樊正茂 柴強(qiáng)

【摘要】在政府機(jī)關(guān)或企業(yè)，除辦公室部門或?qū)Ｂ毭貢?shū)外，撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要也是很多職場(chǎng)新人面臨的工作之一。撰寫(xiě)方法與單位的會(huì)議文化、組織機(jī)構(gòu)、工作效率、人員層級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)偏好等因素密切相關(guān)，非?？简?yàn)人的基本素養(yǎng)、文字能力和情商。因此，會(huì)議紀(jì)要是體現(xiàn)個(gè)人文字能力、邏輯思維、領(lǐng)悟技巧最直接的方式，把這項(xiàng)工作做好，能夠傳遞很多信息。

【關(guān)鍵詞】紀(jì)要;公文寫(xiě)作;會(huì)議紀(jì)要

紀(jì)要是適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)的公文文種。根據(jù)會(huì)議的宗旨和要求，準(zhǔn)確反映會(huì)議的主要內(nèi)容、指導(dǎo)思想、主要結(jié)論等，應(yīng)用廣泛，作用突出。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位召開(kāi)會(huì)議時(shí)經(jīng)常使用。尤其是在企業(yè)中，紀(jì)要更注重議定事項(xiàng)的落實(shí)結(jié)果，是企業(yè)管理過(guò)程中很重要的管理措施和方法。根據(jù)會(huì)議類型不同，紀(jì)要的寫(xiě)法也稍有區(qū)別。紀(jì)要可以作為向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)之用，也可以作為文件向有關(guān)單位或下級(jí)分發(fā)。因此，會(huì)議紀(jì)要可以傳遞信息、交流經(jīng)驗(yàn);也可以作為與會(huì)單位或下級(jí)部門解決問(wèn)題、指導(dǎo)工作的依據(jù)，有一定的約束力。

一、紀(jì)要的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容的紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要必須忠于會(huì)議，如實(shí)地反映會(huì)議基本情況，傳達(dá)會(huì)議議定的事項(xiàng)和形成的決議。撰寫(xiě)者不能對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行評(píng)論，不能離開(kāi)會(huì)議實(shí)際搞再創(chuàng)作，不能人為深化。更不能隨意改動(dòng)會(huì)議上達(dá)成的共識(shí)和形成的決定。紀(jì)要的紀(jì)實(shí)性特點(diǎn)，使得它具有憑證作用和資料文獻(xiàn)價(jià)值。

（二）表達(dá)的概括性。紀(jì)要并不是把會(huì)議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來(lái)，它要有所綜合，有所概括，有所選擇，有所強(qiáng)調(diào)。對(duì)會(huì)議討論的問(wèn)題要點(diǎn)加以歸納整理，反映與會(huì)者的共同認(rèn)識(shí)和意見(jiàn)。

（三）稱謂的特殊性。一般采用客觀敘述（用第三人稱敘述）的方式，常以“會(huì)議”作為表述主體，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“會(huì)議決定”“會(huì)議號(hào)召”等。

（四）作用的指導(dǎo)性。會(huì)議紀(jì)要集中反映了會(huì)議的主要精神和決定事項(xiàng)。一經(jīng)下發(fā)，將產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。它要求與會(huì)單位和相關(guān)部門依據(jù)紀(jì)要展開(kāi)工作，落實(shí)會(huì)議的議定事項(xiàng)。

（五）發(fā)布的局限性。紀(jì)要是記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會(huì)單位和其他單位，不需要向社會(huì)公開(kāi)。同時(shí)，紀(jì)要不能代替有關(guān)行政執(zhí)法文書(shū)或文件，不直接作為行政管理的依據(jù)。

二、紀(jì)要的基本結(jié)構(gòu)

（一）標(biāo)題。標(biāo)題的擬制方法可以由會(huì)議名稱、文種組成，如《××××?xí)h紀(jì)要》。也可以由會(huì)議主持單位、會(huì)議名稱、文種組成，如《××市人民政府第×次常務(wù)會(huì)議紀(jì)要》。

（二）正文。正文包括開(kāi)頭和主體。開(kāi)頭概述會(huì)議的概況，包括召開(kāi)會(huì)議的背景、原因、目的、過(guò)程、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、規(guī)模、議題、中心、主要成果等。要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要，高度概括。主體主要包括會(huì)議的主要內(nèi)容、會(huì)議決定的主要事項(xiàng)，會(huì)議取得的成果，提出今后的任務(wù)、完成任務(wù)的措施和辦法、貫徹會(huì)議的要求等。

三、寫(xiě)好紀(jì)要的要求

（一）會(huì)議前。1.明確會(huì)議目的。專題會(huì)議：通過(guò)會(huì)議紀(jì)要將會(huì)議重要事項(xiàng)會(huì)知涉及部門或報(bào)送更高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)，使其了解本次會(huì)議的內(nèi)容、決議，尤其讓領(lǐng)導(dǎo)審批或拍板。這種會(huì)議一般為了協(xié)調(diào)某些跨多部門的重大事項(xiàng)，目的性強(qiáng)，會(huì)議紀(jì)要能傳遞的信息非常關(guān)鍵，所以事先就要了解會(huì)議召開(kāi)的目的是什么、最主要的是想通過(guò)會(huì)議傳遞什么信息、確定什么事情，然后在紀(jì)要中突出。例行會(huì)議：通過(guò)會(huì)議紀(jì)要明確近期需落實(shí)事項(xiàng)，統(tǒng)一思想、傳遞任務(wù)、碰撞火花，敦促參會(huì)人員執(zhí)行相關(guān)事宜。所以要事先對(duì)任務(wù)事項(xiàng)有所了解，會(huì)議中專注于捕捉主要事項(xiàng)及負(fù)責(zé)人員，將相關(guān)項(xiàng)目或事項(xiàng)、時(shí)間限制、相關(guān)負(fù)責(zé)人清晰列明。2.做好會(huì)議準(zhǔn)備。掌握會(huì)議議程及材料信息：必要時(shí)必須通過(guò)內(nèi)部OA平臺(tái)或郵件等方式收集會(huì)議議題及會(huì)議相關(guān)材料，提前熟悉相關(guān)內(nèi)容，為后續(xù)起草會(huì)議紀(jì)要提供便利。掌握參會(huì)人員信息：提前了解參加會(huì)議人員信息，掌握會(huì)議發(fā)言代表及發(fā)言順序。

（二）會(huì)議中。1.務(wù)必錄音。一是起草紀(jì)要時(shí)方便重聽(tīng)并準(zhǔn)確領(lǐng)悟與會(huì)人員表達(dá)的觀點(diǎn)。二是將會(huì)議過(guò)程存檔，有備無(wú)患。2.做好記錄。在了解會(huì)議的目的、議程的基礎(chǔ)上，騰出更多精力做好會(huì)議原始記錄。嚴(yán)格按會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程，詳細(xì)記錄開(kāi)會(huì)的情況和每位發(fā)言人的發(fā)言，保證會(huì)議記錄的完整客觀。如果時(shí)間不充裕，在記錄的基礎(chǔ)上，根據(jù)會(huì)議的宗旨，快速分析整理，去除發(fā)言枝葉和重復(fù)內(nèi)容，取其要點(diǎn)。務(wù)必理清會(huì)議發(fā)言人員的思路和邏輯，抓住會(huì)議主持人最后做的會(huì)議總結(jié)及要點(diǎn)。

（三）會(huì)議后。1.選擇紀(jì)要格式。了解是否有專用的會(huì)議紀(jì)要格式和模板，或相關(guān)文書(shū)格式要求。2.明確會(huì)議紀(jì)要閱讀對(duì)象。列明會(huì)議要素（會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持、參會(huì)人員、出席或列席人員）。3.紀(jì)要起草完成后應(yīng)由相關(guān)人員會(huì)簽確認(rèn)，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)，同時(shí)明確發(fā)放范圍。

四、紀(jì)要寫(xiě)作技巧

（一）忠于會(huì)議，突出主題。1.紀(jì)要固然要概括、提煉，但不能離開(kāi)會(huì)議討論情況，另搞一套，自說(shuō)自話。要如實(shí)反映會(huì)議精神，不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫(xiě)，不贊同的就略寫(xiě)或不寫(xiě)。會(huì)議討論是什么樣就是什么樣，不能南轅北轍。做到會(huì)議上有的不能少，會(huì)議上沒(méi)有的不能多。要忠實(shí)地反映會(huì)議情況，如實(shí)地體現(xiàn)會(huì)議的決策、決定和管理者的思想、意圖。2.要抓住會(huì)議集中解決的幾個(gè)主要問(wèn)題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。同時(shí)，在會(huì)議討論中可能會(huì)產(chǎn)生不同意見(jiàn)，不能把這些意見(jiàn)都納入紀(jì)要，應(yīng)根據(jù)會(huì)議宗旨，綜合分析并采用最終結(jié)論或集中反映多數(shù)人的意見(jiàn)。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見(jiàn)，可采用“會(huì)議聽(tīng)取了”“會(huì)議討論了”“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議決定”等提法，集中概括，簡(jiǎn)明扼要。

（二）講究用詞，客觀表述。1.用詞要準(zhǔn)確化。按照紀(jì)要的不同用途，恰當(dāng)?shù)厥褂貌煌挠谜Z(yǔ)。上報(bào)的紀(jì)要，就應(yīng)使用對(duì)上的語(yǔ)氣，如“會(huì)議討論了以下幾個(gè)問(wèn)題”“會(huì)議考慮”等。下發(fā)的紀(jì)要，則可用“會(huì)議決定”“會(huì)議要求”“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”“會(huì)議號(hào)召”等。紀(jì)要用語(yǔ)要簡(jiǎn)練，用詞要精當(dāng)，不能寫(xiě)得繁瑣冗長(zhǎng)，不能用“大概”“可能”等不精確的詞語(yǔ)。

2.結(jié)構(gòu)要條理化。在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上，圍繞會(huì)議議定事項(xiàng)，逐一分類、分層、分序地加以分析歸納，總結(jié)提煉。分類，就是對(duì)會(huì)議議定事項(xiàng)分出相應(yīng)的類別，按照此類別的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、要求來(lái)描述;分層，就是對(duì)同一事項(xiàng)描述要分清輕重、主次、大小關(guān)系;分序，就是對(duì)不同但具有一定聯(lián)系的事項(xiàng)要分清先后，對(duì)同類但有明確次序關(guān)系的事項(xiàng)要按次序描述。3.內(nèi)容要客觀化。要仔細(xì)分析與會(huì)人員發(fā)表的意見(jiàn)，正確反映會(huì)議研究決策的結(jié)果。對(duì)會(huì)議討論的意見(jiàn)，盡力給予理論概括，提綱挈領(lǐng)。一般應(yīng)按會(huì)議的宗旨和主要管理者的最終意見(jiàn)來(lái)歸納整理。不能脫離會(huì)議實(shí)際，搞虛假的“粉飾”和“拔高”。除了學(xué)術(shù)性、報(bào)道性的紀(jì)要，有分歧的意見(jiàn)一般不寫(xiě)在紀(jì)要中。

（三）勤思多想，準(zhǔn)確延伸。1.在會(huì)議結(jié)束后和動(dòng)筆起草紀(jì)要前，要把會(huì)場(chǎng)情況、會(huì)議議題、對(duì)每個(gè)議題的討論意見(jiàn)仔細(xì)回憶一下，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)會(huì)議精神。在對(duì)基本材料進(jìn)行整理、取舍的基礎(chǔ)上，進(jìn)行精心的構(gòu)思，梳理出紀(jì)要的基本框架結(jié)構(gòu)，列出各部分的簡(jiǎn)要寫(xiě)作提綱，并將會(huì)議進(jìn)行中的新情況，及時(shí)列入有關(guān)提綱內(nèi)。在構(gòu)思、醞釀成熟之后，再進(jìn)行起草。2.會(huì)議討論過(guò)程中存在即席發(fā)言，發(fā)言的條理性、邏輯性以及思考深度存在一定局限。在起草紀(jì)要和修訂初稿時(shí)，要善于順著管理者的思維進(jìn)行延伸思考，把主要領(lǐng)導(dǎo)想表達(dá)的意思充分完善。遵循“理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格”和“來(lái)源于記錄但高于記錄，服從但不完全聽(tīng)從主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言意見(jiàn)”的指導(dǎo)思想來(lái)做最后的升華。3.盡管會(huì)議確定部分結(jié)論，但要從整個(gè)會(huì)議的主題、議定事項(xiàng)的內(nèi)涵、事情的變化和紀(jì)要產(chǎn)生的影響等角度綜合分析，適當(dāng)調(diào)整，總結(jié)提升。只要不超出會(huì)議原貌范疇，不僅是可以的，也是必要的。這與忠于會(huì)議的要求并不沖突。固守會(huì)議的原始面貌是會(huì)議記錄，而進(jìn)行必要的歸納、加工之后才是會(huì)議紀(jì)要。

五、寫(xiě)好紀(jì)要還應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

（一）持續(xù)提升綜合技能和素質(zhì)。1.注重知識(shí)學(xué)習(xí)、積累和勤練筆、多實(shí)踐。一方面要加強(qiáng)對(duì)公文處理專業(yè)技能的掌握，系統(tǒng)學(xué)習(xí)應(yīng)用寫(xiě)作知識(shí)，提升公文寫(xiě)作水平。另一方面自覺(jué)地涉獵如語(yǔ)言學(xué)、文字學(xué)、邏輯學(xué)、歷史學(xué)、哲學(xué)等領(lǐng)域的知識(shí)，增強(qiáng)文化底蘊(yùn)，提升綜合素質(zhì)。同時(shí)，要養(yǎng)成“本不離身，筆不離手，多聽(tīng)多寫(xiě)”的良好工作習(xí)慣，加強(qiáng)文字功底的積累和思想觀點(diǎn)的積累。2.會(huì)議記錄是產(chǎn)生紀(jì)要的基礎(chǔ)，也是整理紀(jì)要的原始性主要素材之一。只有認(rèn)真做好會(huì)議記錄，才有利于紀(jì)要的整理，并保證紀(jì)要的質(zhì)量。因此，在記錄會(huì)議信息上下工夫，提高書(shū)寫(xiě)速度、準(zhǔn)確度，或是借助現(xiàn)代錄音設(shè)施，會(huì)后整理記錄，確保會(huì)議原始材料完整、客觀、全面、準(zhǔn)確。例如，在企業(yè)中，相關(guān)會(huì)議類別已作出明確劃分，可以根據(jù)會(huì)議制度梳理制定并形成一套會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范格式，提高工作效率。

（二）準(zhǔn)確掌握關(guān)聯(lián)信息和動(dòng)態(tài)。1.結(jié)合工作實(shí)際，重視相關(guān)信息的收集。例如，在高校里，就需要對(duì)教育有一定的了解;在金融行業(yè)，需要具備一定的經(jīng)濟(jì)知識(shí);在事業(yè)單位里，多收集學(xué)習(xí)相關(guān)的國(guó)家、區(qū)域宏觀政策、法規(guī)等動(dòng)態(tài)信息;在企業(yè)里，注重收集積累與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行業(yè)管理、專業(yè)技術(shù)以及企業(yè)內(nèi)各部門生產(chǎn)、銷售、安全、技術(shù)、管理等要素信息。對(duì)所在單位或企業(yè)形成立體式了解和全方位認(rèn)識(shí)，寫(xiě)起東西就會(huì)得心應(yīng)手。2.完整表達(dá)會(huì)議思想，確保紀(jì)要實(shí)用。前期要充分了解會(huì)議召開(kāi)的背景、意義、作用，掌握具體要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。不同背景下召開(kāi)的會(huì)議，其意義、作用、要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不同，相應(yīng)的寫(xiě)法也有區(qū)別。有時(shí)會(huì)議議定的一些涉及多個(gè)部門的復(fù)雜事項(xiàng)，就需要統(tǒng)籌考慮，兼顧各方，確保信息表述的一致，責(zé)任主次分明，否則影響紀(jì)要的執(zhí)行效果，事倍功半。

（三）不斷總結(jié)撰寫(xiě)技巧和方法。1.牢記“走進(jìn)事內(nèi)”

“站在事外”。“走進(jìn)事內(nèi)”是指會(huì)前掌握會(huì)議材料，對(duì)重點(diǎn)事項(xiàng)心中有數(shù);會(huì)中認(rèn)真詳細(xì)記錄，確保完整性和客觀性;會(huì)后趁熱打鐵，盡快整理紀(jì)要?！罢驹谑峦狻笔侵敢驹诰滞馊说慕嵌龋屇切](méi)有參加會(huì)議甚至是不了解情況的人一看紀(jì)要就明白要干什么，怎么干，確保紀(jì)要有指導(dǎo)性和可操作性。2.突出“精、簡(jiǎn)、實(shí)、準(zhǔn)”。文字要簡(jiǎn)明扼要，每段間、每句間、每層間的邏輯關(guān)系、關(guān)聯(lián)程度要緊密。一般在會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人會(huì)進(jìn)行總結(jié)性講話，對(duì)需決定的事項(xiàng)進(jìn)行“拍板”，這是寫(xiě)入會(huì)議紀(jì)要的最好材料，也是最需要抓住的“綱”。

六、結(jié)論

綜上所述，紀(jì)要的質(zhì)量，與整個(gè)單位內(nèi)部管理運(yùn)行的效率與水平息息相關(guān)。而紀(jì)要的撰寫(xiě)者，一定程度上也是會(huì)議決策的參與者，需要具備極高的創(chuàng)造力、決策力和敏銳的洞察力。這些能力并不能一蹴而就，需要通過(guò)長(zhǎng)期的工作、學(xué)習(xí)中不斷積累、總結(jié)、提升。因此，要培養(yǎng)自身的全方位復(fù)合能力，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為各項(xiàng)工作開(kāi)展提供正確的引導(dǎo)與支持。

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