周琴

【摘要】本文主要從改變思維模式、提高歸檔意識，科學(xué)進行檔案分類、整合檔案信息，改進工作方式、建設(shè)信息平臺和實行開放管理、加強服務(wù)功能4個方面展開高校檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新分析。

【關(guān)鍵詞】檔案;歸檔意識;檔案信息化

一、高校檔案服務(wù)工作的基本概述

檔案指各類主體，包括國家機關(guān)、社會組織和個人在其實踐活動中直接形成的歷史記錄。檔案材料是提供各種證明材料的基礎(chǔ)依據(jù)，檔案材料的形成具有真實性和唯一性，其最本質(zhì)的屬性和目的就是為社會提供各項服務(wù)。而隨著我國高等教育的快速發(fā)展，做好高校檔案的服務(wù)工作，提高高校檔案的服務(wù)質(zhì)量，滿足全體師生對檔案管理服務(wù)的不同需求，為高校決策層提供大量的參考數(shù)據(jù)來總結(jié)經(jīng)驗、解決問題，找到適合的方法，樹立以人為本的服務(wù)理念顯得越來越重要。

二、高校檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新分析

（一）改變思維模式，提高歸檔意識。所謂歸檔是指各機關(guān)的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門將其在工作、生產(chǎn)活動產(chǎn)生并處理完畢的文件材料整理立卷，定期移交給檔案室保存的過程。目前大多數(shù)高校檔案室處于封閉的靜止狀態(tài)，檔案工作停留在被動的收集、整理、剪裁、裝訂、存儲高校各職能部門上交的檔案材料，而且還是一而再、再而三催交中運行著。

1.檔案工作人員的思維還停留在檔案的保密功能上，坐等上門，服務(wù)停留在檔案材料的復(fù)印、出具證明、查閱功能上。信息時代到來，社會對信息的需求空前增加，都要求盡快獲取充分準確的信息，檔案作為一種重要信息源，檔案工作人員需改變思維，增強人本理念和服務(wù)意識，讓檔案工作人員從大量簡單、機械重復(fù)擺放工作轉(zhuǎn)變成主動采集，深入研究，把高校檔案室解放出來，讓其更好地服務(wù)廣大師生?，F(xiàn)代化的社會發(fā)展，要求各高校簡化檔案的整理過程，深化檔案信息檢索功能和擴大檔案的開發(fā)利用范圍，也是檔案整理思維模式的發(fā)展趨勢。

2.檔案信息的真實性是所有檔案材料的生命，高校檔案信息的完整性離不開全體師生的共同努力。這就要求高校加大宣傳力度，提高全體師生的檔案意識，認真、真實地完成第一手信息材料的填寫。如：人事檔案記錄每位教職員工個人情況的變化，工作調(diào)動、學(xué)業(yè)晉升、專業(yè)技術(shù)職稱職務(wù)變動、科研成果補充、教研內(nèi)容的完善等，是隨著時間變化連續(xù)不斷地增加增新，并隨人員的流動而流動。學(xué)生檔案是反映學(xué)生在接受高等教育過程的真實記載，學(xué)生的學(xué)年鑒定表、在校獎懲材料、各種參賽記錄、畢業(yè)和就業(yè)信息等等材料的充實。要求高校檔案部門定期進行檔案知識的培訓(xùn)，讓全體師生參與到檔案管理工作中來，配合所屬部門做好檔案的定期收集、定向收集、隨時收集、追蹤收集的歸檔工作。高校各職能部門嚴格遵守高校檔案規(guī)章制度，如檔案收集歸檔制度、檔案的檢查制度、檔案保管制度、檔案轉(zhuǎn)接制度、檔案查（借）閱制度等，并且制定詳細的信息采集操作手冊和規(guī)范的填寫手冊。

（二）科學(xué)檔案分類，整合檔案信息。高校檔案種類繁多、內(nèi)容繁雜、形式多樣，檔案數(shù)量也日益遞增。這就要求高校檔案部門運用科學(xué)的工作原則和先進的方法來整合檔案。學(xué)院的綜合檔案室均由高校各職能部門和分院部根據(jù)檔案室管理要求和方法進行收集整理上交，隨意性很大，形成各自為政的局面。高校各職能部門都有自己的辦公系統(tǒng)、教師信息系統(tǒng)、人事信息系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研統(tǒng)計系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、資產(chǎn)入庫系統(tǒng)等等，如：人事部門形成的人事檔案包括：員工入職基本信息登記表、年終考核表、外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)進修材料、專業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升材料、勞動合同臺賬、人才引進等等基礎(chǔ)材料。科研部門形成的教師學(xué)術(shù)論文，個人出版專著、專利，課題項目材料等。組織統(tǒng)戰(zhàn)部門形成的黨員材料、干部任免材料、黨代會的相關(guān)材料等重要材料。教務(wù)部門形成的教師教學(xué)檔案材料，學(xué)科建設(shè)材料、教學(xué)大綱材料、學(xué)科競賽材料等基礎(chǔ)信息材料。學(xué)工部門形成的學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績單，獎勵和處分記載表，生源地助學(xué)貸款、社團活動等材料。如此零散的檔案，其完整性和一致性難以得到保障，還會造成材料的重復(fù)上交，造成不必要的重復(fù)勞動。這要求高校檔案部門溝通協(xié)調(diào)各職能部門，科學(xué)分類整合檔案材料，做到分類準確、編排有序、目錄清晰，裝訂規(guī)范。

（三）改進工作方式，建設(shè)信息平臺。目前，大多數(shù)高校檔案室的管理仍舊停留在手工操作階段，以紙質(zhì)檔案的保存方式為主。隨著高校改革步伐的加快，人才流動也越來越頻繁，檔案數(shù)量遞增、分類更廣、內(nèi)容更復(fù)雜、形式更多樣。無紙化辦公形式出現(xiàn)后，縮微檔案、聲像檔案及電子檔案等大量出現(xiàn)。所謂電子檔案：一是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下直接產(chǎn)生大量電子文件、在線或離線方式歸檔以后轉(zhuǎn)化為電子檔案。二是將館藏電子化，將原來紙張等檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息形成電子檔案。對檔案的保存方式也提出新要求。為了提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，在科學(xué)的檔案分類基礎(chǔ)上，利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺，建立一套完整的高校檔案信息數(shù)據(jù)庫，計算機網(wǎng)絡(luò)平臺將檔案信息進行資源處置、管理和服務(wù)。借助計算機全方位數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)檢索，多層次信息整合，將復(fù)雜的人工處理的各種人事檔案進行完整、準確、動態(tài)、立體管理，讓人事檔案在增減變化、接收情況、登記使用的動態(tài)情況一目了然。一般信息可以在數(shù)據(jù)庫中獲得，這樣減少對原始紙質(zhì)材料翻查使用，降低磨損。信息化檔案建設(shè)，利用多種檔案信息資源的儲存及檢索功能，擴大檔案的服務(wù)范圍，從而為提高檔案信息的利用率提供物質(zhì)保障。

（四）實行開放管理，加強服務(wù)功能。檔案工作最根本的目的就是提供檔案為社會服務(wù)，高校檔案為全體師生的各項社會實踐活動提供多方位服務(wù)。

1.為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)。科學(xué)的決策和管理離不開大量的參考信息。而高校的檔案材料中記載國家各項方針政策，記錄全體師生工作、學(xué)習(xí)的方方面面，反映整個高校的發(fā)展過程。豐富的檔案資源，既可以為學(xué)院的改革和發(fā)展提供理論支持，又可以為領(lǐng)導(dǎo)在作決策時提供大量依據(jù)。

2.高校是先進文化的發(fā)源地、先進技術(shù)的搖籃，高校檔案中蘊含著豐富的資源和信息，高校也一直處于科技發(fā)展的前沿領(lǐng)域，每年形成的專題研究成果、研究論文、實驗記錄、發(fā)明專利、專著教材等科技檔案數(shù)量逐漸增多。這些第一手檔案材料具有先進性、權(quán)威性和科學(xué)性，是經(jīng)濟發(fā)展可充分利用的重要信息資源。

3.高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，協(xié)助高校制定各種優(yōu)化方案。檔案庫中的每一位教職工形成獨立的全方位的立體綜合動態(tài)檔案信息。以提供更多樣化的服務(wù)方式。第一，優(yōu)化人事培訓(xùn)進修計劃。大數(shù)據(jù)的分析幫助人事部門更好地了解每位教職工的各類短期、中期培訓(xùn)明細記載，結(jié)合社會對人才知識的需求、業(yè)務(wù)技能的更新、學(xué)科專業(yè)發(fā)展方向的相關(guān)關(guān)系，為教職員工定制合理的培訓(xùn)進修計劃。第二，通過分析現(xiàn)任教職員工的專業(yè)結(jié)構(gòu)情況，結(jié)合當(dāng)前社會產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的宏觀數(shù)據(jù)，制定合理的中長期師資引進儲備計劃，對于符合國家產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的專業(yè)，即便目前并不熱門也要做好相應(yīng)的人才儲備;相應(yīng)的對于當(dāng)前熱門招生專業(yè)、但不久即將沒落的專業(yè)，不可盲目引進人才，而采取聘請兼職教師來解決師資問題，避免造成辦學(xué)成本的增加。第三，對于已經(jīng)離職的教職員工，也可通過數(shù)據(jù)分析客觀找出影響其離職的內(nèi)在因素，避免在今后日常管理中出現(xiàn)類似情況。同時也督促高校人事部門更完善各種規(guī)章制度。

4.學(xué)生的學(xué)籍檔案庫、優(yōu)秀學(xué)生檔案、優(yōu)秀畢業(yè)論文數(shù)據(jù)庫、校友檔案數(shù)據(jù)庫等為學(xué)生提供查詢服務(wù)，通過展覽的形式陳列優(yōu)秀學(xué)生的照片、證書等風(fēng)采展覽，可以激勵在校學(xué)生更好地奮發(fā)向上，積極進取。高校學(xué)生檔案信息也方便學(xué)生進行信息查詢，如學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，既能方便高校進行學(xué)籍管理，又能防止假冒文憑現(xiàn)象的出現(xiàn)，為學(xué)校的工作總結(jié)、研究和決策提供基礎(chǔ)、條件、參謀和助手的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，要實現(xiàn)高校檔案服務(wù)創(chuàng)新這一目標，必須強化檔案服務(wù)意識、優(yōu)化檔案分類結(jié)構(gòu)、豐富檔案信息、扎實檔案管理基礎(chǔ)，為高校全體師生提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案服務(wù)。

【本文系長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院2018年校級基金項目，項目名稱：高校教師檔案信息化建設(shè)研究——以長江大學(xué)工程技術(shù)學(xué)院為例，項目編號：2018JY13】

【參考文獻】

[1]肖秋惠，檔案管理概論[M].武漢：武漢大學(xué)出版社.

[2]朱玉媛，檔案學(xué)基礎(chǔ)[M].武漢：武漢大學(xué)出版社.