王珍

【摘要】本文分析和研究了新時(shí)期人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，闡述了人事檔案管理制度與管理模式存在的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上研究了優(yōu)化檔案管理模式的方式和方法。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理制度

一、新時(shí)期人事檔案管理的意義重大

（一）對(duì)事業(yè)單位

只有單位人事檔案之中的記錄才能精確地、完整地記載每一個(gè)職工的基本情況。如果事業(yè)單位重視人事檔案管理，那么就可以在海量的檔案信息之中摸清職工的工作軌跡、工作績(jī)效，并為人才選拔和晉升提供經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，為科學(xué)招聘、科學(xué)管理提供更加重要的參考依據(jù)。為了做到選賢舉能、任人唯賢，單位就要盡最大可能地了解每一個(gè)職工，查閱其檔案資料將成為單位最全面了解職工的重要手段，了解基本情況，考察思想素質(zhì)，黨性修養(yǎng)，個(gè)人業(yè)務(wù)水平，工作經(jīng)歷，工作表現(xiàn)等信息能夠幫助單位領(lǐng)導(dǎo)在最短時(shí)間內(nèi)挖掘、測(cè)評(píng)出最合適的人才，讓職工個(gè)人能力和單位發(fā)展有效融合，進(jìn)而節(jié)省大量的時(shí)間成本、物資成本。

（二）對(duì)個(gè)人

每個(gè)人的人事檔案都是對(duì)其工作、學(xué)習(xí)、生活情況最真實(shí)、最客觀的記載。尤其在參加工作之后，單位在人事檔案之中更新的信息是單位對(duì)其工作成果最有力的證明。且人事檔案在職工工作調(diào)動(dòng)，提職的過(guò)程中都發(fā)揮著舉足輕重的作用。

二、目前人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

第一，缺少對(duì)人事檔案管理價(jià)值的客觀認(rèn)識(shí)。人事檔案管理往往被視為人力資源管理的一個(gè)輔助部分存在。個(gè)別中小單位為了節(jié)約成本，甚至不進(jìn)行人事檔案管理。部分人事檔案管理人員也認(rèn)為檔案管理工作不甚重要。因此，人事檔案管理在總體上呈現(xiàn)出資料編排混亂、資料保管不規(guī)范、設(shè)備配置不符合檔案管理工作需求、缺乏足夠的資金支持等多方面的問(wèn)題。事實(shí)上，人事檔案管理工作是人力資源管理的核心，其內(nèi)容繁雜，但是在總體上卻是為所有職工服務(wù)的。雖然面臨不同類型的職工和領(lǐng)導(dǎo)，但卻是崗位調(diào)動(dòng)、人員調(diào)動(dòng)、了解職工真實(shí)情況的主要手段。人事檔案管理工作絕不應(yīng)該僅僅是檔案保存和查閱工作，更應(yīng)該是檔案深入挖掘和利用。只有將其中的價(jià)值彰顯出來(lái)，才算實(shí)現(xiàn)真正意義上的重視人事檔案管理工作。，也沒有對(duì)人才的潛能進(jìn)行深入的挖掘。

第二，單位人事檔案管理手段落后。在單位經(jīng)濟(jì)規(guī)模、管理手段逐步擴(kuò)張的情況下，其發(fā)展需要各種專業(yè)人才的支持，與之相關(guān)的檔案管理工作量也顯著提升。如果依然延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理工作模式，我們是難以跟上單位發(fā)展腳步和時(shí)代發(fā)展要求的。因此，在檔案管理查閱、保存、利用和檔案管理精確度上都面臨著更高的要求。受到信息技術(shù)時(shí)代的沖擊和檔案管理空間、時(shí)間、溫度、濕度的限制，傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷將會(huì)暴露無(wú)遺。大型單位雖然已經(jīng)借助EXCEl等電腦軟件實(shí)現(xiàn)了檔案電子化管理，但是這距離數(shù)字化和智能化檔案管理還有很大的距離。

三、新時(shí)期人事檔案管理的提升措施

第一，實(shí)施智能化、人性化人事檔案管理。當(dāng)今時(shí)代是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，這為檔案管理工作模式的創(chuàng)新帶來(lái)了機(jī)遇也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)、抓住契機(jī)，以最快的速度過(guò)渡到智能化和網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理模式之中來(lái)，既要提升檔案利用效率，也要提升檔案信息控制力度，與人力資源檔案管理部門之間構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)對(duì)接平臺(tái)，最大限度降低物質(zhì)成本、人力成本和時(shí)間成本。因此，未來(lái)的檔案管理模式應(yīng)當(dāng)是網(wǎng)絡(luò)化管理和智能化管理的雙重整合，在將檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一保存了案卷目錄和姓名之后，單位領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)的資源共享也就實(shí)現(xiàn)了，這樣可以在提升保存質(zhì)量的同時(shí)還提升了查閱的便利性。

第二，構(gòu)建科學(xué)的人事檔案管理制度。任何工作都需要完善和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫茸鳛榛A(chǔ)和前提，正所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓。人事檔案資料具有動(dòng)態(tài)性、零散性、來(lái)源渠道多元化的特征，要保證每一個(gè)職工的人事檔案都能高效、準(zhǔn)確地歸檔，就需要完善人事檔案管理制度作為約束。傳統(tǒng)制度管理傾向于資料的收集和整理，在這過(guò)程中，我們需要意識(shí)到部分檔案資料涉及到個(gè)人隱私問(wèn)題，所以新時(shí)期檔案管理工作亟需制定保護(hù)個(gè)人隱私的相關(guān)制度作為保障。

第三，構(gòu)筑科學(xué)的人事檔案分類系統(tǒng)。單位可以根據(jù)職工參加工作的時(shí)間、工作崗位的性質(zhì)等不同進(jìn)行人事檔案分類系統(tǒng)的建設(shè)。干部檔案工作條例可以作為參考，并在此基礎(chǔ)上予以細(xì)化。不同事業(yè)單位可以根據(jù)自身特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性人事檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，尤其是那些面臨著幾千名員工人事檔案管理任務(wù)的單位，系統(tǒng)設(shè)計(jì)更要精細(xì)化和精確化，以最小門類和范圍的專業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)技術(shù)人員和管理人員予以分門別類檔案管理。這樣檔案資料的收集、檔案資料的歸檔將會(huì)更加地邏輯清晰、有理有據(jù)，管理者也可以通過(guò)檔案一目了然地了解到員工工作經(jīng)驗(yàn)和工作履歷，極大地提升人才選拔效率。

第四，提升檔案管理工作的服務(wù)屬性。檔案管理部門需要主動(dòng)開展對(duì)接工作，從多個(gè)視角去考慮人事檔案管理工作開展路徑，持續(xù)不斷地提升自身服務(wù)意識(shí)。傳統(tǒng)檔案管理工作模式在服務(wù)效率、服務(wù)能力方面都差強(qiáng)人意。新的檔案管理模式可以加大對(duì)檔案資源的利用，通過(guò)提高人事檔案利用效率、進(jìn)行檔案資源二次整合的方式來(lái)提升服務(wù)性。比如，單位可以根據(jù)檔案資料對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、職工的工作經(jīng)歷畫出折線圖，讓單位能夠在挖掘和利用人才時(shí)獲得最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而為單位發(fā)展提供最強(qiáng)大的智力資源。