wěn)定的問題或計算機出現(xiàn)故障則都會影響到文檔內(nèi)容的完整度和安全性。同時，計算機在使用當中也會出現(xiàn)許多安全隱患，如果在借閱過程中科技檔案不小心被植入病毒程序或是被惡意攻擊，導致文檔部分被損壞、丟失甚至是被泄露利用，所造成的影響都是無法估量和彌補的。

二、科技檔案利用中的原件保護問題的解決方法及措施

（一）提高科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)

想要提高科技檔案管理人員的綜合管理素質(zhì)，則需要讓其充分認識到科技檔案管理的影響力之大及其在檔案資料中利用的重要性，例如，相關單位可以定期開展檔案立卷歸檔的交流會，在單位的宣傳板和手冊等方面定期印發(fā)宣傳內(nèi)容，從而提高全體管理人員對檔案管理的重視。同時，有關單位還要制定一套完善的檔案規(guī)章制度，要求科技檔案管理人員嚴格執(zhí)行制度規(guī)范。單位還需要不斷完善檔案的保密措施，使有關人員認識到科技檔案的重要性，從而意識到自身承擔的重大責任和義務，在實際操作過程中規(guī)范科研資料的收集、整理程序，并對科技檔案的原件進行及時歸檔，保證科技檔案原件的系統(tǒng)性、完整性、準確性，避免因個人因素造成科技檔案的泄露。

（二）完善檔案管理制度，降低自然因素的影響

紙質(zhì)檔案具有更高的可信度，在科研工作中的參考價值更高。在錄入形成完整的科技檔案資料之后，不能忽視原來的書籍檔案的作用，管理人員應該合理對書籍檔案進行管理分類和整理，確保科技檔案有支持資料。整理完成的書籍資料則不能向外借閱，而是只能在管理人員之間流動，并且需要專人記錄管理。同時也要做好對書籍資料的保護，避免自然環(huán)境和人為因素等對書籍資料造成過大的影響，雖然無法完全克服自然因素造成的影響，但是可以通過規(guī)范標準化的管理，降低科技檔案原件受到的影響，做到及時修補破損的書籍資料，對書籍資料做到定期清理和打掃等。只有檔案管理工作的各項指標都達到國家的標準，才能保證科技檔案管理工作的有序進行。相關單位在科技檔案管理中必須嚴格遵守國家的有關標準，在制度上形成科技檔案的第一層保護罩。

例如，能在借閱場所進行查閱、復印的科技檔案，就禁止對外借閱。對于較大數(shù)量的借閱，則需要進行集中處理，安排專門的相關人員監(jiān)督借閱和歸還流程，督促借閱單位按時歸還并記錄。同時，要調(diào)整檔案庫房的保護設備，定期更管老舊設備，預防自然災害。對于出現(xiàn)損壞的科技檔案，要進行及時修補。同時，要根據(jù)外部環(huán)境變化，更換科技檔案儲存處的溫度、濕度，定期清理保存環(huán)境。此外如果由于某些必要原因需要對紙質(zhì)文檔進行運輸，那么要格外注意紙質(zhì)文檔在運輸途中的保護和穩(wěn)定，避免其因為運輸?shù)念嶔せ颦h(huán)境的影響而造成紙質(zhì)文檔的損壞或破裂。

（三）加快檔案保護信息化

檔案信息化可以打破時空界限與時間阻隔，相關單位應積極推進檔案信息化建設，利用數(shù)字技術管理科技檔案的原件，從根本上解決科技檔案利用過程中對檔案原件造成的損害問題，確保檔案原件的實體安全。

例如，相關單位可以加強計算機網(wǎng)絡的保密管理，嚴禁涉密科技檔案隨意外借，根據(jù)檔案的保密等級采用不同的保護系統(tǒng)，并對保密系統(tǒng)進行物理隔離。建設保密系統(tǒng)時需要按照國家保密標準進行，配備檔案保密設施。對機房的管理制度也要作出相應的調(diào)整，定期檢查網(wǎng)絡設施的安全性，在計算機系統(tǒng)中增設口令授權和智能面部識別系統(tǒng)，對記錄在網(wǎng)的科技檔案進行嚴格保密，確?？萍紮n案原件的安全。

同時對科技檔案的訪問可以根據(jù)不同用戶開放不同允許范圍的權限，通過設置規(guī)定用戶的訪問權限及范圍，可以明確某一用戶的訪問內(nèi)容范圍，可以保護某些機密資料，避免資料的泄露和內(nèi)容的流失。同時通過權限的設立可以有效的避免來自網(wǎng)絡的惡意攻擊，明確某一用戶的登錄時間及訪問內(nèi)容，從而更好的對科技檔案進行管理。設立安全防護措施可以有效的阻止某些網(wǎng)站的惡意攻擊，實現(xiàn)安全防護功能。

（四）對科技檔案內(nèi)容進行備份處理

對科技檔案的內(nèi)容進行備份處理是保證科技檔案資源完整、真實的一種利用方法，利用發(fā)達的科學網(wǎng)絡技術對檔案資源進行備份處理能夠為科技檔案資源的保存提供雙重保障。

因此，科技檔案的管理人員可以對檔案的資料內(nèi)容進行雙重備份，即將所有科技檔案資料備份并放置在安全的環(huán)境中，當直接開放利用的檔案資料遭到人為破壞或者是無法避免的計算機故障問題而丟失檔案資料內(nèi)容時即可發(fā)揮備份的作用，迅速完整的修補科技檔案資料。以此避免出現(xiàn)資料遭到破壞時無法修復而導致資料丟失等情況。科技檔案管理人員應該合理分配人員對備份資料進行管理，在科技檔案資料更新替換時，相應的備份資料也應該更新替換以此確保在原科技檔案資料受損時及時修補。

科技檔案的存在就是為了記錄，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案通過仔細完整的保存和修復備份便可以將資料內(nèi)容一直延續(xù)傳遞下去。而與紙質(zhì)資料相比，科技檔案資料則有所不同，計算機和網(wǎng)絡故障等方面問題無法避免，同時又要應對外來的惡意攻擊，因此如果不對科技檔案資料進行備份處理則無法確保該科技檔案資料的完整性?？偠灾瑢萍紮n案資料進行備份處理是極其重要的。

三、結語

科技檔案的信息化流通打破了紙質(zhì)檔案資料流通的局限性，對于資源的利用來說有著不可磨滅的作用，但同時科技檔案的普遍化利用也帶來了很多令人煩惱問題，如資料的安全性、完整性等。通過上文中對科技檔案原件重要性的分析、原件保護發(fā)展現(xiàn)狀的分析和對科技檔案資料的原件提出保護的措施方法等，我們可以得知科技檔案中的原件保護問題是一項漫長而且繁瑣復雜的工作，需要有關部門積極引進先進的保存技術，科技檔案的管理人員嚴格遵守國家的保密規(guī)定和檔案整理規(guī)范，全面提高原件檔案的保存質(zhì)量，降低科技資料受到外界干擾的程度，以此不斷提高我國科技檔案原件的保存技術。

參考文獻：

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